Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych?

Wnioski urlopowe to jedne z najczęściej wystawianych dokumentów kadrowych w firmie. Warto zatem, w przemyślany sposób zorganizować obieg dokumentów, tak by w jak największym stopniu zautomatyzować pracę działu HR w Twojej firmie.

2020 rok był rokiem cyfryzacji wielu procesów w organizacjach. W związku z tym, coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się również na elektroniczny obieg dokumentów kadrowych.

Odpowiednie narzędzie znacząco ułatwia zarządzanie dokumentami w firmie. Usprawnia komunikację pracownika z działem kadr. Pozwala także znaczące ograniczenie dokumentacji papierowej, skrócenie czasu trwania procesu od momentu zgłoszenia urlopu do momentu jego akceptacji. Pozytywnie wpływa na wewnętrzny Employer Branding.

Jak zatem powinien wyglądać dobrze zaprojektowany proces obiegu wniosków urlopowych? Sprawdźmy!

Obieg wniosku urlopowego na przykładzie systemu HRappka

Najczęściej wykorzystywany model obiegu wniosku urlopowego w większości przedsiębiorstw to:

  • wypełnienie wniosku przez pracownika,
  • przesłanie go w celu akceptacji do przełożonego,
  • a następnie przekazanie go do działu kadr i płac w celu jego archiwizacji.

Tutaj warto wspomnieć, że w firmach o rozbudowanych strukturach często oprócz bezpośredniego przełożonego dochodzi czwarty krok – akceptacja kierownika działu.

Sposób obiegu dokumentów może wpływać na funkcjonowanie całej firmy. Odpowiedni proces zarządzania urlopami z pewnością poprawi efektywność organizacji, co jest kluczowe z punktu widzenia zarządzania ewidencją czasu pracy.

Portal pracowniczy

Zaczynamy! Pracownik zdecydował, że wybiera się na urlop. Gdzie najwygodniej go zgłosić?

Oczywiście na portalu pracowniczym.

Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik ma możliwość utworzenia elektronicznego wniosku urlopowego lub zgłoszenie dowolnej nieobecności z poziomu swojego konta. Ma dostęp do swojego kalendarza pracy, gdzie może sprawdzić wszystkie swoje nieobecności lub czas pracy.

Składanie elektronicznego wniosku urlopowego w systemie HRappka
Składanie elektronicznego wniosku urlopowego w systemie HRappka

Co więcej, pracownik może przejrzeć wszystkie swoje zgłoszenia oraz sprawdzić ich status (oczekuje na decyzję, zaakceptowany lub odrzucony).

Decyzja dotycząca urlopu w systemie HRappka
Decyzja dotycząca urlopu w systemie HRappka

Dzięki temu, że cały system HRappka działa w chmurze, pracownik ma dostęp do swoich danych z każdego miejsca w dowolnym momencie. Wystarczy dostęp do Internetu.

Jakie nieobecności pracownik może dodać w systemie?

  • Urlop wypoczynkowy płatny
  • Urlop wypoczynkowy na żądanie
  • Urlop bezpłatny
  • Urlop dodatkowy z uwagi na niepełnosprawność
  • Urlop szkoleniowy
  • Opieka nad dzieckiem do lat 14
  • Turnus rehabilitacyjny

Szybka akceptacja wniosków urlopowych online

Po zgłoszeniu chęci wzięcia dni wolnych przez pracownika, przełożony otrzymuje elektroniczny wniosek urlopowy (e-mail z informacją o nowym elektronicznym wniosku urlopowym). Przełożony ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio z poziomu e-maila lub może zrobić to z poziomu systemu, gdzie widzi to jako zadanie do zrobienia:

Akceptacja wniosku urlopowego w HRappka
Akceptacja wniosku urlopowego w HRappka

Dać urlop czy nie dać urlopu?

Bardzo przydatnym narzędziem dla osób zarządzających urlopami jest kalendarz urlopów dla całej firmy. Dzięki niemu możemy sprawdzić wszystkie zaplanowane przez pracowników urlopy oraz wnioski urlopowe. W zależności od potrzeb możemy filtrować dane, np. po Kliencie, dziale, czy pracowniku.

Kalendarz urlopów pokazuje całościowy obraz urlopów w firmie. Dzięki temu możesz przeanalizować sytuacje w firmie i zdecydować czy możesz udzielić pracownikowi urlopu.

Obieg wniosku urlopowego – dział HR

Wszystkie elektroniczne wnioski są dostępne dla pracowników działu HR w systemie. Dzięki temu ewidencja czasu pracy pracowników jest prowadzona w sposób dokładny i ustandaryzowany. Jest to bardzo istotne również w przypadku wszelkich kontroli wniosków przez PIP.

Podsumowując, oprogramowanie pozwalające na automatyzację obiegu wniosków urlopowych usprawni funkcjonowanie firmy. Poprawi komfort pracy działu HR, a także pracowników zgłaszających wniosek. Wybierając program do swojej firmy, zwróćmy uwagę, czy posiada kluczowe dla nas funkcjonalności.

Dowiedz się więcej: