Jak wdrożyć podpis elektroniczny w firmie?

Podpis elektroniczny pozwala zawierać umowy, akceptować dokumenty i realizować procesy kadrowe bez ich drukowania, ręcznego podpisywania oraz przesyłania pocztą. Sam zakup narzędzia nie oznacza jednak, że firma prawidłowo wdrożyła elektroniczne podpisywanie dokumentów. Najpierw trzeba ustalić, jakie dokumenty będą podpisywane, jakiej formy wymagają przepisy oraz jaki rodzaj podpisu zapewni odpowiednie skutki prawne.

Ma to szczególne znaczenie w działach HR i kadr, w których obok dokumentów wymagających jedynie potwierdzenia zapoznania się z treścią występują między innymi umowy o pracę, aneksy, oświadczenia i dokumentacja pracownicza objęta dodatkowymi wymaganiami.

Wyjaśniamy, czym jest podpis elektroniczny, czym różni się od podpisu kwalifikowanego i jak krok po kroku wdrożyć go w firmie.

Czym jest podpis elektroniczny?

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych elektronicznych lub są z nimi logicznie powiązane i których osoba podpisująca używa jako podpisu. Podstawą prawną stosowania e-podpisów w Unii Europejskiej jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, zmienione rozporządzeniem (UE) 2024/1183. W Polsce jego stosowanie uzupełnia ustawa z 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Podpis elektroniczny nie musi wyglądać jak podpis własnoręczny. Może polegać między innymi na:

• zatwierdzeniu dokumentu przyciskiem „Podpisz”,
• wpisaniu kodu SMS,
• narysowaniu podpisu palcem na ekranie aplikacji mobilnej,
• wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego,
• użyciu innego mechanizmu umożliwiającego identyfikację osoby i powiązanie jej działania z konkretnym dokumentem.

Potoczne określenie „podpis cyfrowy” odnosi się zazwyczaj do technologii kryptograficznej wykorzystywanej do zabezpieczania danych i potwierdzania ich integralności. Nie jest ono jednak odrębną kategorią podpisu wskazaną w aktualnym rozporządzeniu eIDAS.

Podobnie określenie „bezpieczny podpis elektroniczny” pochodzi z wcześniejszych regulacji i nadal pojawia się w języku potocznym. Obecnie właściwe przepisy rozróżniają przede wszystkim zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Rodzaj podpisu powinien być dostosowany do znaczenia dokumentu, wymaganego poziomu weryfikacji tożsamości i formy czynności prawnej.

Zwykły podpis elektroniczny

Zwykły elektroniczny podpis może polegać na kliknięciu przycisku, wpisaniu imienia i nazwiska, zaakceptowaniu oświadczenia albo narysowaniu podpisu na ekranie.

Taki podpis może stanowić dowód, że określona osoba zaakceptowała dokument. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną lub nie spełnia wymagań podpisu kwalifikowanego. Nie oznacza to jednak, że każdy e-podpis zastępuje podpis własnoręczny w każdym przypadku.

Zwykły podpis może być odpowiedni między innymi do:

• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem lub instrukcją,
• akceptacji dokumentu, dla którego przepisy nie wymagają formy pisemnej,
• zatwierdzania dokumentacji firmowej w ramach wewnętrznego obiegu,
• składania oświadczeń w formie dokumentowej,
• podpisywania części umów cywilnoprawnych, jeżeli przepisy lub postanowienia umowy nie wymagają formy szczególnej.

Czy podpis narysowany na ekranie jest podpisem własnoręcznym?

Podpis odręczny narysowany palcem na telefonie, tablecie albo myszką na komputerze może być elementem podpisu elektronicznego i pomagać w ustaleniu, kto zaakceptował dokument. Sam graficzny obraz podpisu nie staje się jednak automatycznie podpisem własnoręcznym w rozumieniu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.

