Wniosek o urlop – wzór oraz pytania i odpowiedzi

Wniosek o urlop to jeden z częściej poruszanych tematów na forach internetowych. Jak go złożyć, czy pracodawca może odmówić urlopu, jak naliczają się dni wolne? To tylko nieliczne z pytań.

Na początek podsumujmy najważniejsze informacje o urlopach:

  1. Urlop wypoczynkowy jest prawem każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Jego ilość zależy od stażu pracy i wynosi odpowiednio 20 i 26 dni (zależy czy pracownik przepracował mniej, czy więcej niż 10 lat).
  2. Do stażu pracy wlicza się edukacja. Ukończenie szkoły wyższej daje na starcie 8 lat stażu pracy.
  3. Według Kodeksu pracy, w każdym roku kalendarzowym pracownik powinien wziąć jednorazowo, ciągiem 14 dni wolnych od pracy.
  4. Niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi na następny rok.
  5. Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę.
  6. Urlop na żądanie jest płatny i wlicza się do puli dni z urlopu wypoczynkowego
  7. W roku kalendarzowym można wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie i nie przechodzą one na następny rok.
  8. Wnioski urlopowe oraz ewidencja czasu pracy mogą prowadzone być w formie elektronicznej.

Urlopy pracownicze – FAQ

Nie ma jednego, konkretnego wzoru wniosku o urlop. Z pewnością powinien być krótki i zwięzły oraz zawierać powinien takie informacje, jak: dane pracownika, pracodawcy, datę i miejscowość (miejsce sporządzenia wniosku), wymiar urlopu, dni w jakich wnioskujemy o urlop oraz jego rodzaj, podpisy obu stron.

Pobierz wzór wniosku o urlop:

Urlop na wypoczynkowy

  • Czy można zobowiązać pracownika do wykorzystania całego urlopu w danym roku kalendarzowym?

Nie można. Pracownik ma prawo wykorzystać mniej dni urlopowych, niż zakłada pula. Dopiero w następnym roku kalendarzowym powinien wykorzystać najpierw zaległe dni wolne.

  • Czy pracownik jest zobowiązany do złożenia wniosku o urlop w wersji papierowej?

Niekoniecznie. Wniosek o udzielenie urlopu można złożyć poprzez elektroniczne wnioski urlopowe, jeżeli firma z takich korzysta. Takie rozwiązanie jest znacznie szybsze i bardziej intuicyjne, zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Wystarczy, że pracownik wybierze w kalendarzu, jakie dni wolne i rodzaj urlopu go interesuje, a pracodawca natychmiast otrzyma powiadomienie o otrzymaniu wniosku o urlop.

  • Jakie informacje powinien zawierać standardowy, papierowy wniosek o urlop?

Każdy wzór wniosku o urlop zawiera takie informacje, jak: dane pracownika, dane pracodawcy, prośba o udzielenie urlopu w terminie wskazanym we wniosku, określenie o jaki wymiar urlopu pracownik wnioskuje, miejsce na podpis pracownika i podpis pracodawcy. Tak sporządzony wniosek należy podpisać i złożyć w kadrach lub u pracodawcy.

  • Kodeks pracy mówi o konieczności wzięcia 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu. Czy zatem pracownik powinien wnioskować o 14 dni z puli urlopu, czy w te 14 dni wliczają się weekendy i święta?

Weekendy i święta wliczają się w ustawowe 14 dni urlopu. Zakładając, że w trakcie urlopu nie będzie dodatkowych dni świątecznych, to pracownik powinien złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni (w liczbie dni urlopu zakłada się tylko te dni, które są dla pracownika dniami pracy).

  • Pracownik zakończył zmianę nocną o 6 rano. Czy pracodawca może udzielić mu urlopu wypoczynkowego, który zaczyna się tego samego dnia?

Przepisy nie pozwalają na udzielenie urlopu wypoczynkowego zaraz po nocnej zmianie. Ponadto pracownikowi ustawowo przysługuje 11 godzin odpoczynku po zakończonej zmianie. Czas ten nie może nakładać się z urlopem wypoczynkowym.

  • Czy przy zaakceptowanym planie urlopowym pracownicy są zobowiązani do wypełnienia wniosku o urlop?

Jak najbardziej. Urlopy udzielane są zgodnie z planem urlopów, jednak pracownicy powinni złożyć o nie wnioski i otrzymać akceptację od pracodawcy.

  • Czy pracodawca musi podać powód odmowy urlopu (po wypłynięciu wniosku)?

Tak, pracodawca powinien podać powód odmowy urlopu – na piśmie lub przez program do zarządzania urlopami.

  • Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?

W szczególnych i wyjątkowych okolicznościach pracodawca może podjąć taką decyzję. Musi jednak przedstawić powód i zwrócić pracownikowi wszelkie koszta (bilety lotnicze, wycieczki, hotele). Pracownik ma obowiązek zastosować się do tego polecenia.

  • Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop wypoczynkowy?

Jest taka możliwość. W przypadku kiedy w firmie nie obowiązują plany urlopowe, może okazać się, że w okresie wakacyjnym zbyt duża liczba pracowników chce udać się na urlop. Pracodawca ma wtedy prawo poprosić o wniosek urlopowy w innym terminie. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie grafików na początku roku i wtedy pracodawca udziela wolnego, zgodnie z planem urlopów.

  • Czy można otrzymać ekwiwalent finansowy za zaległy urlop?

Byłoby to wbrew zasadom Kodeksu pracy. Pracownik ma obowiązek wykorzystać zaległy urlop do 30 września następnego roku kalendarzowego. Otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego możliwe jest w szczególnych przypadkach – rozwiązania lub zakończenia umowy. Więcej o tym, komu i kiedy należy się ekwiwalent za urlop, a także jak go obliczyć, piszemy tutaj.

  • Co to jest urlop proporcjonalny?

To urlop wypoczynkowy, naliczany jest pracownikowi, który nie przepracował u pracodawcy pełnego roku. Pracownik otrzymuje urlop w wymiarze, który odpowiada czasowi, jaki przepracował w danej firmie.

Należy również pamiętać, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlop proporcjonalny nie jest brany pod uwagę w przypadku pierwszej pracy. Wtedy prawo do urlopu nabywa się z każdym przepracowanym miesiącem.

Urlop na żądanie

  • Czy pracodawca może zmusić pracownika do wzięcia urlopu na żądanie, w przypadku spóźnienia się do pracy?

Zdecydowanie nie. Wniosek o urlop na żądanie powinien zostać przedstawiony przez pracownika. Pracodawca może wyciągnąć inne konsekwencje w przypadku spóźnień (potrącenie wynagrodzenia, nagany).

Urlop macierzyński/tacierzyński

  • Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop ojcowski?

Tak. Urlop ojcowski rządzi się takimi samymi prawami jak macierzyński i pracodawca musi pozytywnie rozpatrzeć taki wniosek. Według Kodeksu pracy pracownik powinien wypełnić wniosek o urlop ojcowski i złożyć na 7 dni przed urlopem.

  • Czy na wypowiedzeniu można złożyć wniosek o urlop ojcowski?

Oczywiście, że tak. Pracodawca musi przystać na taki wniosek.

Nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, chyba że pracodawca zgodzi się na termin krótszy.

Inne

  • Wniosek o urlop na poratowanie zdrowia nauczyciela. Jakie kroki powinien podjąć pracodawca?

W pierwszym kroku nauczyciel powinien złożyć wniosek do dyrektora szkoły. Jeżeli nauczyciel spełnia warunki formalne, wtedy dyrektor ma nie więcej niż 7 dni roboczych na wystawienie skierowania na badania lekarskie. Lekarz medycyny pracy wydaje oświadczenie, następnie dyrektor szkoły udziela urlopu lub ma 14 dni roboczych na odwołanie się od decyzji.

Szybki wniosek o urlop w systemie HRappka

Moduł elektroniczne wnioski urlopowe umożliwia intuicyjne składanie wniosków o urlop. Pracodawca może wybrać, które rodzaje urlopów powinny wyświetlać się pracownikom. Dostają oni wtedy dostęp do konta, gdzie przy pomocy kalendarza szybko mogą zaznaczyć zapotrzebowanie na urlop. Pracodawca dostaje natychmiast powiadomienie i na podstawie pozostałych grafików podejmuje decyzję pozytywną lub odmowną. System HRappka gromadzi wnioski pracowników oraz akta osobowe w jednym miejscu, dzięki czemu dział kadr ma szybki i bezpieczny dostęp do całej dokumentacji. To nie tylko oszczędność czasu i miejsca, ale również uniknięcie problemów w przypadku Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.

Czytaj więcej:

Elektroniczne wnioski urlopowe

  • Kalendarz urlopowy
  • Informacje o dostępnym urlopie
  • Obliczanie wymiaru urlopu
  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych

TESTUJ BEZ OPŁAT
urlop wypoczynkowy

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Samo złożenie wniosku o urlop nie jest jednoznaczne z otrzymaniem wolnych dni. Pracodawca zawsze musi wyrazić zgodę na urlop. Podczas wyliczania przysługujących dni wolnych, niepełny dzień urlopu zawsze zaokrągla się w górę. Jednym z rodzajów urlopów jest urlop macierzyński i rodzicielski, który w sumie może trwać do roku. Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, pracownik złożyć może wniosek o urlop wypoczynkowy.