Najważniejsze informacje o PIT-11 dla pracodawcy i pracownika

Czy PIT-11 można wysłać do pracownika mailem?

Tak,  deklarację PIT-11 pracodawca może wysłać drogą mailową w formacie PDF. W takiej sytuacji musi być ona obowiązkowo podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym, a plik powinien być odpowiednio zabezpieczony.

Ze względu na to, że pracodawca posiada obowiązek przekazania deklaracji pracownikowi, warto zadbać również o uzyskanie potwierdzenia odbioru załącznika.

Otrzymałem/am PIT-11, co dalej?

Na początek należy ustalić, czy otrzymałeś/aś wszystkie PIT-y za ubiegły rok (niezależnie od rodzaju umowy). To bardzo ważny krok, pominięcie któregoś z zarobków skutkować może karą finansową – obowiązek zapłaty podatku zawsze ciąży na podatniku.

Jeżeli chcesz skorzystać z ulg lub odliczeń, przed złożeniem deklaracji do urzędu skarbowego niezbędne będzie przygotowanie dokumentów potwierdzających zasadność korzystania z nich. W deklaracji rocznej należy uwzględnić również inne przychody jak zarobki zagraniczne (pamiętaj o ewentualnych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania), czy pochodzące z wynajmu.

Następnie, bazując na informacjach z PIT-11 oraz pozostałych zgromadzonych dokumentach, należy wypełnić PIT-37 (umowa o pracę, zlecenie lub dzieło) lub PIT-36 (działalność gospodarcza). Można skorzystać również z automatycznego procesu składania deklaracji w usłudze e-pit.

Co w przypadku wynagrodzeń wypłacanych w styczniu 2026?

Co do zasady, w PIT-11 rozliczamy dochody otrzymane w roku poprzednim. Jeżeli pracownik wynagrodzenie za grudzień 2025 otrzyma w styczniu 2026, to rozliczone będzie one dopiero w PIT-11 za 2026 rok.

Zwolnienie z podatku – osoby do 26 roku życia a PIT 11

Dla osób zwolnionych z podatku (od których płatnicy nie są obowiązani pobierać zaliczek na podatek) również należy przygotować informację podatkową PIT-11. Jest to dokument, który ma charakter informacyjny. Dotyczy to takich ulg podatkowych jak PIT 0 dla młodych, ulga seniora, rodzina 4+ i powrót z zagranicy. 

Dowiedz się więcej: 0 pit do 26 roku życia – Pracownik kończy 26 lat w trakcie miesiąca: czy powinien naliczać się podatek dochodowy?

Co w przypadku otrzymania kilku PIT-ów 11?

Wszystkie otrzymane PIT-y należy zebrać i na ich podstawie wypełnić jedną deklarację podatkową. Wszystkie przychody powinny zostać zsumowane i przedstawione na jednej deklaracji rocznego zeznania podatkowego, którą składamy do Urzędu Skarbowego.

Kto jest odpowiedzialny za błędy w PIT-11

Poprawne wystawienie deklaracji PIT 11 leży po stronie pracodawcy, którego obowiązkiem jest sprawdzenie wszystkich danych. W razie pomyłek (np. w wysokości pobranych zaliczek) to właśnie on zostanie pociągnięty do ewentualnej odpowiedzialności.

Gdzie wysłać PIT-11?

Pracodawca zobowiązany jest wysłać PIT-11 do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną i powinien to zrobić na stronie www.podatki.gov.pl.

Podatnik (pracownik) rozliczyć się powinien z Urzędem Skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania lub pobytu (obcokrajowcy nieposiadający miejsca zamieszkania na terenie RP). Może zrobić to również drogą elektroniczną na stronie www.podatki.gov.pl.

PIT-11 dla cudzoziemca

Cudzoziemiec pracujący w Polsce podlega obowiązkowi sporządzenia deklaracji podatkowej. Jej forma zależeć będzie od tego, czy jest on rezydentem podatkowym Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli przebywał on w Polsce więcej niż 183 dni lub posiada tu centrum interesów życiowych, wtedy pracodawca wystawia PIT-11.

Natomiast w przypadku nie rezydenta podatkowego wystawiany jest dokument IFT-1R. IFT-1/IFT-1R jest informacją o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające na terytorium Polski miejsca zamieszkania.

Jeżeli cudzoziemiec nie posiada miejsca zamieszkania lub pobytu w Polsce, pracodawca powinien wysłać PIT-11 lub IFT-1R do Urzędu Skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

PIT-11 a brak numeru PESEL

Do tej pory rozliczenie cudzoziemca, który nie posiadał numeru PESEL nie było większym problemem. Wystarczyło w polu zamiast numeru PESEL (który jest identyfikatorem podatkowym) wpisać ciąg tych samych cyfr, np. 99999999999, a deklaracja bez problemu była rozpatrywana.

Od 1 czerwca 2021 roku Ministerstwo Finansów podjęło decyzję, że obcokrajowiec musi mieć nadany i wpisany numer PESEL. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy cudzoziemiec prowadzi w Polsce własną działalność gospodarczą – wtedy rozliczać można się przy pomocy NIP.

Od 1 stycznia 2022 roku deklaracje bez numeru PESEL nie są rozpatrywane! Ułatwiona natomiast została procedura uzyskiwania numeru PESEL-u i teraz urzędy gminy mogą wydawać je na wniosek cudzoziemca (w którym zaznaczyć można, że numer PESEL jest identyfikatorem podatkowym i niezbędny jest do celów podatkowych na terytorium Polski). Wcześniej warunkiem otrzymania numeru PESEL było posiadanie meldunku w naszym kraju – stałego lub czasowego, na okres dłuższy niż 30 dni. Obecnie osoba która nie może zameldować się w naszym kraju, aby uzyskać numer PESEL może złożyć wniosek do urzędu gminy. Wniosek o nadanie numeru PESEL można pobrać na stronie gov.pl.

Do wniosku o numer PESEL należy dołączyć dokument, który potwierdzi twoją tożsamość i inne dane, które wpiszesz we wniosku. Urzędnik natychmiast przyjmie twój wniosek o numer PESEL i jeśli wniosek nie zawiera braków – dostaniesz powiadomienie o jego nadaniu. Ważne – jeżeli do celów podatkowych wymagany od ciebie jest numer PESEL, to we wniosku powinieneś wpisać faktyczną podstawę prawną.

UWAGA! Obowiązek wpisywania numeru PESEL wynika z ustawy, a wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999) jest nieprawidłowe. Nawet jeżeli uda się wysłać taką deklarację US właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, to przez brak numeru PESEL nie zostanie ona przetworzona i rozliczona.

Polecamy:

• Najważniejszy informacje dla płatnika – strona rządowa
• Jak nadać cudzoziemcowi numer PESEL

Umowa zlecenie a PIT-11

Osoby zatrudnione na umowę zlecenie również są zobowiązane do złożenia do Urzędu Skarbowego rocznego zeznania podatkowego (PIT-37). Tak samo, jak w przypadku umowy o pracę, obowiązkiem pracodawcy jest wysłanie PIT-11 do zleceniobiorców pracujących na podstawie umowy zlecenie.

Rozliczenie z małżonkiem

Urząd Skarbowy daje możliwość rozliczenia się wspólnie z małżonkiem. To możliwość zapłacenia niższego podatku, w przypadku, gdy jedna z osób zarabia dużo więcej.

W tym celu należy zaznaczyć opcję składania PIT-11 razem ze współmałżonkiem. Do deklaracji podatkowej wpisuje się wtedy przychody każdej z osób.

Do jakiej kwoty nie trzeba się rozliczać z Urzędem Skarbowym?

Przychody zwolnione z opodatkowania to między innymi odszkodowania, zasiłki i dodatki. Nie ma wtedy obowiązku składania do Urzędu Skarbowego deklaracji podatkowej – pod warunkiem, że podatnik nie otrzymał w danym roku żadnych innych przychodów.

Jeżeli przychody podatnika wynoszą mniej niż kwota wolna (roczny dochód niższy od 30 000 zł), to mimo wszystko jest on zobowiązany do złożenia deklaracji. Niedopełnienie tego obowiązku uznawane jest za przestępstwo skarbowe.

Zwrot podatku – do kiedy

Im szybciej pracodawca przekaże pracownikowi PIT-11 oraz im szybciej pracownik sporządzi i wyśle do Urzędu Skarbowego deklarację podatkową, tym szybszy będzie termin zwrotu nadpłaconego podatku. Maksymalny czas oczekiwania na zwrot podatku deklaracji złożonych po 15 lutym to 90 dni (w przypadku złożenia rocznej deklaracji podatkowej w formie papierowej, bezpośrednio w urzędzie skarbowym).

Deklaracje składane do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną są rozpatrywane szybciej.

Ulgi podatkowe

W niektórych przypadkach podatnicy mają możliwość zmniejszenia wysokości podatku PIT-11. Może odbywać się to na zasadzie odliczenia od dochodu lub odliczenia od podatku.

Jakie są przykładowe rodzaje odliczeń i ulg?

• zwolnienie 4+
• zwolnienie dla nie rezydentów
• ulga dla młodych
• ulga dla pracujących seniorów

Zwolnieniu z podatku podlegają przychody z umów o pracę, umów zlecenia realizowanych przez osoby prywatne oraz przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Rozliczenie osoby zmarłej

Zeznanie PIT zmarłego podatnika sporządzane jest przez urzędników US. Następnie wysyłany jest on rodzinie zmarłego, w celu ustalenia ostatecznej wersji deklaracji podatkowej.

Istnieje również możliwość rozliczenia się wspólnie z nieżyjącym małżonkiem oraz zachowania prawa do ulgi podatkowej. Nadpłatę podatku otrzyma osoba dziedzicząca – tak samo będzie w przypadku niedopłaty.

Co w przypadku niezłożenia PIT-11 w terminie?

Niezłożenie druku PIT-11 do Urzędu Skarbowego oraz deklaracji podatkowej jest uznawane za przestępstwo skarbowe. Jeżeli płatnik lub podatnik nie złożą czynnego żalu, zostaną ukarani grzywną finansową.

Czym jest czynny żal

Jeżeli płatnik lub podatnik zapomniał złożyć deklarację podatkową lub nie zapłacił podatku w terminie, może uniknąć kary korzystając z instytucji czynnego żalu. Jest to nic innego jak poinformowanie US o popełnieniu czynu zabronionego oraz jak najszybsze uregulowanie zeznania podatkowego. Więcej o tym, jak złożyć czynny żal na stronie www.biznes.gov.pl.

Kiedy PIT-11 dla zwolnionego pracownika?

W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem w trakcie roku kalendarzowego, pracodawca sporządza PIT-11 zgodnie z obowiązującymi terminami, czyli najpóźniej do końca lutego roku następnego.

Warto jednak pamiętać o pewnym wyjątku wynikającym z przepisów art. 39 ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tą regulacją, były pracownik ma prawo wystąpić z wnioskiem o wystawienie PIT-11 przed końcem standardowego terminu. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przygotować i dostarczyć deklarację w trakcie roku, w ciągu 14 dni od daty otrzymania wniosku.

Warto zaznaczyć, że jeżeli po zakończeniu umowy pracownik nawiąże nowy stosunek pracy z tym samym pracodawcą, obowiązek wcześniejszego wystawienia PIT-11 nie powstaje. Pracownik może jednak złożyć wniosek o wydanie deklaracji, lecz w takiej sytuacji pracodawca w lutowym PIT-11 uwzględni jedynie dochody wynikające z nowej umowy o pracę.

Roczne rozliczenie  PIT 11 – zmiany od 2023 roku

Należy pamiętać, że od 2023 roku rozliczenie PIT wygląda nieco inaczej niż w poprzednich latach. Spowodowane jest to zmianami Polskiego Ładu i korektą przepisów podatkowych.

Wraz z wejściem w życie przepisów Polskiego Ładu, podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (na skali podatkowej) otrzymali obniżkę PIT z 17% do 12%, a kwota wolna od podatku wzrosła z 8000 zł do 30 000 złotych. Zmieniły się także zasady opodatkowania wynajmu prywatnych nieruchomości – od 2023 r. wynajem jest możliwy tylko na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorcy natomiast muszą zapłacić wyższą składkę na ubezpieczenia społeczne.

Wersja 29 zeznania rocznego PIT-11 opublikowana została  na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (tutaj do pobrania) i obowiązuje aktualnie podczas rozliczenia podatku PIT. W tym miejscu dostępne są również druki PIT.

Nowe formularze PIT zawierają takie zmiany podatkowe, jak:

• możliwość wykazania zasiłków macierzyńskich, od których pobierana była zaliczka na podatek (część E formularza)
• możliwość wykazania dodatkowych przychodów zwolnionych od podatku (ulga na powrót, ulga dla rodzin 4+, ulga dla seniorów) – tzw. PIT-0
• możliwość wykazania zasiłków macierzyńskich zwolnionych od podatku – wypłacanych podatnikom korzystającym ze zwolnienia PIT 0

Zwiększona została również stawka na Organizacje Pożytku Publicznego – do końca roku podatkowego przeznaczyć na nie możemy 1,5% naszego podatku PIT (do tej pory był to 1%).

Podatek hipotetyczny

Z powodu zmian w przepisach o podatku dochodowym (1 stycznia 2022 i 1 lipca 2022) wprowadzone zostały dodatkowe regulacje związane z wyliczaniem ostatecznego podatku PIT.

Wyliczenia mają na celu porównanie wysokości podatku po 1 lipca 2022 r, a podatkiem zawierającym ulgę dla klasy średniej (która obowiązywała do 30 czerwca 2022 r). Podatek dochodowy oblicza organ podatkowy, do 21 dni od złożenia zeznania rocznego.

Podatek hipotetyczny wylicza się wyłącznie u osób, które osiągały wynagrodzenia w wysokości od 68,412 zł do 133,692 zł, oraz:

• uwzględniana jest ulga dla przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej
• przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej pomniejszany jest o koszty uzyskania przychodów, z wyłączeniem składek na ubezpieczenie społeczne
• pod uwagę brana jest skala podatkowa, która obowiązywała do 30 czerwca 2022 r. (17%)