Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. – nowe przepisy w Kodeksie pracy

Od momentu wybuchu pandemii praca zdalna stała się niezwykle popularna. Nie była natomiast regulowana prawnie, ponieważ w Kodeksie pracy istniały zapisy tylko w obszarze telepracy, które nie uwzględniały realnych potrzeb pracodawców i pracowników.

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku wprowadza do Kodeksu pracy pracę zdalną, a nowe przepisy wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Jakie są warunki wykonywania pracy zdalnej? Jak wypłyną one na organizację pracy spoza biura? Gdzie powinien być zamieszczony regulamin pracy zdalnej? Zapraszamy do lektury.

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna to częściowe lub całkowite wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca zdalna może obywać się pod adresem zamieszkania pracownika i wykonywana jest z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Pracownik nie może dowolnie zmieniać i ustalać miejsca pracy, jego obowiązkiem jest poinformowanie pracodawcy o każdej planowanej zmianie i uzyskanie zgody.

Praca zdalna – warunki

Warunki wykonywania pracy zdalnej mogą być uzgodnione podczas zawierania umowy pracę lub w trakcie zatrudnienia. Jeżeli w trakcie zatrudnienia pracownik wystąpił z taką prośbą, powinna być ona złożona w postaci papierowej lub elektronicznej.

W szczególnych przypadkach pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej:

  • w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego – do 3 miesięcy po odwołaniu

  • z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie zakładu pracy), z powodu której zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest możliwe

Konieczne jest potwierdzenie przez pracownika, że posiada warunki lokalowe i techniczne, dzięki którym praca zdalna będzie możliwa. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać cofnięte, przynajmniej z dwudniowym wyprzedzeniem.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w stworzonym przez pracodawcę regulaminie lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, przy uszanowaniu prywatności pracownika.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej może złożyć również pracownik. Pracodawca w kilku przypadkach ma obowiązek rozpatrzeć taką prośbę:

  • pracownica jest w ciąży

  • pracownik wychowuje dziecko do 4 r.ż.

  • pracownik sprawuje opiekę na innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanych lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

  • pracownik, którego dziecko posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno wychowawczych

Pracodawca może odmówić takiemu pracownikowi, tylko w przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na jej organizację lub rodzaj. Przyczyna odmowy musi być dla pracownika jasna.

W pozostałych przypadkach pracodawca nie musi się godzić na zmianę warunków zatrudnienia.

Obowiązki pracodawcy

W przypadku pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do:

  • określenia zasady wykonywania pracy zdalnej

  • zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy (pracownik może korzystać z prywatnych urządzeń, pod warunkiem, jeżeli zapewniają bezpieczeństwo pracy i uzgodnione zostało to z pracodawcą)

  • zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia kosztów tych czynności, a także zwrotu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych

  • pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej

  • zapewnienia szkoleń związanych z tym rodzajem pracy

  • umożliwienia pracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, spotkań z innymi pracownikami oraz korzystania z ogólnych świadczeń socjalnych

  • oceny ryzyka zawodowego

  • realizowania obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

  • zapewnienia szkoleń BHP

Obowiązki pracownika

Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do:

  • wskazania miejsca, w którym wykonywana będzie praca zdalna

  • uzyskania zgody od pracodawcy

  • zapewnienia sobie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych

  • poinformowania pracodawcy o każdej zmianie

  • zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy

  • zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych

  • przekazania informacji niezbędnych do porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość

W jakich przypadkach praca zdalna nie jest możliwa?

W kilku przypadkach wykonywanie pracy zdalnej nie może być brane pod uwagę. Mowa tu o pracach:

  • szczególnie niebezpiecznych

  • z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie

  • w których przekraczana jest norma czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych

  • w których wydzielane są szkodliwe lub radioaktywne substancje oraz takie, które powodują uciążliwe zapachy lub intensywne brudzenie

Praca zdalna okazjonalna

Na wniosek pracownika możliwe jest wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej – maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że pracownik może wystąpić z takim wnioskiem, w przypadku, gdy nagle musi pozostać w domu, jednak może w tym czasie świadczyć pracę.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)

Zatrudniaj i obsługuj pracowników w jednym systemie

W programie kadrowo-płacowym HRappka przeprowadzisz cały cykl życia pracownika w organizacji. Od momentu rekrutacji, po podpisanie każdego rodzaju umowy, obsługę dokumentacji pracowniczej, ewidencję czasu pracy i rozliczenia.

W naszym kalkulatorze wynagrodzeń policzysz wynagrodzenie pracownika netto i brutto wraz ze wszystkimi składowymi oraz kosztami pracodawcy. Dodatkowo system dostosowywany jest do wszystkich zmian w Kodeksie pracy i prawie.

Czytaj więcej

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT
praca zdalna w kodeksie pracy

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy wprowadza obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w przedsiębiorstwie. Mogą być one spisane w regulaminie, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma obowiązek sporządzić dokument, w którym zawarte będą informacje o jednostce organizacyjnej pracodawcy, strukturze, w której znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz o osobie odpowiedzialnej za współpracę z pracownikiem.