Podpis własnoręczny oznacza podpis złożony ręcznie na dokumencie w tradycyjnej postaci. Jego odpowiednikiem w formie elektronicznej jest co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny, a nie samo odwzorowanie ruchu dłoni na ekranie.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Zaawansowany podpis elektroniczny musi być:

• jednoznacznie przyporządkowany osobie podpisującej,
• zdolny do ustalenia jej tożsamości,
• składany przy wykorzystaniu danych pozostających pod kontrolą podpisującego,
• powiązany z dokumentem w taki sposób, aby późniejsza zmiana danych była możliwa do wykrycia.

W praktyce może to być podpis potwierdzany kodem SMS, o ile cały proces oraz zastosowane rozwiązania techniczne spełniają wymagania wynikające z art. 26 rozporządzenia eIDAS. Samo użycie kodu SMS nie przesądza jeszcze automatycznie, że dany mechanizm jest zaawansowanym podpisem elektronicznym. Znaczenie ma sposób identyfikacji użytkownika, kontrola nad środkiem podpisywania, integralność dokumentu i możliwość odtworzenia przebiegu procesu.

Zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia wyższy poziom wiarygodności niż proste kliknięcie przycisku. Nie jest jednak z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zaawansowanym podpisem składanym za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opartym na ważnym certyfikacie kwalifikowanym wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS podpis kwalifikowany ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Kwalifikowany podpis wydany w jednym państwie członkowskim jest uznawany także w pozostałych państwach Unii Europejskiej.

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego wskazuje natomiast, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej należy złożyć oświadczenie woli w postaci elektronicznej i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej.

Dlatego kwalifikowanym podpisem można podpisać dokument, który zgodnie z prawem lub umową wymaga zachowania formy pisemnej, o ile przepisy nie przewidują innej formy szczególnej, na przykład aktu notarialnego.

Forma dokumentowa a forma elektroniczna – najważniejsza różnica

Przed wdrożeniem e-podpisu firma powinna odróżnić dokument w postaci elektronicznej od dokumentu złożonego w prawnej formie elektronicznej.

Forma dokumentowa

Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego do zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji pozwalający zapoznać się z jej treścią.

W zależności od okoliczności formę dokumentową może więc spełniać:

• wiadomość e-mail,
• dokument zaakceptowany w systemie,
• plik podpisany zwykłym podpisem elektronicznym,
• potwierdzenie kodem SMS,
• oświadczenie zapisane na koncie konkretnego użytkownika.

Forma dokumentowa nie jest jednak tym samym co forma pisemna.

Forma elektroniczna

Forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dopiero wtedy podpisanie dokumentu wywołuje taki skutek jak złożenie podpisu własnoręcznego na papierze.

Dlatego plik PDF przesłany e-mailem, skan umowy z podpisem albo dokument zaakceptowany zwykłym e-podpisem może być dokumentem elektronicznym, ale nie musi spełniać prawnej formy elektronicznej.

Jakie dokumenty można podpisywać elektronicznie?

Podpis elektroniczny ma szerokie zastosowanie zarówno w świecie biznesu, jak i w życiu prywatnym. Może wspierać między innymi:

• zawieranie umów z pracownikami, kandydatami, klientami i kontrahentami,
• podpisywanie aneksów, oświadczeń i pełnomocnictw,
• podpisywanie umów kredytowych, jeżeli bank przewiduje taką metodę,
• akceptowanie regulaminów i polityk wewnętrznych,
• podpisywanie protokołów, zaświadczeń oraz dokumentów księgowych,
• przesyłanie e-deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego,
• obsługę dokumentów w programie Płatnik,
• podpisywanie sprawozdań finansowych przekazywanych do Krajowego Rejestru Sądowego,
• udział w aukcjach elektronicznych i postępowaniach przetargowych,
• przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach,
• komunikację z administracją publiczną.

Podpis kwalifikowany może być wykorzystywany przy składaniu deklaracji podatkowych, dokumentów do KRS, sprawozdań finansowych, dokumentów w systemie Płatnik oraz przy zawieraniu umów na odległość. Poszczególne systemy mogą jednak dopuszczać również inne sposoby identyfikacji i autoryzacji. Przykładowo nie wszystkie e-deklaracje podatkowe wymagają zakupu certyfikatu kwalifikowanego.

W przypadku pism procesowych, elektronicznego postępowania upominawczego i innych procedur sądowych trzeba korzystać ze sposobu składania dokumentów przewidzianego dla danego postępowania. Sam fakt posiadania kwalifikowanego podpisu nie oznacza, że pismo można przesłać w dowolny sposób, na przykład jako zwykły załącznik do wiadomości e-mail.

Podobna zasada dotyczy faktur elektronicznych i Krajowego Systemu e-Faktur. Podpis kwalifikowany albo inny środek identyfikacji może służyć do uwierzytelnienia użytkownika w KSeF, ale nie należy utożsamiać uwierzytelnienia w systemie z koniecznością odrębnego podpisywania każdej faktury.

Podpis elektroniczny a umowa o pracę

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić mu na piśmie ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej, ale musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły podpis elektroniczny, kod SMS, podpis zaufany albo graficzny podpis narysowany na ekranie nie są samodzielnie równoważne formie pisemnej wymaganej przez art. 29 § 2 Kodeksu pracy.

Możliwe jest również zastosowanie formy mieszanej. Jedna strona może podpisać dokument własnoręcznie, a druga kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza, że taki sposób zawarcia umowy może spełniać wymagania formy pisemnej.

Nie każdy dokument kadrowy wymaga jednak kwalifikowanego podpisu. Wiele wniosków pracowniczych, potwierdzeń, zgód i oświadczeń może być składanych w postaci papierowej lub elektronicznej albo w formie dokumentowej. Każdą kategorię dokumentów trzeba oceniać oddzielnie na podstawie Kodeksu pracy, przepisów wykonawczych oraz ewentualnych regulacji wewnętrznych.

Podpisywanie dokumentów a elektroniczna dokumentacja pracownicza

Elektroniczne podpisanie pojedynczego dokumentu nie oznacza automatycznie, że firma prawidłowo prowadzi elektroniczną dokumentację pracowniczą.

Zgodnie z art. 94¹¹ Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna dokumentacji papierowej. Pracodawca musi jednak zapewnić jej poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz ochronę przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

Przy zmianie dokumentacji z papierowej na elektroniczną należy sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów i opatrzyć je:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Podpis lub pieczęć potwierdzają zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Firma wdrażająca e-podpis powinna zatem zaplanować nie tylko samo podpisywanie umów, ale również ich zapis, przypisanie do właściwej osoby, kontrolę dostępu, eksport, retencję i przechowywanie dokumentacji.

>> Obejrzyj darmowy webinar z Karoliną Niedzielską o prowadzeniu e-dokumentacji w firmie

Podpis kwalifikowany, profil zaufany i e-dowód – czym się różnią?

Profil zaufany

Profil zaufany jest bezpłatnym środkiem identyfikacji elektronicznej, za pomocą którego można złożyć podpis zaufany. Służy przede wszystkim do kontaktów z administracją publiczną, na przykład za pośrednictwem platformy ePUAP i innych usług rządowych.

Aby założyć profil zaufany, można skorzystać między innymi z bankowości elektronicznej albo potwierdzić swoją tożsamość w odpowiednim punkcie. Profil zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i w relacjach prywatnych nie zastępuje automatycznie podpisu własnoręcznego. Może natomiast służyć do składania oświadczeń w formie dokumentowej, jeżeli dla danej czynności jest ona wystarczająca.

Podpis osobisty i e-dowód

Podpis osobisty można składać przy użyciu e-dowodu, czyli dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. W kontaktach z podmiotem publicznym wywołuje on taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. W relacjach z podmiotami prywatnymi może wywołać taki skutek, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.

