1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, która wprowadziła zmiany w przepisach Kodeksu pracy, w obszarze elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy dostali możliwość prowadzania tak zwanych e-teczek, czyli całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną dokumentację kadrową. Elektroniczne akta osobowe na razie są opcją, być może w przyszłości będą jedynym rozwiązaniem przechowywania akt osobowych. Zmiany na e-dokumentację można dokonać poprzez skanowanie dokumentów papierowych oraz opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To pracodawca podejmuje decyzję, w jaki sposób przechowuje dokumentację pracowniczą i czy elektroniczne teczki pracownicze to najlepsze rozwiązanie dla organizacji.
Na podany adres email wyślemy Ci przekładki w formacie PDF gotowe do druku.
Zagadnienia poruszane w artykule: Od 2019 r. zmianie uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (był on jeden z dłuższych w Europie!). Jak możemy przeczytać w Kodeksie pracy, okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Kolejnym dużym krokiem są elektroniczne akta osobowe (e-teczki, e-akta). Pracodawcy dostali możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej (jako jedynej dokumentacji pracownika), jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika. Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej zabiera dużo czasu i zobowiązuje do przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Akta w formie elektronicznej usprawnią pracę działu HR i zmniejszą ilość niepotrzebnych teczek. Niewątpliwą zaletą jest również automatyzacja generowania dokumentów osobowych i pracowniczych. Szybciej i łatwiej można przeszukiwać akta pracownicze w celu uzyskania informacji np. o urlopach, okresie obowiązywania umowy, czy dokumentów o nawiązaniu stosunku pracy lub tych związanych z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają większe bezpieczeństwo danych (zabezpieczenia stworzone przez działy IT). Akta pracownicze w formie online dużo szybciej i łatwiej można kopiować oraz udostępniać dla np. pracodawcy. Elektroniczne akta osobowe nie ulegną również fizycznemu zniszczeniu lub zagubieniu. Co więcej, przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej podstawą w pracy zdalnej. Główny Inspektorat Pracy daje pracodawcom jeszcze jedną możliwość: przechowywania części dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej i pozostałej części w formie elektronicznej. Wszystkie akta pracownicze w formie papierowej powinny zostać zeskanowane oraz opatrzone: Przygotowane druki należy wprowadzić do programu, który dedykowany jest do przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przypadku podpisywania nowych dokumentów nie ma potrzeby tworzenia ich w formie papierowej, jeżeli pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. W takim wypadku w ogóle rezygnuje się z przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci fizycznej.
Już wiemy, że dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w formie cyfrowej. Gwarantuje nam to Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musi być ona oczywiście prowadzona wedle zawartych w Rozporządzeniu wytycznych. Kontrola z PIP może natomiast poprosić pracodawcę o wydruk konkretnych lub wszystkich dokumentów pracownika lub ich wysyłkę w wiadomości e-mail. Jednym z programów, w których warto rozpocząć tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej i teczek pracowniczych jest system HRappka. HRappka to program do zarządzania wszystkimi procesami w firmie, zaczynając od procesu rekrutacji, zatrudnienia, aż po rozliczenia. Program kadrowo-płacowy to nie tylko akta osobowe i dokumentacja pracownicza w jednym miejscu. To przede wszystkim wygodne i proste rozliczenia, szybkie podpisywanie umów i listy płac. E-dokumentacja pracownicza nie jest obarczona również ryzykiem zgubienia się dokumentów, a także minimalizuje czas potrzebny do ich wyszukania. Digitalizacja teczek pracowników oznacza zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnego, papierowego archiwum (utrzymania dokumentacji): kosztów eksploatacji maszyn biurowych i nadmiernego użycia papieru. Dzięki e-teczkom nie musimy zabezpieczać dostępu do miejsca, w którym przechowywane są akta osobowe pracowników i nie jesteśmy zobowiązani do prawidłowego niszczenia dokumentów. Co więcej, elektroniczna dokumentacja pracownicza jest bezpieczniejsza! Wypróbuj system HRappka – platformę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i zyskaj zdalny dostęp do nich, gdziekolwiek jesteś. Podpisuj umowy i inne dokumenty online – przy pomocy podpisu elektronicznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zachęcamy do elektronicznego sposobu przechowywania danych pracowniczych.
Elektroniczne akta osobowe w systemie HRappka
Aleksandra Kozieł Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.
Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt pracowniczych) pracodawca może przechowywać akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej (ustawa z dnia 10 grudnia 2018 r. zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). W celu przekształcenia dokumentacji papierowej na elektroniczną wykonujemy sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu i podpisujemy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis kwalifikowany wykupić można u certyfikowanego dostawcy usług zaufania. Należy mieć na uwadze, że pracodawca nie może wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Elektroniczne teczki pracownicze to najlepsze rozwiązanie dla każdej organizacji. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się dlaczego elektroniczna teczka pracownicza to lepsze rozwiązanie od papierowej teczki.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza. E-teczki 2023.
Pobierz darmowe przekładki do akt osobowych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Kogo dotyczą nowe zasady związane z przechowywaniem dokumentacji?
Korzyści z posiadania elektronicznych akt osobowych
Jak umieścić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?
Co wchodzi w skład teczek pracowniczych?
Inne ważne informacje dot. dokumentacji pracowniczej
Elektroniczne akta pracownicze a kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy
Gdzie tworzyć e-teczki pracownicze i elektroniczne akta osobowe?
Zarządzanie procesami HR
Autor: