Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto?

Każdy pracodawca, niezależnie od tego ilu zatrudnia pracowników, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Mówi o tym zarówno Kodeks pracy, jak i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Rejestracja czasu pracy ma na celu ewidencję przepracowanych godzin i co za tym idzie odpowiednią do tego wypłatę wynagrodzeń oraz ustaleń odnośnie do urlopów.

Ewidencja czasu pracy prowadzona być może w tradycyjny, papierowy sposób lub w wersji zdigitalizowanej. Elektroniczna rejestracja czasu pracy to ogromna oszczędność czasu, miejsca, drukowanych i wypełnianych dokumentów. Zapewnia łatwy i bezpieczny dostęp do danych, z każdego miejsca na świecie, w czasie rzeczywistym. Szczególnie w dobie pandemii pracodawcy docenili ten sposób ewidencjonowania czasu pracy.

Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest odrębnie dla każdego pracownika. Jednak dzięki programowi do elektronicznej rejestracji czasu pracy pracodawca ma podgląd w grafiki wszystkich pracowników, może sprawdzać listy obecności, ilość przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe, nawet jeśli zatrudniamy tylko jednego pracownika. Każda firma może zostać skontrolowana przez Państwową Inspekcję Pracy, a ewentualne kary za braki lub nieposiadanie ewidencji czasu pracy są dotkliwe.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dopuszczalna przez prawo, pod warunkiem możliwości wydruku wybranych dokumentów. To jednak nie problem, bo prowadząc ewidencję czasu pracy online w HRappce, dostajemy możliwość generowania różnorakich raportów (np. miesięczna ewidencja obecności).

Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Niezależnie od tego, w jakiej formie ewidencja jest prowadzona, musi zawierać następujące informacje na temat czasu pracy:

  • liczba przepracowanych godzin pracy przez każdego pracownika (z wyszczególnieniem świąt, godzin nocnych, nadliczbowych oraz dni wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy)
  • dyżury
  • urlopy
  • zwolnienia od pracy
  • wszystkie nieobecności

Dla niektórych grup pracowników prowadzone są uproszczone ewidencje. Należą do nich:

  • osoby pracujące zadaniowo
  • pracownicy wydelegowania do zarządzania zakładem pracy
  • osoby, które otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe/nocne

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołączone muszą być wnioski urlopowe oraz wszelkie inne wnioski wystosowane przez pracownika.

Dlaczego warto wybrać elektroniczną ewidencję czasu pracy?

Elektroniczne rejestrowanie czasu pracy to same zalety i ułatwienia. Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Najważniejsze z nich to:

  • odciążenie działu kadr
  • łatwość w sprawdzaniu obecności pracowników, szczególnie w przypadku pracy zdalnej
  • kontrola czasu rozpoczęcia i kończenia pracy
  • automatyzacja działań i obliczeń, za czym idzie zmniejszenie ryzyka błędów i pomyłek
  • oszczędność czasu
  • dostęp do danych z każdego miejsca na świecie
  • łatwość generowania zrozumiałych i przejrzystych raportów
  • tworzenie grafików i kalendarzy pracy
  • prowadzenie grafików urlopów dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym
  • ograniczenie możliwości fałszowania danych
  • zgodność ze wszystkimi przepisami oraz RODO

System do rejestracji czasu pracy

HRappka to kompleksowy system, w którym Wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze. Moduł ewidencji czasu pracy (ECP) zawiera system rejestracji czasu pracy (RCP), w którym pracownicy zarejestrować mogą swoją pracę zarówno poprzez kartę magnetyczną, jak i wpisanie kodu pracownika.

Szczególnie ma to znaczenie w obecnych czasach, kiedy firmy często pracują zdalnie lub w systemie hybrydowym. Elektroniczny rejestr czasu pracy doskonale sprawdza się w takich sytuacjach. Pracodawca bez problemu sprawdzi obecność pracownika, przy pomocy modułu rejestracji czasu pracy. Pracownik natomiast może szybko zgłosić wniosek o urlop danego rodzaju. HRappka to oszczędność czasu oraz łatwość kontaktu na linii pracodawca/dział HR – pracownik. 

wniosek o urlop w systemie HRappka

Wniosek o urlop w systemie HRappka

Zautomatyzuj ewidencję czasu pracy z systemem HRappka!

  • Grafiki pracy
  • Rejestracja czasu pracy
  • Normowanie
  • Dostęp dla pracowników
  • System ATS & HR

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Program do elektronicznej ewidencji czasu pracy pracowników to przyszłość każdego przedsiębiorstwa. W łatwy sposób, z dowolnego miejsca na świecie pozwala monitorować czas pracy każdego pracownika, generować różnorakie raporty, ustalać urlopy i przeglądać grafiki pracy. Prawo zobowiązuje do prowadzenia przez pracodawców dokumentacji na temat czasu pracy, a robienie tego w wersji elektronicznej znacznie ułatwia cały proces. Niezależnie czy firmy korzystają z systemów chmurowych, czy aplikacji mobilnej – cyfryzacja zawsze działa na korzyść.