Zatrudnianie cudzoziemców 2025 – poradnik krok po kroku

O zmianach w zatrudnianiu cudzoziemców 2025 przeczytasz również w naszym wpisie „Zatrudnianie cudzoziemców 2025”

Rodzaje zezwoleń na pracę cudzoziemca

Należy pamiętać, że zawarcie z cudzoziemcem umowy cywilnoprawnej lub stosunku pracy zazwyczaj nie jest tak proste, jak w przypadku obywatela Polski. Poza pewnymi wyjątkami legalna praca cudzoziemca możliwa jest tylko i wyłącznie w przypadku, gdy ma on odpowiednie pozwolenie na pracę. Przed ubieganiem się o wydanie zezwolenia należy zapoznać się z rodzajami zezwoleń na pracę. Rodzaj zezwolenia zależy przede wszystkim od kraju pochodzenia obcokrajowca oraz rodzaju pracy, którą ma on wykonywać. Do wyboru mamy:

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Przeznaczone jest dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii, i Ukrainy. Na podstawie jednego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pracować można 24 miesiące. Następnie pracodawca może wnioskować o nowe oświadczenie lub wydanie zezwolenia na pracę.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy to tzw. uproszczona procedura zatrudnienia. O powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi wnioskuje pracodawca, w powiatowym urzędzie pracy i musi to zrobić przed podjęciem pracy przez obcokrajowca.

Procedura wydawania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi trwa 7 dni (w przypadku braków formalnych) i po zakończeniu jej oświadczenie wpisywane jest do ewidencji oświadczeń.

Pracodawca ma obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy w terminie 7 dni o podjęciu bądź w terminie 14 dni o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Należy też pamiętać, że przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca należy przesłać kopię umowy do urzędu pracy, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Zezwolenie na pracę typu A

O zezwolenie typu A wnioskuje pracodawca we właściwym urzędzie wojewódzkim. Zezwolenie typu A wydaje się w przypadku pracy dla podmiotu, którego siedziba, miejsce zamieszkania, oddział lub zakład znajduje się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Do uzyskania tego typu zezwolenia wymagane jest dołączenie większej ilości dokumentów, a procedura trwa znacznie dłużej niż w przypadku oświadczenia. Średni czas oczekiwania na wydanie zezwolenia wynosi około 2 miesięcy. Ten termin zależy zarówno od urzędu rozpatrującego sprawę, jak i od kompletności wniosku o wydanie zezwolenia. Na podstawie zezwolenia typu A można pracować maksymalnie 3 lata.

Dopuszczalny okres wykonywania pracy zawsze jest podany na zezwoleniu na pracę. Pracodawca powinien pamiętać, że jeśli uzyskał zezwolenie na pracę, a cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, ma on obowiązek poinformować o tym właściwego wojewodę. Tak samo jak w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy, przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca pracodawca zobowiązany jest przesłać kopię umowy do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę.

Zezwolenie na pracę typu B

Ten typ zezwolenia przeznaczony jest dla pracodawców, którzy zatrudniają cudzoziemca do pełnienia funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub pełnienia funkcji komplementariusza lub prokurenta w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej. Wydawane jest na okres do 3 lat, a w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających więcej niż 25 osób wnioskować można o zezwolenie 5-letnie. Wniosek o wydanie zezwolenia należy składać do właściwego urzędu wojewódzkiego. 

Zezwolenie na pracę typu C, D i E

Zezwolenia C, D i E przeznaczone są dla cudzoziemców delegowanych do pracy w Polsce – przez pracodawcę zagranicznego. Zezwolenie C przyznawane jest, gdy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej znajduje się oddział pracodawcy, zezwolenie D– gdy tego oddziału nie ma, a zezwolenie E w innych przypadkach.

Zezwolenie typu S

To tak zwane zezwolenie na pracę sezonową. Mianem takiej pracy określane są działalności z zakresu upraw rolnych, hodowli zwierząt, krótkotrwałego zakwaterowania i usług gastronomicznych odpowiednich dla konkretnej pory roku. Praca sezonowa nie może być wykonywana dłużej niż 9 miesięcy w roku. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową (typu S) złóż elektronicznie do powiatowego urzędu pracy.

Jednolite zezwolenie na pracę

W postępowaniu w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę stroną jest wyłącznie cudzoziemiec, dlatego o ten rodzaj zezwolenia wnioskuje on sam (a nie pracodawca, jak ma to miejsce w przypadku pozostałych zezwoleń). Cała procedura odbywa się w ramach jednego postępowania administracyjnego.

Zezwolenie jednolite uprawnia do legalnego pobytu i pracy, a cudzoziemiec otrzymuje Kartę Pobytu, która jednocześnie jest dokumentem podróży. O zezwolenie jednolite wnioskuje cudzoziemiec, który chce przebywać i pracować na terenie Polski powyżej 3 miesięcy. Wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę należy złożyć do wojewody właściwego ze względu na adres zamieszkania cudzoziemca. Celem ułatwienia tej procedury, przedstawiamy przygotowany przez nas wzór wypełnionego wniosku o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy.

Praca bez zezwolenia na pracę

Zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia są między innymi: uchodźcy, osoby z pobytem stałym, cudzoziemcy posiadające pobyt rezydenta długoterminowego UE, osoby posiadające zgodę na pobyt ze względów humanitarnych, osoby korzystające z ochrony czasowej, obywatele EU i europejskiego obszaru gospodarczego, posiadający ważną Kartę Polaka, studenci studiów stacjonarnych, doktoranci, absolwenci szkół wyższych i ponadgimnazjalnych, nauczyciele języków obcych (pracujących w Oświacie, zakładach kształcenia nauczycieli).

Oznacza to, że zawarcie stosunku pracy z takim cudzoziemcem następuje na takich samych zasadach, jak w przypadku obywatela Polski.

W następstwie wejścia w życie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy (ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa). Obywatele Ukrainy, którzy posiadają numer PESEL ze statusem UKR, mogą być zatrudnieni wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Powiadomienie należy złożyć do urzędu pracy w terminie 7 dni od podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Powiadomienie wysyła podmiot powierzający pracę za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Legalizacja pobytu cudzoziemca

Cudzoziemiec zazwyczaj przyjeżdża do Polski na podstawie wizy lub paszportu biometrycznego. W takim przypadku może legalnie przebywać i pracować, dopóki posiada ważny dokument legalizujący jego pobyt w Polsce oraz dokumenty legalizujące pracę.

Aby przedłużyć legalny pobyt cudzoziemca na terytorium Polski, przed wygaśnięciem ważności aktualnych dokumentów pobytowych, konieczne jest złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dzięki temu cudzoziemiec nie musi opuszczać Polski i może legalnie przebywać w Polsce do czasu wydania decyzji. Ponadto, w przypadku posiadania wymaganych dokumentów, cudzoziemiec może również legalnie pracować w oczekiwaniu na wydanie decyzji.

Od 29 stycznia 2022 roku została uproszczona procedura otrzymywania jednolitego zezwolenia na pracę i pobyt cudzoziemca.

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w systemie HRappka

W systemie HRappka przeprowadzisz cały proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemca. Wypełnisz potrzebne wnioski i w kilka sekund wyślesz je bezpośrednio na praca.gov.pl. Nasz program kadrowo-płacowy przeprowadzi Cię przez cały proces zatrudnienia, podpisania umowy, wypłaty wynagrodzeń oraz wysyłki pasków wynagrodzeń. Co więcej, HRappka przypomni Ci o upływających terminach ważności zezwoleń.

Natomiast moduł zarządzania zakwaterowaniem pozwoli na sprawne planowanie rozmieszczenia pracowników w mieszkaniach pracowniczych oraz daje możliwość automatycznego odliczania opłat mieszkaniowych od wypłaty.

Czytaj więcej:

• Zatrudnienie cudzoziemca – najczęstsze pytania
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Test rynku pracy – kiedy jest wymagany?
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca