PIT-4R za 2026 – co to jest, do kiedy złożyć i jak wypełnić?

PIT-4R to deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Składa ją płatnik, najczęściej pracodawca, który w ciągu roku pobierał zaliczki na PIT z wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców i innych osób. PIT-4R za 2026 rok trzeba złożyć do urzędu skarbowego do 1 lutego 2027 r. (31 stycznia wypada w niedzielę), wyłącznie elektronicznie, na formularzu PIT-4R(13). Poniżej wyjaśniamy, kto składa PIT-4R, jak wypełnić formularz wiersz po wierszu, kogo wliczyć do liczby podatników, kiedy składa się zerowy PIT-4R i do kiedy trzeba płacić zaliczki w trakcie roku. Poradnik jest dla działów kadr i płac, biur rachunkowych i właścicieli firm, którzy zatrudniają pracowników.

PIT-4R w skrócie (stan prawny: październik 2026)
Pełna nazwa	Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy
Kto składa	płatnik, który pobierał zaliczki na PIT (pracodawca, zleceniodawca – firma, organ rentowy i inni)
Termin za 2026 r.	1 lutego 2027 r. (31.01.2027 to niedziela)
Wersja formularza	PIT-4R(13)
Forma	tylko elektronicznie (e-Deklaracje, e-Urząd Skarbowy, program kadrowo-płacowy), nie w formie papierowej
Gdzie	urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania płatnika (osoba fizyczna) albo siedziby (firma); firma bez siedziby – według miejsca prowadzenia działalności
Ile deklaracji	jedna deklaracja PIT-4R za wszystkich podatników, z podziałem na poszczególne miesiące
Zaliczki w trakcie roku	wpłata do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę
Czy pracownik dostaje PIT-4R	nie – pracownik dostaje PIT-11

Co to jest PIT-4R?

Deklaracja PIT-4R to roczne zestawienie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które płatnik podatku dochodowego pobrał w poszczególnych miesiącach roku podatkowego od wypłacanych wynagrodzeń i świadczeń. Płatnik to podmiot, który oblicza zaliczkę, potrąca ją z wypłaty podatnika i przekazuje do urzędu skarbowego. Dla pracownika na umowie o pracę płatnikiem jest pracodawca.

Deklaracja pokazuje urzędowi, ile zaliczek należało się w każdym miesiącu, od ilu pracowników je pobrano i ile podatku płatnik powinien był wpłacić. Urząd porównuje te kwoty z wpłatami na mikrorachunek podatkowy. Kwoty w PIT-4R powinny wynikać z prawidłowych rozliczeń płacowych. Ewentualne różnice między podatkiem pobranym a wpłaconym wymagają wyjaśnienia.

Jedną deklarację PIT składa się za cały rok i za wszystkich podatników razem. Nie ma osobnego PIT-4R dla każdego pracownika – indywidualne dane każdej osoby trafiają do PIT-11.

PIT-4 a PIT-4R – czym się różnią i do kiedy płacić zaliczki?

PIT-4 to dawna deklaracja miesięczna o zaliczkach. Od 2007 r. płatnicy nie składają jej co miesiąc – zastąpiła ją jedna deklaracja roczna PIT-4R. Nazwa „PIT-4” przetrwała jednak w języku księgowych i często oznacza po prostu miesięczną zaliczkę na podatek za pracowników.

Obowiązek wpłaty nadal jest miesięczny. Płatnik przekazuje pobrane zaliczki do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je pobrał (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT). Jeśli 20. dzień wypada w sobotę, niedzielę albo święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Zaliczki pobrane w miesiącu	Termin wpłaty do urzędu skarbowego
grudzień 2026	20 stycznia 2027 r. (środa)
styczeń 2027	22 lutego 2027 r. (poniedziałek)
luty 2027	22 marca 2027 r. (poniedziałek)
marzec 2027	20 kwietnia 2027 r.
kwiecień 2027	20 maja 2027 r.
maj 2027	21 czerwca 2027 r. (poniedziałek)
czerwiec 2027	20 lipca 2027 r.
lipiec 2027	20 sierpnia 2027 r.
sierpień 2027	20 września 2027 r.
wrzesień 2027	20 października 2027 r.
październik 2027	22 listopada 2027 r. (poniedziałek)
listopad 2027	20 grudnia 2027 r.

Zaliczki wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy płatnika. Jego numer wygenerujesz na podatki.gov.pl na podstawie NIP (albo PESEL, jeśli płatnik jest osobą fizyczną bez NIP).

Kto składa PIT-4R?

PIT-4R składa każdy płatnik podatku dochodowego, który w danym roku pobierał zaliczki na podatek od wypłacanych należności. Podatnik, który sam za siebie wpłaca zaliczki (np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który nikogo nie zatrudnia), PIT-4R nie składa – rozlicza się w swoim zeznaniu rocznym.

Płatnikami, którzy składają PIT-4R, są w szczególności:

• zakłady pracy – osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej – od wynagrodzeń ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy oraz od zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy (art. 32 ust. 1 ustawy o PIT),
• przedsiębiorcy, osoby prawne i jednostki organizacyjne, które wypłacają należności z umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich, z tytułu pełnienia funkcji w zarządach i radach nadzorczych oraz z praw majątkowych (art. 41 ust. 1),
• organy rentowe – od emerytur, rent, świadczeń i zasiłków przedemerytalnych (art. 34–35),
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną (art. 33),
• jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe i inne jednostki wypłacające stypendia,
• organy zatrudnienia (np. powiatowe urzędy pracy) – od świadczeń z Funduszu Pracy,
• areszty śledcze i zakłady karne – od wynagrodzeń osób osadzonych,
• komornik sądowy lub podmiot, który przejął zobowiązania zakładu pracy wobec pracowników (art. 42e),
• centrum integracji społecznej – od świadczeń integracyjnych,
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski.

W praktyce deklarację PIT-4R należy złożyć w każdej firmie, która w roku podatkowym wypłaciła choć jedno wynagrodzenie z pobraną zaliczką na podatek dochodowy.

Do kiedy złożyć PIT-4R za 2026 rok?

Deklarację PIT-4R składa się do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42 ust. 2 ustawy o PIT). 31 stycznia 2027 r. wypada w niedzielę, więc zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej PIT-4R za 2026 rok trzeba złożyć do 1 lutego 2027 r. W tym samym terminie płatnik wysyła do urzędu skarbowego PIT-11 i składa PIT-8AR.

Dokument za 2026 r.	Do kogo	Termin
PIT-4R	urząd skarbowy	1 lutego 2027 r.
PIT-8AR	urząd skarbowy	1 lutego 2027 r.
PIT-11	urząd skarbowy	1 lutego 2027 r.
PIT-11	pracownik, zleceniobiorca	1 marca 2027 r. (28.02 to niedziela)
Zaliczki za grudzień 2026 r.	urząd skarbowy (mikrorachunek)	20 stycznia 2027 r.

Jeśli płatnik kończy działalność w trakcie roku, PIT-4R składa do dnia zaprzestania działalności, a nie w styczniu następnego roku.

Jaka wersja PIT-4R za 2026 rok?

Na rozliczenie za 2026 r. obowiązuje wzór druku PIT-4R(13). Tej samej wersji używano przy rozliczeniu za 2023, 2024 i 2025 rok – Ministerstwo Finansów nie zmieniało wzoru od kilku lat. Aktualne wersje druków sprawdzisz na stronie podatki.gov.pl w zakładce Podatki firmowe → PIT → Formularze. Obok PIT-4R(13) obowiązują tam PIT-8AR(14) i PIT-11(29).

Programy kadrowo-płacowe same generują deklarację na właściwym wzorze. Jeśli wypełniasz ją ręcznie w e-Deklaracjach, sprawdź numer w nawiasie przed wysyłką – deklaracja PIT-4R na nieaktualnym druku może zostać odrzucona.

Jak wypełnić PIT-4R? Formularz krok po kroku

PIT-4R wypełnia się raz, za cały rok, w kolumnach odpowiadających miesiącom od stycznia do grudnia. Kwoty w części C formularza wykazuje się w pełnych złotych, zgodnie z zasadami zaokrąglania określonymi w art. 63 Ordynacji podatkowej (końcówki poniżej 50 groszy pomija się, a 50 groszy i więcej zaokrągla w górę). W częściach D i E formularz przewiduje również pola na grosze. Najprościej przepisać dane z list płac, bo zaliczki w deklaracji powinny się zgadzać z tym, co naliczył system płacowy. Prowadzenie na bieżąco list płac w prosty sposób załatwia większość pracy.

Części A i B – urząd i dane płatnika

W części A wpisujesz urząd skarbowy i cel złożenia (poz. 6): złożenie deklaracji albo korekta. Przy korekcie zaznaczasz też rodzaj korekty (poz. 7): korektę, o której mowa w art. 81 Ordynacji podatkowej, albo korektę z art. 81b § 1a – tę drugą składasz razem z uzasadnieniem przyczyn korekty. W części B – dane identyfikacyjne płatnika: NIP, pełną nazwę albo imię, nazwisko i datę urodzenia, jeśli płatnik jest osobą fizyczną.

Część C – zaliczki w poszczególnych miesiącach

To najważniejsza część deklaracji. W części C wykazuje się zaliczki na podatek dochodowy w podziale na poszczególne miesiące i rodzaje przychodów. Dodatkowo w wierszu 1 podaje się liczbę podatników, których dotyczą zaliczki pobierane na podstawie art. 32 ust. 1 i art. 42e ust. 1 ustawy o PIT. W pozostałych wierszach wpisuje się same kwoty.

Wiersz części C	Co wpisać
1. Zaliczki na podatek pobrane przez płatników, o których mowa w art. 32 ust. 1 i art. 42e ust. 1 ustawy, od dochodów wymienionych w tych przepisach	zaliczki od wynagrodzeń z umowy o pracę, stosunku służbowego, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy – jedyny wiersz z liczbą podatników
2. Zaliczki pobrane przez płatników, o których mowa w art. 33–35 ustawy, od dochodów wymienionych w tych przepisach	zaliczki pobierane przez spółdzielnie rolnicze, organy rentowe, uczelnie, organy zatrudnienia i inne podmioty z art. 33–35
3. Zaliczki pobrane przez płatników, o których mowa w art. 41 ustawy, od świadczeń z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy	zaliczki od umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń członków zarządu i rad nadzorczych, praw majątkowych – sama kwota, bez liczby podatników
4. Zaliczki od innych należności, w tym z umowy aktywizacyjnej	pozostałe zaliczki, które nie pasują do wierszy 1–3
5. Suma wierszy 1–4	łączna kwota pobranych zaliczek w danym miesiącu
6. Zaliczki na podatek, których pobór został ograniczony na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy	zaliczki, których pobór ograniczono na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy o PIT
7. Zaliczki, które przypadały do pobrania w związku z ograniczeniem poboru zaliczek w poprzednich miesiącach	zaliczki przypadające do pobrania w związku z ograniczeniem poboru w poprzednich miesiącach, na podstawie tego samego przepisu
8. Dodatkowo pobrany podatek z rozliczenia za rok ubiegły	podatek wynikający z rocznego rozliczenia dokonanego przez płatnika, np. przez organ rentowy
9. Podatek przekazany na PFRON i zakładowe fundusze	dotyczy zakładów pracy chronionej i zakładów aktywności zawodowej
10. Pobrany podatek do przekazania do urzędu skarbowego	pobrany podatek do przekazania, liczony według objaśnienia nr 8 do formularza: wiersze 5 + 7 + 8 minus wiersze 6 i 9. Jeśli w danym miesiącu wynik jest ujemny, wpisujesz 0
11. Wynagrodzenie płatnika	wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatku (art. 28 Ordynacji podatkowej), jeśli płatnik je potrąca
12. Podatek podlegający przekazaniu do urzędu skarbowego	wiersz 10 minus wiersz 11

Gdzie w PIT-4R wpisać umowę zlecenie? Zaliczki od umów zlecenia i umów o dzieło wpisujesz w wierszu 3 części C – jako kwotę, bez liczby podatników. Dotyczy to także zlecenia z własnym pracownikiem: w ZUS łączy się je z etatem, ale w podatku dochodowym to osobny przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o PIT). Należności z umów zlecenia i o dzieło objęte 12% zryczałtowanym podatkiem na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT wykazuje się w PIT-8AR, a nie w PIT-4R.

Części D i E – pomniejszenie zaliczek i podatek do wpłaty

Część D wypełniają tylko płatnicy, którzy pomniejszają zaliczki na podstawie art. 26eb ustawy o PIT albo art. 18db ustawy o CIT (ulga na zatrudnienie innowacyjnych pracowników). W części E wychodzi kwota podatku do wpłaty do urzędu skarbowego za poszczególne miesiące.

Części F i G – wyjaśnienia i podpis

W części F.1 wyjaśniasz różnicę między kwotą podatku pobranego a wpłaconego, np. gdy do urzędu wpłynęło mniej, niż pobrałeś z wypłat. Samo opóźnienie wpłaty nie oznacza różnicy kwot – jeśli wpłaciłeś cały pobrany podatek, tylko po terminie, różnicy nie ma (co do zasady zapłacisz za to odsetki za zwłokę). Część F.2 zaznacza się, gdy płatnik korzystał z przesunięcia terminu wpłaty. Część G to dane osoby, która podpisuje deklarację: płatnika albo pełnomocnika.

Liczba podatników w PIT-4R – kogo wliczyć?

Liczbę podatników wykazujesz tylko w wierszu 1 części C, osobno dla każdego miesiąca. Wliczasz osoby, od których w danym miesiącu pobrałeś zaliczki na podstawie art. 32 ust. 1 i art. 42e ust. 1 ustawy o PIT – czyli przede wszystkim pracowników. W wierszach 2–4, także przy zleceniach, liczby osób nie podajesz. Liczy się miesiąc pobrania zaliczki, czyli miesiąc wypłaty, a nie miesiąc, za który należy się wynagrodzenie. Każdą osobę w danym miesiącu liczysz raz, nawet jeśli dostała kilka wypłat.

Wliczasz do liczby podatników (wiersz 1)	Nie wliczasz
pracowników, od których w danym miesiącu pobrano zaliczkę	osoby, od których nie pobrano zaliczki, np. korzystające w całości z ulgi dla młodych, ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ albo ulgi dla seniorów
byłych pracowników, którym wypłacono np. premię lub nagrodę po ustaniu stosunku pracy	osoby, które w danym miesiącu nie dostały żadnej wypłaty (np. cały miesiąc urlopu bezpłatnego)
osoby zatrudnione na część etatu albo przez część miesiąca, jeśli pobrano od nich zaliczkę	osoby, w których przypadku urząd zwolnił płatnika z poboru zaliczek
cudzoziemców na umowie o pracę, od których pobrano zaliczkę – także nierezydentów	zleceniobiorców, wykonawców dzieła i członków zarządu – ich zaliczki są w wierszu 3, bez liczby osób

Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła – wiersz 3

Zaliczki pobrane od zleceniobiorców, wykonawców dzieła, menedżerów na kontraktach i członków zarządów oraz rad nadzorczych wpisujesz w wierszu 3 jako łączną kwotę za dany miesiąc. Liczby tych osób w PIT-4R nie podajesz – indywidualne dane każdej z nich trafiają do PIT-11. Do PIT-4R nie wpisujesz podatku zryczałtowanego (12% z art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT, 20% zryczałtowanego podatku od określonych przychodów nierezydentów, z uwzględnieniem właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania) – ten wykazujesz w PIT-8AR.

Przykład. W marcu 2026 r. firma wypłaciła wynagrodzenia 12 pracownikom. Dwie osoby mają mniej niż 26 lat i zarabiają poniżej limitu ulgi – od nich nie pobrano zaliczki. Do tego była pracownica dostała w marcu zaległą premię, a dwóch zleceniobiorców – wynagrodzenie z zaliczką. W PIT-4R za marzec w wierszu 1 wykazujesz 11 podatników (10 pracowników i byłą pracownicę) oraz sumę odpowiednich zaliczek. W wierszu 3 wykazujesz łączną kwotę zaliczek pobranych od dwóch zleceniobiorców, bez podawania ich liczby.

Więcej o rozliczaniu cudzoziemców, rezydencji podatkowej i informacji IFT-1R przeczytasz w artykule PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca.

Zaliczki należne czy wpłacone – co wpisać w PIT-4R?

PIT-4R służy do wykazania prawidłowo ustalonych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące. Kwot nie ustala się wyłącznie na podstawie przelewów do urzędu skarbowego. Jeżeli podatek pobrany różni się od wpłaconego, płatnik powinien wyjaśnić różnicę w części F deklaracji. Błędne pobranie zaliczki może także wymagać korekty PIT-4R.

Zaliczki przypisujesz do miesiąca, w którym je pobrałeś, czyli w którym wypłaciłeś wynagrodzenie. Przykład: pensja za grudzień 2026 r. wypłacona 10 stycznia 2027 r. To zaliczka styczniowa – wpłacasz ją do 22 lutego 2027 r. i wykazujesz w PIT-4R za 2027 rok, a nie za 2026.

Zerowy PIT-4R – czy trzeba go składać?

Przepisy nie mówią o „zerowym PIT-4R” wprost, a w praktyce rozstrzyga to, czy w ogóle pobierałeś zaliczki. Krajowa Informacja Skarbowa wskazuje, że deklarację PIT-4R składa się wtedy, gdy płatnik miał obowiązek poboru zaliczek od wypłacanych świadczeń.

• Nie składasz PIT-4R, jeśli w całym roku nie wypłaciłeś należności, od których trzeba było pobrać zaliczkę, np. firma w ogóle nikogo nie zatrudniała.
• Składasz PIT-4R, jeśli choć w jednym miesiącu pobrałeś zaliczkę. W miesiącach bez zaliczek wpisujesz wtedy zera.
• Wszystkie wypłaty w roku były zwolnione z podatku (np. cały przychód objęty ulgą dla młodych) – płatnik nie pobierał zaliczek, więc według wyjaśnień KIS co do zasady deklaracji nie składa. W razie wątpliwości potwierdź to w Krajowej Informacji Skarbowej.
• Wypłaty podlegały opodatkowaniu, ale wyliczona zaliczka wynosiła 0 zł (np. przez kwotę zmniejszającą podatek przy niskim wynagrodzeniu) – płatnik miał obowiązek obliczyć zaliczkę, dlatego bezpieczniej złożyć PIT-4R z zerami.

PIT-4R a osoby do 26 roku życia i inne ulgi

Czy w PIT-4R wykazujemy osoby do 26 roku życia? Tylko wtedy, gdy pobrano od nich zaliczkę. Przychody objęte ulgą dla młodych są zwolnione z podatku do 85 528 zł w roku, więc płatnik nie pobiera od nich zaliczek. Taki pracownik nie trafia do liczby podatników w PIT-4R.

Gdy młody pracownik przekroczy limit 85 528 zł, od nadwyżki płatnik pobiera zaliczki na zwykłych zasadach. Od miesiąca, w którym pobrał pierwszą zaliczkę, ta osoba jest wliczana do liczby podatników w wierszu 1. Tak samo jest, gdy pracownik kończy 26 lat w trakcie roku. Przychody uzyskane do dnia 26. urodzin włącznie mogą korzystać z ulgi dla młodych, natomiast od przychodów uzyskanych od następnego dnia płatnik oblicza i pobiera zaliczki na zasadach ogólnych. Pracownik dostaje PIT-11 niezależnie od tego, czy pobrano od niego zaliczki.

Przy uldze na powrót, uldze dla rodzin 4+ i uldze dla pracujących seniorów zakres zwolnienia i warunki jego stosowania trzeba oceniać odrębnie dla każdej z nich. Zasada dla PIT-4R jest jednak ta sama: do liczby podatników w wierszu 1 trafiają tylko miesiące, w których faktycznie pobrano zaliczkę.

PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11 – porównanie

Deklaracja	Czego dotyczy	Kto dostaje
PIT-4R	zaliczki na podatek dochodowy (umowy o pracę, zlecenia i umowy o dzieło rozliczane na zasadach ogólnych, emerytury)	tylko urząd skarbowy
PIT-8AR	podatek zryczałtowany, np. 12% od należności z umów zlecenia i o dzieło objętych art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT, 20% od określonych przychodów nierezydentów (z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania)	tylko urząd skarbowy
PIT-11	indywidualna informacja o przychodach i zaliczkach jednej osoby	urząd skarbowy i podatnik

Jak i gdzie złożyć PIT-4R?

Od 2019 r. płatnicy składają deklarację PIT-4R wyłącznie elektronicznie (art. 45ba ustawy o PIT). Deklaracji w formie papierowej urząd nie przyjmie, a wysłanie jej e-mailem nie jest złożeniem deklaracji. Masz trzy możliwości:

• e-Deklaracje na podatki.gov.pl – wypełniasz interaktywny formularz i podpisujesz go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo – jeśli płatnik jest osobą fizyczną – danymi autoryzującymi,
• e-Urząd Skarbowy – deklarację wypełnisz i wyślesz także w e-Urzędzie Skarbowym na podatki.gov.pl,
• program kadrowo-płacowy – system generuje deklarację z list płac i wysyła ją bezpośrednio do bramki e-Deklaracji.

Deklarację kierujesz do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika, gdy płatnik jest osobą fizyczną, albo według siedziby, gdy płatnik jest firmą (spółką, fundacją, jednostką organizacyjną). Jeśli płatnik niebędący osobą fizyczną nie ma siedziby, właściwość ustala się według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku – według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia, gdzie mieszkają pracownicy. Po wysłaniu pobierz i zachowaj urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) – to dowód złożenia deklaracji w terminie.

Korekta PIT-4R i PIT-4R złożony po terminie

Błąd w PIT-4R poprawiasz korektą. Składasz ten sam formularz, zaznaczasz w części A cel „korekta deklaracji” (poz. 6) i rodzaj korekty (poz. 7), a potem wpisujesz w niej wszystkie dane jeszcze raz, już poprawne – nie tylko zmienioną pozycję. Korektę wysyłasz też elektronicznie. Więcej o terminach korekt w artykule korekta PIT – do kiedy można ją złożyć.

Niezłożenie PIT-4R w terminie może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe. Jeśli spóźnisz się z deklaracją, złóż ją jak najszybciej i dołącz czynny żal (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego). Czynny żal może uchronić przed karą, ale tylko wtedy, gdy spełnisz wszystkie warunki z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego: złożysz go, zanim urząd sam udokumentuje zaniedbanie, ujawnisz istotne okoliczności czynu i uiścisz zaległy podatek, jeśli doszło do uszczuplenia. Samo złożenie pisma nie wystarczy.

PIT-4R w systemie HRappka

W programie kadrowo-płacowym HRappka PIT-4R i PIT-8AR przygotujesz w module Deklaracje → PIT firmy. Jeśli w ustawieniach finansowych firmy włączysz wynagrodzenie płatnika za terminowe wpłacanie podatku, system naliczy je w deklaracji i pomniejszy kwotę do zapłaty. Gotowy PIT-4R podpiszesz elektronicznie i wyślesz do urzędu skarbowego z systemu, tak samo jak PIT-11, a po przyjęciu deklaracji pobierzesz UPO. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w bazie wiedzy: PIT-4R / PIT-8AR – generowanie i wysyłka. W tym samym module deklaracji wygenerujesz też PIT-11 dla pracowników.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest PIT-4R w prostych słowach?

To roczne podsumowanie zaliczek na podatek, które pracodawca (płatnik) potrącił z wypłat pracowników i zleceniobiorców i przekazał do urzędu skarbowego. Składa go firma, nie pracownik.

Do kiedy złożyć PIT-4R za 2026 rok?

Do 1 lutego 2027 r. Ustawowy termin to koniec stycznia, ale 31 stycznia 2027 r. wypada w niedzielę, więc termin przesuwa się na poniedziałek.

Do kiedy płaci się PIT-4?

Zaliczki na podatek za pracowników („PIT-4”) wpłaca się co miesiąc, do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym pobrano je z wypłat. Zaliczki pobrane w styczniu 2027 r. płacisz do 22 lutego 2027 r., bo 20 lutego to sobota.

Jaka wersja PIT-4R za 2026 rok?

PIT-4R(13). Ta wersja obowiązuje od kilku lat i jest podana jako aktualna na podatki.gov.pl.

Czy pracownik dostaje PIT-4R?

Nie. PIT-4R trafia tylko do urzędu skarbowego, a pracownik nie dostaje nawet powiadomienia o jego złożeniu. Pracownik otrzymuje PIT-11 do końca lutego (za 2026 r. do 1 marca 2027 r.).

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza składa PIT-4R?

Tylko jeśli zatrudnia pracowników albo zleceniobiorców i pobiera od nich zaliczki. Przedsiębiorca, który płaci zaliczki wyłącznie za siebie, PIT-4R nie składa.

Czy PIT-4R można złożyć papierowo?

Nie. Od 2019 r. PIT-4R składa się wyłącznie elektronicznie, przez e-Deklaracje, e-Urząd Skarbowy albo program kadrowo-płacowy.

Czy w PIT-4R wykazujemy osoby do 26 roku życia?

Tylko jeśli pobrano od nich zaliczkę, np. po przekroczeniu limitu 85 528 zł albo od przychodów nieobjętych ulgą. Osób, których cały przychód był zwolniony, nie wliczasz do liczby podatników.

Czy wypłata 10. dnia następnego miesiąca trafia do PIT-4R za poprzedni rok?

Nie. Liczy się dzień wypłaty. Pensja za grudzień 2026 r. wypłacona w styczniu 2027 r. trafia do PIT-4R za 2027 rok, do kolumny „styczeń”.