Legalizacja cudzoziemców w praktyce – Q&A z ekspertem

W obliczu zmieniającego się prawa imigracyjnego i różnorodności procedur, coraz więcej pracodawców zwraca się do ekspertów w poszukiwaniu wsparcia w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. 

Dziś zapraszamy do przeczytania Q&A, które przeprowadziliśmy z Andrzejem Tkaczukiem – specjalistą ds. legalizacji cudzoziemców. Rozmawiamy o wyzwaniach, z którymi borykają się pracodawcy, oraz najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących procedur rekrutacyjnych i prawnych aspektów zatrudnienia osób spoza kraju. Wspólnie z naszym ekspertem analizujemy najważniejsze kwestie i rozwiązania, które mogą ułatwić procesy legalizacyjne. 

>> Przetestuj bezpłatnie system do legalizacji cudzoziemców

Gdzie szukać pracowników-cudzoziemców? Jakimi kanałami dotrzeć do kandydatów? 

Z doświadczenie wiem, że większość pracowników zza granicy szuka pracy na olx. Może to być związane z tym, że inne kraje mają ten sam portal ogłoszeniowy (np. olx.ua, olx.by).

Druga opcja to grupy na Facebooku. Jest tysiące grup takich jak “Ukraińcy Warszawa”, “Białorusini Warszawa”, “Ukraińcy w Polsce” itd. Moim zdaniem ta opcja jest skuteczniejsza, jeżeli szukamy pracowników do prac fizycznych – tzw. blue collar. Prawdopodobnie jest to związane z tym, że osoby szukające pracy właśnie tam nie boją się odpowiadać na oferty pracy, zadawać pytań i dzwonić po szczegóły, bo wiedzą, że oferty pracy skierowane są do nich. Nie mają obaw związanych z tym, że po wysłaniu CV na olx lub innym portalu otrzymają telefon od pracodawcy i będą mieli problem z komunikowaniem się.

Jeżeli szukamy wykwalifikowanych specjalistów – white collar (np. z branży IT) to najlepszym rozwiązaniem będzie Linkedin. Na portalu możemy zamieścić ofertę pracy, ale więcej osób można znaleźć, gdy piszemy bezpośrednio do nich w prywatnych wiadomościach.

Na co zwracać uwagę poszukując pracowników? O co często pytają cudzoziemcy?

Jeżeli mówimy o cudzoziemcach na stanowiskach produkcyjnych, oprócz standardowych pytań dot. pracy i wynagrodzenia, to prawie zawsze dostajemy następujące pytania:

• Czy firma zapewnia zakwaterowanie? To pytanie powstaje dlatego, że jeżeli cudzoziemiec jest zainteresowany pracą, to może przyjechać do dowolnego zakątka Polski, ale będzie miał problem ze znalezieniem zakwaterowania, szczególnie jeśli robi to, przebywając w innym mieście.
• Czy firma zapewnia dojazd do pracy? To również często spotykane pytanie, szczególnie jeżeli miejsce pracy znajduje się w dużej odległości od centrów miast. W większości przypadków zmiany pracy rozpoczynają się lub kończą się w takich godzinach, gdy trudno jest znaleźć połączenia komunikacji miejskiej/publicznej.
• Czy firma “pomaga z dokumentami”? Często to pytanie zadawane jest w takiej formie i chodzi tu o wsparcie w procesie wyrabiania kart pobytu. Większość cudzoziemców szuka stabilności i chcą wyrobić ten dokument, gdyż jest to gwarancją legalnego pobytu i pracy na kilka lat (maksymalnie 3 lata), nie wiedzą jak to zrobić, nie znają się na procedurach, dlatego szukają wsparcia.

Jeżeli mówimy o branży IT, to padają pytania takie jak:

• Czy jest wymagana znajomość języka polskiego?
  Większość osób biegle posługuje się językiem angielskim, są ekspertami w swojej dziedzinie, natomiast mają problem z językiem polskim i to pytanie jest dla nich istotne.
• Jakie dokumenty są mi potrzebne aby tu pracować i czy mogę liczyć na wsparcie w procesie starania się o nie? Chociaż większość zna język angielski, a większość urzędów ma informacje w tym języku oraz w językach ukraińskim czy rosyjskim, to i tak pojawia się problem z wypełnieniem wniosków, złożeniem dokumentów itd.

Duża liczba pracodawców zatrudniających cudzoziemców pomaga im z łączeniem rodziny. Chodzi tu o wsparcie dla cudzoziemca w procesie wyrabiania zezwoleń na pobyt dla członków jego rodzin. Jest to benefitem i dodatkową zachętą dla pracownika, aby nawiązać współpracę z takim pracodawcą.

Czy każdego cudzoziemca zatrudnia się tak samo? 

Nie. Istnieje sporo różnic w legalizacji pracy cudzoziemców z poszczególnych krajów. Przykładowo, obywatele niektórych krajów mogą być zatrudnieni na podstawie uproszczonej procedury. W niektórych przypadkach możemy skorzystać również ze zwolnienia z obowiązku przedłożenia informacji starosty (testu rynku pracy). 

W artykule “Jak zatrudnić cudzoziemca”, który współtworzyłem, można pobrać darmowy Ebook. Opisuję tam wszystkie najważniejsze procedury, z których można skorzystać, zatrudniając obcokrajowca. 

Co powinniśmy sprawdzić przed zatrudnieniem cudzoziemca?

Na początku obowiązkowo sprawdzamy jego tytuł pobytowy. Nie każdy tytuł uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy (nawet gdy wyrobimy odpowiednie pozwolenie na pracę). Np. wiza turystyczna – na niej cudzoziemiec nie może pracować. Obowiązkowo trzeba to sprawdzić – informacje możemy znaleźć na blogu HRappki  lub skorzystać ze stron rządowych (np. zielona linia urzędu pracy lub gov.pl).

Jeżeli ktoś pierwszy raz ma do czynienia z zatrudnieniem cudzoziemca, to warto uzyskać informacje, jakie pozwolenie powinniśmy wyrobić (wszystko zależy od obywatelstwa). Zezwolenie na pracę legalizuje pobyt każdego cudzoziemca, ale w większości przypadków możemy skorzystać z uproszczonej procedury, co znacznie skraca czas oczekiwania na dokument (procedura też jest prostsza).

Na co zwracać uwagę w trakcie zatrudnienia?

Na terminy ważności dokumentów pobytowych i zezwoleń na pracę. Jeżeli mamy zamiar długotrwale współpracować z cudzoziemcem, to warto na początku zatrudnienia złożyć dokumenty na pobyt czasowy i pracę. O to zezwolenie ubiega się cudzoziemiec, pracodawca wystawia tylko załącznik nr 1, który jest potwierdzeniem zamiaru zatrudnienia cudzoziemca. Natomiast warto pomóc cudzoziemcowi z pozostałymi dokumentami, z wypełnieniem wniosku – jeżeli złożymy od razu poprawny komplet dokumentów – to skróci to czas oczekiwania na decyzję. Ten rodzaj zezwolenia jest moim zdaniem najlepszym rozwiązaniem, gdy chcemy współpracować z cudzoziemcem długodystansowo. Wydawane jest na trzy lata, przez które nie musimy pilnować terminów, wyrabiać pozwoleń na pracę i czekać na cudzoziemca, jeżeli będzie on musiał wyjechać w celu wyrobienia wizy.

Jaki obecnie jest największy problem związany z zatrudnieniem cudzoziemców?

Brak kandydatów. Nawet w trakcie pandemii można było zauważyć, że coraz mniej cudzoziemców przyjeżdża do Polski, związane to było z obostrzeniami. Po wybuchu wojny na Ukrainie sytuacja się pogorszyła. Oczywistym jest to, że większość ofert pracy na stanowiskach produkcyjnych skierowana jest do mężczyzn, a obywatele Ukrainy stanowią największą część pracowników z zagranicy. Po wybuchu wojny mężczyźni nie mogą wyjeżdżać ze swojego kraju i coraz trudniej znaleźć odpowiednich pracowników.

Gdzie uzyskać informacje dotyczące zezwoleń na pracę i innych dokumentów legalizujących pobyt i pracę?

Wszystko zależy od rodzaju pozwolenia na pracę. Urzędy wojewódzkie zajmują się zezwoleniami na pracę oraz zezwoleniami na pobyt czasowy i pracę. Powiatowe urzędy pracy rejestrują oświadczenia, wydają zezwolenia na pracę sezonową i do nich wysyłamy powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

Czy procedury w przypadku, w którym chcemy zatrudnić cudzoziemca przebywającego w swoim kraju, różnią się od tych, kiedy pracownik przebywa już w Polsce?

Nie. Wyrabiamy te same zezwolenia co w przypadku ścieżki krajowej. Jedyny różnica jest w tym, że musimy przekazać cudzoziemcowi zezwolenie i zaczekać na wyrobienie przez niego wizy (jeżeli jest wymagana).

Czytaj więcej: Formalności związane z zatrudnieniem obcokrajowca przed jego przyjazdem do Polski

Jeżeli chcemy zatrudnić cudzoziemca, który nie przebywa w Polsce, jak długo będziemy czekać na jego przyjazd?

Wszystko zależy od jego obywatelstwa. Jeżeli cudzoziemiec ma paszport biometryczny i może przyjechać w ramach ruchu bezwizowego, to może to zrobić od razu gdy otrzyma od pracodawcy zezwolenie na pracę. Może oczywiście przyjechać bez zezwolenia, ale na granicy warto mieć ten dokument przy sobie (potwierdzimy nim cel wjazdu).

Jeżeli cudzoziemiec musi wyrobić wizę, to może to zrobić po otrzymaniu zezwolenia na pracę. Pracodawca przekazuje mu zezwolenie i na podstawie niego cudzoziemiec wyrabia wizę. Zajmuje to zazwyczaj 3-4 tygodnie.

Co może wprowadzić w błąd pracodawcę, który nie miał styczności z zatrudnieniem cudzoziemca?

Karta pobytu z dostępem do rynku pracy. Nie zawsze taka karta pobytu daje prawo pracować u dowolnego pracodawcy. Musimy sprawdzić podstawę jej wydania, czyli zezwolenie na pobyt. Jeżeli to zezwolenie na pobyt i pracę, to prawdopodobnie w decyzji będzie wskazany pracodawca i na podstawie tego zezwolenia cudzoziemiec może pracować tylko u niego.

Co w sytuacji, jeżeli wyrobiliśmy zezwolenie na pracę, a cudzoziemiec nie podpisał umowy/zrezygnował z proponowanej mu pracy?

Jest to dość często spotykana sytuacja. Pracodawca powinien poinformować urząd, który wydał zezwolenie/oświadczenie o niepodjęciu przez cudzoziemca pracy. Terminy zależą od rodzaju pozwolenia na pracę.

Cudzoziemiec posiada zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Rozwiązujemy z nim umowę, czy musimy informować urząd?

Nie. W tej sytuacji obowiązek spoczywa na cudzoziemcy i to on obowiązany jest poinformować urząd o tym fakcie.

Co najbardziej uprościło procedurę legalizacji pracy cudzoziemców w ostatnim czasie?

