Jak wybrać system HR? Kompletny przewodnik dla firmy

Wielomodułowość jako nowy standard systemów HR na polskim rynku

Dziś coraz więcej organizacji odchodzi od rozproszonych rozwiązań (oddzielny system do rekrutacji, oddzielny do planowania czasu pracy czy naliczania wynagrodzeń) na rzecz jednego, zintegrowanego środowiska HR. Firmy oczekują pełnego zarządzania procesami HR w jednym miejscu, dlatego coraz częściej decydują się na kompleksowe rozwiązanie.

Wielomodułowy system HR, który rośnie wraz z firmą, daje organizacjom większą elastyczność i możliwość dopasowania funkcji do swoich potrzeb. Dostęp do systemu może mieć wtedy każdy dział firmy oraz pracownicy (oczywiście wtedy ważne jest też odpowiednie zarządzanie uprawnieniami), co znacznie usprawnia komunikację.

Firmy mogą wdrażać dodatkowe moduły stopniowo — zaczynając od podstawowych funkcji, takich jak rekrutacja czy elektroniczne wnioski urlopowe, a następnie rozszerzać system o kadry i płace, legalizację zatrudnienia cudzoziemców czy zaawansowane narzędzia analityczne. Dzięki temu organizacja zyskuje kompleksowe rozwiązanie, które rozwija się razem z biznesem.

Jakie funkcje powinien mieć nowoczesny system HR?

Rekrutacja i zarządzanie kandydatami

Technologie HR szczególnie mocno wspierają rekrutację. Dane eRecruiter pokazują, że 76% pracodawców uważa, że technologie HR przyspieszają procesy rekrutacyjne, 54% wskazuje na lepszy przepływ informacji między firmą a kandydatami, a 47% zauważa większą precyzję w dopasowaniu kandydatów do stanowisk. Wiele firm wdraża system HR przede wszystkim ze względu na usprawnienie rekrutacją kandydatów. Sytuacja na rynku pracy sprawia, że organizacje potrzebują narzędzi, które pomagają szybciej pozyskiwać i zatrudniać odpowiednich pracowników.

Nowoczesne systemy wspierają:

• tworzenie formularzów rekrutacyjnych i jednej, wygodnej bazy kandydatów,

• publikację ofert pracy na wielu portalach jednocześnie (multiposting),

• zarządzanie kandydatami w jednym miejscu,

• automatyzację komunikacji z kandydatami

• onboarding nowych pracowników,

• analizę źródeł rekrutacji i innych wskaźników rekrutacyjnych.

Dzięki temu procesy rekrutacyjnych stają się bardziej uporządkowane i łatwiejsze do monitorowania.

Czytaj więcej:

• Jak wybrać system do rekrutacji?
• Jak masowo rekrutować pracowników?

Przykładowy onboarding na portalu pracowniczym HRappka.pl

Automatyzacja procesu zatrudnienia

Jednym z najważniejszych aspektów systemu HR jest zarządzanie procesem zatrudnienia, czyli:

• prowadzenie profili pracowników w jednej, wygodnej bazie

• szybki dostęp do masowych danych pracowników

• wystawianie umów i innych dokumentów potrzebnych do zatrudnienia (oraz ich wysyłkę do podpisu elektronicznego),

• generowanie deklaracji ZUS / PPK czy do US,

• pilnowanie terminów szkoleń BHP, badań lekarskich, czy zezwoleń na pracę (w przypadku cudzoziemców),

• ewidencja zaliczek, potrąceń, zwrotów, benefitów pracowniczych, czy sprzętu firmowego,

• ewidencja czasu pracy,

• naliczanie wynagrodzeń, generowanie list płac, eksport płatności do banków, czy generowanie pasków płacowych,

• obsługa zapytań pracowników.

Wybór programu kadrowo płacowego dopasowanego do potrzeb firmy pozwala znacznie zredukować czas poświęcany na każde z powyższych działań, ze względu na to, że większość procesów dzieje się automatycznie. Programy kadrowo-płacowe różnią się między sobą pod względem ceny, funkcjonalności i wielkości firm, do których są dedykowane, dlatego warto najpierw dokładnie przeanalizować potrzeby swojej firmy.

W przypadku, gdy firma nie prowadzi kadr i płac wewnątrz firmy i korzysta z usług outsourcingu kadrowo – płacowego, warto rozważyć opcję outsourcingu kadrowego z dostępem do systemu HR, co umożliwia samoobsługę pracowniczą, większą kontrolę i sprawniejszą obsługę.

Ewidencja czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami

Ważną funkcją nowoczesnych platform HR jest ewidencja czasu pracy oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych. Automatyzacja tego obszaru usprawnia planowanie grafików i daje managerom pełną kontrolę nad dostępnością zespołów.

Nowoczesny system powinien umożliwiać:

• rejestrowanie czasu pracy,

• elektroniczne wnioski urlopowe,

• zarządzanie nieobecnościami,

• planowanie grafików zgodnie z prawem pracy,

• rozliczanie nadgodzin,

• monitorowanie obecności pracowników,

• szybkie obliczanie urlopów pracowników

• import L4 z ZUS PUE

• generowanie raportów dla działu kadr.

HRappka wspiera ewidencję czasu pracy oraz samoobsługę pracowniczą dzięki wygodnemu portalowi pracowniczemu online dostępnemu z dowolnego miejsca.

Przykładowy obieg wniosków urlopowych w systemie HRappka

Portal pracowniczy i samoobsługa pracownicza

Nowoczesny portal pracowniczy znacząco odciąża dział HR i eliminuje wiele powtarzalnych zadań. Pracownicy mogą samodzielnie:

• przechodzić przez procesy onboardingowe,

• sprawdzać dane urlopowe i zgłaszać nieobecności

• pobierać dokumenty (umowy, paski płacowe)

• sprawdzać harmonogramy pracy,

• zgłaszać godziny pracy,

• wysyłać wnioski i prośby (np. o zaświadczenie o zatrudnieniu),

• zarządzać kontem poprzez zmiany danych (np. zmiana numeru konta czy nazwiska)

• zapisywać się na szkolenia i wnioskować o nowe,

• widzieć aktualne informacje na tablicy ogłoszeń

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma może usprawnić komunikację i ograniczyć papierowy obieg dokumentów. To rozwiązanie szczególnie ważne dla średnich firm oraz dużych przedsiębiorstw.

Portal pracowniczy w systemie HRappka

Usprawnienie zatrudniania cudzoziemców oraz delegowania pracowników

Coraz częściej firmy otwierają się na zatrudnianie cudzoziemców oraz delegowanie pracowników za granicę. Dla działów zarządzania zasobami ludzkimi wiąże się to z dodatkowymi procesami HR dotyczącymi legalizacji pracy i zatrudnienia cudzoziemców. Warto zatem, aby system był dostosowany do tych czynności i je usprawniał. Procesy, które system kadrowo płacowy może zautomatyzować w tym obszarze to:

• generowanie oświadczeń i zezwoleń na podstawie dostępnym w systemie HR danych,

• wysyłka dokumentów legalizacyjnych do urzędu pracy (przez praca.gov.pl),

• powiadomienia o kończących się dokumentach legalizujących pracę i pobyt cudzoziemca,

• ostrzeżenia przy generowaniu umów niezgodnych z wydanym oświadczeniem, czy zezwoleniem na pracę,

• zaplanowanie transportu.

E-dokumentacja pracownicza

Od 2019 roku teczki pracownicze mogą być prowadzone również w formie elektronicznej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można nie tylko ograniczyć papierową dokumentację, ale również prowadzić ją w bardziej przejrzysty sposób.

Warto aby system, który wybierzemy miał możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej zgodnie z literą prawa (czyli. m.in. umożliwiał elektroniczne podpisywanie dokumentów a także eksport dokumentów do wglądu w przypadku kontroli PIP), a przy tym wszystkim był przyjazny dla oka. Dużą zaletą modułu dokumentacji pracowniczej jest również posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu i dostęp do nich z dowolnego miejsca.

Rozwój pracowników

Co więcej, warto dbać o rozwój pracowników. Warto zatem by program kadrowy oferował wsparcie w tym zakresie, np. poprzez możliwość zapisywania się przez pracowników na szkolenia oraz zgłaszania własnych propozycji szkoleń. Warto również wdrożyć oceny pracownicze, aby badać nie tylko wyniki pracowników, ale również ich zadowolenie z pracy.

Analizy danych i nowoczesne narzędzia analityczne

Współczesne zarządzanie personelem coraz częściej opiera się na danych. Firmy chcą wiedzieć:

• jakie są koszty pracowniczych,

• jak wygląda rotacja,

• które działy mają największe absencje,

• jak zmienia się zaangażowanie pracowników,

• jakie procesy wymagają optymalizacji.

Dlatego nowoczesne systemy oferują zaawansowane narzędzia analityczne i dokładna analiza danych w czasie rzeczywistym.

Analizy danych pomagają podejmować lepsze decyzje biznesowe w ramach organizacji i skuteczniej planować rozwój firmy.

Jak wybrać system HR? 6 praktycznych wskazówek

1. Zdecyduj: Model SaaS czy własna infrastruktura?

Firmy wdrażające system HR najczęściej wybierają jeden z dwóch modeli:

• SaaS (chmura),

• system we własnej infrastrukturze.

Model SaaS pozwala szybciej uruchomić system i ograniczyć koszty. Dostawca odpowiada za aktualizacje, bezpieczeństwo danych oraz utrzymanie kopii zapasowych.

Z kolei rozwiązania instalowane na własnej infrastrukturze zapewniają większą kontrolę nad środowiskiem IT, ale wymagają większego zaangażowania działu IT oraz wyższych kosztów utrzymania.

2. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

Organizacje przetwarzają ogromne ilości informacji, dlatego system powinien zapewniać zgodność z obowiązującym prawem oraz odpowiedni poziom ochrony danych.

Warto zwrócić uwagę na:

• bezpieczeństwo danych,

• szyfrowanie informacji,

• tworzenie kopii zapasowych,

• kontrolę dostępów,

• ochronę własnych danych,

• zgodność z RODO,

• wsparcie techniczne,

• rolę działu IT w utrzymaniu systemu.

W praktyce nowoczesne platformy SaaS często oferują wyższy poziom zabezpieczeń niż rozwiązania instalowane lokalnie.

3. Wybierz kompleksowy system HR zamiast wielu różnych narzędzi

Dostępne na rynku systemy dla działów HR dzielą się na takie, które usprawniają tylko jeden aspekt procesu zatrudnienia (np. systemy rekrutacyjne obsługujące proces rekrutacji lub kadrowo – płacowe, obsługujące tzn. twardy HR jak np. generowanie umów, czy naliczanie płac) oraz na takie, które do kwestii HR podchodzą kompleksowo i pozwalają na obsługę wszystkich procesów zarządzania personelem.

Drugie podejście sprawia, że zarządzanie działem zasobów ludzkich jest sprawniejsze i pozwala oszczędzić dużo czasu działów HR. Dlaczego? Posiadanie kilku systemów do zarządzania zasobami ludzkimi rodzi potrzebę przenoszenia danych np. z systemu rekrutacyjnego do systemu z teczkami pracowniczymi lub do systemu kadrowo – płacowego. Przenoszenie danych może odbywać się poprzez eksportowanie danych i ich import do innego systemu, lub ręczne przepisywanie danych.

Rodzi to nie tylko dodatkowe koszty, ale również często bywa przyczyną wielu błędów. Dlatego też warto, by jeden system HR wspierał zarówno miękki, jak i twardy HR.

4. Sprawdź, czy system HR ma intuicyjny interfejs

Nawet najbardziej rozbudowany system HR nie będzie skuteczny, jeśli jego obsługa okaże się skomplikowana dla pracowników i managerów. Intuicyjny interfejs ma ogromny wpływ na szybkość wdrożenia, komfort codziennej pracy oraz zaangażowanie użytkowników w korzystanie z systemu.

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy dostawca umożliwia przetestowanie platformy w praktyce — np. poprzez wersję demo lub okres testowy. Dzięki temu można ocenić łatwość obsługi, działanie poszczególnych modułów oraz sprawdzić, czy system odpowiada realnym potrzebom twojej organizacji i działu HR.

5. Upewnij się, czy dostawca oprogramowania HR zapewni wdrożenie i pomoc

Wybór systemu HR to nie tylko zakup oprogramowania, ale również współpraca z dostawcą, który powinien wspierać firmę na etapie wdrożenia i codziennego użytkowania systemu.

Warto sprawdzić, czy dostawca oferuje szkolenia, wsparcie techniczne oraz pomoc przy konfiguracji i migracji danych. Duże znaczenie ma także dostępność obsługi w języku polskim — szczególnie w przypadku działu HR i działu kadr, które potrzebują szybkiego kontaktu oraz sprawnej pomocy przy bieżących procesach HR.

6. Czytaj opinie i sprawdzaj rankingi systemów HR

Przed wyborem systemu HR warto sprawdzić nie tylko informacje dostępne na stronie dostawcy, ale także opinie innych firm, użytkowników oraz niezależne rankingi oprogramowania HR. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak system sprawdza się w praktyce — nie tylko podczas prezentacji sprzedażowej, ale przede wszystkim w codziennej pracy działu HR, kadr, managerów i pracowników.

Zwróć uwagę szczególnie na opinie dotyczące doświadczeń firm o podobnej wielkości i profilu działalności. Warto też sprawdzić, czy opinie są aktualne i pochodzą od realnych użytkowników, ponieważ systemy HR szybko się rozwijają, a ich funkcje, ceny i jakość obsługi mogą zmieniać się w czasie.

Dlaczego nowoczesny system HR odgrywa tak ważną rolę w firmie?

Współczesne organizacje coraz lepiej rozumieją, że zarządzanie zasobami ludzkimi ma bezpośredni wpływ na rozwój biznesu. Głównym celem działów HR nie jest już wyłącznie administracja dokumentacja kadrowa, ale także budowanie zaangażowania pracowników, rozwój talentów oraz wspieranie managerów w zarządzaniu personelem.

Dlatego nowoczesny system HR pełni dziś znacznie większą rolę niż tradycyjne systemy kadrowo płacowe. Oprócz podstawowych funkcji związanych z kadrami i płacami, najpopularniejsze systemy HR wspierają:

• procesy rekrutacyjne,

• zarządzanie kandydatami,

• samoobsługę pracowniczą,

• onboarding pracowników

• zarządzanie nieobecnościami,

• analizy danych i raporty

• oraz pełne zarządzanie kapitałem ludzkim poprzez agregację danych.

W praktyce oznacza to, że dział HR może szybciej reagować na potrzeby organizacji i lepiej wspierać rozwój całej firmy.