W zależności od sposobu korzystania z e-dowodu potrzebny może być telefon z funkcją NFC albo czytnik, odpowiednie oprogramowanie oraz kod PIN.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany może być używany zarówno w kontaktach z urzędem, jak i w relacjach prywatnych oraz biznesowych. Jego moc prawną określa bezpośrednio rozporządzenie eIDAS, dlatego nie wymaga wcześniejszego uzgodnienia przez strony, aby był równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Jak wdrożyć podpis elektroniczny w firmie krok po kroku?

1. Przygotuj listę podpisywanych dokumentów

Pierwszym etapem powinien być audyt dokumentacji firmowej. Warto wskazać:

• jakie dokumenty są obecnie drukowane,
• kto je podpisuje,
• ile podpisów jest składanych miesięcznie,
• czy podpisują je pracownicy, kandydaci, kontrahenci czy zarząd,
• jak długo dokumenty są przechowywane,
• czy przepisy wymagają formy pisemnej, dokumentowej lub innej formy szczególnej.

Dokumenty można następnie podzielić na trzy grupy:

1. dokumenty wymagające kwalifikowanego podpisu albo podpisu własnoręcznego,
2. dokumenty, przy których wystarczy zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny,
3. dokumenty, które nie wymagają podpisu, lecz jedynie potwierdzenia zapoznania się z treścią.

Takie rozróżnienie ogranicza koszty i pozwala uniknąć stosowania podpisu kwalifikowanego do każdego dokumentu bez uzasadnienia.

2. Sprawdź wymaganą formę prawną

Przed przeniesieniem procesu do systemu należy zweryfikować przepisy dotyczące konkretnego dokumentu. Trzeba również sprawdzić, czy strony nie zastrzegły w umowie określonej formy dla jej zmiany, wypowiedzenia albo rozwiązania.

Jeżeli dokument musi mieć formę pisemną, bezpiecznym rozwiązaniem będzie podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeżeli wystarczy forma dokumentowa, można zastosować prostszy e-podpis, pod warunkiem że system pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie.

3. Dobierz rodzaj podpisu

Nie należy wybierać jednego rodzaju podpisu dla wszystkich procesów. Firma może przykładowo stosować:

• zwykły e-podpis do potwierdzania zapoznania się z regulaminem,
• podpis z dodatkową weryfikacją kodem SMS do dokumentów wymagających wiarygodniejszej identyfikacji,
• kwalifikowany podpis elektroniczny do umów o pracę i innych dokumentów wymagających formy pisemnej,
• podpis jednostronny do oświadczeń, które wymagają podpisania wyłącznie przez pracownika lub kontrahenta.

4. Wybierz odpowiednie oprogramowanie

System do podpisywania dokumentów powinien umożliwiać co najmniej:

• weryfikację tożsamości odbiorcy,
• określenie rodzaju podpisu dla każdej strony,
• kontrolę uprawnień osób reprezentujących firmę,
• rejestrację daty i przebiegu podpisania,
• sprawdzenie integralności dokumentu,
• wysyłanie przypomnień,
• monitorowanie statusu dokumentów,
• pobranie dowodów dotyczących procesu podpisywania,
• bezpieczne przechowywanie dokumentacji,
• integrację z elektroniczną dokumentacją pracowniczą.

Warto również sprawdzić, czy dostawca korzysta z usług zaufania zgodnych z eIDAS i czy podpis kwalifikowany opiera się na certyfikacie kwalifikowanym wydanym przez uprawnionego dostawcę.

5. Ustal sposób weryfikacji tożsamości

Adres e-mail sam w sobie nie zawsze zapewnia wystarczającą weryfikację tożsamości. W zależności od ryzyka można zastosować:

• kod SMS,
• numer PESEL,
• logowanie do indywidualnego konta,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• e-dowód,
• certyfikat kwalifikowany.

Im ważniejszy dokument i większe potencjalne skutki prawne, tym silniejszy powinien być mechanizm identyfikacji.

