Wnioski urlopowe online – przepisy prawne

Coraz częstszym rozwiązaniem w przypadku składania wniosków ulopowych jest komunikacja elektroniczna. Czy to za pośrednictwem e-maila lub przy pomocy elektronicznych wniosków urlopowych. To wygodna i szybka forma porozumiewania się między pracownikiem a działem kadr lub pracodawcą. Czy takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami? Jeżeli tak, to jak powinny wyglądać wnioski urlopowe online? Jak wybrać program do zarządzania urlopami? Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat elektroniczne wnioski urlopowe >>

Wnioski urlopowe – jakie informacje powinny zawierać?

Niezależnie od tego, na jaką formę wniosku urlopowego się zdecydujemy, to powinien uwzględniać podobne informacje. Nie ma konkretnego wzoru, ale na pewno nie powinniśmy zapomnieć o: danych pracodawcy, pracownika, wymiarze urlopu, o jaki składany jest wniosek, rodzaju urlopu, podpisie pracownika oraz pracodawcy. Jeżeli wniosek składany jest w formie papierowej, całość może zostać napisana odręcznie i podpisana. W przypadku komunikacji e-mailowej pracodawca powinien odpowiedzieć na wiadomośc w ten sam sposób lub może wydrukować wniosek, podpisać go i poinformować pracownika o swojej decyzji.

Zdecydowanie najwygodniejszym i najszybszym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do zarządzania urlopami, który powoli złożyć wniosek i zaakceptować go w kilka minut.

Elektroniczne wnioski urlopowe

To nowoczesne, bezpieczne i oszczędzające czas rozwiązanie. Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym pracodawcy, czy też działy kadr mogą sprawnie zarządzać grafikami pracowników, ustalać godziny pracy, podejmować decyzję o przyznawaniu urlopów – tak, aby przedsiębiorstwo dobrze funkcjonowało.

Elektroniczne wnioski urlopowe ograniczają również niepotrzebne kontakty, co w dobie pandemii ma ogromne znaczenie. Wnioski online to oszczędność czasu oraz lepsza efektywność pracy – działy kadr nie muszą przerywać pracy i spotykać się osobiście z każdym pracownikiem.

elektroniczny wniosek urlopowy

Proces aplikacji o urlop w systemie HRappka

Wnioski urlopowe online, czy to zgodne z prawem?

Ani Kodeks Pracy, ani Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie reguluje tego, w jakiej formie należy składać wnioski urlopowe. Oznacza to, że sposób powinen zostać uzgodniony indywidualnie – między pracodawcą a pracownikami. Według Kodeksu Pracy urlopy powinny być udzielane według planu urlopów, uzgadnianego najczęściej na początku roku kalendarzowego.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania całej dokumentacji pracowniczej, akt osobowych, a co za tym idzie dokumentów związanych z urlopami. Może robić to w formie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, jeżeli spełnia ona wszelkie wymogi bezpieczeństwa oraz można ją wydrukować w przypadku ewentualnej kontroli.

Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HRappka

W HRappce pracownik bez problemu złoży elektroniczny wniosek urlopowy. Pracodawca może zarządzić jakie rodzaje urlopów pracownik będzie widział w systemie, ale z zasady jest możliwość aplikowania o każdy rodzaj (urlop wypoczynkowy, macierzyński, okolicznościowy itp.). Złożenie elektronicznego wniosku urlopowego trwa kilka minut, a pracodawca natychmiast dostaje powiadomienie o nowej wiadomości.

Na podstawie grafiku pracy i historii nieobecności może niezwłocznie podjąć decyzję i jednym kliknięciem ją potwierdzić. Wszystkie informacje zapisują się w systemie, w każdej chwili można do nich zajrzeć. HRappka to bezpieczne miejsce, gdzie w chmurze przetrzymywane są najważniejsze dokumenty – dla pracodawcy, działu kadr i dla inspektorów, w przypadku ewentualnej Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.

Czytaj więcej:

Zwiększ efektywność działu HR z systemem HRappka!

  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Ewidencja czasu pracy
  • Kadry i płace

Testuj 14 dni bez opłat!

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie ma informacji na temat tego, w jaki sposób należy wypełnić wniosek o urlop i złożyć go. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, w którym powinny być brane pod uwagę wnioski pracowników. Sposób aplikacji jest natomiast dowolny – może być to forma elektroniczna lub papierowa. Pracownik może złożyć wniosek o urlop w specjalnym programie dedykowanym do elektronicznych wniosków urlopowych. Znacznie upraszcza to całą procedurę aplikowania, np. o wolne z tytułu urlopu wypoczynkowego.