Kontrola PIP – jak się przygotować? Pobierz checklistę!

Zapraszamy również do obejrzenia zapisu z webinaru „Jak przygotować się do kontroli PIP i ZUS?”, który prowadziła Karolina Niedzielska – ekspertka z zakresu kadr i płac oraz właścicielka marki „Kwadrans z HR”.

Co kontroluje PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje całą dokumentację pracowniczą, którą pracodawca zobowiązany jest prowadzić i określa stan faktyczny w zakresie przestrzegania prawa pracy. Przede wszystkim: umowy, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie, potwierdzenia odbycia szkoleń BHP. Bardzo często szczególnej uwadze traktowane są pisma związane z legalnością zatrudnienia, a szczególnie legalizacją zatrudnienia cudzoziemców. W przypadku agencji pracy inspekcja obejmuje również przestrzeganie przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Inspektor ma prawo przejrzeć wszystkie teczki, dokumenty i zeszyty, o jakie poprosi. Może również zajrzeć w każde miejsce w przedsiębiorstwie i nie można odmówić mu dostępu do żadnego pomieszczenia.

Inne kontrolowane obszary:

• akta osobowe pracowników,
• ewidencja czasu pracy (a szczególnie nadgodziny, urlopy, praca w święta i niedziele),
• wynagrodzenia za pracę, premie i dodatki,
• sposób zatrudnienia, szczególnie w przypadku obcokrajowców i osób młodocianych,
• bezpieczeństwo pracy, sposób obchodzenia się z produktami niebezpiecznymi (czyli szeroko pojęte BHP środowiska pracy),
• sprawdzenie, czy wprowadzone zostały poprawki po stwierdzonych nieprawidłowościach z ostatniej kontroli PIP.

Kontrolerowi należy zapewnić miejsce, w którym spokojnie może zapoznać się z dokumentacją i aktami osobowymi pracowników. Oprócz sprawdzenia dokumentacji papierowej lub elektronicznej, inspektor prawdopodobnie porozmawia z właścicielem firmy, ale również z pracownikami. Może prosić o potwierdzenie tożsamości osób pracujących oraz wydania oświadczenia w sprawie legalności zatrudnienia. Zapewnia wtedy o poufności rozmowy, ponieważ w raporcie nie wskazuje nigdy nazwisk pracowników oraz nie przytacza ich wypowiedzi.

Na które sektory PIP zwraca szczególną uwagę?

Jednym z takich sektorów jest budownictwo, z uwagi na wysoki wskaźnik rejestrowanych wypadków przy pracy. Kontrole z PIP mają na celu ograniczenie zagrożeń poprzez przegląd dostępnych środków ochrony zbiorowej, ochrony indywidualnej (w tym odzieży i obuwia roboczego) oraz sprawdzenie kwalifikacji poszczególnych pracowników.

Innym obszarem szczególnie kontrolowanym przez PIP są zakłady, w których występuje wysoka skala zagrożeń czynnikami niebezpiecznymi, rakotwórczymi, mutagennymi i biologicznymi. Wszystkie te miejsca, w których pracownicy mogą narażać swoje zdrowie, szczególnie muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Inspektorzy sprawdzą z większą dokładnością miejsca, w których w przeszłości wystąpiły wypadki przy pracy.

Należy również pamiętać o konieczności posiadania dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy, takiej jak:

• ocena ryzyka zawodowego,
• protokoły powypadkowe,
• instrukcje BHP,
• dokumentacja maszyn i urządzeń (np. certyfikaty, przeglądy).

Uwaga! Inspektorzy mogą wydać tzw. nakaz natychmiast wykonalny w postaci wstrzymania prac i działalności w sytuacjach, kiedy zagrażają one zdrowiu i życiu pracowników lub jeśli wykonujący pracę nie posiadają odpowiednich kwalifikacji. To samo dotyczy wstrzymania pracy maszyn, jeśli okaże się, że ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie.

Zatrudnianie cudzoziemców

Szczególnej kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców podlegają te przedsiębiorstwa, które zatrudniają cudzoziemców:

• pracujących na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
• pracujących na podstawie zezwolenia na pracę sezonową,
• z krajów azjatyckich (np. Filipiny, Indie, Bangladesz i Nepal).

Inspektorzy sprawdzają, czy cudzoziemcy posiadają ważne dokumenty legalizujące pracę (zezwolenia na pracę, zezwolenia na pobyt, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) oraz w jaki sposób są traktowani przez pracodawców. Ponadto weryfikacji poddawane są okresy wykonywania pracy tymczasowej oraz na oświadczeniu. Sprawdzane są również zarobki osób z zagranicy, ponieważ nie mogą być one niższe niż osób z Polski, zatrudnionych na podobnym stanowisku (np. wysokość minimalnej stawki godzinowej).

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Do sprawnego przeprowadzenia kontroli można się przygotować. Zawsze warto posiadać porządek w dokumentacji pracowniczej, na bieżąco uaktualniać ją i dbać o legalność zatrudnienia wszystkich pracowników. Należy pamiętać, że inspektorzy z PIP na pewno sprawdzą stopień przestrzegania przepisów dotyczących stosunku pracy. Jeżeli kontrola z PIP zapowie się wcześniej, to warto przygotować przede wszystkim:

• akta osobowe wszystkich pracowników,
• wszystkie zestawienia i obliczenia, raporty, listy płac,
• ewidencję czasu pracy,
• dokumentację technologiczną.

Wszystkie sugestie dotyczące kontroli i potrzebnych dokumentów znajdziesz w naszej checkliście!

Dodatkowo zaleca się wyznaczenie osoby kontaktowej dla inspektora, przygotowanie odpowiedniego miejsca do pracy oraz poinformowanie personelu o planowanej kontroli

Należy pamiętać o szerokich uprawnieniach inspektora pracy. Ma on prawo swobodnie poruszać się po całym przedsiębiorstwie, bez potrzeby okazywania przepustek (jeśli takie są wymagane). Może również prosić o wgląd we wszystkie dostępne dokumenty, takie jak: plany budowy, rysunki techniczne, dokumentacje techniczne, wyniki ekspertyz czy opinie wydane przez inne kontrolujące organy. Należy również umożliwić mu dostęp do wszystkich maszyn, obiektów i urządzeń na obszarze firmy.

Czy Państwowa Inspekcja Pracy musi się zapowiadać?

Inspektorzy z PIP mają prawo przeprowadzić kontrolę w dowolny dzień, o każdej porze dnia (nawet w nocy!). Choć mogą przeprowadzać kontrole bez uprzedzenia, często informują pracodawcę o planowanej wizycie, np. telefonicznie, pisemnie lub mailowo.

Inspektorzy powinni posiadać legitymację służbową oraz upoważnienie (wydane przez Głównego Inspektora Pracy lub Okręgowego Inspektora Pracy). Powinno ono zawierać informacje o przybliżonym czasie trwania inspekcji oraz jej zakresie. Przedsiębiorca nie może odmówić kontroli, ma jednak prawo wpuścić inspektora na teren przedsiębiorstwa dopiero po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia.

Zakończenie kontroli PIP

Wizyta inspektora zakończyć się może w dwojaki sposób: notatką lub protokołem. Notatka sporządzana jest w przypadku, gdy inspektor nie stwierdzi problemów i uchybień. Pisze on wtedy informację o tym, jak wygląda praca w przedsiębiorstwie i podpisuje się.

W protokole natomiast kontroler szczegółowo opisuje, w których obszarach wystąpiły nieprawidłowości i w jakim wymiarze. Przedsiębiorca ma 7 dni, aby sprawdzić protokół, nanieść ewentualne uwagi i podpisać się pod nim.

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić PIP o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych. Musi to zrobić w terminie określonym w protokole, ale nie dłuższym niż 30 dni po kontroli.

Kary, jakie może nałożyć PIP

Pracodawca, który zatrudnia pracowników bez umowy, naraża się na grzywny od 1 do 30 tysięcy złotych. Jeżeli sytuacja się powtarza, to kary finansowe mogą być nawet pięciokrotnie wyższe.

W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o legalności zatrudnienia, inspektor może powiadomić:

• ZUS (naruszenie przepisów o ubezpieczeniach społecznych),
• urząd kontroli skarbowej (naruszenie przepisów prawa podatkowego),
• policję lub straż graniczą (naruszenie przepisów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców).

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w 2025 roku

Plan działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2025-2027 zakłada przeprowadzenie 55 tysięcy kontroli. Priorytety kontroli w tym okresie skupiają się na:

• zatrudnieniu na podstawie umów cywilnoprawnych,
• czasie pracy,
• uprawnieniach związanych z rodzicielstwem,
• pracy w handlu,
• zatrudnianiu młodocianych
• BHP
• legalności zatrudnienia.

Program „Pierwsza kontrola”

Program „Pierwsza kontrola” to inicjatywa Państwowej Inspekcji Pracy skierowana do nowo powstałych firm oraz przedsiębiorców, którzy dotychczas nie byli kontrolowani przez PIP. Celem programu jest przede wszystkim wsparcie merytoryczne i edukacyjne, a nie nakładanie kar. Inspektorzy w jego ramach skupiają się na wskazaniu ewentualnych uchybień oraz udzieleniu praktycznych porad dotyczących przestrzegania przepisów prawa pracy, BHP oraz legalności zatrudnienia.

Kontrola w ramach programu ma charakter prewencyjny – przedsiębiorca ma szansę na wprowadzenie niezbędnych zmian i dostosowanie działalności do obowiązujących przepisów bez ryzyka nałożenia mandatów, o ile nie zostaną ujawnione poważne naruszenia. Program ma na celu budowanie świadomości prawnej i wspieranie legalnej, bezpiecznej działalności już od początku funkcjonowania firmy.

Jak system HR może pomóc przygotować się do kontroli PIP?

Program kadrowo-płacowy w chmurze to nie tylko oszczędność czasu i kosztów. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca oraz dział kadr mają natychmiastowy wgląd w dokumentację pracowniczą, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe oraz wszystkie dokumenty legalizacyjne.

Co więcej, system HRappka przypomina o upływie ważności dokumentów związanych z legalizacją zatrudnienia oraz innych ważnych dokumentów (jak badania lekarskie lub szkolenia BHP), co minimalizuje ryzyko uchybień i kar finansowych. Alerty systemowe przypominają konieczności zgłoszenia pracownika do ZUSu, przekroczeniu norm czasu pracy czy ukończeniu 26 roku życia przez pracownika.

System umożliwia również automatyczne generowanie zestawień i raportów dla księgowości czy tych związanych z czasem pracy pracowników. To duża zaleta – nie tylko, gdy przeprowadzana jest kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy.

Czytaj więcej:

• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje
• Umowy cywilnoprawne – rodzaje i różnice
• Jak przygotować się do kontroli PIP i ZUS – Webinar