6. Przygotuj procedurę firmową

Procedura powinna określać:

• które dokumenty podpisuje się elektronicznie,
• jaki rodzaj podpisu jest wymagany,
• kto może wysyłać dokumenty do podpisania,
• kto reprezentuje firmę,
• jak weryfikowana jest tożsamość odbiorcy,
• co zrobić w przypadku odmowy podpisania dokumentu,
• jak przechowywane są podpisane pliki i dowody procesu,
• jak postępować w przypadku wygaśnięcia lub unieważnienia certyfikatu.

Pracowników odpowiedzialnych za podpisywanie dokumentów należy również przeszkolić z obsługi systemu i zasad doboru podpisu.

7. Przeprowadź pilotaż

Wdrożenie warto rozpocząć od jednego procesu, na przykład podpisywania wybranego rodzaju umów albo potwierdzania regulaminów. Pozwoli to sprawdzić:

• czy odbiorcy prawidłowo otrzymują dokumenty,
• czy proces weryfikacji nie jest zbyt skomplikowany,
• czy podpisane pliki trafiają do właściwej dokumentacji,
• czy osoby odpowiedzialne widzą aktualne statusy,
• czy można łatwo wykazać, kto i kiedy podpisał dokument.

Po pilotażu można rozszerzyć elektroniczne podpisywanie na kolejne obszary firmy.

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Odpowiedź na pytanie, ile kosztuje podpis elektroniczny, zależy od jego rodzaju i modelu rozliczeń.

Zwykły lub zaawansowany e-podpis może być częścią abonamentu za system HR albo platformę do obiegu dokumentów. Dostawcy mogą rozliczać usługę również za liczbę wysłanych dokumentów, pakietów lub użytych kodów SMS.

Kwalifikowany podpis może natomiast występować jako:

• certyfikat na określony czas,
• podpis zapisany na karcie wymagającej czytnika,
• podpis chmurowy obsługiwany w aplikacji mobilnej,
• jednorazowy podpis kwalifikowany,
• pakiet obejmujący określoną liczbę podpisów.

Do kosztów należy zaliczyć nie tylko sam certyfikat, lecz także wdrożenie oprogramowania, integrację, obsługę użytkowników, weryfikację tożsamości oraz przechowywanie dokumentacji.

Od października 2025 roku aplikacja mObywatel umożliwia bezpłatne podpisanie pięciu dokumentów w miesiącu podpisem kwalifikowanym. Usługa jest jednak przeznaczona do spraw prywatnych. Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że wykorzystywanie tego bezpłatnego podpisu do zawierania umów o pracę może budzić wątpliwości ze względu na ograniczenia regulaminowe. W procesach zawodowych i biznesowych bezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje kwalifikowany podpis, który nie jest objęty takim ograniczeniem.

Podpis elektroniczny w HRappce

System HRappka pozwala połączyć podpisywanie dokumentów z procesami kadrowymi i elektroniczną dokumentacją pracowniczą. Użytkownik może określić domyślne rodzaje podpisów dla poszczególnych kategorii dokumentów, wybrać przedstawicieli firmy uprawnionych do podpisywania oraz skonfigurować sposób weryfikacji tożsamości odbiorcy.

W HRappce dostępne są cztery metody podpisywania:

1. Zwykły podpis elektroniczny – odbiorca zatwierdza dokument przyciskiem „Podpisz”.
2. Zwykły podpis elektroniczny z podpisem odręcznym na ekranie – odbiorca może dodatkowo narysować podpis myszką albo palcem.
3. Zaawansowany podpis elektroniczny z użyciem kodu SMS – operacja wymaga podania jednorazowego kodu wysłanego na numer telefonu.
4. Kwalifikowany podpis elektroniczny – dokument jest podpisywany ważnym podpisem kwalifikowanym przy wykorzystaniu obsługiwanej aplikacji lub zewnętrznego oprogramowania.

Należy pamiętać, że wybór opcji przedstawiającej podpis odręczny na ekranie nie oznacza automatycznie zachowania formy pisemnej. Jeżeli dokument wymaga formy pisemnej, należy zastosować kwalifikowany podpis elektroniczny albo tradycyjny podpis własnoręczny.

HRappka pozwala również:

• weryfikować odbiorcę kodem SMS lub numerem PESEL,
• wysyłać jeden dokument albo cały pakiet dokumentów,
• wymagać podpisu tylko od jednej strony,
• wysyłać dokument do wielu osób,
• sprawdzać, która strona złożyła podpis,
• monitorować aktualny status i historię podpisywania,
• filtrować dokumenty oczekujące na podpis,
• dołączać do dokumentu kartę podpisów z danymi podpisujących,
• korzystać z integracji z Autenti.

Każda strona dokumentu podpisywanego w systemie otrzymuje indywidualny numer oraz unikalny hash, który pomaga potwierdzić integralność pliku. Dzięki temu firma może obsługiwać podpisywanie umów i pozostałej dokumentacji bez przełączania się między wieloma narzędziami.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każdy podpis elektroniczny ma moc prawną?

Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Zakres jego skutków zależy jednak od rodzaju podpisu, wymagań dotyczących danego dokumentu oraz możliwości udowodnienia tożsamości osoby podpisującej i integralności treści.

Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest z mocy rozporządzenia eIDAS równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Czy zwykłym podpisem elektronicznym można podpisać umowę?

Tak, jeżeli dla danej umowy przepisy ani strony nie wymagają formy pisemnej lub innej formy szczególnej. Zwykły e-podpis może wówczas spełniać wymagania formy dokumentowej.

Jeżeli umowa wymaga formy pisemnej, należy zastosować podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy podpis zaufany jest podpisem kwalifikowanym?

Nie. Podpis zaufany służy przede wszystkim do kontaktów z administracją publiczną. W relacjach prywatnych nie zastępuje automatycznie podpisu własnoręcznego i może być używany tylko wtedy, gdy dla danej czynności wystarcza forma dokumentowa albo szczególny przepis dopuszcza jego zastosowanie.

Czy dokument po podpisaniu można edytować?

Nie należy edytować dokumentu po jego podpisaniu. Zmiana treści może naruszyć integralność pliku i spowodować, że weryfikacja podpisu zakończy się wynikiem negatywnym. Jeżeli dokument wymaga poprawy, należy przygotować nową wersję i przeprowadzić proces podpisania ponownie.

Czy e-podpis działa tylko w godzinach pracy?

Nie. Odbiorca może podpisać dokument online w dowolnej porze, o ile link do dokumentu, certyfikat oraz zastosowane środki autoryzacji są aktywne. To jedna z głównych zalet podpisu elektronicznego w firmach zatrudniających pracowników zdalnych lub działających w wielu lokalizacjach.

Podsumowanie

Prawidłowe wdrożenie podpisu elektronicznego wymaga czegoś więcej niż wybrania aplikacji i wysłania pierwszego dokumentu. Firma powinna najpierw ustalić formę prawną poszczególnych czynności, podzielić dokumenty według poziomu ryzyka, dobrać odpowiedni rodzaj podpisu oraz zaplanować weryfikację tożsamości i przechowywanie dokumentacji.

Zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny sprawdzi się w wielu procesach wewnętrznych i przy dokumentach wymagających formy dokumentowej. Kwalifikowany podpis elektroniczny należy stosować tam, gdzie konieczne jest zachowanie formy pisemnej lub równoważnej jej formy elektronicznej.

Dzięki połączeniu e-podpisu z systemem HR firma może nie tylko szybciej podpisywać dokumenty, lecz także kontrolować ich statusy, ograniczyć pracę z papierem i uporządkować cały obieg dokumentacji.

Stan prawny: 5 sierpnia 2026 roku.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, zmienione rozporządzeniem (UE) 2024/1183.
• Ustawa z 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, w szczególności art. 77², art. 77³, art. 78 i art. 78¹.
• Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, w szczególności art. 29 § 2 oraz art. 94¹¹.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Czytaj więcej

• Jak wybrać system HR?