Wniosek o urlop – pytania i odpowiedzi

Wniosek o urlop to jeden z częściej poruszanych tematów na forach internetowych. Jak go złożyć, czy pracodawca może odmówić urlopu, jak naliczają się dni wolne? To tylko nieliczne z pytań.

Na początek podsumujmy najważniejsze informacje o urlopach:

  1. Urlop wypoczynkowy jest prawem każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Jego ilość zależy od stażu pracy i wynosi odpowiednio 20 i 26 dni (zależy czy pracownik przepracował mniej, czy więcej niż 10 lat).
  2. Do stażu pracy wlicza się edukacja. Ukończenie szkoły wyższej daje na starcie 8 lat stażu pracy.
  3. Według Kodeksu pracy, w każdym roku kalendarzowym pracownik powinien wziąć jednorazowo, ciągiem 14 dni wolnych od pracy.
  4. Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok.
  5. Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę.
  6. Urlop na żądanie jest płatny i wlicza się do puli dni z urlopu wypoczynkowego
  7. W roku kalendarzowym można wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie i nie przechodzą one na następny rok.
  8. Wnioski urlopowe oraz ewidencja czasu pracy mogą prowadzone być w formie elektronicznej.

Urlopy pracownicze – FAQ

Urlop wypoczynkowy:

  • Czy można zobowiązać pracownika do wykorzystania całego urlopu w danym roku kalendarzowym?

Nie można. Pracownik ma prawo wykorzystać mniej dni urlopowych, niż zakłada pula. Dopiero w następnym roku kalendarzowym powinien wykorzystać najpierw zaległe dni wolne.

  • Czy pracownik jest zobowiązany do złożenia wniosku o urlop w wersji papierowej?

Niekoniecznie. Wniosek o udzielenie urlopu można złożyć poprzez system elektronicznych wniosków urlopowych, jeżeli firma z takich korzysta. Takie rozwiązanie jest znacznie szybsze i bardziej intuicyjne, zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Wystarczy, że pracownik wybierze w kalendarzu, jakie dni wolne i rodzaj urlopu go interesuje, a pracodawca natychmiast otrzyma powiadomienie o otrzymaniu wniosku o urlop.

  • Kodeks pracy mówi o konieczności wzięcia 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu. Czy zatem pracownik powinien wnioskować o 14 dni z puli urlopu, czy w te 14 dni wliczają się weekendy i święta?

Weekendy i święta wliczają się w ustawowe 14 dni urlopu. Zakładając, że w trakcie urlopu nie będzie dodatkowych dni świątecznych, to pracownik powinien złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni (pozostałe 4 dni to weekendy).

  • Pracownik zakończył zmianę nocną o 6 rano. Czy pracodawca może udzielić mu urlopu wypoczynkowego, który zaczyna się tego samego dnia?

Przepisy nie pozwalają na udzielenie urlopu wypoczynkowego zaraz po nocnej zmianie. Ponadto pracownikowi ustawowo przysługuje 11 godzin odpoczynku po zakończonej zmianie. Czas ten nie może nakładać się z urlopem wypoczynkowym.

  • Czy przy zaakceptowanym planie urlopowym pracownicy są zobowiązani do wypełnienia wniosku o urlop?

Jak najbardziej. Urlopy udzielane są zgodnie z planem urlopów, jednak pracownicy powinni złożyć o nie wnioski i otrzymać akceptację od pracodawcy.

  • Czy pracodawca musi podać powód odmowy urlopu (po wypłynięciu wniosku)?

Tak, pracodawca powinien podać powód odmowy urlopu – na piśmie lub przez system elektronicznych wniosków urlopowych.

  • Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?

W szczególnych i wyjątkowych okolicznościach pracodawca może podjąć taką decyzję. Musi jednak przedstawić powód i zwrócić pracownikowi wszelkie koszta (bilety lotnicze, wycieczki, hotele). Pracownik ma obowiązek zastosować się do tego polecenia.

  • Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop?

Jest taka możliwość. W przypadku kiedy w firmie nie obowiązują plany urlopowe, może okazać się, że w okresie wakacyjnym zbyt duża liczba pracowników chce udać się na urlop. Pracodawca ma wtedy prawo poprosić o wniosek urlopowy w innym terminie. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie grafików na początku roku i wtedy pracodawca udziela wolnego, zgodnie z planem urlopów.

  • Czy można otrzymać ekwiwalent finansowy za zaległy urlop?

Byłoby to wbrew zasadom Kodeksu pracy. Pracownik ma obowiązek wykorzystać zległy urlop do 30 września następnego roku kalendarzowego. Otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego możliwe jest w szczególnych przypadkach – rozwiązania lub zakończenia umowy.

Urlop na żądanie

  • Czy pracodawca może zmusić pracownika do wzięcia urlopu na żądanie, w przypadku spóźnienia się do pracy?

Zdecydowanie nie. Wniosek o urlop na żądanie powinien zostać przedstawiony przez pracownika. Pracodawca może wyciągnąć inne konsekwencje w przypadku spóźnień (potrącenie wynagrodzenia, nagany).

Urlop macierzyński/tacierzyński

  • Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop ojcowski?

Tak. Urlop ojcowski rządzi się takimi samymi prawami jak macierzyński i pracodawca musi pozytywnie rozpatrzeć taki wniosek. Według Kodeksu pracy pracownik powinien złożyć wniosek o urlop ojcowski na 7 dni przed urlopem.

  • Czy na wypowiedzeniu można złożyć wniosek o urlop ojcowski?

Oczywiście, że tak. Pracodawca musi przystać na taki wniosek.

Nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, chyba że pracodawca zgodzi się na termin krótszy.

Inne

  • Wniosek o urlop na poratowanie zdrowia nauczyciela. Jakie kroki powinien podjąć pracodawca?

W pierwszym kroku nauczyciel powinien złożyć wniosek do dyrektora szkoły. Jeżeli nauczyciel spełnia warunki formalne, wtedy dyrektor ma nie więcej niż 7 dni roboczych na wystawienie skierowania na badania lekarskie. Lekarz medycyny pracy wydaje oświadczenie, następnie dyrektor szkoły udziela urlopu lub ma 14 dni roboczych na odwołanie się od decyzji.

Szybki wniosek o urlop wypoczynkowy w systemie HRappka

Moduł elektroniczne wnioski urlopowe umożliwia intuicyjne składanie wniosków o urlop. Pracodawca może wybrać, które rodzaje urlopów powinny wyświetlać się pracownikom. Dostają oni wtedy dostęp do konta, gdzie przy pomocy kalendarza szybko mogą zaznaczyć zapotrzebowanie na urlop. Pracodawca dostaje natychmiast powiadomienie i na podstawie pozostałych grafików podejmuje decyzję pozytywną lub odmowną.

Czytaj więcej:

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Wnioski urlopowe w wersji papierowej nie są już jedyną opcją. Dużo łatwiejszą i przyjemniejszą formą komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest elektroniczna dokumentacja pracownicza. Pracodawca ma podgląd w akta pracownika, jego dokumenty i wnioski. Pracownik natomiast widzi swój grafik i na jego podstawie może łatwo wnioskować o urlop. Według Kodeksu pracy takie rozwiązanie jest legalne, a każda firma może wewnętrznie ustalić, jaki przyjmie system składania wniosków.