Dokumenty do zatrudnienia pracownika – wzory do pobrania

Możesz też pobrać przygotowane przez nas przekładki do akt osobowych, które pomogą ci w organizacji dokumentacji pracowniczej.

Kwestionariusz osobowy

W aktach osobowych powinien znaleźć się zarówno kwestionariusz osobowy kandydata, jak i nowego pracownika. Na etapie rekrutacji pracodawca może pytać o edukację, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast wymagać podania bardziej szczegółowych danych jak PESEL czy numer konta.

Dopiero po zatrudnieniu pracownika niezbędne jest wypełnienie formularza (np. w celu zgłoszenie pracownika do ZUS-u). W sumie kwestionariusz osobowe powinien zawierać dane wskazane w 22(1) artykule Kodeksu Pracy (m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta oraz niekiedy istotne jest podanie danych osobowych dzieci pracownika, jeżeli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia).

Pobierz wzór kwestionariusza osobowego kandydata

Pobierz wzór kwestionariusza osobowego pracownika

Skierowanie na badania lekarskie

Z zasady, przed rozpoczęciem wykonywania pracy, każdy pracownik powinien przejść badania lekarskie, których rodzaj zależy od stanowiska i typu wykonywanej pracy. Badania lekarskie wykonuje się w placówkach medycyny pracy, gdzie lekarz decyduje, czy pracownik jest zdolny do podjęcia obowiązków zawodowych wynikających z umowy. Pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie z dopuszczeniem do pracy na określonym stanowisku, które jest zobowiązany przekazać pracodawcy.

Za badania medycyny pracy powinien zapłacić pracodawca, a skierowanie oraz orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika. W tym miejscu chcemy poinformować, że możesz pobrać przygotowane przez nas przekładki do akt osobowych, które pomogą ci w organizacji dokumentacji pracowniczej.

Ważna informacja! Zatrudnienie pracownika przed otrzymaniem dokumentu od lekarza medycyny pracy jest nielegalne.

Pobierz wzór skierowania na badanie lekarskie

Umowa o pracę

Umowa o pracę to podstawa zatrudnienia pracownika. Podpisać ją należy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Na jej podstawie określane są prawa i obowiązki – zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień umowa o pracę powinna być podstawą rozstrzygania ich.

Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony i zawarta może zostać na czas próbny, określony lub nieokreślony. Więcej o umowie o pracę znajdziesz w artykule Umowa o pracę – omówienie i wzór.

Pobierz wzór umowy o pracę

Warto również zastanowić się, czy w przypadku działalności Twojej firmy nie będzie zasadne dodatkowe zabezpieczenie przed konkurencją. Mamy dla Ciebie darmowy wzór umowy o zakazie konkurencji, zarówno w trakcie jak i po ustaniu stosunku pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia musi zostać przekazana pracownikowi do 7 dni od momentu podpisania umowy o pracę. Powinny się w niej znaleźć informacje o normie czasu pracy (dobowej i tygodniowej), wypłatach wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, okresie wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy.

W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje regulamin pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie ewidencjonowania czasu pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Czytaj więcej: Informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie i wzór

Pobierz wzór informacji o warunkach zatrudnienia

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla nowego pracownika

Pracodawca może pozyskać zgodę już na etapie rekrutacji – poprzez uzupełnienie klauzuli informacyjnej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata. Jeżeli jednak tego nie zrobił, należy spełnić obowiązek informacyjny i uzupełnić dokument, ponieważ pracodawca staje się administratorem danych pracownika.

Pobierz wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych

Informacja o równym traktowaniu pracowników

Przedstawia ona deklarację pracodawcy, że nie będzie on dyskryminował pracowników ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, stan zdrowia orientację seksualną, wyznanie czy rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy. Z zasady wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo, również w przypadku awansów lub dostępu do szkoleń, które mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Pobierz wzór dokumentu o równym traktowaniu pracowników

Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca powinien posiadać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji. Szkolenie BHP obejmować powinno:

• szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) – dla nowych pracowników
• oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz na takich, gdzie występuje ryzyko działania czynników szkodliwych dla zdrowia, uczniowie odbywający naukę zawodu

Czytaj więcej: Onboarding szkolenia BHP

Pobierz wzór potwierdzenia przeszkolenia z zakresu BHP

Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

Jeżeli pracownik wychowuje przynajmniej jedno dziecko do lat 14, przysługuje mu dodatkowy urlop w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni – w każdym roku kalendarzowym. Dni te nie przechodzą na następny rok, nie jest również wypłacany ekwiwalent za ten czas. Ten dodatkowy urlop przysługuje w sumie na dwóch rodziców.

W dokumencie pracodawca może otrzymać zgodę na pracę powyżej 8 godzin na dobę (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej), pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w systemie przerywanego czasu pracy lub zgodę na delegowanie.

Pobierz wzór oświadczenia w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych

Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę zgłoszony jest do ZUS-u. Dodatkowo przysługuje mu prawo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych członków swojej rodziny (dziecko, dziecko na wychowaniu, małżonka, wstępnych żyjących w tym samym gospodarstwie domowym).

Pobierz wzór wniosku o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych

PIT-2

To oświadczenie pracownika, które pozwala pracodawcy na pomniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. PIT-2 składany jest w momencie podejmowania pracy, jednak nie ma przeszkód, aby PIT-2 złożyć w dowolnym momencie roku. Raz złożony PIT-2 zachowuje swoją ważność w kolejnych latach.

Pobierz PIT-2: www.gov.pl

Uwaga! Od 1 stycznia 2023 roku podatnik może wskazać, czy zaliczka na podatek dochodowy powinna być pomniejszona o:

• 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł (w przypadku jednego pracodawcy)
• 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł (w przypadku dwóch pracodawców)
• 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 100 zł (w przypadku trzech pracodawców)

Czytaj więcej: Polski Ład 3.0. – zmiany od 1 stycznia 2023

Oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu

Pracownik może złożyć wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł, zamiast standardowych 250 zł), w przypadku, gdy mieszka poza miejscowością wykonywania pracy i ponosi koszty związane z transportem do pracy (i nie pobiera dodatku za rozłąkę).

Dotychczas obowiązywało odrębne oświadczenie dla celów podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, jednak teraz to oświadczenie jest zawarte w PIT-2.

Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych

Wraz z rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik automatycznie zostaje przypisany do PPK. Pracodawca zawiera umowę z PPK i co miesiąc przekazuje co najmniej 1,5% (a maksymalnie 4%) wynagrodzenia pracownika na prywatny numer PPK.

PPK to program, który ma wspomagać gromadzenie środków na zabezpieczenie, po zaprzestaniu aktywności zawodowej. Jeżeli ktoś nie chce korzystać z PPK, może w dowolnym momencie złożyć rezygnację.

Pobierz wzór rezygnacji z PPK

E-dokumentacja systemie HRappka

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Program kadrowo-płacowy HRappka to miejsce, w którym zgromadzisz w bezpieczny sposób akta osobowe wszystkich pracowników. Na ich podstawie program wyliczy limity urlopowe, rozliczy pracowników oraz wyśle paczki przelewów z wynagrodzeniem. W HRappce przeprowadzisz zatrudnienie pracownika w ramach każdej umowy (np.  pracę, czy umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia i dzieło) i wygenerujesz wszystkie potrzebne dokumenty dla nowego pracownika.

W module e-teczek w HRappce masz dostęp do wszystkich dokumentów w dowolnym momencie. Niweluje to ryzyko zagubienia lub dostania się dokumentów w niepowołane ręce. Jako administrator programu decydujesz, kto ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. E-dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracownika) w systemie kadrowo-płacowym, to pewność i brak stresu w przypadku Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.

Źródła

• Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. (Dz.U. 2018 poz. 2369 z późniejszymi zmianami)
• www.gov.pl

Czytaj więcej:

• Lista płac – wzór i omówienie
• Akta osobowe – Jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Elektroniczna dokumentacja pracownicza
• Umowa o zakazie konkurencji – wzór