Obsługa kadrowo-płacowa – ile kosztuje i co obejmuje?

Coraz więcej firm i pracodawców decyduje się „oddać” – w mniejszym lub większym stopniu – obsługę swoich kadr i płac firmom zewnętrznym, nawet jeśli posiadają już wewnętrzny dział, który się tym zajmuje. Najczęściej wynika to z przeciążenia pracowników lub powiększania zespołów (każdorazowe zatrudnienie pracowników wiąże się ze zwiększoną pracą działu kadr i płac i licznymi obowiązkami onboardingowymi). Obsługę kadrowo-płacową skutecznie wspomagają programy kadrowo-płacowe.

Obsługa kadr i płac obejmuje szeroki zakres działań związanych z zatrudnianiem pracowników, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, naliczaniem wynagrodzeń (obsługa płacowa), a także przestrzeganiem obowiązujących przepisów z zakresu prawa pracy.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

Zakres obsługi kadrowo-płacowej świadczonej przez specjalistów różni się w zależności od wielkości i potrzeb firmy. Możemy oddać tylko część działań firmom zewnętrznym (np. tylko usługi płacowe lub rozliczanie jedynie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę), a możemy zlecić kompleksową opiekę w całym obszarze kadrowo-płacowym.

Najczęściej obsługa kadrowo-płacowa obejmuje:

• Sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej – w tym umów o pracę, umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło), aneksów, świadectw pracy.
• Prowadzenie akt osobowych pracowników – zarządzanie dokumentacją związaną z zatrudnieniem, zmianami warunków pracy oraz zakończeniem stosunku pracy.
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy – w tym rozliczanie nadgodzin, urlopów, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności.
• Naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie listy płac
• Sporządzanie rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym – deklaracje ZUS, PIT-11, PIT-4R, raporty do GUS, a także prowadzenie korespondencji w imieniu klienta z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
• Obsługa PPK
• Obsługa BHP – prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych oraz monitorowanie obowiązkowych badań lekarskich.
• Zatrudnianie cudzoziemców – przygotowywanie dokumentów niezbędnych do legalnego zatrudnienia obcokrajowców.
• Obsługa umów cywilnoprawnych i B2B
• Zakończenie stosunku pracy – przygotowywanie dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy, w tym świadectw pracy, rozliczeń wynagrodzeń oraz zgłoszeń do ZUS.

Bezpieczeństwo w prowadzeniu kadr i płac w firmie

Niezależnie od tego, czy firma decyduje się prowadzić kadry i płace samodzielnie, czy korzystać z outsourcingu, warto mieć w zespole osobę dobrze znającą przepisy prawa pracy. Regulacje dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych często się zmieniają, dlatego aktualna wiedza w tym zakresie pomaga unikać kosztownych błędów i ułatwia weryfikację poprawności działań zewnętrznych usługodawców. Dobrze przeszkolony specjalista HR to większe bezpieczeństwo dla firmy, dlatego inwestowanie w jego rozwój, na przykład poprzez kursy kadrowo-płacowe, jest dobrą strategią.

Tego rodzaju szkolenia pozwalają zdobyć zarówno solidne podstawy teoretyczne, jak i praktyczne umiejętności – od sporządzania umów i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, po naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS. Dodatkowym atutem jest możliwość uzyskania certyfikatów, który potwierdza zdobyte kompetencje i może zwiększyć wartość pracownika na rynku pracy. Wybierając kurs, warto zwrócić uwagę na jego elastyczność, dostęp do materiałów po zakończeniu szkolenia oraz możliwość sprawdzenia zdobytej wiedzy w praktyce.

Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa?

Ceny outsourcingu kadrowo-płacowego najczęściej zależą od liczby pracowników i typu umowy, która jest rozliczana (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne), zakresu obsługi kadrowej i elementów dodatkowych, takich jak np. dostęp do systemu kadrowo-płacowego. Poniżej przedstawiamy przybliżone ceny usług kadrowo-płacowych oferowanych przez różne biura rachunkowe i specjalistyczne firmy w Polsce w 2025 roku:

• Prowadzenie kadr i płac dla umowy o pracę: od 60 zł do 180 zł za pracownika miesięcznie
• Prowadzenie płac dla umowy zlecenia: od 25 zł do 150 zł za osobę miesięcznie
• Prowadzenie płac dla umowy o dzieło: od 20 zł do 80 zł za osobę miesięcznie
• Sporządzanie umowy o pracę: od 20 zł do 150 zł za dokument.
• Sporządzanie umowy zlecenia lub o dzieło: od 20 zł do 100 zł za dokument.
• Sporządzanie świadectwa pracy: od 15 zł do 150 zł za dokument.
• Sporządzanie deklaracji PIT-11: od 10 zł do 50 zł za osobę.
• Sporządzanie deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, ZUS IWA: od 115 zł do 150 zł za deklarację.

Jeżeli jesteś w trakcie lub przymierzasz się do poszukiwania odpowiedniego dla twojej firmy dostawcy usług kadrowo-płacowych to polecamy zapoznanie z naszymi materiałami, które Ci w tym pomogą:

• e-book „Jak wybrać dostawcę usług kadrowo-płacowych?”,
• zapis webinaru „Kadry bez papierologii i Excela”,
• checklista „Jak wybrać system HR”.

Zalety połączenia obsługi kadrowo-płacowej z systemem HR

Niektóre narzędzia na rynku (w tym HRappka) łączą usługi kadrowo-płacowe z systemem HR, który automatyzuje wiele działań. Co ciekawe, takie rozwiązania są często o wiele tańsze, niż samodzielne usługi kadrowe, ponieważ większość procesów nie jest wykonywana ręcznie, a poprzez system – pod kontrolą specjalistów ds. kadr i płac.

Systemy kadrowo-płacowe pozwalają na szybkie generowanie dokumentów, automatyczne naliczanie wynagrodzeń oraz integrację z urzędem, co znacznie redukuje ryzyko błędów ludzkich. Dokumentacja pracownicza, ewidencja czasu pracy czy rejestracja urlopów są do twojej dyspozycji w czasie rzeczywistym, co usprawnia podejmowanie decyzji. Automatyczne przekazywanie danych do systemów księgowych, ZUS czy urzędu skarbowego eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

A co z bezpieczeństwem? Nowoczesne systemy są na bieżąco aktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, co pozwala uniknąć potencjalnych problemów prawnych. A w połączeniu z obsługą kadrowo-płacową, która na bieżąco jest w stanie wychwycić ewentualne błędy – mamy podwójne zabezpieczenie.

Co więcej – system HRappka posiada portal pracowniczy, gdzie pracownicy mogą składać wnioski urlopowe, deklarować godziny pracy, pobierać paski wynagrodzeń, PITy czy aktualizować swoje dane osobowe. Udostępnianie pracownikom umów i innych załączników wraz z możliwością podpisu elektronicznego znacznie usprawnia obieg dokumentacji w firmie. 

Portal pracowniczy w systemie HRappka

Chcesz przeprowadzić onboarding pracownika? HRappka pomoże Ci zautomatyzować również i ten proces. Na portalu pracowniczym szybko udostępnisz pracownikowi wszystkie potrzebne materiały, prezentacje i wideo – dajemy możliwość całkowitej personalizacji. 

Efekt? Kadry i płace w jednym, kompleksowym systemie, bez konieczności przenoszenia danych z jednego miejsca do drugiego.

HRappka – obsługa kadrowo-płacowa i system HR

HRappka.pl oferuje zarówno kompleksowe wsparcie w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, jak i innowacyjny system. Nie jesteśmy tradycyjnym biurem kadrowym – oferujemy innowacyjne rozwiązanie oparte na wiedzy i praktyce ekspertów, ale też automatyzacji procesów.

W ramach jednej opłaty otrzymasz pełnoprawny dostęp do systemu, a także profesjonalną obsługę kadrowo-płacową. My zajmujemy się Twoimi pracownikami, a Ty masz wgląd we wszystkie działania prowadzone przez naszych ekspertów. Oferujemy zarówno usługi kadrowe i płacowe na umowach o pracę i zlecenie. Na każdym kroku możesz liczyć na nasze wsparcie – wspólnie przejdziemy przez cały proces wdrożenia – od audytu, przez implementację rozwiązania, aż po pierwszą wspólną listę płac. Zapewniamy profesjonalizm i bezpieczeństwo danych Twoich pracowników.

• Kalkulator wynagrodzeń 2025
• Lista płac – wzór z omówieniem
• Informacja o warunkach zatrudnienia – wzór