Audyt kadrowo-płacowy – jak uniknąć kosztownych błędów?

W zarządzaniu firmą ważne jest nie tylko osiąganie wyników finansowych, ale też zgodność wewnętrznych procesów kadrowo-płacowych z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Zaniedbania w tym obszarze mogą prowadzić do ryzyka prawnego, kar finansowych, a nawet utraty zaufania pracowników. Dlatego warto, aby pracodawcy rozważyli przeprowadzenie audytu kadrowo-płacowego, który stanowi dobre zabezpieczenie firmy, na przykład w przypadku kontroli PIP.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest audyt kadrowo-płacowy?

Audyt kadrowo-płacowy to kompleksowa analiza procesów związanych z cyklem życia pracownika w organizacji, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej oraz naliczaniem wynagrodzeń i składek ZUS.

Jego celem jest weryfikacja, czy działania działu kadr są zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi, a także identyfikacja ewentualnych błędów i rekomendacja działań naprawczych.

Co obejmuje audyt kadrowo-płacowy?

Audyt dokumentacji pracowniczej

• Sprawdzenie poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej (umowy o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, uprawnienia zawodowe).
• Weryfikacja poprawności zawieranych umów (rodzaj, forma, okres zatrudnienia, zgodność z Kodeksem pracy).

Czas pracy i urlopy

• Kontrola ewidencji czasu pracy, w tym rozliczanie nadgodzin, pracy w dni wolne i w godzinach nocnych.
• Sprawdzenie poprawności naliczania i ewidencjonowania urlopów (wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych, okolicznościowych).

Szkolenia i badania BHP

• Weryfikacja terminowości i udokumentowania szkoleń wstępnych oraz okresowych z zakresu BHP.
• Kontrola aktualności orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy.

Zgłoszenia do ZUS i US

• Ocena poprawności i terminowości zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz wyrejestrowywania ich po zakończeniu współpracy.

Polityki wewnętrzne i regulaminy

Przegląd obowiązujących regulaminów pracy, wynagradzania, polityki benefitów i świadczeń socjalnych pod kątem zgodności z przepisami prawa.

Obszar płacowy

Naliczanie wynagrodzeń

• Sprawdzenie poprawności naliczania wynagrodzeń zasadniczych, premii, dodatków oraz świadczeń pieniężnych i niepieniężnych.

Składki i podatki

Weryfikacja naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy.

Zasiłki

• Kontrola zasadności i prawidłowości naliczania zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych.

Umowy cywilnoprawne

Audyt umów zlecenia i o dzieło – analiza ich treści, zasad rozliczania i obciążeń publicznoprawnych.

Deklaracje i zobowiązania

Ocena poprawności deklaracji do ZUS, US, PFRON i innych instytucji oraz ich terminowego składania.

Dodatkowe świadczenia

Sprawdzenie poprawności rozliczania benefitów pracowniczych, odpraw, nagród jubileuszowych i innych świadczeń pozapłacowych.

Jak wygląda audyt kadrowo płacowy i gdzie jest przeprowadzany?

Audyt kadrowo-płacowy najczęściej odbywa się w siedzibie firmy lub zdalnie, jeśli dokumentacja prowadzona jest w formie elektronicznej.

Audytorzy, czyli specjaliści z zakresu prawa pracy i wynagrodzeń przeglądają akta osobowe pracowników, sprawdzają poprawność zawartych umów, ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową oraz zgodność rozliczeń z przepisami ZUS i urzędu skarbowego. Często przeprowadzają też rozmowy z pracownikami działów kadr i płac, by lepiej zrozumieć stosowane procedury i systemy. Audyt może być przeprowadzony całościowo lub wyrywkowo, obejmując wybrane elementy lub okresy. Po zakończeniu prac audytorzy sporządzają raport zawierający listę nieprawidłowości oraz zalecenia naprawcze.

Jak system kadrowy pomaga przeprowadzić audyt kadrowo płacowy?

System kadrowo-płacowy HRappka może ułatwić przeprowadzenie audytu kadrowo-płacowego, zarówno dla firmy audytowanej, jak i dla samych audytorów.

Dzięki centralizacji danych i automatyzacji wielu procesów kadrowych, mamy szybki dostęp do kompletnych akt osobowych pracowników, historii zatrudnienia, ewidencji czasu pracy oraz rozliczeń. Wszystkie dokumenty – umowy, aneksy, zaświadczenia, wnioski urlopowe czy listy płac – są przechowywane w uporządkowanej formie cyfrowej. Dodatkowo HRappka automatycznie przypomina o badaniach lekarskich, szkoleniach BHP, kończących się umowach czy obowiązkach zgłoszeniowych do ZUS, co pozwala unikać typowych błędów ujawnianych podczas audytu.

System generuje także raporty i zestawienia, które mogą zostać wykorzystane jako dokumentacja pomocnicza w trakcie kontroli.

Najczęstsze pytania dotyczące audytu kadrowo-płacowego

Jak często należy przeprowadzać audyt kadrowo-płacowy?

Zaleca się regularny audyt – przynajmniej raz w roku lub po znaczących zmianach w przepisach (np. nowelizacja Kodeksu pracy, nowe przepisy i interpretacje ZUS, zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców).

Czy audyt kadrowy różni się od audytu księgowego?

Tak. Audyt kadrowy skupia się na procesach kadrowo-płacowych i weryfikacji zgodności dokumentacji pracowniczej, podczas gdy audyt księgowy dotyczy finansów firmy. Oba są jednak równie istotne dla bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorstwa.

Co jeśli audyt wykaże nieprawidłowości?

Wynikiem audytu są konkretne rekomendacje dotyczące poprawy. Firma otrzymuje plan działań naprawczych, np. uzupełnienie braków w aktach osobowych lub korektę list płac.

Czy mała firma też powinna go przeprowadzić?

Tak. Nawet w każdej firmie, niezależnie od wielkości, mogą występować błędy w zakresie kadr i płac. Im wcześniej zostaną wykryte, tym mniejsze ryzyko konsekwencji.

Kto powinien przeprowadzić audyt?

Najlepiej zlecić go zewnętrznym ekspertom, którzy mają wiedzę o obowiązujących regulacjach i doświadczenie w analizie dokumentów.

Podsumowanie

Audyt kadrowo-płacowy to inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Twojej firmy. Pozwala zweryfikować stan faktyczny procesów HR, uniknąć kar i usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja kadrowa jest zgodna z prawem, a procesy kadrowo-płacowe działają bez zarzutu – rozważ jego przeprowadzenie.

Czytaj więcej

• Obsługa kadrowo-płacowa: ile kosztuje i co obejmuje?
• Jak przekonać Zarząd do wdrożenia systemu HR w firmie?
• Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy – jak się przygotować? 
• Ebook: 10 najczęstszych błędów w kadrach i płacach