Rejestracja czasu pracy online (RCP) – jak wybrać system?

Dzięki systemowi do rejestracji czasu pracy możemy monitorować czas pracy i na tej podstawie prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników oraz rozliczać ich. Właściwie wybrany program RCP pozwoli na sprawną rejestrację godzin pracy i uniknięcie zbędnych pomyłek. Dzięki RCP zrezygnujesz z papierowych list obecności pracownika, a przez to znacznie zaoszczędzisz cenny czas.

W jaki sposób wybrać najlepszy system rejestracji czasu pracy (RCP)? Jakie są metody rejestracji czasu pracy? Zapraszamy do lektury.

Czym jest system RCP?

Rejestracja czasu pracy (RCP) to wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania czasem pracy pracowników. Dzięki niemu pracownicy w bezpieczny i szybki sposób mogą rejestrować wejścia, wyjścia czy przerwy w pracy.

Ewidencja czasu pracy pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy, a system rejestracji czasu pracy znacznie ułatwia spełnienie tego zobowiązania. Dzięki oprogramowaniu RCP możemy ewidencjonować czas pracy, rozliczać urlopy, nadgodziny czy spóźnienia.

Rejestracja czasu pracy online zapobiega wielu błędom, które mogą przypadkowo lub celowo pojawić się na papierowych listach nieobecności. Co więcej, aplikacje mobilne lub widgety RCP wykorzystujące identyfikację wizualną uniemożliwiają oszustwa, takie jak np. „odbijanie" się po przyjacielsku przez innych pracowników.

Sposoby rejestrowania czasu pracy

Sposobów rejestracji czasu pracy jest wiele. Zaczynając od standardowych czytników kart, po indywidualne kody pracowników, a kończąc na zaawansowanych aplikacjach mobilnych, które wykorzystują pomiar GPS i informują np. o oddaleniu się pracownika ze stanowiska pracy.

To, jaki wybierzesz system, zależy tylko od potrzeb Twojej organizacji i rodzaju pracy, jaką wykonują Twoi pracownicy.

Portal Pracownika

W systemie do ewidencji czasu pracy HRappka każdy z pracowników może posiadać swoje indywidualne konto, na którym ma dostęp do swoich danych, umów, pasków płacowych, deklaracji US, a także grafiku pracy i elektronicznych wniosków urlopowych.

Pracownik w szybki sposób może zaznaczyć na grafiku pracy deklarowane godziny (czas rozpoczęcia i zakończenia pracy) lub nieobecności każdego typu, a opiekun pracownika natychmiastowo dostanie o tym powiadomienie. Proces deklaracji i akceptacji zajmuje kilka sekund.

Wszystko odbywa się w przeglądarce internetowej, dlatego w tym wypadku nie ma konieczności zakupu dodatkowych sprzętów monitorujących czas pracy.

Czytaj więcej: Portal pracowniczy w systemie HRappka

Karty zbliżeniowe/ ID pracownika

Przy pomocy indywidualnych widgetów RCP, pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy poprzez np. karty RFID (i dopasowany do niej czytnik kart), kody kreskowe i ID pracownika.

Jak wygląda to w praktyce? Pracodawca zakupuje rejestrator zbliżeniowy oraz kompatybilne z nim karty zbliżeniowe. Pracownicy, wchodząc, wychodząc na przerwy lub z pracy, muszą podejść do rejestratora i zbliżyć do niego kartę. Każda karta ma indywidualne ID pracownika, może zawierać również imię i nazwisko, zdjęcie, czy logo firmy.

Rolę rejestratora może również pełnić np. tablet, na którym jest odpowiedni dla firmy widget RCP, a pracownik loguje się za pomocą swojego ID.

Niektóre systemy do ewidencji czasu pracy oferują integrację z rejestratorami i kartami zbliżeniowymi. W HRappce w szybki sposób prześlesz dane z rejestratora (lub tabletu) do systemu i dzięki temu od razu otrzymasz pełny obraz grafiku pracy pracownika – w danym okresie.

Co więcej, możesz wybrać projekt, na jaki aktualnie „odbija się" pracownik oraz zweryfikować jego tożsamość za pomocą zdjęcia.

