Deklaracja PIT-4R – najważniejsze informacje w 2025/2026

Deklaracja PIT-4R to jeden z PIT-ów, które płatnik (czyli podmiot pobierający zaliczki na podatek i wpłacający je na rzecz Urzędu Skarbowego) powinien złożyć do US. Składany jest za poprzedni rok podatkowy 2025 – do 2 lutego 2026 roku. Od jakiegoś czasu deklarację można złożyć tylko drogą elektroniczną. Płatnik ma obowiązek sporządzić dokument w 1 kopii – dla Urzędu Skarbowego. Dobrze, gdy posiada również drugą, na własny użytek.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Co to jest PIT-4R

Jest to dokument, który wypełnia i wysyła do Urzędu Skarbowego płatnik (pracodawca). Jest to zestawienie pobranych i odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Tak jak pozostałe PIT-y, dokument ten sporządzany jest za poprzedni rok podatkowy.

Wartości wykazane powinny zgadzać się z sumą zaliczek, jakie zostały odprowadzone do Urzędu Skarbowego.

Nie jest on wymagany, jeżeli podatnik nie posiada wypłat, które wprowadzały obowiązek poboru zaliczek. Natomiast w przypadku, gdy nastąpiły wypłaty, ale zaliczki na podatek były zerowe, to podmiot jest zobowiązany do wypełnienia deklaracji.

Kto powinien złożyć PIT-4R

Dokument ten składa płatnik, czyli podmiot, który dokonuje zapłaty zaliczki za osobę trzecią (np. za pracownika). Kto m.in. ma obowiązek złożyć deklarację:

• osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – jako zakłady pracy obliczające, pobierające i wpłacające do właściwych urzędów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wskazane w art. 31 ustawy o PIT,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne, a oprócz tego inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną wypłacające należności z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a również} zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wskazane w art. 33 ustawy o PIT),
• organy rentowe w związku z wypłacanymi emeryturami i rentami, świadczeniami przedemerytalnymi i zasiłkami przedemerytalnymi, zasiłkami pieniężnymi z ubezpieczenia społecznego, rentami strukturalnymi, a dodatkowo rentami socjalnymi,
• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
• jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy, a ponadto inne jednostki organizacyjne od wypłacanych poprzez nie stypendiów,
• organy zatrudnienia od świadczeń wypłacanych z funduszu pracy,
• biura terenowe Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
• areszty śledcze, a ponadto zakłady karne od należności za pracę przypadającą tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,spółdzielnie od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
• oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczpospolitej Polskiej,
• centrum integracji społecznej od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. Nr 122, poz. 1143, z późn. zm.), w zgodzie z art. 38 ust. 1a ustawy o PIT;
• gospodarstwa domowe zatrudniające osoby do pomocy (umowa aktywizacyjna) – w przypadku umowy zawartej przed dniem 26 października 2007 r. do dnia ustania obowiązku poboru tych zaliczek – zgodnie z art. 35a ustawy o PIT,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, a ponadto jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 ustawy o PIT (działalność wykonywana osobiście) , a ponadto art. 18 (prawa majątkowe), w zgodzie z art. 42 ust. 1a ustawy o PIT;
• komornik sądowy albo podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, a ponadto spółdzielczego stosunku pracy i obliczający pobierający i wpłacający te zobowiązania wskazane w art. 42e ust. 5 ustawy o PIT,
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe

Źródło: https://www.platnik.e-pity.pl/

Co w przypadku, gdy podatnik wpłaca zaliczki sam za siebie?

W takiej sytuacji podatnik nie składa deklaracji. Dokument ten składa jedynie podmiot pośredniczący – odprowadzający zaliczki za osoby trzecie. Podatnicy sami za siebie nie składają PIT-4R.

Czy pracownik powinien otrzymać PIT-4R?

Nie, pracodawca (płatnik) nie ma obowiązku wręczać tego dokumentu podatnikowi (pracownikowi). Pracownik nie otrzyma również powiadomienia, że PIT ten został złożony w Urzędzie Skarbowym.

Jak wypełnić PIT-4R?

Płatnik wypełnia jeden egzemplarz PIT-4R, niezależnie od tego, za ile osób odprowadził zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast musi wskazać:

• liczbę zatrudnionych osób
• wyszczególnić ilość i wielkość zaliczek za poszczególne miesiące
• źródła zaliczek (umowa o pracę, zlecenie, dzieło)

Prowadzenie na bieżąco indywidualnych list płac zdecydowanie ułatwia to zadanie, Podczas składania deklaracji PIT-4R wystarczy jedynie przepisać dane wygenerowane w programie kadrowo-płacowym.

Formularz PIT-4R zawiera następujące elementy:

• Okres, miejsce i cel składania deklaracji
• Dane identyfikacyjne płatnika
• C.1. Zaliczki na podatek pobrane przez płatników, o których mowa w art. 32 ust. 1 i art. 42e ust. 1 ustawy*, od dochodów wymienionych w tych przepisach
• C.2. Zaliczki pobrane przez płatników, o których mowa w art. 33–35 ustawy, od dochodów wymienionych w tych przepisach
• C.3. Zaliczki pobrane przez płatników, o których mowa w art. 41 ustawy, od świadczeń z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy
• C.4. Zaliczki na podatek pobrane od innych należności, w tym wynikających z umowy aktywizacyjnej
• C.5. Suma pobranych zaliczek wykazanych w wierszach 1–4
• C.6. Zaliczki na podatek, których pobór został ograniczony na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy
• C.7. Zaliczki, które przypadały do pobrania w związku z ograniczeniem poboru zaliczek w poprzednich miesiącach na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy
• C.8. Dodatkowo pobrany podatek wynikający z rozliczenia za rok ubiegły
• C.9. Pobrany podatek, przekazany na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowy fundusz aktywności
• C.10. Pobrany podatek do przekazania do urzędu skarbowego za poszczególne miesiące roku podatkowego
• C.11. Wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego za poszczególne miesiące, zgodnie z art. 28 Ordynacji podatkowej
• C.12. Podatek podlegający przekazaniu do urzędu skarbowego za poszczególne miesiące
• D. Pomniejszenie podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek zgodnie z art. 26eb ustawy lub art. 18db ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
• E. Podatek do wpłaty do urzędu skarbowego
• F. Wyjaśnienie dotyczące wpłat

*Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

Liczba podatników PIT-4R

Podatnicy PIT-4R to wszystkie osoby, które w danym miesiącu otrzymały od płatnika jakiekolwiek należności lub świadczenia, które wprowadzały obowiązek poboru zaliczek. W liczbie podatników należy więc wykazać również:

• byłych pracowników, którym wypłacono np. premię po ustaniu stosunku pracy (mimo tego, że mogli być już niezatrudnieni w roku, za który jest składana deklaracja)
• osoby zatrudnione na część etatu lub przez część miesiąca, jeśli w danym miesiącu pobierano z ich wynagrodzeń należne zaliczki na podatek
• osoby na umowach o dzieło z wynagrodzeniem do kwoty 200zł

Uwaga! W PIT-4R nie uwzględnia się przychodów zwolnionych z opodatkowania. Do liczby podatników PIT-4R nie dodaje się więc pracowników, od których nie pobierano zaliczki na podatek dochodowy, czyli m.in:

• osoby korzystające z ulg (ulga dla młodych, ulga seniora, rodzina 4+, powrót z zagranicy)
• osoby, które nie otrzymały w danym miesiącu wynagrodzenia (np. przez urlop bezpłatny)
• cudzoziemców (osoba niemieszkająca w Polsce będzie wykazana na PIT-8AR)
• osoby, w sprawie których zastosowano zwolnienie płatnika z obowiązku pobierania podatków od ich dochodów zgodnie z art. 22 § 2 Op

Zaliczki należne czy zaliczki zapłacone?

Jeśli kwota zaliczki należnej różni się od kwoty, którą płatnik wpłacił do urzędu skarbowego, wykazuje się zaliczki należne (czyli te, które w ciągu roku powinny zostać zapłacone, a nie te, które płatnik faktycznie zapłacił).

W takim wypadku w części F należy wyjaśnić, z czego wynika różnica między podatkiem pobranym a podatkiem wpłaconym.

Należy podać kwoty zaokrąglone do pełnych złotych, a kwoty do 50g całkowicie się pomija.

Do kiedy należy wypełnić PIT-4R?

PIT ten, podobnie jak PIT-11, należy zgłosić do Urzędu Skarbowego do końca stycznia, w następnym roku, w którym były pobierane zaliczki. Jednak w  2025 roku 31 stycznia wypada w sobotę. Oznacza to, że deklarację PIT-4R za rok 2025 należy zgłosić do US do 2 lutego 2026r. 

Jeżeli płatnik zakończył działalność przed tą datą, to w tym wypadku należy złożyć deklarację do dnia zamknięcia działalności.

W jaki sposób należy złożyć PIT-4R

Obecnie można go złożyć tylko i wyłącznie elektronicznie i odbywa się to przez stronę Ministerstwa Finansów. Można zrobić to osobiście lub przy pomocy programu kadrowo-płacowego, który znacznie ułatwi cały proces. Deklaracja powinna zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzującymi. Urząd Skarbowy, do którego kierowana jest deklaracja, zależny jest od miejsca zamieszkania płatnika lub miejsca prowadzenia działalności (jeśli płatnik nie jest osobą fizyczną).

Deklaracji nie można wysłać e-mailem!

PIT-4R w systemie HRappka

HRappka posiada zautomatyzowany proces wysyłki deklaracji PIT-4R do Urzędu Skarbowego. Sam generuje odpowiednią deklarację – wystarczy, że ją podpiszesz i wyślesz. Dzięki temu proces trwa tylko kilka sekund.

Testuj wszystkie funkcjonalności programu przez 14 dni za darmo!

Czytaj więcej:

• PIT-11 – co to jest, gdzie złożyć i jak rozliczyć?
• PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca?
• PIT-11 dla cudzoziemca: jaki Urząd Skarbowy?