Zwiększenie okresu ważności oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy do 24 miesięcy, oraz powiadomienie dla obywateli Ukrainy. W przypadku pierwszego rozwiązania, pracodawca ma spokój przez dwa lata, nie musi martwić się tym jak zalegalizować pracę cudzoziemca po zakończeniu 180 dniowego okresu (kiedyś cudzoziemiec mógł pracować na podstawie oświadczenia tylko 180 dni w ciągu kolejnych 360 dni). Powiadomienie natomiast jeszcze bardziej uprościło proces. Procedura jest darmowa i na wysłanie informacji mamy 14 dni. Nie musimy już oczekiwać na wydanie pozwolenia.

Jakie są prognozy dotyczące zmian w prawie imigracyjnym i ich wpływu na procedury zatrudniania cudzoziemców w najbliższej przyszłości?

Na początku roku został opublikowany wykaz prac legislacyjnych, w których pojawił się projekt zmiany ustawy o cudzoziemcach. Nowelizacja przewiduje wprowadzenie: 

• nowych obowiązków informacyjnych dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE
• nowych praw dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE (prawo do prowadzenia działalności gospodarczej)
• zmian dotyczących sposobu składania wniosków o pobyt (po zmianach cudzoziemcy będą mogli to robić w formie elektronicznej)
• zmian w przepisach dotyczących testu rynku pracy (możliwe, że informacja starosty nie będzie już wymagana).

Jaki jest największy problem kadrowego pracującego z cudzoziemcami?

Pilnowanie terminów. Na początku swojej kariery korzystałem z tablicy Excel, którą musiałem każdego dnia edytować, poprawiać, sprawdzać, aby zachować wszystkie terminy i niczego nie przeoczyć. Prawdopodobnie to był największy problem. Zajmowało to zbyt wiele czasu, nie miałem żadnych przypomnień, po sprawdzeniu tablicy musiałem wszystkie zadania przepisywać do notesu (co oczywiście zwiększało ryzyko powstania ludzkiego błędu, mogłem po prostu coś przeoczyć)

Dlaczego system HRappka?

Bo to jedyny moim zdaniem program z tak rozbudowanym systemem legalizacji.

Nie ma już potrzeby korzystania z programu Excel, a nawet z notesu. Wszystkie niezbędne informacje mam na stronie głównej i logując się od razu widzę co kiedy i komu się kończy, jakie dokumenty należy wyrobić, do kiedy osoba może przebywać i pracować.

Druga rzecz, która zaoszczędziła mi ok. 50% czasu, to możliwość generowania umów, załączników, deklaracji i wszystkich innych dokumentów potrzebnych do zatrudnienia. W pracy mieliśmy okresy z bardzo duża rotacją pracowników. Kiedy jeszcze nie korzystałem z HRappki, musiałem ręcznie edytować umowy i załączniki do umów w Wordzie, co czasami zabierało po 5-7 godzin pracy dziennie. Na początku korzystania z systemu wgrałem do niego szablony naszych umów i załączników i proces generowania całej dokumentacji do akt osobowych skrócił się dosłownie do kilku sekund.

System sam uzupełnia niezbędne pola, takie jak imię i nazwisko, daty urodzenia, nr paszportów, daty rozpoczęcia i zakończenia umów – kadrowemu zostaje tylko pobrać gotowy dokument. Jeżeli firma nie posiada swoich szablonów umów, to można skorzystać z szablonów HRappki, a nawet z szablonów dwujęzycznych umów (co przy zatrudnieniu cudzoziemca jest obowiązkowe).

Możemy nawet wysłać do pracownika link z kwestionariuszem i wtedy nie musimy przepisywać danych osoby do systemu. Po wypełnieniu kwestionariusza system sam zapisuje dane osoby.
Korzystam też z raportów, co miesiąc pomaga mi to w wypełnianiu deklaracji PFRON i GUS. Mogę w systemie sprawdzić niezbędne dane i przepisać do deklaracji. 

Podsumowując, HRappka znacznie usprawniła mi pracę w rekrutacji i zatrudnianiu cudzoziemców. 

Rozmawiała: Katarzyna Bucior

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace