Urlop okolicznościowy – zasady przyznawania na podstawie Kodeksu Pracy

Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa zwolnienia od pracy udzielanego pracownikowi w związku z ważnym wydarzeniem rodzinnym, takim jak ślub, narodziny dziecka albo zgon i pogrzeb bliskiej osoby. Podstawą prawną urlopu okolicznościowego jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, nieokreślony czy okres próbny. Nie ma przy tym znaczenia staż pracy ani wymiar etatu. Oznacza to, że prawo do urlopu okolicznościowego ma każda osoba pozostająca w stosunku pracy, jeżeli wystąpi zdarzenie wskazane w przepisach.

Urlop okolicznościowy nie jest częścią urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego ani urlopu z powodu siły wyższej. To odrębne, w pełni płatne zwolnienie od pracy, udzielane w konkretnym celu i w związku z konkretnym wydarzeniem.

Testuj bez opłat elektroniczne wnioski urlopowe >>

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi?

Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju zdarzenia. Przepisy przewidują 1 dzień albo 2 dni urlopu okolicznościowego.

§  15. [Zwolnienie od pracy w związku ze ślubem, urodzeniem się dziecka, zgonem członka rodziny; urlop okolicznościowy]

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.

Urlop okolicznościowy na ślub

W przypadku ślubu pracownika przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego. Nie muszą być wykorzystane dokładnie w dniu ślubu cywilnego albo kościelnego. Pracownik może złożyć wniosek o urlop okolicznościowy także na dzień związany z organizacją uroczystości, załatwieniem formalności albo odbiorem aktu małżeństwa.

Ważne jest jednak, aby termin wykorzystania urlopu miał realny związek z danym wydarzeniem. Jeżeli pracownik chce wykorzystać urlop okolicznościowy w późniejszym terminie, powinien wskazać we wniosku, dlaczego nieobecność pracownika nadal wiąże się z daną okolicznością.

W razie ślubu dziecka pracownika przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego. Ślub siostry, brata, rodzica albo znajomego nie daje prawa do urlopu okolicznościowego na podstawie omawianego rozporządzenia.

Urlop okolicznościowy na narodziny dziecka

Z tytułu narodzin dziecka pracownika przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego. Najczęściej z tego uprawnienia korzysta drugi rodzic zatrudniony na podstawie umowy o pracę, np. aby załatwić formalności po urodzeniu dziecka, odebrać akt urodzenia dziecka albo wesprzeć rodzinę w pierwszych dniach po porodzie.

Dokumentem potwierdzającym zdarzenie może być odpis aktu urodzenia lub akt urodzenia dziecka. Urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka nie zastępuje urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego ani rodzicielskiego – jest odrębnym zwolnieniem od pracy.

Śmierć bliskiej osoby a urlop okolicznościowy

W przypadku zgonu i pogrzebu bliskiej osoby wymiar urlopu okolicznościowego zależy od stopnia pokrewieństwa lub relacji z osobą zmarłą.

2 dni urlopu okolicznościowego przysługują w razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma albo macochy. Przykładowo śmierć ojca lub matki pracownika uprawnia do 2 dni zwolnienia od pracy.

1 dzień urlopu okolicznościowego przysługuje natomiast w razie zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki albo dziadka pracownika. Taki sam wymiar przysługuje, jeżeli zmarła inna osoba pozostająca na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką.

Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, np. akt zgonu albo odpis aktu zgonu. Wniosek o urlop okolicznościowy można złożyć przed pogrzebem, w dniu pogrzebu albo – jeżeli sytuacja była nagła – możliwie najszybciej po ustaniu przeszkody.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy?

Przepisy nie wskazują dokładnego terminu, w którym trzeba wykorzystać urlop okolicznościowy. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Dni urlopu okolicznościowego powinny pozostawać w związku z wydarzeniem, które uprawnia do zwolnienia od pracy.

W praktyce urlop można wykorzystać w dniu zdarzenia, w dniu pogrzebu, przed ślubem albo w późniejszym terminie, jeżeli pracownik musi załatwić formalności związane z danym wydarzeniem. Przykładowo może chodzić o wizytę w urzędzie, odbiór aktu małżeństwa, akt urodzenia albo organizację pogrzebu.

Urlop okolicznościowy przepada, jeżeli pracownik nie wykorzysta go w związku z konkretnym wydarzeniem. Niewykorzystane dni urlopu okolicznościowego nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy i nie zwiększają puli urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Tak. Urlop okolicznościowy jest płatny, a pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy. Wynagrodzenie ustala się według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu urlopowym, z tą różnicą, że zmienne składniki wynagrodzenia oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Oznacza to, że urlop okolicznościowy nie obniża wynagrodzenia pracownika. Dni urlopu okolicznościowego są traktowane jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?

Aby skorzystać z urlopu, pracownik powinien złożyć wniosek o urlop okolicznościowy. Wniosek można złożyć papierowo, mailowo albo przez aplikację HR, która obsługuje elektroniczne wnioski urlopowe, jeżeli taki sposób obowiązuje w zakładzie pracy.

Wniosek o urlop okolicznościowy powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• datę złożenia wniosku,
• termin wykorzystania urlopu,
• liczbę dni urlopu okolicznościowego,
• wskazanie okoliczności, np. ślub pracownika, urodzenie dziecka, pogrzeb teścia,
• podpis pracownika, jeżeli wniosek składany jest w formie papierowej.

Pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Jeżeli okoliczność jest możliwa do przewidzenia, np. ślub pracownika albo ślub dziecka, najlepiej złożyć wniosek o urlop z wyprzedzeniem. W przypadku zdarzeń nagłych, takich jak zgon bliskiej osoby, pracownik powinien zawiadomić pracodawcę najszybciej, jak to możliwe.

Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego?

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu okolicznościowego, jeżeli pracownik spełnia warunki wynikające z przepisów. Oznacza to, że zdarzenie musi mieścić się w katalogu wskazanym w rozporządzeniu, a termin urlopu powinien mieć realny związek z tym wydarzeniem.

Pracodawca może natomiast zakwestionować udzielenie urlopu, jeżeli pracownik nie przedstawi wymaganych informacji, nie wykaże związku urlopu z wydarzeniem albo chce wykorzystać urlop okolicznościowy w sytuacji, której przepisy nie obejmują.

Podsumowanie: urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w związku z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi. Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju zdarzenia i wynosi 1 albo 2 dni. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a urlop nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego.

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, należy złożyć wniosek i – na żądanie pracodawcy – przedstawić dokument potwierdzający zdarzenie, np. akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka albo akt zgonu. Urlop należy wykorzystać w związku z konkretnym wydarzeniem, ponieważ niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok.

Dowiedz się więcej:

• Urlop na żądanie – najważniejsze informacje
• Urlop wypoczynkowy – według Kodeksu Pracy 
• Urlop siła wyższa – omówienie
• Plan urlopów – wzór i omówienie
• Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych