System Wjazdu/Wyjazdu (EES) – rewolucja na granicach UE i nowe obowiązki dla pracodawców

Unia Europejska wchodzi w nowy etap zarządzania migracją i kontrolą granic. Jednym z kluczowych elementów tej zmiany jest Entry/Exit System (EES) – cyfrowy system rejestrujący wjazdy i wyjazdy obywateli państw trzecich. Choć na pierwszy rzut oka to rozwiązanie „graniczne”, jego skutki odczują również pracodawcy, działy HR i sami pracownicy zagraniczni.

Czym jest EES i dlaczego powstał?

EES to nowoczesny system IT, który zastąpi tradycyjne stemplowanie paszportów. Jego głównym celem jest:

• automatyczne rejestrowanie dat wjazdu i wyjazdu,
• kontrola długości pobytu cudzoziemców w strefie Schengen,
• ograniczenie nadużyć związanych z przekraczaniem dopuszczalnego czasu pobytu.

System obejmuje obywateli państw trzecich przekraczających granice zewnętrzne UE na krótkoterminowy pobyt (do 90 dni w ciągu 180 dni).

Wdrażanie EES – co już wiemy?

Wdrażanie systemu rozpoczęło się 12 października 2025 r. i odbywa się stopniowo. Wprowadzono także okres przejściowy (180 dni), w którym:

• nadal stosowane jest stemplowanie dokumentów podróży,
• obowiązują tymczasowe odstępstwa od przepisów unijnych.

To oznacza, że przez pewien czas funkcjonują równolegle dwa systemy: analogowy i cyfrowy.

Co zmienia się z perspektywy pracodawcy?

Największe znaczenie EES ma dla firm zatrudniających cudzoziemców. Już dziś obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek:

• weryfikacji legalności pobytu,
• gromadzenia danych osobowych i dokumentów,
• przechowywania kopii dokumentów pobytowych.

Po pełnym wdrożeniu EES pojawi się jednak nowa jakość – dostęp do cyfrowej informacji o pobycie cudzoziemca.

Zgodnie z informacją Straży Granicznej, system udostępni usługę online, dzięki której cudzoziemiec będzie mógł sprawdzić:

• ile dni pobytu już wykorzystał,
• ile dni pozostało mu do dyspozycji.

Kluczowe: to cudzoziemiec będzie przekazywał te dane pracodawcy, a nie odwrotnie.

HR w praktyce: nowe wyzwania i ryzyka

Dla działów HR oznacza to kilka istotnych zmian:

1. Większa odpowiedzialność za weryfikację danych
   Choć system będzie cyfrowy, pracodawca nadal odpowiada za legalność zatrudnienia. Konieczne będzie:

• pozyskiwanie informacji z EES od pracownika,
• ich archiwizacja i interpretacja.

2. Koniec „domysłów” w zakresie pobytu
   Dotychczas ustalenie długości pobytu bywało trudne (np. brak czytelnych stempli). EES eliminuje ten problem – dane będą precyzyjne.
3. Nowe procedury HR
   Firmy powinny przygotować:

• checklisty weryfikacyjne,
• procedury zbierania danych z EES,
• szkolenia dla zespołów HR i legalizacji zatrudnienia.

4. Ryzyko naruszeń i sankcji
   Nieprawidłowa interpretacja danych z systemu lub ich brak może skutkować zatrudnieniem osoby przebywającej nielegalnie – a to wiąże się z poważnymi konsekwencjami.

Co to oznacza dla pracowników zagranicznych?

Z perspektywy cudzoziemca EES to:

• większa przejrzystość sytuacji pobytowej,
• łatwiejsze planowanie wyjazdów i powrotów,
• większa kontrola nad własnym statusem.

Jednocześnie rośnie jego odpowiedzialność – to on będzie źródłem informacji dla pracodawcy.

Czy EES uprości procesy?

Paradoksalnie – tak, ale nie od razu.

Krótkoterminowo:

• więcej obowiązków organizacyjnych,
• konieczność dostosowania procedur.

Długoterminowo:

• automatyzacja i mniej błędów,
• większa pewność prawna,
• łatwiejsza kontrola legalności zatrudnienia.

Podsumowanie

EES to nie tylko zmiana technologiczna, ale też zmiana filozofii zarządzania migracją i zatrudnieniem cudzoziemców. Dla HR oznacza to przejście od analizy dokumentów papierowych do pracy na danych cyfrowych.

Firmy, które już teraz przygotują się na nowe realia, zyskają przewagę: ograniczą ryzyka, usprawnią procesy i zwiększą bezpieczeństwo prawne.

W świecie, w którym mobilność pracowników rośnie, a regulacje się zaostrzają, EES stanie się jednym z kluczowych narzędzi codziennej pracy działów HR.

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku.
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Wzór wypełnionego wniosku o pobyt czasowy w celu wykonywania pracy
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca
• Karta pobytu – czym jest?