Specjalista ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Jak wygląda i na czym polega ta praca w Polsce?

Zatrudnianie cudzoziemców staje się z każdym rokiem coraz bardziej popularne. Spowodowane jest to przede wszystkim rosnącym deficytem pracowników na polskim rynku. Wobec trudności w znalezieniu odpowiednich kandydatów, wielu pracodawców decyduje się na poszukiwanie pracowników poza granicami kraju.

Zatrudnianie cudzoziemców może być skutecznym rozwiązaniem, jednak wiąże się także z koniecznością przestrzegania określonych obowiązków i przepisów prawnych. Pracodawcy muszą mieć na uwadze wymogi dotyczące uzyskania zezwoleń na pracę, kwestie wizowe oraz inne regulacje związane z zatrudnianiem obcokrajowców. Nieprzestrzeganie obowiązujących regulacji może doprowadzić do problemów prawnych, kar finansowych, a także do konsekwencji dla cudzoziemców.

>> Sprawdź, jak możesz zautomatyzować legalizację cudzoziemców <<

Na czym polega legalizacja pracy cudzoziemców? Obowiązki legalizatora

Zatrudnianie cudzoziemców to coraz popularniejsze rozwiązanie na polskim rynku pracy, pozwalające firmom uzupełnić niedobory kadrowe, choć wymaga przestrzegania licznych przepisów prawnych. Osoba, która na co dzień zajmuje się legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców powinna pamiętać i przestrzegać obowiązków i regulacji, które wynikają z obowiązujących przepisów. 

Niezależnie od tego, jakie pozwolenie na pracę będzie miał cudzoziemiec, a także jaki rodzaj umowy zostanie z nim podpisany (umowa o pracę, umowa zlecenie), zasada jest zawsze taka sama – warunki pracy nie mogą odbiegać od tych, które zostały zadeklarowane w zezwoleniu na pracę. Jedyna zmiana, która będzie tu legalna, to zmiana warunków pracy na lepsze. Oznacza to, że cudzoziemcowi można zwiększyć wynagrodzenie, a jego umowa zlecenie może być zastąpiona umową o pracę. Niektóre pozwolenia na pracę dają możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy na wyższe, z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia, a niektóre kategorycznie tego zabraniają. Z tego względu osoba, która ma zamiar zatrudnić cudzoziemca u siebie w firmie, powinna szczegółowo zaznajomić się z regulacjami, które wynikają z uzyskanych zezwoleń na pracę.

Firmy powinny też pamiętać o obowiązkach informacyjnych, które wynikają z uzyskanych pozwoleń na pracę. W przypadku zamiaru zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, pracodawca powinien pamiętać o obowiązku informowania urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. W przypadku niepoinformowania urzędu lub poinformowania w niewłaściwym terminie, na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny. Podobne obowiązki powstają w przypadku zamiaru powierzenia pracy na zezwoleniu na pracę. Pracodawca, w niektórych przypadkach, musi informować wojewodę o nierozpoczęciu, zaprzestaniu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca. 

Dużo rodzajów pozwoleń na pracę może wprowadzić osobę niedoświadczoną w błąd. Przez niewiedzę, nawet w sytuacji, gdy naruszenie było spowodowane nieumyślnie, w przypadku kontroli legalności zatrudnienia firma może spodziewać się konsekwencji w postaci kar finansowych i prawnych.

Zatrudnianie cudzoziemców – obowiązki specjalisty ds legalizacji pracy cudzoziemców

Jednym z popularnych podejść jest zatrudnienie specjalisty do spraw legalizacji, który będzie odpowiedzialny za prawidłowe wykonywanie wszystkich procesów legalizacyjnych zatrudnienia cudzoziemców.

Osoba ta zajmuje się monitorowaniem terminów, spełnianiem obowiązków prawnych oraz dbaniem o legalność pobytu cudzoziemców w Polsce. Specjalista ds zatrudnienia cudzoziemców dba o ciągłość pracy tak, aby uniknąć przestojów spowodowanych długim oczekiwaniem na decyzje administracyjne.

Warto wiedzieć, że stanowisko to zostało określone w klasyfikacji zawodów i specjalności. Nazwa zawodu to “Specjalista do spraw cudzoziemców”, a kod zawodu: 242231. W praktyce, nazwa tego stanowiska może przybierać różne formy. Zazwyczaj osoby odpowiedzialne za legalizację pracy i pobytu cudzoziemców pełnią funkcje określane jako: legalizator, koordynator ds. zatrudnienia cudzoziemców, czy specjalista ds. legalizacji.

W trakcie rekrutacji na takie stanowisko warto rozważyć użycie tych nazw w ogłoszeniu. Pracodawca powinien też sprawdzić, czy kandydat posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności. Osoba na tym stanowisku będzie zajmować się wszystkimi kwestiami związanymi z dokumentacją pobytową oraz pozwoleniami na pracę. W związku z tym powinna posiadać gruntowną wiedzę i doświadczenie w zakresie procedur legalizacyjnych pracowników z zagranicy w Polsce. Legalizator musi być zaznajomiony z procesem wjazdu, pobytu, zatrudnienia i relokacji cudzoziemców oraz wiedzieć, jakie dokumenty są w tych procesach niezbędne.

Do głównych obowiązków takiej osoby należeć będzie:

• dobór odpowiednich procedur oraz rodzajów zezwoleń na pracę i ich przedłużeń;
• kompletowanie dokumentów potrzebnych do legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców;
• przygotowywanie dokumentów, zezwoleń, oświadczeń, wniosków;
• prowadzenie i monitorowanie postępowań administracyjnych dotyczących cudzoziemców przebywających w Polsce;
• kontrolowanie procesu legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców;
• współpraca z tłumaczami przysięgłymi, jeśli zajdzie taka potrzeba;
• kontaktowanie się z organami administracyjnymi w sprawach legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców.

Osoba, która będzie zajmowała się legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców, powinna wiedzieć jakie zezwolenie na pracę wybrać, jaki wniosek oraz jakie załączniki należy złożyć, jak przedłużyć kończący się pobyt cudzoziemca, a także jakie są ustawowe terminy na złożenie wniosków oraz terminy wynikające z obowiązków informacyjnych. Dodatkowo, osoba ta powinna być na bieżąco z przepisami, śledzić wszystkie zmiany i nowelizacje.

Zatrudnianie cudzoziemców – outsourcing legalizacji cudzoziemców

Innym popularnym rozwiązaniem jest outsourcing tych usług do firm zewnętrznych. Firmy często zlecają te zadania do podmiotów, które specjalizują się w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców. Takie firmy mogą oferować usługi w różnych zakresach – od wsparcia jedynie w zakresie legalizacji, po bardziej kompleksowe rozwiązania. W przypadku kompleksowych rozwiązań, pracodawcy mogą liczyć na zarządzanie kadrami, rozliczanie wynagrodzeń, a nawet pełną obsługę księgową. Rozwiązania te dają firmom dużo korzyści. Pracodawcy mogą skupić się na podstawowej działalności, efektywniej zarządzać procesami, a także nie bać się możliwych kar prawnych i finansowych spowodowanych nieprawidłowościami w zakresie legalizacji pracy. 

System do legalizacji pracy cudzoziemców

Jeszcze inne rozwiązanie na przyspieszenie procedur legalizacyjnych w firmie to korzystanie z innowacyjnego systemu, który znacząco upraszcza i automatyzuje proces zatrudniania cudzoziemców, czyniąc go prostym i bezstresowym.

Korzystając z systemu HRappka, firmy mogą zarządzać kluczowymi aspektami legalizacji zatrudnienia w sposób bardziej efektywny i przejrzysty. Narzędzie wspiera użytkowników na każdym etapie, począwszy od generowania niezbędnych dokumentów i wniosków do automatycznego przesyłania ich do odpowiednich urzędów. Dodatkowo, system HRappka monitoruje ważność wszystkich dokumentów legalizacyjnych, nawet tych, które dotyczą pobytu cudzoziemca. System wysyła przypomnienia o kończących się dokumentach, pomagając uniknąć opóźnień lub problemów związanych z wygasającymi zezwoleniami. HRappka to kompleksowe wsparcie, które pozwala firmom na sprawne zarządzanie procesami zatrudniania obcokrajowców, minimalizując ryzyko i oszczędzając czas.

Czytaj więcej:

• Dokumenty do zatrudnienia pracownika – wzory do pobrania
• Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemca – jak się przygotować?