Zatrudnianie pracowników tymczasowych – jak może Ci w tym pomóc system HR?

Zatrudnianie pracowników tymczasowych bywa skomplikowane, ponieważ ilość formalności, o których należy pamiętać jest znacznie większa niż podczas tradycyjnego zatrudniania pracowników.

Branża pracy tymczasowej coraz częściej wiąże się z zatrudnianiem cudzoziemców i legalizacją ich pobytu i zatrudnienia oraz delegowaniem pracowników za granice Polski. Na szczęście rosnąca potrzeba automatyzacji wielu formalności i zadań zrodziła kompleksowy system HR, który usprawnia nawet najbardziej zaawansowane procesy zatrudniania.

Kontakt z pracownikami – portal pracowniczy

Posiadanie portalu pracowniczego, w którym pracownik tymczasowy może:

• przejść przez proces onboardingu pracownika (proces zawierający podstawowe informacje potrzebne do komfortowego rozpoczęcia pracy, możliwość dodania prezentacji, filmów instruktażowych itd.)
• sprawdzić grafik pracy (ewidencja czasu pracy / rejestracja czasu pracy),
• zgłosić chęć wzięcia dnia wolnego / zgłoszenia nieobecności (elektroniczne wnioski urlopowe),
• zgłosić dyspozycyjność do pracy konkretnego dnia,
• zaaplikować na inne obecnie prowadzone rekrutacje (system ATS),
• zgłosić zmianę danych osobowych bądź adresowych,
• sprawdzić treść umowy i pobrać paski wynagrodzeń.

Znacznie usprawnia to kontakt z pracownikami i sprawia, że zarządzanie nawet ogromną liczbą pracowników jest prostsze i znacznie efektywniejsze.

E-dokumentacja pracownicza

Od stycznia 2019 roku można prowadzić dokumentację pracowniczą również w formie elektronicznej. Po co zatem tracić miejsce i pieniądze potrzebne do drukowania i przechowywania dokumentacji, skoro można ją bezpiecznie przechowywać w chmurze i mieć do niej zdalny dostęp przez komputery, tablety, czy telefony? 

Zatrudnianie pracownika z pomocą systemu upraszcza mnóstwo procesów. Od zbierania danych (przez ankietę do zatrudnienia), po zaciąganie ich do dokumentów do zatrudnienia, które są automatycznie generowane, a później przechowywane w systemie. 

Zarządzanie dokumentacją pracowników delegowanych i cudzoziemców

Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z terminami, za których przekroczenie grożą kary, a formalności związane zatrudnieniem cudzoziemców bywają czasochłonne. Twoją pracę usprawni system, który na podstawie danych pracownika, pomoże Ci wygenerować oświadczenia, zezwolenia na pracę, wnioski EKUZ, czy A1.

Wesprze Cię także w jednym z najbardziej kłopotliwych obszarów – przypomni o kończących się wizach, zezwoleniach, czy dokumentach delegacyjnych. Nie tylko pomoże Ci oszczędzić czas, ale także zapobiegnie przekraczaniu terminów ważności dokumentów. Może okazać się niezbędne podczas kontroli z PIP.

Dowiedz się więcej:

• Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w HRappka

Grafiki pracy pracowników

System, który jest przystosowany do tworzenia oraz edycji wielu grafików pracy może znacznie usprawnić przebieg tworzenia planów pracy i  grafików oraz zapobiegnie błędom. W systemie HRappka sprawnie stworzysz grafiki pracy dzięki naszemu modułowi ewidencji czasu pracy. 

Planowanie zapotrzebowania na pracowników

Proces planowania zatrudnienia również można znacznie zautomatyzować, co upłynni kontakt z Klientami oraz zapewni nieomylność w realizacji projektu. System HRappka umożliwia wstawienie na Twoją stronę www widgetu lub wysłanie Klientom strony, na której mogą oni zgłosić zapotrzebowanie na odpowiednią liczbę pracowników na konkretne dni. Co więcej, sprawnie stworzysz projekty, w których można śledzić realizację zapotrzebowania. 

Analiza potrzeb Agencji

Przy wdrażaniu nowego narzędzia, ważna jest dokładna analiza biznesowa. Należy zdefiniować, jakie procesy są kluczowe i powinny zostać odzwierciedlone w funkcjonalnościach narzędzia. Może się wówczas okazać, że dotychczasowe praktyki muszą ulec zmianie – dla dobra przedsiębiorstwa jako organizmu. 

Wdrożeniowcy systemu HRappka zadbają nie tylko o stałą pomoc techniczną, ale także chętnie pomogą w analizie i dostosowaniu funkcjonalności programu do bieżących potrzeb. Na początkowym etapie bazuje się głównie na elementach możliwych do customizacji, czyli:
– konfiguracja statusów i formularzy na każdym obiekcie w systemie,
– workflow w obrębie systemu,
– przypomnienia systemowe,
– checklisty i zadania,
– niezbędne szablony dokumentów (które mogą być generowane przez program).

Czytaj więcej: Jak wybrać program dla Agencji Pracy?