Dlaczego firmy decydują się na wdrożenie systemu HR?
Rozmawiamy z Veroniką Aleksandrowicz, która od ponad 7 lat pracuje w branży związanej z zatrudnianiem cudzoziemców, a także prowadzi własną firmę, która świadczy usługi w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.
Od 2019 roku pracuje na systemie HRappka, miała okazję wdrażać ją też w kilku różnych organizacjach.
Pani Veroniko, dlaczego firmy decydują się na wdrożenie systemów HR?
Z mojego doświadczenia wynika, że powody, które dają impuls do poszukiwania systemu do zarządzania procesami i danymi w firmie, mogą być naprawdę bardzo różne. Czasami chcemy zautomatyzować jeden proces, np. masowo wystawiać umowy na własnych wzorach, niekiedy potrzeba ewidencji klientów, a w innym przypadku sprawnego zarządzania projektami w celu realizacji zamówień. Ostatecznie wszystko sprowadza się do potrzeby automatyzacji procesów w firmie.
Wraz z ilością przetwarzanych danych oraz procesów, samoistnie powstaje potrzeba połączenia wszystkich dotychczasowych narzędzi i standaryzacja procedur. Różnorodność procesów, którymi pozwala zarządzać HRappka, generalnie przekonuje do siebie. Trudno znaleźć podobne narzędzie – w szczególności, gdy chodzi o prowadzenie agencji pracy i potrzebę zarządzania procesami legalizacji cudzoziemców.
Od 2019 roku pracuje pani na HRappce. W jakich branżach/firmach miała Pani okazję wdrażać ten system?
Maksymalnie pełne wdrożenie systemu odbywa się w agencjach pracy. Przeszłam ścieżkę wdrożenia w dynamicznie rozwijającej się firmie, która na początku współpracy z HRappką miała około 250 pracowników i w szczycie dotychczasowego rozwoju osiągnęła poziom zatrudnienia na ponad 2000 pracowników. Teraz pracuję z agencjami pracy na poziomie 300-400 zatrudnionych osób. Są to agencje, których kadra jest oparta na cudzoziemcach.
Pod kątem prowadzenia legalizacji własnych pracowników uczestniczyłam we wdrożeniu HRappki w procesach legalizacji dla operatora logistycznego, który poza leasingowaniem około 6000 pracowników tymczasowych zatrudnia ponad 2000 własnych pracowników, z których ¼ to cudzoziemcy. I właśnie na potrzeby zarządzania danymi tych około 500 pracowników jest wykorzystywana w systemie HRappka. Co więcej, funkcjonalność związaną z legalizacją oraz rekrutacją wdrażam w mikrofirmie z branży consultingowej.
Najbardziej nietypowym było wdrożenie części funkcjonalności z modułu rekrutacji oraz konfiguracja automatyzacji wystawiania umów i zarządzania danymi osobowymi dla firmy świadczącej usługi edukacyjne. W szczycie zatrudnienia system był wykorzystywany do rekrutacji oraz zarządzania danymi kadrowymi dla ponad 1000 pracowników w krótkim odcinku czasowym. W tym przypadku nie było nastawienia na przestawienie się z innych systemów lub zintegrowanie wszystkiego.
Jakie były kluczowe potrzeby, dla których decydowano się na HRappkę?
Trzy pierwsze są kluczowe. Reszta tak czy inaczej pozwala przeważyć w sytuacji zwątpienia.
1. Zintegrowanie procesów. Zarządzanie dużą ilością danych często jest związane z wykorzystywaniem różnych dedykowanych narzędzi: osobne programy do prowadzenia fakturowania, osobne do rekrutacji, osobne do kadr i płac. Legalizacja natomiast najczęściej jest ewidencjonowana poprzez zwykłe arkusze kalkulacyjne (Microsoft Excel, Google Sheets)). Powoduje to powielanie procesów, niekończący się „Copy Paste” tych samych danych z systemu do systemu, z tabelki do tabelki. W pewnym momencie trudnym, wręcz niemożliwym robi się kontrolowanie procesów oraz zachowanie danych bez popełnienia błędów przy przepisywaniu z jednego systemu do drugiego.
2. Funkcjonalność związana z legalizacją. Gdy chodzi o zatrudnienie cudzoziemców, legalizacja, poza tym, że sama z siebie jest dość skomplikowanym tematem, znacznie utrudnia procesy rekrutacji oraz dalszego zatrudnienia. Możliwość operowania na danych w środku jednego systemu pozwala kontrolować proces zatrudnienia wraz z procedurami legalizacyjnymi.
3. Automatyzacja i standaryzacja procesów. Możliwość masowych działań na umowach, integracja z zewnętrznymi portalami takimi jak praca.gov.pl albo ZUS znacznie usprawnia procesy.
4. Kierowanie projektami oraz poszczególnymi składnikami biznesu. System zadań, moduł projektów, zarządzanie magazynem, transportem oraz mieszkaniami – są to składniki systemu HRappka, które pomagają utrzymać porządek w zarządzaniu.
5. Raporty, import/eksport danych, historia zmian – w skrócie: narzędzia ułatwiające pozyskiwanie i analizę dużych ilości złożonych danych z różnych aspektów biznesu, kontrola zmiany danych na każdym etapie przetwarzania (historia).
6. Dyferencjacja dostępu. Możliwość posiadania w jednym systemie wszystkich danych z ustawieniem poziomów dostępu dla poszczególnych grup, osobnych użytkowników.
7. Uniwersalność. Ten sam system pozwala zarządzać danymi na różnych poziomach i kierunkach nie tylko wewnątrz firmy, ale i w relacji z zewnętrznymi dostawcami. Np. w relacji rekrutacja – partner rekrutacyjny, usługa – klient/dostawca. Pozwala to na włączenie do udziału w procesach wewnątrz systemu użytkowników w roli klientów/dostawców/partnerów. Sprawia to, że procesy z zewnętrznymi kontrahentami stają się bardziej przejrzyste.
8. Elektroniczny obieg dokumentacji. Korespondowanie, pozyskiwanie danych oraz podpisywanie pewnych dokumentów za pomocą portalu pracownika bądź linków wysyłanych na e-mail pracownika ogranicza wykorzystywanie papierowej wersji dokumentacji, w wyniku czego redukują się koszty druku, wysyłki, niszczenia oraz archiwizacji dokumentów. Również skraca się czas na oczekiwanie działań ze strony pracownika/kandydata.
9. Alternatywny depozyt do przechowywania danych. Możliwość przechowywania danych na serwerach zewnętrznych zmniejsza ryzyko utraty danych w porównaniu do przechowywania danych na t lokalnym serwerze.
10. Samoedukacja. Możliwość wdrażania nowych pracowników i procesów poprzez współdziałanie z systemem. Dużą robotę robi intuicyjność w obsłudze oraz obecność podpowiedzi dla użytkowników. Oczywiście, możliwość stworzenia własnego onboardingu w odpowiednim module znacznie ułatwia wdrożenie nowego pracownika i doskonalenie dotychczasowych.
Jakie obawy towarzyszyły osobom decyzyjnym przed wdrożeniem systemu HR? W jaki sposób udało się je przekonać?
Głównie – jak zareagują pracownicy na wdrożenie nowego systemu? Klienci często obawiają się, że pracownicy niechętnie będą przystosowywać się do pracy w nowym programie. Większość jest świadoma, że ciężko jest przekonać pracownika do pracy w innym systemie. To wymaga rezygnacji z już ułożonego stylu wykonywania pracy.
Zazwyczaj szeregowy pracownik, na którym ma spocząć największa aktywność w systemie, nie widzi wszystkich korzyści, które on daje. Nie obchodzi go również usprawnienie całego procesu. Zanim praca w HRappce ułatwi pracę, następuje niemal podwójne obciążenie w związku z potrzebą prowadzenia dotychczasowej organizacji pracy wraz z działaniami w systemie. Czasem taka potrzeba jest podyktowana obiektywnymi przyczynami, np. potrzebą zachowania spójności dokumentacji w danym roku podatkowym. Czasem jest to spowodowane innymi obawami.
Często nawiązuję do własnego doświadczenia. Opowiadam o tym, że kiedy zaczynałam pracować na HRappce miałam dokładne wyobrażenie o tym, jaki system chcę zbudować. Nawet zaczęliśmy tworzyć własny program. Przez kilka miesięcy, testowania systemu i potem, kiedy robiłam możliwe na ten moment importy danych, nie byłam pewna czy to jest to, czy może warto się skupić na pisaniu własnego programu. Zdecydowaliśmy się jednak na wdrożenie najpierw jednego procesu. Po kilku latach system został wdrożony dla tych procesów, o których nie było na początku mowy. I korzyści, które zyskaliśmy były nieoczekiwane.
Wielokrotne kontrole instytucji państwowych, nawet te najtrudniejsze, były do pokonania. Szybko pozyskiwałam uporządkowane dane, miałam pewność, że panujemy nad procesami. Dostrzegali to również inspektorzy. Wiadomo, że pozytywna ocena PIP nie była zasługą wyłącznie HRappki, ale dla mnie było to ogromne wsparcie, które dawało pewność.
Co wyróżnia HRappkę od innych systemów HR dostępnych na rynku?
Tak naprawdę z innymi systemami do zarządzania danymi lub procesami spotykam się właśnie z powodu wdrożenia HRappki bądź znalezienia możliwości wymiany danych między tymi systemami. Trudno mi być obiektywną, ponieważ nie wdrażałam innych systemów. Mogę powiedzieć tylko, że najważniejszą przewagą dla mnie jest branie pod uwagę legalizacji cudzoziemców. Nie znalazłam innych rozwiązań, które – tak jak HRappka – posiadają funkcje monitorowania procesów legalizacyjnych w odniesieniu do pozostałych procesów, na które legalność ma wpływ.
Kolejna wyróżniająca cecha systemu to elastyczność. Zakres funkcjonalności HRappki stale się poszerza. Ale kiedy zaczynałam nie było aż takiej palety. Mimo to dało się skonfigurować własne atrybuty tak, by maksymalnie zachować dotychczasową strukturę danych. Obecnie elastyczność też się objawia w tym, że postawione cele można osiągać za pomocą różnych narzędzi. System można wdrażać opierając się na istniejących już procesy, co zmniejsza dyskomfort migracji.
Łatwość eksportu danych – rzadko który system jest tak przyjazny. Ostatnio musiałam pozyskiwać dane eksportowe bezpośrednio z serwera, ponieważ sam system miał bardzo ograniczone możliwość wyeksportowania danych w standardowym formacie.
Import na różnych poziomach – ciągle otwieram dla siebie nowe możliwości.
Jakie wymierne korzyści przyniosło wdrożenie HRappki?
Oszczędności na kadrach, papierze oraz czasie są niezaprzeczalne. Jednak nie jestem w stanie podać liczby: zawsze jest to bardzo indywidualne i w pewnym sensie tajemnica handlowa.
Z przykładów mogę wspomnieć, że po czas podsumowania roku stwierdzono, że w porównaniu do poprzedniego ilość kadry biurowej zmniejszyła się a w tym samym czasie liczba pracowników tymczasowych zwiększyła się niemal dwukrotnie.
Wdrożenie podobnego systemu jest naturalnie dyktowane rozwojem firmy. Dopóki firma doskonali się i przestawia procesy na system, zmienia się również rzeczywistość, zmienia się prawo (często w stronę utrudnień dla pracodawcy), zmienia się rynek. Moje doświadczenie mówi, że system często służy ogólnemu rozwoju firmy, a z pewnością go nie hamuje. Warto oprzeć zarządzanie procesami i danymi na systemie, który jest na bieżąco aktualizowany i pomaga nie przeoczyć ważnych zmian w prawie.
Zarządzanie procesami HR
- Rekrutacja i onboarding
- Legalizacja cudzoziemców
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Kadry i płace
