Ewidencja urlopów – w jaki sposób prowadzić i czy karta urlopowa jest obowiązkowa?

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalnym prawem każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Obowiązkiem pracodawcy natomiast, jest systematyczna ewidencja udzielanych urlopów – zarówno płatnych, jak i bezpłatnych.

Od 1 stycznia 2019 roku w życie weszły znowelizowane przepisy regulujące kwestie dokumentacji pracowniczej. Mówią one przede wszystkim o nakazie prowadzenia dokumentacji urlopowej dla każdego pracownika, niezależnie od prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Sprawnie prowadzona ewidencja urlopów nie tylko zapewnia przejrzystość widoku urlopów wykorzystanych przez pracowników, ale także pomaga pracodawcom efektywnie zarządzać personelem oraz spełniać wymogi prawne związane z urlopami płatnymi i bezpłatnymi.

>> Przetestuj bezpłatnie program do zarządzania urlopami

Czym jest ewidencja urlopów?

Ewidencja urlopów to systematyczne i dokładne rejestrowanie informacji związanych z urlopami pracowników organizacji. Wpisywane do ewidencji dane obejmują różne aspekty urlopów, takie jak daty urlopów, rodzaje urlopów (np. urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński), wymiar urlopu przysługującego pracownikowi, wykorzystane dni urlopowe oraz pozostała dostępna liczba dni urlopowych.

Głównym celem ewidencji urlopów jest możliwość efektywnego zarządzania wypoczynkiem pracowników. Dzięki takiej ewidencji firma może monitorować wykorzystanie urlopów, unikać konfliktów związanych z ich przydzielaniem, spełniać przepisy prawa dotyczące urlopów oraz dostosowywać obłożenie pracy w zależności od dostępności pracowników.

Od 2019 roku pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielną dokumentację pracowniczą danego pracownika, związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

W jaki sposób prowadzić ewidencję urlopów?

W zależności od wielkości firmy, branży i dostępnych narzędzi, ewidencja urlopów może być prowadzona w różny sposób. Zarówno forma tradycyjna (papierowa) lub program do ewidencji czasu pracy i moduł elektronicznych wniosków urlopowych mogą być zgodne z obowiązującymi przepisami.

Ważne jest, aby ewidencja była aktualizowana na bieżąco i dostępna dla odpowiednich osób, takich jak dział HR czy kadry. Należy zadbać o bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji oraz ograniczyć ryzyko zniszczenia jej, utraty lub dostania się w niepowołane ręce.

Ewidencja czasu pracy oraz ewidencja urlopów musi być przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym pracownik zakończył współpracę z organizacją.

W ewidencji urlopów powinny znaleźć się informacje na temat tego, jaki jest wymiar urlopu przysługujący pracownikowi czy rodzaje i daty wykorzystanych urlopów (np. wymiar urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego), informacje o zwolnieniach lekarskich oraz o obecnościach nieusprawiedliwionych.

Czym jest karta urlopowa?

Karta urlopowa to inaczej wniosek urlopowy. Nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór wniosku urlopowego. Przyjmuje się, że powinien on zawierać takie dane jak:

• imię i nazwisko pracownika

• stanowisko pracy

• dane przedsiębiorstwa

• proponowany termin urlopu

• określenie charakteru urlopu (np. wypoczynkowy, macierzyński, bezpłatny)

• ilość dni, o które wnioskuje pracownik

• data i miejsce sporządzenia wniosku

Należy pamiętać, że samo złożenie wniosku urlopowego nie jest jednoznaczne z akceptacją go przez przełożonego. We wniosku urlopowym należy zawrzeć propozycję urlopu, a osoba odpowiedzialna za decyzję, powinna podjąć decyzję o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku urlopowego.

Automatyzuj proces ewidencjonowania urlopów i zgłaszania wniosków urlopowych

Wnioski urlopowe online to znaczna oszczędność czasu – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dzięki automatyzacji procesu wnioskowania o urlop pracodawca nie musi tworzyć wzorów kart urlopowych, pracownicy nie muszą ich uzupełniać i drukować, a następnie udawać się do działów kadr. Wszystko dzieje się przy pomocy kilku kliknięć w Portalu Pracowniczym. 

W programie do elektronicznych wniosków urlopowych HRappka:

• pracownik poprzez swoje konto zgłasza chęć przejścia na dowolny rodzaj urlopu – w kilka sekund

• pracodawca lub inna osoba decyzyjna otrzymuje natychmiastowe powiadomienie i na podstawie grafików pracy przedsiębiorstwa podejmuje najlepszą decyzję

• pracownik od razu otrzymuje informacje o decyzji

• zarówno pracodawca, jak i pracownik mają dostęp do historii urlopowej, widzą wymiar przysługującego urlopu, wykorzystanego i zaplanowanego

• stworzysz raporty z ewidencji czasu pracy pracowników

Czytaj więcej

• Urlopowe Q&A 2023

• Elektroniczna dokumentacja pracownicza. E-teczki 2023.

• Program do ewidencji czasu pracy – 5 najważniejszych funkcjonalności