Jak wybrać system dla Agencji Pracy? TOP 14 funkcji

Oprogramowanie dla agencji pracy wyróżnia się wyjątkową kompleksowością. Usprawnia wszystkie kluczowe procesy HR w agencji pracy tymczasowej oraz agencji pośrednictwa czasu pracy. Automatyzuje procesy rekrutacji pracowników, legalizację cudzoziemców, ewidencję czasu pracy, delegowanie pracowników, kadry i płace oraz rozliczanie Klientów. System HRappka został stworzony we współpracy z wiodącymi agencjami pracy tymczasowej, aby całkowicie zautomatyzować zarządzanie agencją pracy (zarówno pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy).

>> Przetestuj bezpłatnie program dla agencji pracy

14 funkcji systemów dla agencji pracy tymczasowej

Prowadzenie nowoczesnej agencji pracy opiera się na automatyzacji działań kadrowych. Na rynku istnieje wiele systemów HRM (ang. Human Resource Management) i CRM (ang. Customer Relationship Management). Nie wszystkie z nich automatyzują procesy kadrowe w agencjach pracy.

Oprogramowanie dopasowane do specyfiki agencji pracy tymczasowej pomoże Ci oszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy. Na co powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze doskonałego narzędzia dopasowanego do potrzeb Twojej firmy?

Kompleksowość systemu dla APT

Agencja pracy tymczasowej ma szczególne potrzeby związane z masowymi procesami rekrutacji i zatrudnienia.  Oprogramowanie dla agencji pracy tymczasowej powinno wspierać zarządzanie pracą agencji pracy tymczasowej. Program musi oferować wsparcie na każdym etapie:

• rekrutację i bazę kandydatów (zgodnie z RODO),
• bazę Klientów,
• bazę pracowników i e-dokumentację pracowniczą,
• ewidencję czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe,
• obsługę procesów zatrudniania (kadry i płace),
• tworzenie grafików i ewidencję czasu pracy,
• legalizację zatrudnienia cudzoziemców,
• delegowanie pracowników,
• rozliczenia pracowników oraz Klientów,
• obieg faktur,
• eksport płatności do banku.

Wybierając platformę dla agencji pracy tymczasowej upewnij się, czy łączy on funkcje:

• systemu CRM dla agencji pracy tymczasowej (ang. Customer Relationship Management),
• systemu rekrutacyjnego ATS (ang. Application Tracking System),
• programu kadrowo – płacowego (który jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa),
• systemu HRM (ang. Human Resource Management), oraz
• systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning),
• systemu do ewidencji czasu pracy z funkcją elektronicznych wniosków urlopowych.

Tak zaawansowany system pozwoli Ci na sprawne zarządzanie pracą agencji pracy tymczasowej oraz poprawę efektywności pracy. Jeżeli chcesz zobaczyć, jaką funkcjonalność i opcje automatyzacji oferuje HRappka, zapraszamy do obejrzenia zapisu z webinaru.

Czytaj więcej

1. Zarządzanie pracownikami tymczasowymi
2. Jak założyć agencję pracy?
3. Jak wybrać system kadrowo – płacowy
4. Automatyzacja zarządzania pracownikami

Agencje pracy a masowe wykonywanie procesów HR

Z pewnością, w agencji zatrudnienia zatrudniasz wielu pracowników. Warto, by system dla agencji pracy tymczasowej posiadał m.in. masową możliwość generowania umów, moduł kadrowy (kadry i płace, naliczanie wynagrodzeń, świadectwa pracownicze, generowanie list płac oraz faktur, możliwość wysyłania pasków płac czy SMSów z kwotą wynagrodzenia), czy masowe pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto, znacznie pracę ułatwić może masowe wysyłanie e-maili czy SMSów do pracowników oraz Klientów.

Prosta obsługa systemu i wsparcie użytkownika

Nawet najbardziej kompleksowe oprogramowanie dla agencji pracy tymczasowej nie będzie w stanie zwiększyć efektywności firmy, jeżeli jest trudne w obsłudze. Agencje pracy mają specyficzne potrzeby, dlatego wybierając system warto go przetestować (większość systemów oferuje bezpłatne okresy próbne), sprawdzić czy do systemu istnieją instrukcje, baza wiedzy. Ponadto, warto zwrócić uwagę, czy aplikacja posiada infolinię wsparcia.

Program musi być dopasowany do obowiązującego prawa

Prawo zmienia się, dlatego ważne by system był dostosowywany do aktualnych wymogów prawnych, m.in. limitów pracy tymczasowej. Nieaktualny system kadrowy dla agencji pracy może przysporzyć więcej szkody niż pożytku.  Cały czas rozwijany system dla agencji pracy tymczasowej można wykupić w formie abonamentu.

Dostosowanie systemu do zaawansowanych procesów kadrowych i rozliczeń

Jeżeli Twoja agencja pracy tymczasowej zatrudnia cudzoziemców czy deleguje pracowników to upewnij się czy system dla agencji pracy tymczasowej jest dopasowany do Twoich potrzeb. Szybkie generowanie zezwoleń na pracę może znacznie usprawnić pracę. Tak samo jak pilnowanie czasu w delegacji, czy pracy cudzoziemca w Polsce.

Jeżeli zapewniasz pracownikom przedmioty, np. ubranie robocze, czy samochód upewnij się, czy program dla agencji umożliwia odpowiednie zarządzanie tymi elementami i ich rozliczanie. Warto również, aby miał możliwość dodawania zajęcia komorniczego, zaliczek, premii oraz generowania listy płac.

Rekrutacja i zgodność z RODO

Od 25 maja 2018 wszystkie firmy, w tym agencje pracy obowiązuje Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Ważne, aby oprogramowanie dla agencji pracy posiadało odpowiednie funkcje do ochrony danych pracowników i Klientów. Więcej informacji o praktycznym stosowaniu RODO w agencji pracy dowiesz się tutaj.

Warto by system dla agencji pracy tymczasowej posiadał również elementy systemu do rekrutacji (tzn. system ATS), co umożliwi zarządzanie rekrutacjami.  W tej kategorii agencje pracy docenią możliwość generowania formularzy aplikacyjnych, integracja z portalami pracy oraz tłumaczenie ofert pracy na inne języki. To ostatnie jest pomocne w sytuacji, gdy zatrudniasz pracowników z zagranicy (np. Ukraińców czy Białorusinów). Sprawdź moduł rekrutacji w HRappka.

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych i procesów zatrudnienia w jednym systemie ma wiele zalet – przechowywanie i pracowanie na danych w jednym, bezpiecznym programie pozwala unikać błędów oraz luk informacyjnych.

Czytaj więcej

1. Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie systemu HR?
2. Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny?
3. Formularz aplikacyjny – początek candidate experience

Dostęp dla pracowników Agencji

Zarządzanie zasobami ludzkimi w przypadku dużej ilości pracowników bywa czasochłonne. Udogodnieniem jest dostęp do systemu agencji pracy tymczasowej dla pracowników tymczasowych (tzn. portale pracownicze). Pracownik powinien mieć dostęp do swojego grafiku, samodzielnie raportować czas pracy oraz nieobecności (tzn. elektroniczne wnioski urlopowe). Co więcej, może mieć wgląd w umowy czy dane kontaktowe.

Dostęp dla partnerów rekrutacyjnych

Agencje pracy często korzystają z pomocy zewnętrznych rekruterów, szczególnie podczas rekrutacji cudzoziemców za granicą. Dostęp do systemu z możliwością dodawania kandydatów to podstawa, jeżeli korzystasz z pomocy partnerów rekrutacyjnych. Mając odpowiedni dostęp do systemu mogą oni dodawać kolejne aplikacje.  Warto również, aby do system miał dostęp Klient, u którego wykonują pracę pracownicy agencji. Umożliwia to wprowadzanie lub zatwierdzanie grafiku pracownika.

Aplikacja mobilna dla Agencji Pracy

Dostęp do funkcjonalności programu dla Agencji Pracy z poziomu telefonu oraz zapisywanie w aplikacji całej historii kontaktu pozwolą Ci mieć wszystko pod kontrolą. Mobilność i ogólnodostępność systemu dla Agencji Pracy to ogromna zaleta, dzięki której zarządzanie agencją jest łatwiejsze.

HRappka jest systemem chmurowym, co oznacza, że możesz mieć stały dostęp do danych z dowolnego urządzenia, z każdego miejsca na świecie.

Bezpieczeństwo w Agencji Pracy

• Bezpieczne serwery,
• odpowiednie szyfrowanie danych,
• dostęp do systemu tylko z wybranych adresów IP,
• backup danych,
• ograniczanie uprawnień użytkownikom.

to elementy, które pomogą Ci utrzymać bezpieczeństwo danych w Twojej Agencji oraz zapewnią zgodność z prawem. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się jak nasz system dla agencji pracy (pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy) dba o bezpieczeństwo danych.

Pełna konfigurowalność systemu

Dla pracowników biurowych w agencji pracy ważny jest szybki i intuicyjny dostęp do informacji. Dzięki możliwości dopasowania widoku tabel, mogą oni w łatwy sposób wyświetlać jedynie najważniejsze dane. Istotna jest również parametryzacja dostępu użytkowników do systemu. Sam powinieneś określić do czego powinien mieć dostęp dany użytkownik.  Zapewni to porządek pracy w firmie oraz zabezpieczy określone obszary danych przed niepowołanymi do nich osobami.

Raporty dot. poszczególnych aspektów pracy w agencji

Raportowanie oraz analizowanie rentowności projektów agencji pracy pomaga podjąć decyzję o dalszej inwestycji w konkretne działania. Pomoże Ci jasno określić, które działania (np. współprace z klientami) są najbardziej opłacalne a które trzeba zrewidować pod kątem dochodowości.

Dostosowanie systemu do zatrudniania cudzoziemców

Coraz częściej brakuje w Polsce rąk do pracy. Agencje pracy starają się wypełnić tę lukę pracownikami ze wschodu. Zatrudnianie cudzoziemców wymaga spełnienia szeregu formalności i posiadania dokumentacji legalizującej pracownika. Warto zatem, aby system dla agencji pracy usprawniał generowanie dokumentów legalizacyjnych (oświadczeń, czy zezwoleń na pracę), oraz posiadał odpowiednie przypomnienia o kończących się dokumentach legalizujących pracę, czy pobyt obcokrajowca.

Czytaj więcej

• Jak liczyć 18 miesięcy pracy tymczasowej?
• Jak wybrać system HR?