Ewidencja czasu pracy zdalnej – nowoczesne rozwiązania HR

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy, niezależnie od ilości zatrudnionych. Celem ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzeń, dni wolnych oraz innych świadczeń związanych z pracą. Nie inaczej jest w przypadku pracy zdalnej. Pracownik wciąż zatrudniony jest przecież na umowę o pracę, zmienia tylko czasowo miejsce wykonywania jej. Co za tym idzie, ewidencja czasu pracy zdalnej jest obowiązkiem pracodawcy. Zmienić się może natomiast nieco jej forma – pracownik może zostać zobowiązany do ewidencjonowania wykonywanych czynności. Pracodawca również zobowiązany jest do udostępnienia pracownikowi całości ewidencji.

Testuj bez opłat system do ewidencji czasu pracy >>

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to wykonywanie czynności powierzonych przez pracodawcę, ale w innym miejscu niż siedziba firmy (najczęściej z domu pracownika), przez czas oznaczony. Do czasu Specustawy wprowadzonej z powodu stanu epidemicznego, praca zdalna nie była unormowana prawnie. Najczęściej używanym pojęciem była telepraca. Przy czym telepraca zakłada regularne wykonywanie pracy poza siedzibą firmy, może wynikać  z postanowień w umowie, a pracownik musi wyrazić na nią zgodę.

W przypadku pracy zdalnej to pracodawca decyduje o jej wprowadzeniu. Musi zadbać o wyposażenie pracownika w odpowiedni sprzęt. W każdej chwili może go wysłać na tzw. home office i również w każdej chwili odwołać go. Stan ten możliwy jest w trakcie trwania stanu epidemicznego oraz do 3 miesięcy po odwołaniu go.

Praca zdalna nie zmienia formy zatrudnienia. Pracownik nadal pracuje na tej samej umowie o pracę, ma ten sam zakres obowiązków oraz godziny pracy. Czasowo zmienia się jedynie miejsce wykonywania pracy.

Ewidencja czasu pracy – obowiązki pracodawcy

Ewidencja czasu pracy musi zawierać takie informacje, jak:

  • liczba przepracowanych godzin
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • ilość godzin nocnych i nadliczbowych
  • dni wolne od pracy
  • liczba godzin dyżurów
  • zwolnienia od pracy oraz godziny nieusprawiedliwione
  • czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, ale wykonywanych w celu przygotowania zawodowego

Ewidencja czasu pracy jest częścią akt osobowych pracownika, które pracodawca zobowiązany jest prowadzić. Najwygodniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy w dedykowanym do tego programie do ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Artykuł 3 ust. 6 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku (szczególne rozwiązania związane z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 i innych chorób zakaźnych) wskazuje, iż pracodawca może polecić pracownikowi (wykonującemu pracę zdalną), aby ten we własnym zakresie ewidencjonował wykonywane czynności. Pracownik w takim wypadku zobowiązany jest do opisania swojej pracy, z uwzględnieniem dat i czasu wykonywania. Pracodawca może poprosić również o spisanie innych danych.

Nie zmienia się natomiast obowiązek pracodawcy, prowadzenia standardowej ewidencji czasu pracy. Nadal zobowiązany jest do wykazywania przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Listy obecności

Jeżeli pracownicy podpisują listy obecności, to mogą robić to jedynie w przypadku, kiedy pracują tego dnia „na miejscu". Wbrew przepisom jest proszenie pracowników o podpisywanie list wstecz, po powrocie do pracy. Dni pracy zdalnej powinny być oznaczone przez pracodawcę i może on np. wymagać wysłania wiadomości mailowej w celu potwierdzenia rozpoczęcia dnia pracy lubi podpisania elektronicznej listy obecności. Innym sposobem sprawdzenia obecności pracownika jest komunikacja przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania, jak np. video konferencje.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika – niezależnie od tego, czy pracuje on w miejscu pracy, czy zdalnie. Na polecenie pracodawcy, pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy zdalnej, w takim wymiarze, jaki będzie ustalony przez pracodawcę. Pracodawca natomiast nie może zwiększyć ilości godzin do przepracowania lub prosić o inne godziny pracy, niż zapisane zostały w umowie.

Może wydać pracownikowi polecenie prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Nie jest to tożsame z ewidencją czasu pracownika, która zawsze leży po stronie pracodawcy.

Jeżeli w zakładzie pracy listę obecności należy każdorazowo podpisywać, pracownik może zostać poproszony o podpisanie elektronicznej listy lub zgłoszenie obecności w inny (wcześniej ustalony) sposób.

Ewidencja czasu pracy w systemie HRappka

System HRappka to miejsce, w którym bezpiecznie przetrzymasz akta osobowe pracowników, a w tym ewidencję czasu pracownika. Zaplanujesz pracę w grafikach pracowniczych, a dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym organizacja pracy całego przedsiębiorstwa stanie się łatwiejsza. Pracownicy sami mogą wysyłać powiadomienia o chęci zgłoszenia dowolnego urlopu, a działy kadr czy pracodawcy natychmiast otrzymają powiadomienie.

HRappka dodaje również możliwość rejestracji czasu pracy zarówno poprzez skanowanie karty, jak i wpisanie kodu pracownika.

zgłaszanie nieobecności w systemie HRappka

Zgłaszanie nieobecności w systemie HRappka

Zautomatyzuj ewidencję czasu pracy z systemem HRappka!

  • Grafiki pracy
  • Rejestracja czasu pracy
  • Normowanie
  • Dostęp dla pracowników
  • System ATS & HR

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


2 marca 2020 roku w życie weszła ustawa szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych i wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Na jej mocy pracodawcy mają prawo wysłać pracowników na tzw. pracę zdalną (poza miejscem stałego wykonywania) oraz mogą zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Mimo to pracodawca musi prowadzić oddzielną ewidencję czasu pracownika, niezbędną do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.