Od 1 czerwca 2026 r. wybrane powiadomienia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców wyłącznie elektronicznie

Od 1 czerwca 2026 r. wybrane obowiązki informacyjne związane z zatrudnianiem cudzoziemców będą realizowane wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.

Zmiana wynika z wdrożenia przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozwiązań technicznych umożliwiających pełną elektronizację części procesów związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

Nowe zasady obejmą zarówno procedurę oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jak i zezwolenia na pracę.

Jakie obowiązki obejmuje elektronizacja?

Oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Pracodawca będzie zobowiązany do przekazania informacji do właściwego starosty w sytuacji, gdy:

• cudzoziemiec nie podejmie pracy,
• cudzoziemiec zakończy wykonywanie pracy wcześniej niż wskazano w oświadczeniu.

Zgłoszenie wskazanych okoliczności skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Zezwolenia na pracę

Elektroniczne powiadomienia będą wymagane również w przypadku zezwoleń na pracę, jeżeli cudzoziemiec:

• nie podejmie pracy w terminie 2 miesięcy od dnia rozpoczęcia ważności zezwolenia,
• przerwie wykonywanie pracy na okres przekraczający 2 miesiące,
• zakończy wykonywanie pracy wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia.

W takich przypadkach pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania właściwego wojewody.

Wyłącznie forma elektroniczna

Od 1 czerwca 2026 r. wskazane powiadomienia będą skuteczne wyłącznie wtedy, gdy zostaną złożone elektronicznie przez system praca.gov.pl.

Oznacza to odejście od dotychczasowych papierowych form komunikacji z urzędami w tym zakresie oraz konieczność dostosowania procedur wewnętrznych do nowych wymogów.

Co oznacza to dla pracodawców?

Zmiany wymagają od organizacji przede wszystkim odpowiedniego przygotowania procesów kadrowych i administracyjnych.

W praktyce kluczowe będzie:

• zapewnienie dostępu do systemu praca.gov.pl osobom odpowiedzialnym za legalizację pracy,
• monitorowanie terminów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców,
• sprawny obieg informacji pomiędzy HR, przełożonymi oraz administracją,
• bieżące raportowanie zmian dotyczących wykonywania pracy przez cudzoziemców,
• uporządkowanie dokumentacji i procedur wewnętrznych.

Dla firm zatrudniających większą liczbę pracowników zagranicznych szczególnego znaczenia nabiera automatyzacja procesów oraz centralizacja danych dotyczących legalizacji pobytu i pracy.

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku.
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Wzór wypełnionego wniosku o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca
• Karta pobytu – czym jest?