PIT-11 – co to jest, gdzie złożyć i jak rozliczyć?

PIT-11 to dokument, w którym zawarte są informacje podatnika o przychodach, dochodach, kosztach, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy i składkach na ubezpieczenie zdrowotne. PIT-11 to jeden PIT-ów, na podstawie którego następuje rozliczenie z Urzędem Skarbowym. W roku 2022 pracodawca ma obowiązek wysłać PIT-11 zarówno do Urzędu Skarbowego, jak i do pracownika. PIT-11 do Urzędu Skarbowego składany jest wyłącznie drogą elektroniczną.

Zbliża się termin wysyłania PIT-11 zarówno do pracowników, jak i do Urzędu Skarbowego. W związku z tym przygotowaliśmy zbiór najważniejszych pytań i odpowiedzi, związanych z deklaracjami PIT.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Kto wypełnia PIT-11

Do wypełnienia i wysłania PIT-11 zobowiązany jest pracodawca – zarówno osoby fizyczne, jak i inni płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Istnieje jeden wyjątek od tej zasady. Jeżeli pracodawca zatrudnia pracownika na podstawie umowy o dzieło, zlecenie lub innych umów rozliczanych w ramach działalności wykonywanej osobiście, a łączne wynagrodzenie brutto nie przekracza 200 zł, to nie ma potrzeby wystawiania PIT-11. W takiej sytuacji odprowadzany jest zryczałtowany podatek dochodowy (17% przychodu bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu), rozliczany w PIT-8A.

W ilu egzemplarzach należy sporządzić PIT-11

Pracodawca z reguły sporządza 3 egzemplarze deklaracji: dla pracownika, dla Urzędu Skarbowego (właściwego dla pracownika – miejsce zamieszkania) oraz dla siebie (jako dokument w dokumentacji księgowej).

Do kiedy należy złożyć PIT-11 do Urzędu Skarbowego

Informacja od płatnika (pracodawcy) do Urzędu Skarbowego przekazana zostać musi do końca stycznia 2022 roku. Dotyczy to PIT-11, PIT-4R, PIT-R, PIT-40A, PIT-11A, PIT-8C, PIT-8AR. Wyjątkiem jest IFT-1R, który może zostać wystawiony i wysłany do 28 lutego 2022 roku.

Informacja powinna zostać przekazana wyłącznie drogą elektroniczną.

Do kiedy pracodawca musi przekazać pracownikow PIT-11

Pracodawca ma obowiązek dostarczyć PIT-11 każdej osobie, którą zatrudniał w danym roku kalendarzowym (niezależnie od rodzaju zatrudnienia). Musi zrobić maksymalnie do 28 lutego 2022 roku.

Informacja może zostać przekazana w formie papierowej lub elektronicznej (podpisana przy pomocy podpisu elektronicznego) – pozostaje to do decyzji pracodawcy.

Otrzymałem/am PIT-11, co dalej

Na początek należy ustalić, czy otrzymałeś/aś wszystkie PIT-y za ubiegły rok (niezależnie od rodzaju umowy). To bardzo ważny krok, pominięcie któregoś z zarobków skutkować może karą finansową.

Jeżeli chcesz skorzystać z ulg lub odliczeń, niezbędne będzie przygotowanie dokumentów potwierdzających zasadność korzystania z nich. W deklaracji rocznej należy uwzględnić również inne przychody jak zarobki zagraniczne, czy pochodzące z wynajmu.

Następnie, bazując na informacjach z PIT-11 oraz pozostałych zgromadzonych dokumentach, należy wypełnić PIT-37 (umowa o pracę, zlecenie lub dzieło) lub PIT-36 (działalność gospodarcza). Można skorzystać również z automatycznego procesu składania deklaracji w usłudze e-pit.

Co w przypadku wynagrodzeń wypłacanych w styczniu 2022?

Co do zasady, w PIT-11 rozliczamy wynagrodzenia otrzymane w roku poprzednim. Jeżeli pracownik wynagrodzenie za grudzień 2021 otrzyma w styczniu 2022, to rozliczone będzie one dopiero w PIT-11 za 2022 rok. W tym roku jest to szczególnie ważna informacja, ponieważ od stycznia 2022 roku wchodzą zmiany związane z Polskim Ładem (m.in. ulga dla klasy średniej).

Zwolnienie z podatku – osoby do 26 r.ż

Osoby zwolnione z opłat podatkowych również powinny wypełnić deklarację podatkową.

Co w przypadku otrzymania kilku PIT-ów 11

Wszystkie otrzymane PIT-y należy zebrać i na ich podstawie wypełnić jedną deklarację podatkową. Wszystkie przychody powinny zostać zsumowane i przedstawione na jednej deklaracji.

Kto jest odpowiedzialny za błędy w PIT-11

Poprawne wystawienie deklaracji PIT-11 leży po stronie pracodawcy, którego obowiązkiem jest sprawdzenie wszystkich danych. W razie pomyłek (np. w wysokości pobranych zaliczek i czy wpłaty do Urzędu Skarbowego) to właśnie on zostanie pociągnięty do ewentualnej odpowiedzialności.

Gdzie wysłać PIT-11

Pracodawca zobowiązany jest wysłać PIT-11 do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną i powinien to zrobić na stronie www.podatki.gov.pl.

PIT-11 dla pracownika dostarczony może być listownie (na wskazany adres), osobiście lub elektronicznie.

Podatnik (pracownik) rozliczyć się powinien z Urzędem Skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania lub pobytu (obcokrajowcy nieposiadający miejsca zamieszkania na terenie RP). Może zrobić to również drogą elektroniczną na stronie www.podatki.gov.pl.

PIT-11 dla cudzoziemca

Cudzoziemiec pracujący w Polsce podlega obowiązkowi sporządzenia deklaracji podatkowej. Jej forma zależeć będzie od tego, czy jest on rezydentem podatkowym Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli przebywał on w Polsce więcej niż 183 dni lub posiada tu centrum interesów życiowych, wtedy pracodawca wystawia PIT-11.

Natomiast w przypadku nie rezydenta podatkowego wystawiany jest dokument IFT-1R.

Jeżeli cudzoziemiec nie posiada miejsca zamieszkania lub pobytu w Polsce, pracodawca powinien wysłać PIT-11 lub IFT-1R do Urzędu Skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Czytaj więcej: PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca?.

PIT-11 a brak numeru PESEL

Do tej pory rozliczenie cudzoziemca, który nie posiadał numeru PESEL nie było większym problemem. Wystarczyło wpisać ciąg tych samych cyfr, np. 99999999999, a deklaracja bez problemu była rozpatrywana. Od 1 czerwca 2021 roku Ministerstwo Finansów podjęło decyzję, że obcokrajowiec musi mieć nadany i wpisany numer PESEL (wyjątkiem jest sytuacja prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, wtedy rozliczać można się przy pomocy NIP).

Od 1 stycznia 2022 roku deklaracje bez numeru PESEL nie będą rozpatrywane! Ułatwiona natomiast została procedura uzyskiwania PESEL’u i teraz urzędy gminy mogą wydawać je na wniosek cudzoziemca (w którym zaznaczyć można, że PESEL potrzebny jest ze względów podatkowych). Warunkiem jest posiadanie meldunku – stałego lub czasowego, na okres dłuższy niż 30 dni.

Umowa zlecenie a PIT-11

Osoby pracujące na umowę zlecenie również są zobowiązane do złożenia deklaracji podatkowej (PIT-37). Tak samo, jak w przypadku umowy o pracę, obowiązkiem pracodawcy jest wysłanie PIT-11 do pracowników pracujących na postawie umowy zlecenie.

Rozliczenie z małżonkiem

Urząd Skarbowy daje możliwość rozliczenia się wspólnie z małżonkiem. To możliwość zapłacenia niższego podatku, w przypadku, gdy jedna z osób zarabia dużo więcej.

W tym celu należy zaznaczyć opcję składania PIT-11 razem ze współmałżonkiem. Do deklaracji podatkowej wpisuje się wtedy przychody każdej z osób.

Do jakiej kwoty nie trzeba się rozliczać z Urzędem Skarbowym

Przychody zwolnione z opodatkowania to między innymi odszkodowania, zasiłki i dodatki. Nie ma wtedy obowiązku składania deklaracji podatkowej – pod warunkiem, że podatnik nie otrzymał w danym roku żadnych innych przychodów.

Jeżeli przychody podatnika wynoszą mniej niż kwota wolna (roczny dochód niższy od 3091 zł – ostatni raz będzie to taka kwota) to mimo wszystko jest on zobowiązany do złożenia deklaracji. Niedopełnienie tego obowiązku uznawane jest za przestępstwo skarbowe.

Zwrot podatku – do kiedy

Im szybciej pracodawca przekaże pracownikowi PIT-11 oraz im szybciej pracownik sporządzi deklarację podatkową (do 15 lutego 2022 r.), tym szybszy będzie termin zwrotu nadpłaconego podatku. Maksymalny czas oczekiwania na zwrot podatku deklaracji złożonych po 15 lutym to 90 dni.

Deklaracje składane drogą elektroniczną są rozpatrywane szybciej.

Rozliczenie osoby zmarłej

PIT zmarłego podatnika sporządzany jest przez urzędników Urzędu Skarbowego. Następnie wysyłany jest on rodzinie zmarłego, w celu ustalenia ostatecznej wersji deklaracji podatkowej.

Istnieje również możliwość rozliczenia się wspólnie z nieżyjącym małżonkiem oraz zachowania prawa do ulgi podatkowej. Nadpłatę podatku otrzyma osoba dziedzicząca – tak samo będzie w przypadku niedopłaty.

Co w przypadku niezłożenia PIT-11 w terminie

Niezłożenie PIT-11 do Urzędu Skarbowego oraz deklaracji podatkowej jest uznawane za przestępstwo skarbowe. Jeżeli płatnik lub podatnik nie złożą czynnego żalu, zostaną ukarani grzywną finansową.

Czym jest czynny żal

Jeżeli płatnik lub podatnik zapomniał złożyć deklarację podatkową lub nie zapłacił podatku w terminie, może uniknąć kary korzystając z instytucji czynnego żalu. Jest to nic innego, jak poinformowanie Urzędu Skarbowego o popełnieniu czynu zabronionego oraz jak najszybsze uregulowanie zaległych zobowiązań. Więcej o tym, jak złożyć czynny żal na stronie www.biznes.gov.pl.

Wysyłka PIT-11 w systemie HRappka

Program kadrowo-płacowy HRappka to najszybsze rozwiązanie gwarantujące automatyczną wysyłkę PIT-ów dla wszystkich pracowników. Dzięki możliwości podpisu elektronicznego wykonasz cały proces generowania i wysyłki PIT-ów w jednym miejscu. Czytelny dashboard podpowie, ilu pracownikom brakuje danych w deklaracjach, ile deklaracji zostało wygenerowanych i wysłanych do Urzędu Skarbowego oraz pracowników.

System kadrowo-płacowy HRappka na podstawie wystawionych umów i oświadczeń podpowie rownież jakie dokumenty należy wygenerować (także IFT-1R).

PITy w HRappce

Dashboard PIT-ów pracowniczych w systemie HRappka

Testuj 14 dni bez opłat!

Zautomatyzuj procesy kadrowo - płacowe i oszczędzaj czas z systemem HRappka!

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


PIT-11 to dokument, w którym znajdują się informacje m.in. o przychodach podatnika, kosztach uzyskania przychodu ze stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej. Mamy kilka opcji sporządzenia deklaracji podatkowej. Można zrobić to przez pracodawcę, samodzielnie, przy pomocy biura rachunkowego lub można przekazać ten obowiązek Urzędowi Skarbowemu.