Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca — checklista

Pracodawcy, zatrudniając pracowników z zagranicy, często skupiają się tylko na podstawowych aspektach związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy, wynagrodzenia czy warunki pracy. Jednak oprócz podstawowych i oczywistych obowiązków wynikających z prawa pracy i Kodeksu cywilnego, istnieje cały szereg dodatkowych zadań, z którymi pracodawcy muszą się zmagać, gdy decydują się na zatrudnienie obcokrajowca. 

W niniejszym artykule przedstawimy podstawowe oraz te dodatkowe, ale nie mniej ważne obowiązki, jakie spoczywają na pracodawcy zatrudniającym cudzoziemca a także kary, którymi może zostać obciążony podmiot zatrudniający, jeśli ich nie dopełni.

Udostępniamy również checklistę obowiązków pracodawcy przed i w trakcie zatrudnienia obcokrajowca, a także tych, które musi wypełnić po ustaniu stosunku pracy. 

Podstawowe obowiązki wynikające z Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego

Niezależnie od tego czy zatrudniamy obywatela RP czy cudzoziemca – zawsze musimy stosować się do przepisów i zasad wynikających z Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego. Obowiązki pracodawcy będą uzależnione od charakteru umowy, jaką zawrze z pracownikiem.

Umowa o pracę

Zawierając stosunek pracy z cudzoziemcem, należy pamiętać o regulacjach wynikających z przepisów prawa pracy.  Zasadniczo, warunki zatrudnienia cudzoziemca nie mogą być mniej korzystne niż te, które przewidują przepisy prawa polskiego. Przed zawarciem umowy należy zapoznać z regulacjami prawa, a w trakcie trwania stosunku pracy należy stosować się do przepisów dotyczących norm czasu pracy, wymiarów urlopu wypoczynkowego oraz odpoczynku dobowego i tygodniowego, minimalnego wynagrodzenia.

Warto pamiętać o wstępnych i okresowych badaniach lekarskich, o aspektach związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną pracownic w okresie ciąży i urlopie macierzyńskim, a także przestrzeganiu zasad równego traktowania, zakazu dyskryminacji i zasadach zatrudniania młodocianych.

Pracodawca ma obowiązek zawarcia z obcokrajowcem umowy w formie pisemnej na warunkach określonych w zezwoleniu na pracę, a także do przedstawienia mu jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały.

Czytaj więcej:

Umowy cywilnoprawne

Cudzoziemiec, oprócz umowy o pracę, może też świadczyć pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Cudzoziemcowi możemy zlecić pracę i współpracować na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług podlegającej przepisom kodeksu cywilnego. Wybierając te rodzaje, powinniśmy pamiętać o obowiązku spełnienia dwóch kluczowych warunków. Przede wszystkim, należy zagwarantować cudzoziemcowi minimum minimalne wynagrodzenie, przy czym obowiązuje ustalona stawka godzinowa. Kolejną rzeczą jest obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Zatrudnienie cudzoziemca – checklista obowiązków pracodawcy

Wypełnij formularz poniżej, a na podany e-mail wyślemy Ci stworzoną przez nas checklistę obowiązków pracodawcy – przy zatrudnianiu obcokrajowca, oraz po zakończeniu z nim współpracy. 

Obowiązki pracodawcy wynikające z dokumentów legalizujących pracę

Niezależnie od rodzaju umowy i sposobu legalizacji pracy cudzoziemca, wspólną cechą dla wszystkich procedur jest obowiązek zapewnienia cudzoziemcowi takich samych warunków pracy, jakie zostały wcześniej określone w wydanym pozwoleniu na pracę. To kluczowa zasada i fundament legalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. Według przedstawionej wyżej reguły, z zastrzeżeniem możliwych wyjątków, nie możemy zmienić pracownikowi etatu, powierzyć pracy w mniejszej ilości godzin, zmniejszyć wynagrodzenia, zmienić stanowiska, rodzaju umowy lub miejsca wykonywania pracy.

Warto pamiętać, iż zmiany warunków pracy mogą wystąpić, ale muszą być na korzyść pracownika. Możemy zwiększyć pracownikowi wynagrodzenie, a także zastąpić umowę cywilnoprawną umową o pracę. Umowa, niezależnie od jej rodzaju, musi być zawarta w formie pisemnej oraz ma być dodatkowo przetłumaczona na język dla niego zrozumiały.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jest jednym z najpopularniejszych pozwoleń na pracę i jest uproszczoną procedurą legalizacji pracy cudzoziemców i przeznaczoną dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Na podstawie tego oświadczenia obywatele tych krajów mogą pracować legalnie w Polsce przez maksymalnie 24 miesiące, później można ubiegać się o kolejne oświadczenie. W przypadku wyboru tej formy legalizacji zatrudnienia cudzoziemca, pracodawca musi pamiętać, że:

  • jest zobowiązany powiadomić urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu

  • jeżeli cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w terminie, musimy zgłosić niepodjęcie pracy i jeżeli cudzoziemiec rozpocznie pracę w późniejszym terminie, to poinformować urząd o tym fakcie,

  • oryginał oświadczenia o powierzeniu pracy powinniśmy przekazać cudzoziemcowi

  • cudzoziemiec może legalnie świadczyć pracę posiadając aktualny dokument legalizujący pobyt, który nie wyklucza możliwości podjęcia pracy

  • cudzoziemiec może pracować tylko na warunkach jakie zostały określone w oświadczeniu, 

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników świadczących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku

  • po zakończeniu pracy przez cudzoziemca, możemy poinformować urząd o tym fakcie (jednak nie jest to obowiązek).

Ważne! W przypadku oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy nie możemy zwiększać czy zmniejszać ilości godzin pracy cudzoziemca lub wymiaru czasu pracy. Odchylenie od ilości godzin pracy może zaistnieć tylko z przyczyn leżących po stronie pracownika

Zezwolenia na pracę

Zezwolenie na pracę jest tradycyjnym pozwoleniem na pracę, który możemy wyrobić dla każdego cudzoziemca niezależnie od jego obywatelstwa. W przypadku wyboru tej formy legalizacji pamiętajmy o tym, że:

  • oryginał zezwolenia powinniśmy przekazać cudzoziemcowi,

  • informujemy wojewodę w terminie 7 dni, gdy zaistniały następujące okoliczności:

– cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę

– cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące 

– cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę

  • pracodawca jest zobowiązany podwyższyć proporcjonalnie wynagrodzenie w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin

  • pracodawca jest zobowiązany poinformować wojewodę o zmianach organizacyjnych firmy ( np. o zmianie siedziby, nazwy, formy prawnej)

  • cudzoziemiec może legalnie świadczyć pracę posiadając aktualny dokument legalizujący pobyt, który nie wyklucza możliwości podjęcia pracy

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników świadczących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku

  • cudzoziemcom może pracować tylko na warunkach jakie zostały określone w zezwoleniu. Wyjątek: pracodawca może powierzyć pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku na okres łącznie nieprzekraczający 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli poinformuje o tym fakcie wojewodę w terminie 7 dni od dnia zaistnienia takich okoliczności

Zezwolenie typu s

Zezwolenie typu s – inaczej zezwolenie na pracę sezonową, jest rodzajem dokumentu legalizującego pracę cudzoziemca pracującego w sektorze rolnictwa, ogrodnictwa lub turystyki. 

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie zezwolenia typu s musi pamiętać, że:

  • okres wykonywania pracy przez cudzoziemca nie może być dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym

  • jeżeli pracodawca złożył wniosek o wydanie zezwolenia dla cudzoziemca przebywającego poza granicami Polski, po przyjeździe cudzoziemca do Polski zobowiązany jest złożyć oświadczenie o zgłoszeniu się cudzoziemca do wykonywania pracy sezonowej oraz przedłożyć kopię dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu na terytorium RP

  • cudzoziemiec może legalnie świadczyć pracę posiadając aktualny dokument legalizujący pobyt, który nie wyklucza możliwości podjęcia pracy

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia oraz od wynagrodzenia pracowników świadczących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku

  • cudzoziemcom może pracować tylko na warunkach jakie zostały określone w zezwoleniu

