Zatrudnianie cudzoziemców 2026 – poradnik krok po kroku

O zmianach w zatrudnianiu cudzoziemców 2026 przeczytasz również w naszym wpisie „Zatrudnianie cudzoziemców 2026”

Rodzaje zezwoleń na pracę cudzoziemca

Należy pamiętać, że zawarcie z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej lub stosunku pracy zazwyczaj nie jest tak proste, jak w przypadku obywatela Polski. Poza pewnymi wyjątkami legalna praca cudzoziemca możliwa jest tylko i wyłącznie w przypadku, gdy ma on odpowiednie pozwolenie na pracę. Przed ubieganiem się o wydanie zezwolenia należy zapoznać się z rodzajami zezwoleń na pracę. Rodzaj zezwolenia zależy przede wszystkim od kraju pochodzenia obcokrajowca oraz rodzaju pracy, którą ma on wykonywać. Do wyboru mamy:

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Jest to tzw. procedura uproszczona, przeznaczona obecnie dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy. Zgodnie z rozporządzeniem obowiązującym od końca 2025 roku, Gruzja została wyłączona z listy państw objętych procedurą oświadczeniową. Obywatele Gruzji muszą obecnie ubiegać się o standardowe zezwolenie na pracę (Typ A).

Na podstawie jednego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pracować można 24 miesiące. Następnie pracodawca może wnioskować o nowe oświadczenie lub wydanie zezwolenia na pracę. Wniosek o wpis oświadczenia do ewidencji składasz wyłącznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Urzędy pracy nie przyjmują już wniosków w formie papierowej. Od grudnia 2025 roku opłata za złożenie wniosku o wpis oświadczenia do ewidencji wynosi 400 zł (płatne na konto właściwego Powiatowego Urzędu Pracy).

Procedura wydawania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi trwa 7 dni (w przypadku braków formalnych) i po zakończeniu jej oświadczenie wpisywane jest do ewidencji oświadczeń.

Pracodawca ma obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy w terminie 7 dni o podjęciu bądź w terminie 14 dni o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Należy też pamiętać, że przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca należy przesłać również poprzez portal praca.gov.pl kopię umowy do urzędu pracy, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Zezwolenie na pracę typu A

O zezwolenie typu A wnioskuje pracodawca we właściwym urzędzie wojewódzkim. Jest ono przeznaczone dla cudzoziemców ze wszystkich krajów świata, którzy mają wykonywać pracę na rzecz podmiotu posiadającego siedzibę, oddział lub zakład na terenie RP.

Najważniejszą zmianą systemową, wprowadzoną w ubiegłym roku, jest całkowite zniesienie obowiązku uzyskiwania informacji starosty. Obecnie pracodawca nie musi już przeprowadzać rekrutacji wśród lokalnych osób bezrobotnych przed ubieganiem się o zezwolenie. To kluczowe ułatwienie, które eliminuje najbardziej czasochłonny etap procedury i pozwala na natychmiastowe przejście do etapu wnioskowania o zezwolenie.

W 2026 roku portal praca.gov.pl jest jedynym kanałem komunikacji z urzędem wojewódzkim w sprawach zezwoleń. Zezwolenie wydawane jest w formie dokumentu z podpisem kwalifikowanym, co pozwala na natychmiastowe przekazanie go cudzoziemcowi bez konieczności oczekiwania na przesyłkę pocztową.

Zezwolenie wydawane jest na czas określony, maksymalnie do 3 lat.Stała opłata skarbowa wynosi 400 zł. Pracodawca zobowiązany jest do:

• Przesłania kopii umowy: Należy to zrobić przez portal praca.gov.pl przed faktycznym dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.

Raportowania niepodjęcia pracy: Jeśli pracownik nie stawi się w firmie w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia zezwolenia, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym wojewodę online. Również trzeba zgłosić do wojewody, jeśli pracownik przerwał pracę na więcej, niż 2 miesiące oraz zakończył pracę wcześniej, niż 2 miesiące przed ukończeniem zezwolenia.

Zezwolenie na pracę typu B

Ten typ zezwolenia przeznaczony jest dla pracodawców, którzy zatrudniają cudzoziemca do pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub pełnienia funkcji komplementariusza lub prokurenta w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej. Wydawane jest na okres do 3 lat, a w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających więcej niż 25 osób wnioskować można o zezwolenie 5-letnie. Wniosek o wydanie zezwolenia należy składać do właściwego urzędu wojewódzkiego. 

Zezwolenie na pracę typu C, D i E

Zezwolenia C, D i E przeznaczone są dla cudzoziemców delegowanych do pracy w Polsce – przez pracodawcę zagranicznego. Zezwolenie C przyznawane jest, gdy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej znajduje się oddział pracodawcy, zezwolenie D– gdy tego oddziału nie ma, a zezwolenie E w innych przypadkach.

Zezwolenie typu S

To tak zwane zezwolenie na pracę sezonową. Mianem takiej pracy określane są działalności z zakresu upraw rolnych, hodowli zwierząt, krótkotrwałego zakwaterowania i usług gastronomicznych odpowiednich dla konkretnej pory roku. Praca sezonowa nie może być wykonywana dłużej niż 9 miesięcy w roku.

W 2026 roku procedura ta opiera się na pełnej automatyzacji i wymianie danych między systemami Straży Granicznej, konsulatów oraz urzędów pracy. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową (typu S) pracodawca musi złożyć elektronicznie do powiatowego urzędu pracy poprzez portal praca.gov.pl.

Jednolite zezwolenie na pracę

Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę (tzw. zezwolenie łączone) to najczęściej wybierana ścieżka przez cudzoziemców, którzy planują związać się z polskim pracodawcą na dłużej. W 2026 roku jest planowane całkowite przejście na elektroniczne złożenie wniosków pobytowych poprzez system MOS (Moduł Obsługi Spraw). 

W postępowaniu w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę stroną jest wyłącznie cudzoziemiec, dlatego o ten rodzaj zezwolenia wnioskuje on sam (a nie pracodawca, jak ma to miejsce w przypadku pozostałych zezwoleń). Cała procedura odbywa się w ramach jednego postępowania administracyjnego.

Zezwolenie jednolite uprawnia do legalnego pobytu i pracy, a cudzoziemiec otrzymuje Kartę Pobytu, która jednocześnie jest dokumentem podróży. O zezwolenie jednolite wnioskuje cudzoziemiec, który chce przebywać i pracować na terenie Polski powyżej 3 miesięcy.

Wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę należy złożyć do wojewody właściwego ze względu na adres zamieszkania cudzoziemc. Celem ułatwienia tej procedury, przedstawiamy przygotowany przez nas wzór wypełnionego wniosku o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy.

Praca bez zezwolenia na pracę

Zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia są między innymi: uchodźcy, osoby z pobytem stałym, cudzoziemcy posiadające pobyt rezydenta długoterminowego UE, osoby posiadające zgodę na pobyt ze względów humanitarnych, osoby korzystające z ochrony czasowej, obywatele EU i europejskiego obszaru gospodarczego, posiadający ważną Kartę Polaka, studenci studiów stacjonarnych, doktoranci, absolwenci szkół wyższych i ponadgimnazjalnych, nauczyciele języków obcych (pracujących w Oświacie, zakładach kształcenia nauczycieli).

Oznacza to, że zawarcie stosunku pracy z takim cudzoziemcem następuje na takich samych zasadach, jak w przypadku obywatela Polski.

W następstwie wejścia w życie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy (ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa). Obywatele Ukrainy, którzy posiadają numer PESEL ze statusem UKR, mogą być zatrudnieni wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Powiadomienie należy złożyć do urzędu pracy w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Powiadomienie wysyła podmiot powierzający pracę za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Legalizacja pobytu cudzoziemca

Cudzoziemiec zazwyczaj przyjeżdża do Polski na podstawie wizy lub paszportu biometrycznego. W takim przypadku może legalnie przebywać i pracować, dopóki posiada ważny dokument legalizujący jego pobyt w Polsce oraz dokumenty legalizujące pracę.

Aby przedłużyć legalny pobyt cudzoziemca na terytorium Polski, przed wygaśnięciem ważności aktualnych dokumentów pobytowych, konieczne jest złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dzięki temu cudzoziemiec nie musi opuszczać Polski i może legalnie przebywać w Polsce do czasu wydania decyzji. Ponadto, w przypadku posiadania wymaganych dokumentów, cudzoziemiec może również legalnie pracować w oczekiwaniu na wydanie decyzji.

Od 29 stycznia 2022 roku została uproszczona procedura otrzymywania jednolitego zezwolenia na pracę i pobyt cudzoziemca.

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w systemie HRappka

W systemie HRappka przeprowadzisz cały proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemca. Wypełnisz potrzebne wnioski i w kilka sekund wyślesz je bezpośrednio na praca.gov.pl. Nasz program kadrowo-płacowy przeprowadzi Cię przez cały proces zatrudnienia, podpisania umowy, wypłaty wynagrodzeń oraz wysyłki pasków wynagrodzeń. Co więcej, HRappka przypomni Ci o upływających terminach ważności zezwoleń.

Natomiast moduł zarządzania zakwaterowaniem pozwoli na sprawne planowanie rozmieszczenia pracowników w mieszkaniach pracowniczych oraz daje możliwość automatycznego odliczania opłat mieszkaniowych od wypłaty.

Czytaj więcej:

• Zatrudnienie cudzoziemca – najczęstsze pytania
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Test rynku pracy – kiedy jest wymagany?
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca