Karta pobytu – czym jest, jak otrzymać i ile się na nią czeka?

Karta pobytu to jeden z dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca na terenie RP. Wiąże się ona bezpośrednio z uzyskaniem jednego z zezwoleń na pobyt.  W oczekiwaniu na wydanie karty pobytu w Polsce należy też więc uwzględnić czas na wydanie zezwolenia. 

>> Sprawdź, jak możesz zautomatyzować legalizację cudzoziemców <<

E-book – zatrudnienie cudzoziemca w 2025r. 

Na podany adres e-mail wyślemy Ci ebook, w którym w pigułce zebraliśmy wszystkie najważniejsze aspekty legalizacji pracy cudzoziemca. 

 

Czym jest karta pobytu i do czego uprawnia?

Karta pobytu to dokument, który nie tylko potwierdza tożsamość cudzoziemca, ale także legalizuje jego pobyt. Karta pobytu wraz z ważnym dokumentem podróży – paszportem stanowi podstawę do wielokrotnego przekraczania granicy polskiej, co eliminuje potrzebę ubiegania się o wizę. Karta pobytu zawiera dane osobowe oraz zdjęcie przedstawiające wizerunek twarzy cudzoziemca.

Warto podkreślić, że karta pobytu uprawnia, wraz z ważnym dokumentem podróży, do podróżowania w strefie Schengen, co jest istotnym atutem. Oznacza to, że cudzoziemiec może podróżować bez konieczności uzyskania wizy. Może swobodnie poruszać się w granicach tego obszaru na zasadzie krótkoterminowego pobytu, tj. nie dłużej niż 90 dni w ciągu każdych 180 dni.

Cudzoziemiec posiadający ważną kartę pobytu musi pamiętać, że w przypadku zmiany danych osobowych lub zmiany wizerunku twarzy (w stosunku do wizerunku twarzy umieszczonego na dokumencie) w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację posiadacza karty, konieczna jest wymiana karty pobytu. Wniosek o wydanie/wymianę karty pobytu przyjmuje wydział do spraw cudzoziemców.

Karta pobytu a zezwolenie na pobyt

Karta pobytu jest dokumentem wydanym cudzoziemcowi na podstawie uzyskanego przez niego tytułu pobytowego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Ten tytuł może wynikać z różnych typów zezwoleń: 

• zezwolenie na pobyt czasowy – karta pobytu wydawana jest zgodnie z terminem ważności udzielonego zezwolenia na pobyt czasowy
• zezwolenie na pobyt stały – karta pobytu ma termin ważności 10 lat
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE – okres ważności karty pobytu wydanej na podstawie tego typu zezwolenia wynosi 5 lat
• zgoda na pobyt ze względów humanitarnych – karta pobytu wydana jest na 2 lata

Każdy z tych dokumentów daje prawo cudzoziemcowi, aby legalne przebywać na terytorium Polski, a karta pobytu jest fizycznym potwierdzeniem tego statusu oraz ważnym dokumentem identyfikacyjnym.

Czym jest zezwolenie na pobyt?

Zezwolenie na pobyt jest dokumentem legalizującym długotrwały pobyt cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Rodzaj zezwolenia pobytowego jest uzależniony od podstawy składania wniosku. Najczęściej występującymi zezwoleniami pobytowymi są zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały oraz zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

• Zezwolenie na pobyt stały jest dokumentem potwierdzającym legalność pobytu cudzoziemca i wydawane jest na czas nieokreślony. Posiadacz tego dokumentu ma dostęp do rynku pracy i może pracować bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę. Zazwyczaj jest przyznawane osobom posiadającym Kartę Polaka lub mających polskie pochodzenie.
• Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE jest kolejnym rodzajem bezterminowego zezwolenia na pobytowego. Przyznaje się je cudzoziemcom, którzy legalnie przebywają na terenie Polski przez co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku. Ponadto, wnioskodawca musi udowodnić stałe i regularne źródło dochodu, posiadać ubezpieczenie zdrowotne oraz potwierdzenie znajomości języka polskiego. Uzyskując to zezwolenie cudzoziemiec nabywa dostęp do rynku pracy i może pracować bez konieczności dodatkowego zezwolenia.
• Zezwolenie na pobyt czasowy uprawnia cudzoziemca do przebywania na terenie Polski przez określony czas. Posiadając ten dokument, cudzoziemiec może mieć zarówno pełny tak i ograniczony dostęp do polskiego rynku pracy. Aby otrzymać to zezwolenie, cudzoziemiec musi udowodnić  zamiar pobytu w Polsce przez okres dłuższy niż 3 miesiące. Udzielaniem zezwoleń na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy zajmuje się urząd wojewódzki, a czas oczekiwania na uzyskanie powyższych zezwoleń jest uzależniony od kilku czynników. Największy wpływ na terminy ma sposób złożenia wniosku, miejscowość gdzie cudzoziemiec składa dokumenty oraz kompletność przedłożonych dokumentów. 

Ile czasu trwa wydanie decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt i pracę?

Dla pracodawcy kluczowe jest uwzględnienie czasu oczekiwania na wydanie zezwolenia na pobyt i pracę. Jest to istotna kwestia, ponieważ zezwolenie jednolite, jak sama nazwa wskazuje, legalizuje zarówno pobyt, jak i pracę cudzoziemca. Dlatego pracodawcy i cudzoziemcy, przed dniem złożenia wniosku, chcą mieć jasność co do tego, jak długo będą musieli czekać na wydanie decyzji oraz karty pobytu.

Odpowiedź na to pytanie pomaga w zarządzaniu działalnością firmy oraz w planowaniu zasobów ludzkich. Ze względu na znaczny wzrost liczby składanych wniosków w ostatnim okresie, cudzoziemcy oczekują na wydanie decyzji nawet pół roku, a czasami nawet dłużej. Aby ten proces mógł przebiegać szybciej i sprawniej, zaleca się osobiste złożenie dokumentów. W ten sposób, w dniu złożenia wniosku zostaną pobrane odciski linii papilarnych cudzoziemca, a wniosek cudzoziemca wraz z dokumentami, zostanie sprawdzony przez inspektora, co eliminuje konieczność oczekiwania na wezwanie urzędu. Ponadto, inspektor może dokonać również uwierzytelnienia kopii dokumentu podróży oraz innych załączników, co znacznie przyspieszy cały proces. Przepisy nie zabraniają składać kopii dokumentu zamiast oryginału, ale wówczas kopia musi być uwierzytelniona.

Każde wezwanie wydłuża cały proces i warto pamiętać, aby złożyć cały komplet dokumentów, by przyspieszyć proces, skrócić czas załatwienia sprawy i ograniczyć ilość korespondencji urzędowej. Po złożeniu dokumentów cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce do momentu wydania decyzji. Zazwyczaj status sprawy dotyczącej wydania zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy można śledzić online (opcja ta jest dostępna w większości urzędów).

Często spotykaną sytuacją jest składanie dokumentów przez biuro podawcze lub za pośrednictwem poczty. Ma to miejsce, gdy osobiste złożenie dokumentów nie jest możliwe. Jednak taka ścieżka wydłuża czas rozpatrzenia wniosku, ponieważ nie składamy od razu pełnego kompletu dokumentów, nie pobiera się odcisków palców oraz nie możemy przedłożyć oryginałów dokumentów. W tej sytuacji, po złożeniu dokumentów, cudzoziemiec musi oczekiwać na wezwanie urzędu. Z praktyki na takie wezwanie trzeba czekać od 2 do 6 miesięcy, a po uzupełnieniu wniosku trzeba jeszcze oczekiwać kilka miesięcy na wydanie decyzji. Warto pamiętać, że aby uniknąć wezwania do przedłożenia oryginałów dokumentów, kserokopia ważnego dokumentu podróży lub inny załącznik może zostać potwierdzony notarialnie przed złożeniem wniosku. Sposób przekazania decyzji może się różnić w zależności od urzędu. Zazwyczaj decyzja przekazywana jest pocztą, ale w niektórych urzędach cudzoziemiec może zostać wezwany do jej osobistego odbioru.

Jak otrzymać kartę pobytu i ile czasu trwa wydanie karty po otrzymaniu decyzji?

Po udzieleniu zezwolenia na pobyt cały proces formalny jeszcze się nie kończy. Należy pamiętać o karcie pobytu, która nie jest wydawana wraz z decyzją. Po uzyskaniu zezwolenia na pobyt, cudzoziemiec musi uiścić opłatę za wydanie karty pobytu. Opłata za wydanie karty pobytu wynosi 100 zł. Ta opłata powinna być wniesiona na konto urzędu, a następnie oryginał potwierdzenia zapłaty należy przesłać pocztą lub złożyć osobiście w urzędzie.

Dodatkowo, niektóre urzędy mogą wymagać, aby cudzoziemiec przedłożył aktualne potwierdzenie adresu zameldowania, a jeżeli cudzoziemiec nie jest zameldowany, to złożenia oświadczenia o wydruku karty bez adresu. W przypadku dostarczenia dokumentu potwierdzającego adres zameldowania, adres ten zostanie umieszczony na karcie pobytu. Jeśli decyzja została wysłana pocztą, cudzoziemiec po uregulowaniu opłaty i złożeniu odpowiednich dokumentów, musi zarezerwować wizytę w urzędzie w celu odebrania karty pobytu.

Warto mieć na uwadze, że czas oczekiwania na wydanie karty pobytu od momentu zlecenia wydruku karty oraz po dostarczeniu potwierdzenia wniesienia opłaty skarbowej może się różnić w zależności od konkretnego urzędu, jednak średnio trwa około miesiąca.  Zazwyczaj rejestracja na odbiór karty pobytu odbywa się za pomocą elektronicznego systemu rezerwacji terminów udostępnionego przez wydział spraw cudzoziemców. Po dokonaniu powyższych czynności, cudzoziemiec może odebrać kartę pobytu czasowego. Przy odbiorze karty przedłożyć musi ważny dokument podróży oraz decyzję. Kartę pobytu można odebrać tylko osobiście, ponieważ przy odbiorze karty pobytu jest weryfikacja odcisków palców cudzoziemca zapisanych na karcie.

Jeśli cudzoziemiec zostanie wezwany do osobistego odbioru decyzji, konieczne jest zgłoszenie się z potwierdzeniem zapłaty oraz ważnym dokumentem podróży. Taki sposób odbioru jest stosowany między innymi w Warszawie. W takiej sytuacji cudzoziemiec otrzymuje decyzje wraz z kartą pobytu od razu po przekazaniu potwierdzenia zapłaty. Warto jednak wziąć pod uwagę, że w Warszawie cudzoziemiec często zostaje wezwany do odbioru decyzji nawet po 3 miesiącach od jej wydania, co dodatkowo wydłuża cały proces.

Podsumowanie 

Podsumowując, procedura uzyskania dokumentów pobytowych w Polsce wymaga znajomości różnych form legalizacji, takich jak pobyt rezydenta długoterminowego UE, pobyt czasowy czy pobyt stały.

• Zarówno zezwolenia na pobyt czasowy, jak i zezwolenia na pobyt rezydenta są podstawą do otrzymania dokumentu, jakim jest karta pobytu.
• Każdy cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej powinien pamiętać, że dokument ten potwierdza tożsamość i umożliwia podróżowanie bez konieczności uzyskania wizy. W przypadku zmiany danych lub wizerunku w stopniu uniemożliwiającym identyfikację posiadacza karty konieczna jest wymiana karty pobytu, a przy tym często wymagane jest przedstawienie dotychczasowej karty pobytu.
• Do złożenia wniosku o kartę pobytu trzeba mieć ważny dokument podróży lub jego kserokopię oraz pamiętać o dniu złożenia wniosku i dostarczeniu potwierdzenia wniesienia opłaty. 

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku.
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Test rynku pracy – kiedy jest wymagany?
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• Aneks do umowy o pracę wzór
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca
• Korekta PIT – do kiedy złożyć?