  • w zezwoleniu sezonowym nie wskazuje się stanowiska lub rodzaju pracy i możemy powierzyć cudzoziemcowi każdą pracę uznawaną za sezonową

  • obywatel Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy posiadając zezwolenie na pracę sezonową, przez okres 30 dni może wykonywać inną pracę niż sezonowa

  • pracodawca zobowiązany złożyć oświadczenie, w którym informuje o tym, kto zapewnia cudzoziemcowi zakwaterowanie – jeżeli pracodawca zapewnia miejsce zamieszkania, to zobowiązany jest do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej, która określa warunki najmu lub użyczenia. Nie wolno potrącać czynszu z wynagrodzenia cudzoziemca

Zezwolenia na pobyt i pracę

W odróżnieniu od pozostałych dokumentów, ten rodzaj zezwolenia jednocześnie legalizuje i pobyt i pracę cudzoziemca. Każdy cudzoziemiec może ubiegać się o zezwolenie jednolite, bez znaczenia jakie ma obywatelstwo. Obowiązki pracodawcy w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pobyt i pracę:

  • cudzoziemcom może pracować tylko na warunkach jakie zostały określone w zezwoleniu

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników świadczących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku

  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa niż minimalne miesięczne wynagrodzenie za pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju stosunku prawnego

  • w przypadku zamiaru zmiany stanowiska pracy, wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy lub zmniejszenia wynagrodzenia, należy złożyć wniosek na nowe zezwolenie lub wniosek o zmianę już udzielonego zezwolenia

Kary za niedopełnienie obowiązków przy zatrudnianiu cudzoziemca

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce jest ściśle regulowane przepisami prawa i nielegalne powierzenie pracy lub niedopełnienie obowiązków wynikających z dokumentów legalizujących pracę może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-finansowymi. W przypadku kontroli, która wykazałaby powyższe nadużycia, na pracodawcę może być nałożona kara grzywny.

Za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca pracodawcy grozi kara finansowa, której maksymalna wysokość może sięgnąć nawet 30 000 zł.

Po zatrudnieniu cudzoziemca pracodawca ma obowiązki względem organów publicznych, takie jak np. udostępnianie wojewodzie, naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego, terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, konsulowi, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Służbie Celnej, Straży Granicznej lub Policji dokumentów, które potwierdzają wypełnianie jego obowiązków jako pracodawcy. Niedopełnienie obowiązków informacyjnych (np. niezgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy) może skutkować karą finansową w przedziale od 100 zł do 5 000 zł.

Pracodawcy, który nie sprawdził ważności dokumentu pobytowego cudzoziemca grożą poważne konsekwencje. Jeśli obcokrajowiec nie posiada ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce pracodawca zapłaci grzywnę w wysokości min. 3000zł.

Oprócz sankcji dla pracodawcy, nielegalnie zatrudniony obcokrajowiec również naraża się na poważne konsekwencje. Może zostać nałożona na niego kara grzywny w wysokości od 20 zł do 5 000 zł, a w najgorszej sytuacji zostanie deportowany do kraju pochodzenia i otrzyma zakaz ponownego wjazdu na teren Polski. Te sankcje mogą wydawać się surowe, ale służą tylko skutecznemu egzekwowaniu przepisów i zapobieganiu nielegalnego zatrudnienia, co stanowi istotny element systemu regulacji rynku pracy w Polsce.

Legalizacja cudzoziemców w systemie HRappka

Moduł legalizacji cudzoziemców w systemie HRappka znacznie upraszcza proces zatrudnienia pracownika z innego kraju. Pozwala między innymi  stworzyć profil pracownika i na jego podstawie w kilka sekund wygenerować wszystkie potrzebne dokumenty legalizujące pobyt i pracę (które potem wysyła do urzędu) oraz dwujęzyczne umowy o pracę. 

Co więcej, system automatycznie powiadamia o zbliżającej się dacie utraty ważności danego dokumentu, co pozwala pracodawcy uniknąć kar. Ostrzega też, jeśli generowane umowy i inne dokumenty są niespójne z dokumentem, na którego podstawie zostaje zatrudniony pracownik. 

Czytaj więcej:

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT