10 problemów kadrowo-płacowych biur rachunkowych (i jak je rozwiązać)

Obsługa kadrowo-płacowa to coraz częstszy element oferty biur rachunkowych. Jedni zajmują się nią na co dzień, inni traktują jako dodatek – ale jedno jest pewne: to obszar, który potrafi być wyjątkowo wymagający. Zwłaszcza gdy klientów przybywa, a każdy z nich ma swoje zasady, terminy i sposób działania. Biura kadrowo-płacowe to podmioty zajmujące się kompleksową obsługą firm w zakresie zarządzania personelem i rozliczania wynagrodzeń, często rozwiązując problemy związane ze zmieniającymi się przepisami i różnorodnymi formami zatrudnienia.

W tym artykule pokazujemy 10 najczęstszych problemów, z jakimi mierzą się biura rachunkowe w zakresie kadr i płac – i podsuwamy konkretne pomysły, jak sobie z nimi radzić.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

1. Częste zmiany przepisów i niepewność interpretacyjna

Od lat jednym z największych wyzwań w biurach kadrowo-płacowych są ciągle zmieniające się przepisy prawne. Nowe ulgi, zmiany w PIT, aktualizacje w ZUS – wszystko to wymaga ciągłego śledzenia i interpretacji.

Nasze wskazówki: 

• Warto korzystać z aktualnych newsletterów branżowych (np. Ministerstwa Finansów, ZUS-u czy specjalistycznych portali kadrowych takich jak np. infor.pl).
• Dobrą praktyką jest też wymiana wiedzy w ramach grup branżowych funkcjonujących na Facebooku.
• Jeśli biuro korzysta z systemu kadrowo-płacowego – większość z nich aktualizuje się automatycznie w momencie wejścia w życie nowych przepisów.

2. Praca na różnych formach zatrudnienia

Etat, zlecenie, dzieło, B2B, praca tymczasowa, umowy sezonowe… Różne formy współpracy wymagają różnych sposobów rozliczania – i łatwo się w tym pogubić.

Nasze wskazówki: 

• Dobrze mieć wypracowane wewnętrzne procedury i checklisty: co trzeba zrobić przy danej formie zatrudnienia.
• Warto inwestować czas w szkolenia z zakresu nietypowych przypadków.
• Można też korzystać z systemów, które automatycznie uwzględniają specyfikę każdej formy umowy i odpowiednio naliczają składki.

3. Ręczne wprowadzanie danych

Umowy spisywane w Wordzie, dane wpisywane do Excela, godziny pracy z notatnika… Brzmi znajomo? To codzienność wielu biur kadrowo-płacowych – ale też źródło błędów i opóźnień.

Nasze wskazówki: 

• Wprowadzenie jednolitego procesu zbierania danych od klientów (np. przez formularze online).
• Ograniczenie liczby dokumentów „z ręki” na rzecz edytowalnych, spójnych szablonów.
• W dłuższej perspektywie: automatyzacja – system, który pozwala automatycznie generować wszystkie potrzebne dokumenty z wcześniej wprowadzonych danych.

4. Chaos w komunikacji z klientem

Przekazywanie informacji przez maila, SMS, telefon, WhatsApp – powoduje, że coś zawsze może umknąć. A to z kolei wpływa na jakość obsługi i ryzyko błędów.

Nasze wskazówki: 

• Ustalenie jednej ścieżki komunikacji z klientem – np. tylko mail lub dedykowana platforma.
• Trzymanie kluczowych ustaleń „na piśmie”.
• Warto rozważyć narzędzia, które umożliwiają przechowywanie historii korespondencji w kontekście danego klienta.

5. Błędy przy naliczaniu wynagrodzeń

Nawet drobna pomyłka może mieć duże konsekwencje – zwłaszcza gdy dotyczy wynagrodzenia pracownika. Problem w tym, że błędy łatwo się „wkradają”, szczególnie przy  dużej liczbie pracowników.

Nasze wskazówki: 

• Praca na systemie z walidacją danych (czyli mechanizmami, które wykrywają nieścisłości przed zatwierdzeniem listy płac).
• Wdrożenie dwuetapowej kontroli naliczeń – np. osoba A przygotowuje, osoba B zatwierdza.
• Warto też zadbać o porządek w przekazywaniu danych źródłowych (np. informacji o nieobecnościach).

6. Trudność w zarządzaniu nieobecnościami

Chorobowe, urlopy wypoczynkowe, bezpłatne, opieka nad dzieckiem – to wszystko trzeba dobrze zaksięgować i uwzględnić w płacach. A w wielu przypadkach dokumenty trafiają w ostatniej chwili lub są niekompletne.

Nasze wskazówki: 

• Ustalenie z klientem w umowie maksymalnego terminu dostarczenia danych do rozliczeń i dokumentów.
• Automatyczne przypomnienia o brakujących dokumentach i zbliżających się ważnych terminach (jeśli firma korzysta z systemu).
• Narzędzia, które pozwalają pracownikom samodzielnie zgłaszać urlopy lub dostarczać zaświadczenia online.

7. Raportowanie na potrzeby klientów

Nie każdy klient wie, czego potrzebuje – ale wielu oczekuje, że biuro „z automatu” dostarczy mu dane o kosztach wynagrodzeń, strukturze zatrudnienia, czy wykorzystaniu urlopów.

Nasze wskazówki: 

• Przygotowanie zestawu uniwersalnych, standardowych raportów – które można szybko wygenerować dla każdego klienta.
• Zautomatyzowane raportowanie cykliczne – np. raz w miesiącu, ten sam raport, w tej samej formie.

8. Praca z wieloma klientami jednocześnie

Każdy klient to inne terminy, inne warunki umów, inne oczekiwania. Łatwo o pomyłkę, jeśli nie masz dobrej organizacji pracy.

Nasze wskazówki: 

• Warto pracować na harmonogramie miesięcznym – z wyraźnie oznaczonymi terminami dla każdego klienta.
• Dobry system kadrowo-płacowy pozwala przełączać się między firmami i zarządzać nimi w jednym miejscu.

9. Brak czasu na weryfikację danych

Pod presją czasu łatwo zatwierdzić coś, co „wydaje się w porządku”. Problem w tym, że często to właśnie te „niby drobiazgi” potem generują problemy.

Nasze wskazówki:

• Wprowadzenie zasady: „zanim zatwierdzisz – sprawdź dwa razy” (nawet kosztem kilku minut więcej).
• Czasem warto mieć też proste, wypracowane w zespole checklisty przedzatwierdzeniowe.
• Automatyczne kontrole danych i alerty o nieprawidłowościach w systemie (np. zbyt niskie wynagrodzenie minimalne).

10. Trudności z dostępem do danych zdalnie

Coraz częściej praca odbywa się w trybie hybrydowym – a dostęp do dokumentów z biura na pendrive to już raczej przeszłość.

Nasze wskazówki:

• Przechowywanie dokumentacji w bezpiecznej chmurze.
• Dostęp do systemów online (najlepiej z różnych urządzeń, bez potrzeby instalacji).
• Współdzielenie danych z klientem przez jedno źródło – np. google drive.

Podsumowanie

Kadry i płace to obszar, w którym margines błędu jest wyjątkowo mały. Dobra organizacja, przemyślane procesy i mądre wykorzystanie technologii potrafią zrobić ogromną różnicę nie tylko w komforcie pracy, ale też w jakości obsługi klienta.

Jeśli szukasz rozwiązań, które realnie usprawnią Twoją pracę kadrowo-płacową – warto przyjrzeć się narzędziom, które są projektowane również z myślą o biurach rachunkowych.

Jednym z nich jest HRappka, która umożliwia tworzenie kont wielu firm i rozliczanie pracowników w podziale na firmy. Klient może mieć stały dostęp do danych, w wybranym przez Ciebie zakresie.

Kluczowe funkcjonalności naszego programu kadrowego dla biur rachunkowych to:

• Dokumentacja pracownicza
• Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców
• Generowanie umów i podpis elektroniczny
• Deklaracje ZUS / US / PPK
• Przypomnienia i ostrzeżenia
• Wielowymiarowe raporty
• Kwatery pracownicze
• Kalkulator wynagrodzeń
• Samoobsługa pracownicza
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe

Jeśli chcesz zobaczyć system w akcji, zamów bezpłatną prezentację lub zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo!