Urlop szkoleniowy – kiedy przysługuje i jaki jest wymiar?

Według Kodeksu pracy – art. 103 (2) urlop szkoleniowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe. Warunkiem otrzymania takich dni wolnych jest wcześniejsza zgoda pracodawcy na podjęcie studiów lub kursów zawodowych.

Kiedy pracownik może wnioskować o urlop szkoleniowy? W jakim wymiarze? Czy urlop szkoleniowy wlicza się do urlopu wypoczynkowego? Dziś udzielamy odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania w obszarze urlopu szkoleniowego.

Urlop szkoleniowy – definicja

Pracownik ma prawo do ubiegania się o urlop szkoleniowy, jeżeli spełnia poniższe warunki:

• zatrudniony jest w oparciu o umowę o pracę
• podnosi kwalifikacje zawodowe za wiedzą i zgodą pracodawcy (ważne, aby posiadać decyzję pracodawcy na piśmie lub w wiadomości mailowej)

Pracownik może zostać zwolniony z całości lub części dnia (zgodnie z rozkładem czasu pracy), w którym przygotowuje się do egzaminów, pisze pracę lub uczestniczy w egzaminie.

Jeżeli pracownik rozpoczął studia czy kursy bez wiedzy pracodawcy, ten nie jest zobowiązany do udzielenia urlopu szkoleniowego.

Ile urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikom? 

Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, w wymiarze:

• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub egzaminu zawodowego
• 21 dni (na ostatnim roku studiów) – napisanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie do egzaminu dyplomowego

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. [Art. 103 (2) § 2]

Ilość dni urlopu szkoleniowego normowana jest przez Kodeks pracy i pracodawca nie może zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego na niekorzyść pracownika. Urlop szkoleniowy należy wykorzystać w momencie, w którym odbywa się egzamin (np. przystąpienie do egzaminu dyplomowego) lub w czasie, który służy do przygotowania się do niego. Urlop szkoleniowy nie kumuluje się i nie przechodzi na następny rok. 

Wynagrodzenie za urlop

Tutaj działa taka sama zasada jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia w takim samym wymiarze, jak gdyby pracował tego dnia. Jeżeli w miesięczne wynagrodzenie pracownika wliczane są stałe dodatki (jak premie czy dodatki stażowe), to za nie również pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w dniach urlopowych. 

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Kiedy przysługuje urlop szkoleniowy?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych musi wyjść z inicjatywy pracodawcy lub zostać przez niego zaakceptowane. Pracownik, który decyduje się na doszkalanie w swoim zakresie, nie nabywa prawa do urlopu szkoleniowego. Na ten czas może oczywiście wykorzystać urlop wypoczynkowy lub bezpłatny (za zgodą pracodawcy).

Dobrą praktyką jest spisanie umowy szkoleniowej, w której zawarte są dokładne warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Pracodawca jasno określa, na jakiego rodzaju doszkalanie zezwala, czy będzie partycypował w kosztach za kurs, materiały, dojazdy, zakwaterowanie czy inne.

Ważna informacja: warunki umowy szkoleniowej nie mogą być niższe niż to, co przewiduje Kodeks pracy (np. ilość przyznawanych dni wolnych). Mogą natomiast zawierać więcej benefitów, takich jak dodatkowe dni wolne czy pomoc finansowa.

Zwrot kosztów za doszkalanie

Pracodawca, który sfinansował pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe studia czy kurs, może wymagać od niego zobowiązania się do pozostania w zatrudnieniu, nie więcej niż 3 lata od ukończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Prośbę o zwrot kosztów wystosować może również w przypadku, gdy pracownik przerwie podnoszenie kwalifikacji zawodowych lub zostanie zwolniony z pracy z jego winy.

Elektroniczny wniosek o urlop

W programie do zarządzania urlopami HRappka pracownik szybko i intuicyjnie może złożyć wniosek o każdy rodzaj urlopu, także szkoleniowy (elektroniczne wnioski urlopowe). Pracodawca natychmiast otrzyma powiadomienie. Podjęcie decyzji ułatwia wgląd w grafiki wszystkich pracowników oraz dokumenty przypisane do każdego pracownika (umowy szkoleniowe, informacje o kursach i studiach). 

Pracodawca w systemie indywidualnie ustawia możliwości urlopu szkoleniowego dla każdego pracownika – w zależności od rodzaju kursu/studiów oraz ewentualnej umowy szkoleniowej. 

Dowiedz się więcej:

• Wniosek o urlop – wzór oraz pytania i odpowiedzi
• Urlop wypoczynkowy 2022
• Urlop macierzyński 2022 r.
• Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Program do ewidencji czasu pracy