Akta osobowe pracownika – jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Z czego składają się akta osobowe?

Według Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a) pracodawca ma obowiązek sporządzania dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz zawiera informacje na temat każdego pracownika.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której częścią są akta osobowe pracownika prowadzone w częściach A, B, C, D i E. Sposób jej gromadzenia reguluje Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wydane na podstawie Kodeksu pracy.

Powinna być ona ułożona w porządku chronologicznym i uaktualniana na bieżąco. To tzw. teczka personalna, składająca się z pięciu oddzielnych części, zawierających informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika.  

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi również pozostałą dokumentację pracowniczą, w skład której wchodzi m.in.:

• Ewidencja czasu pracy (np. w postaci elektronicznej ewidencji czasu pracy lub standardowej karty ewidencji czasu pracy), która powinna zostać rozszerzona o dokumenty związane z korzystaniem z urlopu opiekuńczego, zwolnieniem od pracy z powodu działania siły wyższej oraz ewentualna zgoda pracownika, który opiekuje się dzieckiem do lat 4, na wykonywanie pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy oraz zgoda pracownika wychowującego dziecko do 8 roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegowania poza miejsce pracy
• Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,
• Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację).
• Jeżeli została zawarta, to umowa o zakazie konkurencji. Odpowiednio w części B dla umowy na czas trwania stosunku pracy i w części C, dla umowy po ustaniu zatrudnienia. Możesz skorzystać z przygotowanego przez nas wzoru umowy o zakazie konkurencji.
• Jeżeli został złożony, to wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce, wraz z imienną listą wypłaconego wynagrodzenia za pracę – również w części B. Można skorzystać z przygotowanego przez nas wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Kontrola nad kompletnością akt osobowych jest ważna, przygotowaliśmy więc „Wykaz dokumentów w aktach osobowych”, czyli listę kontrolną, która znacznie to zadanie ułatwia.

Z kolei w zakresie rejestrów pracodawca powinien tworzyć rejestr:

• wypadków przy pracy
• przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
• czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy

Wykaz prac i pracowników w dokumentacji pracowniczej

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się informacje:

• o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
• wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
• o pracach w szczególnych warunkach
• wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Sprawdź nowe wzory dokumentów kadrowych.

Wgląd w akta osobowe pracownika

Na wniosek pracownika, pracodawca musi udzielić mu wglądu w jego akta osobowe. Pracodawca ma na to maksymalnie 30 dni od daty otrzymania wniosku. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy, przechowywane mogą być w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej formie należy je wydać.

Przechowywanie akt pracowniczych

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dla wcześniejszych okresów zatrudnienia może wynosić 50 lat, z możliwością skrócenia w wybranych przypadkach po przekazaniu odpowiednich dokumentów do ZUS.

W aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginały mogą być dostępne tylko do wglądu.

Jak długo przechowywać akta osobowe pracownika?

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Od stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która według Kodeksu pracy znosi obowiązek prowadzenia tylko papierowej dokumentacji pracowniczej. Jest to zmiana, która pozwala zneutralizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy. Warunek? W przypadku digitalizacji akt osobowych, dokumenty muszą być opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy.

Elektroniczną dokumentację pracowniczą można wprowadzić zarówno dla nowych pracowników, jak i zatrudnionych przed nowelizacją ustawy.

>> Dowiedz się więcej o warunkach zmian przechowywania akt osobowych pracownika na naszym webinarze o e-teczkach z ekspertką – Karoliną Niedzielską lub przeczytaj artykuł „Jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą?” na naszym blogu. 

Równie ciekawym i bardzo oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ją dla każdego pracownika, natomiast przeniesienie tego do chmury oszczędza czas, pozwala na natychmiastową kontrolę czasu pracy pracowników oraz odciąża pracę działu kadr.

Chętnie pomożemy Ci wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dowiedz się więcej tutaj.

Część B i część E akt osobowych – jakie dokumenty zawierają?

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych obowiązują od 21 marca 2023 r. W związku ze zmianami w Kodeksie pracy i nowymi uprawnieniami pracowniczymi (związanymi z pracą zdalną i kontrolą trzeźwości pracownika) weszła w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, którą opublikował Minister Rodziny i Polityki Społecznej.

Zakłada ona, że do części B akt osobowych powinny zostać włączone takie dokumenty, jak:

• wnioski o elastyczną organizację czasu pracy (dla pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat), związane z pracą zdalną, elastycznymi systemami czasu pracy (np. w systemie przerywanego czasu pracy), czy obniżeniem wymiaru czasu pracy
• wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub o przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy)
• wnioski pracownika dotyczące wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny

Część E akt osobowych powinna z kolei archiwizować dokumenty:

• związane z kontrolą trzeźwości pracownika
• związane z kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Akta osobowe pracownika 2026 – najważniejsze informacje

• Dokumentacja pracownicza obejmuje dokumenty związane z informacjami kadrowo-płacowymi pracownika, w tym akta osobowe.
• Akta osobowe składają się z części:
  • A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
  • B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy (umowy, badania lekarskie)
  • C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (powinny zawierać m.in. oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy oraz kopię wydanego świadectwa pracy)
  • D – wszelkie informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
  • E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego oraz informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Źródła: Kodeks pracy, art. 94 pkt 9a; rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej; PIP.

FAQ – akta osobowe pracownika

Co zawierają akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika zawierają dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem i przebiegiem stosunku pracy, ustaniem zatrudnienia, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Z ilu części składają się akta osobowe?

Akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E. Każda część obejmuje inny rodzaj dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika.

Czy ewidencja czasu pracy jest częścią akt osobowych?

Nie. Ewidencja czasu pracy nie jest częścią akt osobowych A–E, ale należy do pozostałej dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca również ma obowiązek prowadzić.

Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe pracownika?

Okres przechowywania akt osobowych zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku wcześniejszych okresów zatrudnienia dokumentację przechowuje się co do zasady przez 50 lat, z możliwością skrócenia tego okresu w wybranych przypadkach.

Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?

Tak. Akta osobowe pracownika mogą być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej. Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi spełniać wymagania określone w przepisach, m.in. dotyczące integralności, kompletności, dostępności i bezpieczeństwa dokumentów.

Akta osobowe online w systemie HR 

Moduł elektronicznej dokumentacji pracowniczej w systemie kadrowo-płacowym HRappka umożliwia cyfrowe prowadzenie akt osobowych pracowników. Odciążamy działy kadr poprzez redukcję papierologii i uporządkowanie dokumentów w e-teczkach. Ponadto dbamy o bezpieczeństwo danych i zgodność z prawem pracy. 

HRappka to również system do rekrutacji oraz system kadrowo-płacowy.

Przenieś wszystkie swoje dokumenty do chmury i zarządzaj nimi, gdziekolwiek jesteś. Wypróbuj 14-dniowy okres próbny i zobacz, jakie to proste!

Czytaj więcej:

• Podpis elektroniczny – wszystko, co musisz wiedzieć
• Umowy cywilnoprawne – rodzaje i różnice
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Karta ewidencji czasu pracy – wzór
• Kontrola PIP – jak się przygotować? Pobierz checklistę!