Urlop na żądanie w 2024 r – wszystko, co musisz wiedzieć

Każdy pracownik słyszał o urlopie na żądanie. Natomiast duża część nie do końca wie, na jakich zasadach jest przyznawany. Czy jest częścią urlopu wypoczynkowego? Kiedy można prosić o taki nagły dzień wolny? Dziś przyjrzymy się, co na ten temat mówi Kodeks pracy. W roku 2024 zasady pozostały bez zmian. Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo wziąć urlop na żądanie (na podstawie art. 167(2)).

Testuj bez opłat elektroniczne wnioski urlopowe >>

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie jest przywilejem pracownika, mającym podstawę prawną w Kodeksie pracy. Jest to nic innego jak specjalny dzień wolny, zgłaszany w szczególnych przypadkach. Wielu osobom dzień ten kojarzy się z „kacowym" czyli poniedziałkiem po suto zakrapianym weekendzie. Natomiast idea jest inna i dzień na żądanie służyć powinien w naprawdę awaryjnych i nagłych sytuacjach. Charakter urlopu na żądanie jest nieprzewidziany, dlatego nie umieszcza się go w planie urlopów. Nie może również zostać zgłoszony w terminie, w którym pracodawca odmówił udzielenia urlopu wypoczynkowego.

Czyli w jakich?

• choroba domownika, zwierzęcia
• złe samopoczucie
• ważna sprawa urzędowa
• awaria środka komunikacji

Z drugiej strony jednak Kodeks pracy nie zobowiązuje pracownika do podawania powodu swojej prośby.

Kiedy i jak należy zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu, który pracownik chce opuścić, przed rozpoczęciem dnia pracy. Najlepiej, gdy pracodawca zostanie poinformowany dzień wcześniej (ale nie jest to konieczne).

Czy pracownik powinien podać uzasadnienie zgłoszenia takiego urlopu? Według Kodeksu pracy pracownik nie musi podawać powodu swojej prośby, uwzględniając jednak przyszłe dobre relacje z pracodawcą, dobrze jest wytłumaczyć, co się wydarzyło.

W jaki sposób złożyć wniosek?

• telefonicznie
• mailowo
• smsem
• osobiście
• pisemnie

Niektóre firmy mają swoje własne zasady dotyczące wniosków o urlop na żądanie pracownika (np. zakładają, że pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu na godzinę przed pracą). Warto przedstawić je pracownikowi na etapie onboardingu.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?

Każdy pracownik ma prawo do 4 dni urlopu w ciągu roku kalendarzowego, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w stosunkach pracy w danym roku. Warunkiem jest zatrudnienia na umowę o pracę. Umowy o dzieło czy zlecenia nie zapewniają nam urlopu na żądanie. Natomiast nie ma znaczenia, czy jesteśmy zatrudnieni na etat, czy pół etatu – zawsze będą to 4 dni.

Co w przypadku, gdy pracownik nie posiada już urlopu wypoczynkowego?

Jeżeli pracownik w danym roku wykorzystał swoją pulę urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni – w zależności od przepracowanych lat), nie ma prawa do urlopu na żądanie. Ten specjalny dzień wolnego przysługuje tylko w przypadku, jeśli zachowaliśmy dni urlopowe do wykorzystania.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Tak. Dzień ten traktowany jest tak samo, jak urlop wypoczynkowy i jest płatny w 100%.

Ważna informacja! Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że nie są to dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie nie zwiększa puli dni, które przysługują pracownikowi na wypoczynek. To, co odróżnia go od „zwykłego" urlopu to forma i czas zgłoszenia go do pracodawcy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Kodeks pracy mówi o konieczności zgłoszenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca powinien go udzielić w liczbie maksymalnie 4 dni. Przepisy KP zobowiązują pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Istnieją jednak określone przypadki, kiedy może on odmówić pracownikowi, a ten nie może rozpocząć wolnego, bez wcześniejszej zgody.

Kiedy odmowa pracodawcy jest możliwa?

W przypadku, gdy nieobecność pracownika uniemożliwi pracę firmy lub zaszkodzi jej interesom (np. podczas gdy większość kadry jest na urlopie) lub pracownik zgłosi wniosek zbyt późno (w trakcie dnia).

Rozpoczęcie urlopu bez zgody traktowane będzie jako nieusprawiedliwiona obecność w pracy i skutkować może konsekwencjami.

Czy urlop na żądanie przechodzi na następny rok?

Należy pamiętać, że dni urlopu na żądanie nie kumulują się i nie przechodzą na następny rok (czyli w każdym roku kalendarzowym mamy do dyspozycji maksymalnie 4 dni).

Szybki wniosek o urlop w systemie HRappka

System HRappka pozwala na szybkie i proste złożenie wniosku urlopowego online, w tym urlopu na żądanie. Procedura jest intuicyjna zarówno w przypadku pracodawcy, jak i pracownika.

Pracownicy mają dostęp do swojego konta i po zalogowaniu od razu widzą swój kalendarz i grafik. Wystarczy kliknąć interesujący dzień i zaznaczyć „urlop na żądanie", w wybranym przedziale czasu – maksymalnie w wymiarze 4 dni (najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu).

Pracodawca jest obowiązany udzielić odpowiedzi, może to zrobić przez system HRappka. Taka procedura online jest najwygodniejszym rozwiązaniem, dzięki któremu mamy potwierdzenie zgłoszenia, z datą i godziną.

Podsumowanie

1. Pracownikowi przysługuje 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym (art. 167(2))

2. Dni te są tak samo płatne, jak pracujące

3. Urlop na żądanie wchodzi w skład urlopu wypoczynkowego

4. Jeśli pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy, nie może skorzystać z urlopu na żądanie

5. Pracodawca nie musi udzielić urlopu (w szczególnych sytuacjach)

6. Prośba o udzielenie urlopu powinna zostać zgłoszona najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy

7. Elektroniczne wnioski urlopowe zaoszczędzą czas działów HR oraz znacząco poprawią komunikację między pracownikami i działami kadr. 

Dowiedz się więcej:

• Program do zarządzania urlopami – TOP 10 funkcjonalności

• Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych

• Elektroniczne wnioski urlopowe

• Program do ewidencji czasu pracy

• Urlop macierzyński