Wnioski urlopowe online – przepisy prawne

Coraz częstszym rozwiązaniem w przypadku składania wniosków ulopowych jest komunikacja elektroniczna. Czy to za pośrednictwem e-maila lub przy pomocy elektronicznych wniosków urlopowych. To wygodna i szybka forma porozumiewania się między pracownikiem a działem kadr lub pracodawcą. Czy takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami? Jeżeli tak, to jak powinny wyglądać wnioski urlopowe online? Jak wybrać program do zarządzania urlopami? Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat elektroniczne wnioski urlopowe >>

Wnioski urlopowe – jakie informacje powinny zawierać?

Niezależnie od tego, na jaką formę wniosku urlopowego się zdecydujemy, to powinien uwzględniać podobne informacje. Nie ma konkretnego wzoru, ale na pewno nie powinniśmy zapomnieć o: danych pracodawcy, pracownika, wymiarze urlopu, o jaki składany jest wniosek, rodzaju urlopu, podpisie pracownika oraz pracodawcy. Jeżeli wniosek składany jest w formie papierowej, całość może zostać napisana odręcznie i podpisana (uwzględniając miejsce sporządzenia wniosku). W przypadku komunikacji e-mailowej pracodawca powinien odpowiedzieć na wiadomość w ten sam sposób lub może wydrukować wniosek, podpisać go i poinformować pracownika o swojej decyzji.

Zdecydowanie najwygodniejszym i najszybszym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do zarządzania urlopami, w którym złożenie wniosku urlopowego trwa kilka minut.

Pobierz wzór wniosku o urlop.

Elektroniczne wnioski urlopowe

To nowoczesne, bezpieczne i oszczędzające czas rozwiązanie. Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym pracodawcy, czy też działy kadr mogą sprawnie zarządzać grafikami pracowników, ustalać godziny pracy, podejmować decyzję o przyznawaniu urlopów – tak, aby przedsiębiorstwo dobrze funkcjonowało.

Elektroniczne wnioski urlopowe ograniczają również niepotrzebne kontakty, co w dobie pandemii ma ogromne znaczenie. Wnioski online to oszczędność czasu oraz lepsza efektywność pracy – działy kadr nie muszą przerywać pracy i spotykać się osobiście z każdym pracownikiem.

elektroniczny wniosek urlopowy

Proces aplikacji o urlop w systemie HRappka

Wnioski urlopowe online, czy to zgodne z prawem?

Ani Kodeks Pracy, ani Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie reguluje tego, w jakiej formie należy składać wnioski urlopowe. Oznacza to, że sposób powinen zostać uzgodniony indywidualnie – między pracodawcą a pracownikami. Według Kodeksu Pracy, urlopy powinny być udzielane tak, jak wskazuje plan urlopów, który uzgadniany jest najczęściej na początku roku kalendarzowego (biorąc pod uwagę wnioski pracowników).

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania całej dokumentacji pracowniczej, akt osobowych, a co za tym idzie dokumentów związanych z urlopami. Może robić to w formie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, jeżeli spełnia ona wszelkie wymogi bezpieczeństwa oraz można ją wydrukować w przypadku ewentualnej kontroli.

Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HRappka

W HRappce pracownik bez problemu złoży elektroniczny wniosek urlopowy. Pracodawca może zarządzić jakie rodzaje urlopów pracownik będzie widział w systemie, ale z zasady jest możliwość aplikowania o każdy rodzaj (urlop wypoczynkowy, macierzyński, okolicznościowy itp.). Złożenie elektronicznego wniosku urlopowego trwa kilka minut, a pracodawca natychmiast dostaje powiadomienie o nowej wiadomości. Program do zarządzania urlopami HRappka zapewnia obieg wniosków urlopowych, zarządzanie nieobecnościami pracowników, czy pilnowanie limitów urlopowych.

Na podstawie grafiku pracy i historii nieobecności poszczególnych pracowników, pracodawca może niezwłocznie podjąć decyzję i jednym kliknięciem potwierdzić termin urlopu. Wszystkie informacje zapisują się w systemie, w każdej chwili można do nich zajrzeć. HRappka to bezpieczne miejsce, gdzie w chmurze przetrzymywane są najważniejsze dokumenty – dla pracodawcy, działu kadr i dla inspektorów, w przypadku ewentualnej Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.

Czytaj więcej:

Elektroniczne wnioski urlopowe

  • Kalendarz urlopowy
  • Informacje o dostępnym urlopie
  • Obliczanie wymiaru urlopu
  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Pracownik może złożyć wniosek o urlop w specjalnym programie dedykowanym do elektronicznych wniosków urlopowych. Powinien umożliwić on dodanie takich elementów, jak: zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny, urlop wypoczynkowy (wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy), urlop macierzyński, urlop okolicznościowy, urlop rodzicielski czy urlop wychowawczy. Niewątpliwą zaletą jest również ograniczenie do wybranych typów nieobecności dla konkretnych grup pracowników.