Urlop na żądanie – najważniejsze zasady zgodnie z Kodeksem Pracy

Urlop na żądanie pozwala pracownikowi skorzystać z dnia wolnego w terminie, który nie został wcześniej ustalony w planie urlopów. Najczęściej wykorzystuje się go w nagłych sytuacjach, takich jak awaria, choroba dziecka czy pilna prywatna sprawa. Pracownik nie musi jednak informować pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje w danym roku kalendarzowym? Jak zgłosić urlop i czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu? Wyjaśniamy zasady wynikające z przepisów Kodeksu pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego.

Urlop na żądanie – najważniejsze informacje

• pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym;
• urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowym urlopem;
• żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed planowanym rozpoczęciem pracy;
• pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny skorzystania z urlopu;
• samo złożenie wniosku nie oznacza, że można samodzielnie rozpocząć wolne;
• urlop jest płatny tak jak zwykły urlop wypoczynkowy;
• limit 4 dni obowiązuje niezależnie od liczby umów o pracę i liczby pracodawców w danym roku;
• niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok w tym samym trybie, ale pozostaje częścią niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to część urlopu wypoczynkowego, którą pracownik może wykorzystać w terminie przez siebie wskazanym, bez wcześniejszego planowania. Podstawą prawną jest art. 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem. Jeżeli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, maksymalnie 4 z tych 26 dni może wykorzystać w trybie urlopu na żądanie. Analogiczna zasada obowiązuje osobę, której wymiar urlopu wynosi 20 dni.

W praktyce urlop na żądanie różni się od zwykłego urlopu wypoczynkowego przede wszystkim sposobem i terminem zgłoszenia. Nie jest objęty planem urlopów, ponieważ ma umożliwiać skorzystanie z wolnego bez dużego wyprzedzenia.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to zarówno umowy na czas określony, jak i umowy na czas nieokreślony czy okres próbny.

Prawo do takiego urlopu może mieć również pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, na przykład na pół etatu. Żądanie przysługuje każdemu pracownikowi posiadającemu prawo do urlopu wypoczynkowego, niezależnie od:

• stażu pracy;
• rodzaju umowy o pracę;
• pełnego albo niepełnego etatu;
• obowiązującego systemu czasu pracy;
• stanowiska;
• rozkładu czasu pracy.

Urlop na żądanie nie przysługuje osobom wykonującym pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło. Takie umowy nie są umowami o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Strony mogą jednak przewidzieć w umowie cywilnoprawnej odpłatne lub nieodpłatne dni wolne.

Czy urlop na żądanie przysługuje na okresie próbnym?

Tak. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny może wziąć urlop na żądanie, jeżeli posiada wystarczającą pulę urlopu wypoczynkowego.

Pierwsza praca a urlop na żądanie

Osoba podejmująca pierwszą pracę uzyskuje prawo do urlopu stopniowo. Zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy po każdym miesiącu pracy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku.

Oznacza to, że pracownik w pierwszym miesiącu pracy nie może wykorzystać urlopu na żądanie, jeżeli nie nabył jeszcze prawa do odpowiedniej liczby dni lub godzin urlopu. Limit 4 dni nie tworzy niezależnego uprawnienia ponad aktualnie dostępną pulę urlopu wypoczynkowego.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym. Nie ma obowiązku wykorzystywania całej puli jednorazowo. Można wziąć:

• jeden dzień cztery razy;
• dwa dni w dwóch różnych terminach;
• trzy dni, a następnie jeden dzień;
• maksymalnie 4 dni kolejno.

Limit odnawia się 1 stycznia każdego roku. Nie zwiększa się wraz ze stażem pracy. Osoba posiadająca prawo do 20 dni i pracownik mający 26 dni urlopu wypoczynkowego mogą korzystać z urlopu na żądanie w takim samym wymiarze — maksymalnie przez 4 dni.

Niepełny etat a dni urlopu na żądanie

Pracownik zatrudniony na pół etatu również może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie. Nie oznacza to jednak dodatkowych 4 pełnych ośmiogodzinnych dni.

Urlopu udziela się na dni, które zgodnie z grafikiem są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzin odpowiadającym zaplanowanemu czasowi pracy w danym dniu. Godziny te są odliczane z puli urlopu wypoczynkowego pracownika.

Przykład: pracownik zatrudniony na pół etatu pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny. Jeden dzień urlopu na żądanie wykorzystany w poniedziałek pomniejszy jego pulę urlopu o 4 godziny.

Nie należy zatem automatycznie utożsamiać 4 dni urlopu na żądanie z 32 ani z 16 godzinami. Liczba odliczonych godzin zależy od grafiku pracownika.

Urlop na żądanie w równoważnym systemie czasu pracy

W równoważnym systemie czasu pracy jeden dzień roboczy może obejmować na przykład 12 godzin. Jeżeli pracownik w takim dniu otrzyma urlop na żądanie, z jego puli urlopowej zostanie odliczona liczba godzin zaplanowana w grafiku, czyli w tym przykładzie 12 godzin.

Nadal będzie to jeden z maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie. Limit określony w art. 167² Kodeksu pracy jest limitem dni, a rozliczenie puli urlopowej następuje w godzinach.

Czy liczba pracodawców wpływa na limit urlopu?

Nie. Zgodnie z art. 167³ Kodeksu pracy łączny wymiar urlopu wykorzystanego na żądanie nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w kolejnych stosunkach pracy.

Jeżeli pracownik wykorzystał u pierwszego pracodawcy 2 dni urlopu na żądanie, po zmianie zatrudnienia może wykorzystać jeszcze maksymalnie 2 takie dni w tym samym roku. Informacja o wykorzystanym urlopie znajduje się w świadectwie pracy.

Limit nie odnawia się zatem przy zawarciu kolejnej umowy. Liczba umów o pracę nie zwiększa prawa do urlopu na żądanie.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Pracownik powinien zgłosić urlop na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że zgłoszenie powinno nastąpić przed godziną, o której pracownik ma rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przykład: jeżeli pracownik zgodnie z grafikiem rozpoczyna pracę o godzinie 8:00, powinien poinformować pracodawcę o potrzebie wolnego przed godziną 8:00. Zgłoszenie wysłane już w trakcie dnia pracy może zostać uznane za spóźnione.

Żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu może zostać zgłoszone:

• w systemie kadrowym;
• mailowo;
• telefonicznie;
• za pomocą wiadomości SMS;
• osobiście;
• w formie papierowej.

Przepisy Kodeksu pracy nie wymagają pisemnego wniosku ani podpisu pracownika. Konkretna forma zgłoszenia może jednak wynikać z regulaminu pracy lub przyjętych w firmie zasad. Procedura nie może faktycznie pozbawiać pracownika ustawowego prawa do zgłoszenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Dla celów dowodowych najlepiej użyć formy, która pozostawia potwierdzenie zgłoszenia, na przykład systemu HR, wiadomości e-mail lub SMS-a.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien zawierać przede wszystkim:

• imię i nazwisko pracownika;
• datę złożenia wniosku;
• wskazanie dnia lub dni urlopu;
• informację, że chodzi o urlop na żądanie;
• ewentualnie podpis pracownika, jeżeli w firmie stosuje się formę papierową.

Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny. Wystarczy jednoznaczna informacja o chęci skorzystania z urlopu.

Przykładowa treść wiadomości może brzmieć:

„Zgłaszam żądanie udzielenia urlopu na dzień 15 czerwca 2026 roku w trybie art. 167² Kodeksu pracy. Proszę o potwierdzenie udzielenia urlopu”.

Czy można zgłosić urlop już po rozpoczęciu pracy?

Co do zasady żądanie należy zgłosić przed planowanym rozpoczęciem pracy. Zgłoszenie dopiero w trakcie dnia pracy może być nieskuteczne, ponieważ pracownik powinien poinformować pracodawcę najpóźniej do chwili rozpoczęcia pracy wynikającej z grafiku.

Inna sytuacja występuje, gdy szczególne zdarzenie nastąpi już podczas wykonywania obowiązków. Pracownik może poprosić o zwolnienie z pozostałej części dnia, ale pracodawca nie musi kwalifikować takiego wolnego jako urlopu na żądanie. Strony mogą uzgodnić zwykły urlop wypoczynkowy, wyjście prywatne albo inne rozwiązanie przewidziane przepisami i regulaminem pracy.

Czy pracownik musi podać przyczynę urlopu?

Nie. Kodeks pracy nie uzależnia udzielenia urlopu na żądanie od wskazania konkretnego powodu. Pracownik nie musi udowadniać, że wystąpiła awaria, choroba dziecka, wypadek czy inna nagła sytuacja.

Urlop może zostać wykorzystany w prywatnej sprawie. Pracodawca nie powinien uzależniać rozpatrzenia wniosku od przedstawienia szczegółowego uzasadnienia.

Nie oznacza to jednak, że pracownik może korzystać z tego prawa w sposób sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego. W wyjątkowych sytuacjach znaczenie mogą mieć okoliczności wskazujące na nadużycie prawa albo świadome działanie na szkodę zakładu pracy.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Tak. Urlop na żądanie jest płatny, ponieważ stanowi część urlopu wypoczynkowego. Za czas wolnego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego.

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy wynagrodzenie powinno odpowiadać kwocie, jaką pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Przy jego obliczaniu uwzględnia się zarówno stałe, jak i odpowiednie zmienne składniki wynagrodzenia, zgodnie z zasadami dotyczącymi wynagrodzenia urlopowego.

Nie jest to urlop bezpłatny ani zwolnienie od pracy bez prawa do wynagrodzenia.

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?

Art. 167² Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu na żądanie pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracownik może sam zwolnić się z obowiązku wykonywania pracy.

Urlopu udziela pracodawca. Pracownik powinien zatem poczekać na decyzję lub potwierdzenie, że wniosek został zaakceptowany. Samo zgłoszenie żądania udzielenia urlopu nie daje bezwzględnego prawa do niestawienia się w firmie.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 roku, sygn. akt II PK 26/08, wskazał, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli. Samowolna nieobecność pracownika może zostać uznana za nieusprawiedliwioną, a w określonych okolicznościach nawet za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu?

Co do zasady pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika maksymalnie 4 dni urlopu w roku. Odmowa pracodawcy może nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 roku, sygn. akt II PK 123/09, wskazał, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić, jeżeli wystąpią szczególne okoliczności, a jego wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu między innymi wtedy, gdy:

• nieobecność konkretnej osoby mogłaby spowodować poważną szkodę;
• doszło do awarii wymagającej obecności pracownika mającego niezbędne kwalifikacje;
• nie ma możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku kluczowym dla bezpieczeństwa;
• nieobecność uniemożliwiłaby prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy;
• wniosek został zgłoszony dopiero po rozpoczęciu pracy;
• pracownik wykorzystał już 4 dni urlopu na żądanie w danym roku;
• pracownik nie posiada już niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie uzasadniać odmowy. Pracodawca powinien ocenić konkretną sytuację, charakter stanowiska, możliwość zastępstwa oraz rzeczywiste zagrożenie dla dobra zakładu pracy.

Odmowę warto przekazać pracownikowi jednoznacznie i możliwie szybko, najlepiej w formie, którą można później potwierdzić.

Czy brak odpowiedzi pracodawcy oznacza zgodę?

Przepisy nie wprowadzają zasady, zgodnie z którą brak odpowiedzi automatycznie oznacza udzielenie urlopu. Dla bezpieczeństwa pracownik powinien uzyskać potwierdzenie przełożonego lub innej osoby uprawnionej do udzielania urlopów.

Regulamin pracy powinien jasno określać:

• komu pracownik zgłasza urlop;
• jaką formę zgłoszenia należy zastosować;
• kto może udzielić urlopu;
• jak pracownik otrzyma potwierdzenie decyzji.

Dobrze zaprojektowany system kadrowy ogranicza wątpliwości, ponieważ zapisuje moment złożenia wniosku, jego status i decyzję przełożonego.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok jako dodatkowa pula dni dostępnych w tym samym trybie.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał w danym roku 4 dni na żądanie, niewykorzystane dni pozostają jednak częścią jego urlopu wypoczynkowego. Przechodzą na następny rok jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Przykład: pracownik posiadał w 2026 roku 26 dni urlopu, z czego wykorzystał 20 dni, w tym 2 dni na żądanie. Pozostałe 6 dni przejdzie na 2027 rok jako zaległy urlop wypoczynkowy. Pracownik nie będzie miał w 2027 roku 6 dni na żądanie. Otrzyma nowy limit maksymalnie 4 dni na żądanie w ramach urlopu należnego za 2027 rok, natomiast zaległe 6 dni będzie wykorzystywane na zwykłych zasadach.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Szczególna zasada z art. 168 Kodeksu pracy nie nakazuje natomiast pracodawcy jednostronnego wyznaczenia niewykorzystanych dni urlopu na żądanie jeszcze w tym samym roku.

Urlop na żądanie a zwolnienie z powodu siły wyższej

Urlop na żądanie nie jest tym samym co zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej.

Zwolnienie z powodu siły wyższej przysługuje na podstawie art. 148¹ Kodeksu pracy w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Jego wymiar wynosi 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, a pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.

Najważniejsze różnice:

W przypadku choroby dziecka pracownik może — zależnie od okoliczności — skorzystać także ze zwolnienia lekarskiego na opiekę, urlopu opiekuńczego lub innych przewidzianych prawem zwolnień.

Urlop na żądanie a L4

Jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby powstanie przed rozpoczęciem urlopu, urlopu nie należy rozpoczynać. Nieobecność jest wówczas rozliczana na podstawie zwolnienia lekarskiego.

Jeżeli lekarz wystawi zwolnienie obejmujące dzień, na który wcześniej udzielono urlopu na żądanie, zastosowanie mają zasady dotyczące przerwania urlopu z powodu czasowej niezdolności do pracy. Dzień objęty zwolnieniem nie powinien zostać rozliczony jako wykorzystany urlop wypoczynkowy, a niewykorzystaną część urlopu pracodawca powinien udzielić w innym terminie.

Nie oznacza to jednak automatycznego zwiększenia limitu ponad maksymalnie 4 dni wykorzystanych w trybie urlopu na żądanie. Każdy przypadek należy prawidłowo skorygować w ewidencji nieobecności i puli urlopowej.

Czy urlop na żądanie może przypadać w sobotę lub niedzielę?

Urlopu udziela się na dzień, który zgodnie z rozkładem czasu pracy jest dla pracownika dniem pracy. Jeżeli pracownik zgodnie z grafikiem pracuje w sobotę, może zgłosić urlop na żądanie właśnie na ten dzień.

Nie można natomiast wykorzystywać urlopu na dzień, który i tak jest wolny zgodnie z grafikiem. Nie ma znaczenia, czy jest to sobota, niedziela, poniedziałek czy inny dzień tygodnia — decyduje obowiązujący pracownika rozkład czasu pracy.

Czy można wykorzystać urlop na żądanie bez dostępnego urlopu wypoczynkowego?

Nie. Urlop na żądanie jest częścią puli urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik wykorzystał już wszystkie przysługujące dni urlopu wypoczynkowego, nie może wziąć kolejnego dnia w tym trybie.

W takiej sytuacji można rozważyć między innymi:

• urlop bezpłatny;
• zwolnienie z powodu siły wyższej, jeżeli spełnione są ustawowe warunki;
• wyjście prywatne z obowiązkiem odpracowania;
• inne zwolnienie od pracy przysługujące na podstawie przepisów.

Urlop bezpłatny wymaga pisemnego wniosku pracownika i zgody pracodawcy. Nie jest częścią urlopu wypoczynkowego i co do zasady za jego okres nie przysługuje wynagrodzenie.

Elektroniczny wniosek o urlop na żądanie w systemie HRappka

W systemie HRappka pracownik może szybko złożyć wniosek o urlop na żądanie bez konieczności kontaktowania się z działem kadr w formie papierowej.

Elektroniczna obsługa urlopów pozwala:

• sprawdzić dostępną pulę urlopu wypoczynkowego;
• przesłać wniosek do właściwego przełożonego;
• zapisać dokładną datę i godzinę zgłoszenia;
• szybko poinformować pracownika o akceptacji albo odmowie;
• kontrolować limit 4 dni w danym roku;
• uwzględnić nieobecność w grafiku i ewidencji czasu pracy;
• ograniczyć ryzyko błędów przy zmianie wymiaru etatu lub systemu pracy.

Przełożony otrzymuje informację o nowym wniosku, może sprawdzić dostępność zespołu i podjąć decyzję. Pracownik widzi aktualny status zgłoszenia, dzięki czemu nie ma wątpliwości, czy uzyskał zgodę na urlop.

Najczęściej zadawane pytania o urlop na żądanie

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje w roku?

Maksymalnie 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Dni te są odliczane z puli urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi?

Prawo przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, o ile mają dostępny urlop wypoczynkowy. Nie wynika ono automatycznie z umowy zlecenia ani umowy o dzieło.

Kiedy najpóźniej zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie udzielenia urlopu należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku.

Czy trzeba podać przyczynę urlopu?

Nie. Pracownik nie musi informować, dlaczego chce wziąć urlop na żądanie.

Czy pracodawca może odmówić?

Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy szczególne okoliczności i ważny interes zakładu pracy wymagają obecności pracownika. Odmowa może być uzasadniona również brakiem dostępnego urlopu, wykorzystaniem limitu albo zbyt późnym zgłoszeniem.

Czy można nie przyjść do pracy bez potwierdzenia?

Nie należy rozpoczynać urlopu bez uzyskania zgody pracodawcy. Samowolna nieobecność może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przepada?

Nie przepada, ponieważ jest częścią urlopu wypoczynkowego. Traci jednak szczególny status urlopu na żądanie i przechodzi na kolejny rok jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Tak. Za ten czas przysługuje wynagrodzenie obliczane jak za urlop wypoczynkowy.

Czy osoba zatrudniona na pół etatu ma 4 dni urlopu na żądanie?

Tak, maksymalnie 4 dni. Za każdy dzień odlicza się jednak z puli urlopowej liczbę godzin, którą pracownik miał przepracować zgodnie z grafikiem.

Podsumowanie

Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni wolne w każdym roku kalendarzowym, wykorzystywane w ramach przysługującego urlopu wypoczynkowego. Pracownik powinien zgłosić żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy.

Pracodawca jest co do zasady obowiązany udzielić urlopu na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Obowiązek ten nie jest jednak bezwzględny. W wyjątkowych sytuacjach dobro zakładu pracy i konieczność obecności pracownika mogą uzasadniać odmowę.

Pracownik nie powinien samodzielnie rozpoczynać wolnego bez uzyskaniu zgody na urlop. Przejrzysta procedura zgłoszenia, szybka decyzja przełożonego i elektroniczny obieg wniosków pozwalają ograniczyć nieporozumienia po obu stronach.

Dodawanie urlopu na żądanie w systemie HRappka

Dowiedz się więcej:

• • Program do zarządzania urlopami – TOP 10 funkcjonalności
  • Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Program do ewidencji czasu pracy
  • Urlop macierzyński