PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca za 2026 rok
Data dodania: 28 października, 2026
IFT-1R to roczna informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania. Płatnik wystawia ją nierezydentom, którym wypłacał należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym – najczęściej z umowy zlecenia albo o dzieło (20% przychodu). Cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę co do zasady dostaje PIT-11, także gdy nie jest polskim rezydentem podatkowym. IFT-1R za 2026 rok trzeba przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu do 1 marca 2027 r. Poniżej wyjaśniamy, jak ustalić rezydencję podatkową cudzoziemca, kiedy wystawić PIT-11, a kiedy IFT-1R, do jakiego urzędu wysłać informację i jak wypełnić IFT-1R na konkretnym przykładzie.
| Cudzoziemiec | Umowa | Podatek | Informacja roczna |
|---|---|---|---|
| rezydent albo nierezydent | umowa o pracę | zaliczki według skali (12% / 32%) | PIT-11 |
| rezydent podatkowy Polski | umowa zlecenia, o dzieło | zaliczki według skali | PIT-11 |
| nierezydent bez certyfikatu rezydencji | umowa zlecenia, o dzieło | ryczałt 20% od przychodu | IFT-1R |
| nierezydent z certyfikatem rezydencji | umowa zlecenia, o dzieło | według umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. zwolnienie albo niższa stawka) | IFT-1R (także przy zwolnieniu) |
Terminy za 2026 rok. IFT-1R – do 1 marca 2027 r. do podatnika i do urzędu skarbowego (koniec lutego wypada w niedzielę). PIT-11 – do 1 lutego 2027 r. do urzędu i do 1 marca 2027 r. do pracownika. Wzór informacji: IFT-1/IFT-1R(18).
Zagadnienia poruszane w artykule:
IFT-1R – co to jest?
Pełna nazwa formularza to „Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania”. Podstawa prawna to art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obowiązek sporządzenia IFT-1R ma płatnik, czyli podmiot wypłacający wynagrodzenie, który wypłaca zagranicznym osobom fizycznym należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym (art. 29, 30 i 30a ustawy o PIT).
Najczęściej chodzi o wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych – zlecenia i dzieła – ale IFT-1R obejmuje też m.in. należności licencyjne (np. za korzystanie z praw autorskich albo znaków towarowych), odsetki, dywidendy, wynagrodzenia członków zarządu czy emerytury. Informację sporządza się także wtedy, gdy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zwalnia wypłatę z podatku w Polsce (art. 42 ust. 6 ustawy).
Informacja IFT-1R pełni dla nierezydenta podobną funkcję jak PIT-11 dla polskiego rezydenta: pokazuje wysokość przychodu uzyskanego w Polsce i kwotę zryczałtowanego podatku dochodowego, który pobrał od niego płatnik. Z jednym wyjątkiem – zryczałtowany podatek jest ostateczny, więc nierezydent co do zasady nie rozlicza go już w zeznaniu rocznym.
Nie myl IFT-1R z IFT-2R. IFT-2R to informacja o przychodach zagranicznych firm (osób prawnych), składana na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Informację IFT-1R sporządza się wyłącznie dla osób fizycznych niemających w Polsce miejsca zamieszkania.
Rezydencja podatkowa – rezydent czy nierezydent?
Od rezydencji podatkowej zależy, gdzie i jak cudzoziemiec płaci podatek. Według art. 3 ust. 1a ustawy o PIT osoba ma miejsce zamieszkania w Polsce (jest polskim rezydentem podatkowym), jeśli spełnia co najmniej jeden z dwóch warunków:
- ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) – np. mieszka tu z rodziną, ma tu stałą pracę, majątek, konto,
- przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Rezydent podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – płaci podatek od wszystkich dochodów, także zagranicznych. Nierezydent podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (art. 3 ust. 2a) – płaci podatek tylko od dochodów uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, np. za pracę wykonywaną w Polsce. Rezydencja podatkowa jest jednym z najważniejszych kryteriów ustalenia, czy należy sporządzić PIT-11, czy IFT-1R. Znaczenie ma również rodzaj uzyskiwanego przychodu, sposób jego opodatkowania oraz ewentualne zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Gdy cudzoziemiec spełnia warunki rezydencji w dwóch państwach, rozstrzyga umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między tymi państwami. Listę takich umów znajdziesz na podatki.gov.pl. Żeby zastosować stawkę lub zwolnienie z umowy, płatnik musi mieć certyfikat rezydencji – zaświadczenie zagranicznej administracji podatkowej o miejscu zamieszkania podatnika (art. 5a pkt 21 ustawy). Bez certyfikatu płatnik nie może zastosować umowy i musi dokonać poboru podatku według polskich przepisów (art. 29 ust. 2). Certyfikat nie zwalnia płatnika z obowiązku sporządzenia informacji IFT-1R.
Jak to ustalić w praktyce? Poproś cudzoziemca na początku współpracy o pisemne oświadczenie o rezydencji podatkowej (gdzie mieszka, gdzie ma rodzinę, od kiedy jest w Polsce) i – jeśli jest nierezydentem – o certyfikat rezydencji. Wracaj do tematu, gdy pobyt w Polsce zbliża się do 183 dni albo cudzoziemiec sprowadza rodzinę.
Cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę
Jeśli cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i pracuje w Polsce, pracodawca co do zasady rozlicza go tak samo jak polskiego pracownika, niezależnie od rezydencji podatkowej. Pobiera co miesiąc zaliczki według skali podatkowej (12% i 32%), stosuje koszty uzyskania przychodu, a jeśli pracownik złożył PIT-2 – także kwotę zmniejszającą podatek (więcej w artykule o PIT-2 dla cudzoziemca).
Po zakończeniu roku pracodawca wystawia PIT-11, a nie IFT-1R. Za 2026 rok wysyła go do urzędu skarbowego do 1 lutego 2027 r., a pracownikowi przekazuje do 1 marca 2027 r. Zaliczki od cudzoziemca na etacie wykazuje też w PIT-4R.
Cudzoziemiec na umowie zlecenie (IFT-1R dla Ukraińca)
Przy umowie zlecenia i umowie o dzieło rodzaj informacji zależy od rezydencji:
- rezydent podatkowy Polski – płatnik pobiera zaliczki według skali, tak jak od Polaka, i wystawia PIT-11,
- nierezydent – płatnik co do zasady pobiera zryczałtowany podatek dochodowy 20% od przychodów objętych art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, bez odliczania kosztów uzyskania przychodu, z uwzględnieniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, i wystawia IFT-1R. Jeśli cudzoziemiec dostarczy certyfikat rezydencji, płatnik stosuje zasady z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z jego krajem.
Dotyczy to także obywateli Ukrainy. Wielu z nich mieszka w Polsce od 2022 r. z rodzinami i od dawna przebywa tu ponad 183 dni w roku – wtedy często są polskimi rezydentami podatkowymi i dostają PIT-11. Nie jest to jednak automatyczne: trzeba uwzględnić także ich powiązania z Ukrainą i postanowienia umowy polsko-ukraińskiej o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jeżeli obywatel Ukrainy pozostaje nierezydentem podatkowym Polski, a uzyskuje przychody objęte obowiązkiem sporządzenia IFT-1R, płatnik wystawia mu tę informację zgodnie z właściwymi zasadami opodatkowania. Więcej o zatrudnianiu obywateli Ukrainy w artykule zatrudnienie obywatela Ukrainy.
Zastosowanie 20% podatku zryczałtowanego nie przesądza o obowiązku opłacania składek ZUS i składki zdrowotnej. Podleganie ubezpieczeniom ustala się odrębnie, zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym, a w przypadku pracy transgranicznej również z właściwymi regulacjami międzynarodowymi.
Zmiana rezydencji podatkowej w trakcie roku
Rezydencja może się zmienić w trakcie roku, np. gdy cudzoziemiec przeniesie do Polski ośrodek interesów życiowych – sprowadzi rodzinę i zamieszka tu na stałe. Ocenia się całokształt okoliczności: sam wynajem mieszkania nie przesądza o zmianie, a moment zmiany nie musi wypadać dokładnie po 183 dniach pobytu. Od momentu zmiany płatnik rozlicza go jak polskiego rezydenta: zamiast ryczałtu pobiera zaliczki według skali. W praktyce trzeba ustalić rzeczywisty moment zmiany rezydencji, a płatnik powinien mieć dokumenty uzasadniające przyjęty sposób rozliczenia (np. oświadczenie cudzoziemca, certyfikat rezydencji).
Po zakończeniu roku taka osoba może dostać dwa dokumenty od jednego płatnika: IFT-1R za okres, gdy była nierezydentem, i PIT-11 za okres po zmianie rezydencji.
Czym różni się informacja IFT-1 od IFT-1R?
To ten sam formularz – IFT-1/IFT-1R – w dwóch wariantach. Przy wypełnianiu skreśla się niepotrzebną nazwę. Informację IFT-1 płatnik sporządza na wniosek podatnika, a IFT-1R – za cały rok podatkowy.
| IFT-1 | IFT-1R | |
|---|---|---|
| Kiedy | w trakcie roku, na wniosek podatnika | za cały rok podatkowy |
| Termin | 14 dni od dnia złożenia wniosku | do końca lutego roku następującego po roku podatkowym albo do dnia zaprzestania działalności, jeśli płatnik zamyka firmę wcześniej |
| Za jaki okres | od początku roku do dnia złożenia wniosku | od 1 stycznia do 31 grudnia |
| Kto dostaje | podatnik i urząd skarbowy | podatnik i urząd skarbowy |
Informacja IFT-1 przydaje się cudzoziemcowi, który kończy pracę w Polsce i wraca do swojego kraju – na żądanie podatnika płatnik sporządza ją w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, a nie w lutym następnego roku.
Do kiedy przekazać IFT-1R za 2026 rok?
Informację IFT-1R przekazuje się w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT). Jeśli płatnik zamyka firmę wcześniej, ma czas do dnia zaprzestania działalności. 28 lutego 2027 r. to niedziela, więc IFT-1R za 2026 rok trzeba przekazać do 1 marca 2027 r. – zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu. To miesiąc później niż PIT-11 do urzędu.
| Dokument za 2026 r. | Do urzędu skarbowego | Do cudzoziemca |
|---|---|---|
| IFT-1R | 1 marca 2027 r., elektronicznie | 1 marca 2027 r. |
| IFT-1 (na wniosek) | 14 dni od wniosku | 14 dni od wniosku |
| PIT-11 | 1 lutego 2027 r., elektronicznie | 1 marca 2027 r. |
| PIT-8AR (ryczałt pobrany w 2026 r.) | 1 lutego 2027 r., elektronicznie | – |
Do urzędu skarbowego płatnicy wysyłają IFT-1R elektronicznie – przez e-Deklaracje albo z programu kadrowo-płacowego. Cudzoziemcowi można przekazać informację papierowo albo elektronicznie, najlepiej na adres e-mail, który sam wskazał. Pobrany w ciągu roku ryczałt płatnik wpłaca do 20. dnia następnego miesiąca i wykazuje dodatkowo w deklaracji PIT-8AR.
Za niewystawienie informacji IFT-1R albo spóźnienie płatnikowi grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym (ostrzega o tym pouczenie na samym formularzu). Jeśli zorientujesz się po terminie, wyślij informację jak najszybciej i rozważ złożenie czynnego żalu – jego skuteczność zależy od spełnienia warunków art. 16 Kodeksu karnego skarbowego.
Do jakiego urzędu skarbowego wysłać IFT-1R i PIT-11 cudzoziemca?
Od 1 stycznia 2027 r. informacje IFT-1R należy kierować do Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie, niezależnie od miejsca zamieszkania lub siedziby płatnika. Dotyczy to również informacji IFT-1R sporządzanych za 2026 rok i składanych w 2027 roku. Zmianę wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 21 września 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie właściwości organów podatkowych (Dz.U. z 2026 r. poz. 1247). Lubelski Urząd Skarbowy przejmuje sprawy podatku u źródła od zagranicznych osób fizycznych z całej Polski, w tym deklaracje i informacje składane przez płatników. Zmiana działa z mocy prawa – płatnik nie składa wniosków ani zawiadomień, a zasady poboru podatku się nie zmieniają. Nazwę i adres urzędu wpisuje się w poz. 6 formularza.
Wcześniej właściwość urzędu ustalano według miejsca zamieszkania lub siedziby płatnika, a sprawy obsługiwały wyspecjalizowane urzędy skarbowe w poszczególnych województwach (np. dla firmy z Warszawy – Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście). Sprawy wszczęte i niezakończone przed 1 stycznia 2027 r. prowadzi się na dotychczasowych zasadach. Więcej o właściwości urzędów dla cudzoziemców piszemy w artykule o tym, jaki urząd skarbowy jest właściwy dla cudzoziemca. W razie wątpliwości właściwość potwierdzi Krajowa Informacja Skarbowa.
Przy PIT-11 cudzoziemca:
- rezydent Polski – PIT-11 trafia do urzędu skarbowego według jego miejsca zamieszkania w Polsce, a w adresie wpisuje się adres polski,
- nierezydent na umowie o pracę – PIT-11 wysyła się do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, z zagranicznym adresem zamieszkania.
Jak wypełnić IFT-1R – przykład
Sytuacja. Olena, obywatelka Ukrainy, przyjechała do Polski 1 czerwca 2026 r. na sezonową pracę i wróciła na Ukrainę 30 września. Rodzina i mieszkanie zostały na Ukrainie, w Polsce spędziła 122 dni – jest nierezydentem. Pracowała w firmie z Lublina na umowie zlecenia za 4 000 zł brutto miesięcznie. Nie dostarczyła certyfikatu rezydencji, więc firma pobierała zryczałtowany podatek 20%.
- przychód za 4 miesiące: 4 × 4 000 zł = 16 000 zł,
- zryczałtowany podatek: 20% × 4 000 zł = 800 zł miesięcznie, razem 3 200 zł,
- podatek płatnik wpłacał do 20. dnia każdego następnego miesiąca, a w PIT-8AR za 2026 r. wykaże go w odpowiednich miesiącach.
Tak wygląda IFT-1R za 2026 rok dla Oleny (wzór IFT-1/IFT-1R(18)):
| Część / pozycja | Co wpisać |
|---|---|
| Nagłówek | skreślić „IFT-1”, zostawić „IFT-1R”; okres od 01-01-2026 do 31-12-2026 |
| A, poz. 6–7 | Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie (od 1 stycznia 2027 r. dla wszystkich płatników, niezależnie od siedziby); cel: 1 – złożenie informacji (2 – korekta) |
| B | dane firmy: rodzaj płatnika, pełna nazwa, czy podatnik i płatnik są podmiotami powiązanymi (2 – nie), adres siedziby |
| C.1, poz. 20–28 | nazwisko, imię, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia Oleny; w poz. 26 – ukraiński numer identyfikacji podatkowej albo, jeśli go nie ma, numer paszportu; w poz. 27–28 rodzaj numeru i kraj wydania (Ukraina) |
| C.2, poz. 29–34 | adres zamieszkania na Ukrainie (nie adres kwatery w Polsce) |
| D, wiersz „Przychód określony zgodnie z art. 29 ustawy” (symbol 99) | poz. 62 (zwolniony): 0,00 zł · poz. 63 (podlegający opodatkowaniu): 16 000,00 zł · poz. 64 (pobrany podatek): 3 200,00 zł |
| N – przychód zgodnie z art. 29 | stawka: 20% · zwolniony: 0,00 zł · podlegający opodatkowaniu: 16 000,00 zł · pobrany podatek: 3 200,00 zł |
| Części końcowe | data przekazania informacji podatnikowi, dane osoby podpisującej i dane kontaktowe |
Gdyby Olena dostarczyła certyfikat rezydencji, a umowa polsko-ukraińska pozwalała opodatkować jej przychód tylko na Ukrainie, firma nie pobrałaby podatku. Mimo to wystawiłaby IFT-1R, z kwotą 16 000 zł jako dochodem zwolnionym z opodatkowania i pobranym podatkiem 0 zł. Uwaga: wiersz z symbolem 99 i część N wypełnia się tylko wtedy, gdy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie znajduje zastosowania. Gdy płatnik stosuje umowę, przychód wykazuje się w wierszu części D odpowiadającym kategorii dochodu z umowy (np. symbol 14 – wolne zawody albo 21 – inne dochody) i w odpowiedniej części E–M. Kategorię trzeba ustalić na podstawie konkretnej umowy i okoliczności (np. czy powstaje stała placówka) – najlepiej razem z księgową albo doradcą podatkowym.
Czy IFT-1R trzeba rozliczyć?
Co do zasady nie. Zryczałtowany podatek dochodowy pobrany przez płatnika jest ostateczny, więc nierezydent, który miał w Polsce tylko przychody z IFT-1R, nie składa zeznania rocznego PIT-37. IFT-1R jest dla niego potwierdzeniem, ile zarobił i ile podatku zapłacił w Polsce – może go potrzebować do rozliczenia w swoim kraju.
Wyjątek: cudzoziemiec, który mieszka w innym państwie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii, może wybrać rozliczenie przychodów według skali podatkowej, składając zeznanie roczne – pod warunkiem udokumentowania miejsca zamieszkania certyfikatem rezydencji i spełnienia warunków z art. 29 ust. 4–5 ustawy. Pobrany ryczałt zalicza się wtedy na poczet podatku. Opłaca się to, gdy podatek według skali jest niższy niż 20% ryczałtu.
Ulgi podatkowe dla cudzoziemców
Cudzoziemcy będący polskimi rezydentami podatkowymi mogą korzystać z ulg i odliczeń na zasadach przewidzianych w ustawie o PIT. Nierezydenci również mogą korzystać z niektórych preferencji, jeśli uzyskują w Polsce przychody opodatkowane na odpowiednich zasadach i spełniają warunki konkretnej ulgi. Przykładowo nierezydent osiągający dochody opodatkowane według skali podatkowej może skorzystać z ulgi internetowej. Natomiast wspólne rozliczenie małżonków będących nierezydentami wymaga spełnienia dodatkowych warunków, w tym określonego udziału przychodów opodatkowanych w Polsce. Nierezydent rozliczany wyłącznie ryczałtem nie składa zeznania, więc z ulg nie korzysta.
IFT-1R i PIT-11 w HRappce
W programie kadrowo-płacowym HRappka IFT-1R generujesz w tym samym module co PIT-11 (Deklaracje → PIT pracowników), pojedynczo albo masowo. Na podstawie danych pracownika system sam umieszcza go na liście do właściwej informacji – PIT-11 albo IFT-1R. Informacje podpiszesz elektronicznie i wyślesz do urzędu skarbowego z systemu, a potwierdzone wyślesz cudzoziemcom e-mailem albo udostępnisz w portalu pracowniczym. System liczy 20% zryczałtowany podatek od nierezydentów. Stawkę ustawiasz w danych do rozliczeń pracownika razem z okresem obowiązywania, więc odnotujesz też zmianę w trakcie roku, np. po dostarczeniu certyfikatu rezydencji. Przy zatrudnianiu obcokrajowców pomaga też moduł legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, który pilnuje terminów zezwoleń i oświadczeń.
>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo
Najczęściej zadawane pytania
IFT-1R – co to jest w prostych słowach?
To roczna informacja dla cudzoziemca, który nie ma w Polsce miejsca zamieszkania, o tym, ile zarobił w Polsce i ile zryczałtowanego podatku dochodowego pobrała od niego firma. Odpowiednik PIT-11 dla nierezydentów, którym wypłacano należności z umów cywilnoprawnych.
Do kiedy IFT-1R za 2026 rok?
Do 1 marca 2027 r. – do podatnika i do urzędu skarbowego. Ustawowy termin to koniec lutego, ale 28 lutego 2027 r. to niedziela.
IFT-1R do jakiego urzędu?
Od 1 stycznia 2027 r. – do Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie, niezależnie od siedziby płatnika. Dotyczy to także IFT-1R za 2026 rok składanych w 2027 r. Wcześniej urząd wybierało się według siedziby płatnika, spośród wyspecjalizowanych urzędów w poszczególnych województwach.
Czy cudzoziemiec na umowie o pracę dostaje IFT-1R?
Co do zasady nie. Przychody ze stosunku pracy rozliczane przez polskiego płatnika według skali podatkowej wykazuje się w PIT-11, także u nierezydenta.
Czy IFT-1R trzeba rozliczyć w PIT-37?
Nie, jeśli cudzoziemiec jest nierezydentem i zapłacił ryczałt. Wyjątkiem są rezydenci UE, EOG i Szwajcarii, którzy – z certyfikatem rezydencji i po spełnieniu warunków art. 29 ust. 4–5 – mogą wybrać rozliczenie według skali w zeznaniu rocznym.
Co wpisać w IFT-1R, jeśli cudzoziemiec nie ma PESEL?
PESEL nie jest potrzebny. W poz. 26 wpisuje się numer identyfikacji podatkowej z kraju zamieszkania cudzoziemca, a jeśli go nie ma – numer dokumentu tożsamości, np. paszportu.
Ile wynosi podatek od umowy zlecenia nierezydenta?
Co do zasady 20% przychodu, bez kosztów uzyskania przychodu, chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje zwolnienie albo niższą stawkę i cudzoziemiec dostarczył certyfikat rezydencji.