Kod QR

Kody QR to alternatywa dla kart zbliżeniowych. Sposób działania jest bardzo podobny. Wystarczy udostępniony przez pracodawcę kod QR (dostępny na koncie pracownika lub w wersji wydrukowanej) przyłożyć od specjalnego czytnika bądź tabletu lub smartfona, który prześle informacje do systemu.

Kody QR są indywidualne dla każdej osoby i dzięki nim można rejestrować wejścia i wyjścia z pracy oraz ewentualne przerwy.

Aplikacja mobilna do monitorowania czasu pracy

Najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem w ramach systemu rejestracji czasu pracy jest aplikacja mobilna z geolokalizacją. Do jej zainstalowania potrzebny jest tylko smartfon.

Monitoruje ona pracę w czasie rzeczywistym i informuje o ewentualnych zdarzeniach jak np. wyjściach poza miejsce pracy. To pracodawca ustala współrzędne oraz promień, w jakim powinna obywać się praca. Aplikacja raportuje wyjście poza ten obszar (czas oddalenia się również ustala pracodawca).

Dzięki temu pracodawcy czy działy HR w łatwy sposób mogą kontrolować czas pracy pracowników i weryfikować, czy pracownicy nie zaczynają czasu pracy za wcześnie, np. w drodze na budowę.

Takie rozwiązanie doskonale sprawdza się zarówno w przypadku pracowników produkcyjnych, jak i osób pracujących w terenie lub w przypadku pracy zdalnej.

System rejestracji czasu pracy – dlaczego warto?

Rejestratory czasu pracy to przede wszystkim zmniejszenie ryzyka pomyłek, a co za tym idzie błędów w wyliczaniu wynagrodzeń pracowników. Elektroniczna lista obecności pozwala na lepszą kontrolę pracowników, bez konieczności fizycznego sprawdzania ich obecności na stanowisku pracy.

W systemie RCP w łatwy sposób sprawdzisz godziny wejścia, wyjścia i długości przerwy danego pracownika. Zweryfikujesz realną obecność na stanowisku pracy (geolokalizacja) oraz potwierdzisz tożsamość pracownika za pomocą zdjęcia.

Kolejną niewątpliwą zaletą jest generowanie raportów i zestawień związanych z czasem pracy pracowników. Dzięki RCP monitorować możesz zarówno pracowników pracujących w miejscy pracy, jak i odbywających pracę zdalną.

System kontroli czasu pracy HRappka

HRappka to system do ewidencji czasu pracy, w którym możesz rejestrować czas pracy (weryfikacja obecności pracowników), planować i publikować grafiki pracowników oraz automatyzować proces składania wniosków urlopowych (elektroniczne wnioski urlopowe)  – z dowolnego miejsca na świecie. Na podstawie prowadzonej ewidencji czasu pracy bez problemu rozliczysz swoich pracowników, np. wraz z nadgodzinami, w wydłużonych okresach rozliczeniowych. 

Elektroniczna ewidencja czasu pracy to rozwiązanie w pełni zgodne z obowiązującym prawem, znacznie oszczędzające czas i finanse w Twojej firmie oraz niwelujące ryzyko błędów i pomyłek.

Czytaj więcej

Elektroniczna rejestracja czasu pracy

  • Widget RCP
  • Aplikacja mobilna (geolokalizacja)
  • Portal Pracowniczy
  • Obliczanie wymiaru urlopu
  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych
  • Ewidencja czasu pracy
TESTUJ BEZ OPŁAT
monitorowanie czasu pracy HRappka

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


System kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy to rozwiązanie, które warto przetestować w swojej firmie. Rejestrowanie czasu pracy może być szybkie (połączenie rejestratorów z kartami identyfikującymi zatrudnione osoby), dyskretne, pozbawione błędów i zgodne z Kodeksem pracy. To również szybki podgląd w grafik pracy pracownika, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Jak działa system RCP? Czy systemy rejestracji czasu pracy mogą zastąpić karty ewidencji czasu pracy? Zamów bezpłatną prezentację i dowiedz się, jak wprowadzić takie rozwiązanie w swojej organizacji.