Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to proces, który ma miejsce w każdej firmie, niezależnie od jej rodzaju i wielkości. Faktury, wnioski, umowy, ewidencjonowanie czasu pracy – im więcej zatrudnionych jest osób, tym więcej pracy mają działy kadr. Nie lada wyzwaniem bywa zewidencjonowanie wszystkiego na czas, podpisanie w odpowiednich miejscach i jeszcze poinformowanie o tym właściwych osób. Dlatego nowoczesne i ceniące sobie czas organizacje coraz częściej sięgają po narzędzia, które proponują elektroniczny system obiegu dokumentów. Są to kompleksowe rozwiązania, które pomagają zarządzać wszystkimi procesami HR w przedsiębiorstwie.

>> Przetestuj bezpłatnie system do obsługi e-dokumentacji

Dlaczego warto zdecydować się na system obiegu dokumentów online?

Wystarczy wyobrazić sobie, ile pracy mają działy kadr i płac, które muszą przyjmować faktury, pilnować terminów, wypłacać wynagrodzenia, akceptować urlopy, prowadzić teczki pracownicze i wykonywać wiele innych czynności. Prawo i Kodeks pracy zobowiązują do prowadzenia dokumentacji pracowniczych i zapewnienia transparentności wynagrodzeń i wypłat. Wraz z ilością pracowników rośnie ilość drukowanych dokumentów i kompletowanych teczek.

Ponadto wiele czasu zajmuje komunikacja pomiędzy działami, a także na linii pracownicy-pracodawca. Nierzadko decyzje przechodzą przez wiele osób i trzeba długo czekać, aż dokumenty zostaną fizycznie zaniesione w odpowiednią ilość miejsc. Przepływ informacji bywa naprawdę powolny. Tradycyjny obieg dokumentów to skomplikowana i czasochłonna procedura.

Przeniesienie tych działań w chmurę to rozwiązanie innowacyjne, oszczędzające czas oraz fundusze.

System zarządzania dokumentami jako baza wiedzy

Obieg dokumentów w firmie to nie tylko umowy, faktury i oficjalne pisma. To również wszelkie informacje zbierane w wiadomościach mailowych, artykułach czy notatki robione na spotkaniach. Do momentu, w którym są one w różnych miejscach, nie przedstawiają większej wartości dla firmy.

Gdyby się jednak chwilę zastanowić, to mogłyby być potężnym źródłem wiedzy. Wiedzy, z której korzystać mogłaby cała firma. Dzięki temu pracownicy mogliby szybciej i efektywniej się rozwijać.

Co więcej, wiedza ta mogłaby z łatwością zostać przekazana, w momencie odchodzenia pracownika z firmy. Do tej pory, jeśli pracownik z dużym know-how odchodził z organizacji, to wraz z nim znikała duża część jego kompetencji. Elektroniczny obieg dokumentacji zapobiega takim sytuacjom. Wiedza trzymana w chmurze jest bezpieczna, zorganizowana, a co najważniejsze – dostępna dla wszystkich.

Dokumentacja w wersji papierowej to ryzyko:

• angażowania pracy zbyt wielu osób
• braku kontroli – rozproszona odpowiedzialność
• zgubienia jej części lub zniszczenia
• długiego czasu akceptacji
• przekroczenia terminów
• trafienia w niepowołane ręce
• bałaganu w dokumentacji, który może skutkować karami finansowymi (podczas kontroli)
• dublowania się dokumentów

Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów

• automatyczne przesyłanie CV pomiędzy działami
• generowanie umów na podstawie szablonów
• podpisywanie dokumentów przy pomocy podpisu elektronicznego
• wypłacanie wynagrodzeń (w programie kadrowo-płacowym)
• elektroniczne wnioski urlopowe (obieg wniosków urlopowych)
• obieg faktur kosztowych, przychodowych, zamówień
• procesy związane z akceptacją dokumentów
• rozliczanie delegacji służbowych
• archiwizacja dokumentów
• tworzenie e-dokumentacji pracowniczej (akta osobowe)
• ewidencja czasu pracy (i rejestr czasu pracy)
• rozliczanie delegacji, przedmiotów wydanych pracownikom
• potrącanie zaliczek na mieszkanie i zarządzanie zakwaterowaniem pracowników (szczególnie w przypadku zatrudnienia cudzoziemców)

System dedykowany dla elektronicznego obiegu dokumentów

HRappka to kombajn HR, który skupia w sobie wszystkie procesy HR: od rekrutacji, po zatrudnienie, zalegalizowanie pobytu, rozliczenie i wnioski urlopowe. System elektronicznego obiegu dokumentów to najlepsze rozwiązanie, niezależne od branży i wielkości przedsiębiorstwa. Sprawny przepływ dokumentów odciąża pracę i wpływa na poprawę komunikacji pomiędzy działami. Co więcej, nie trzeba już czekać, aż ktoś ma czas porozmawiać, nie ma potrzeby ustawiania się w kolejce.

Przeniesienie procesów HR do chmury sprawi, że dane Twojej organizacji będą bezpiecznie (uwzględniając również ochronę danych wrażliwych i RODO), a Ty dostaniesz do nich dostęp z poziomu przeglądarki – z każdego miejsca na świecie (także na urządzeniach mobilnych).

W HRappce:

• zaplanujesz i rozliczysz pracownika w każdym systemie czasu pracy (także w równoważnym systemie)
• rozliczysz pracowników w różnych walutach
• wygenerujesz różnorakie raporty (np. dla księgowości, podsumowanie list płac, rejestracja czasu pracy)
• otrzymasz dostęp do zaawansowanego programu kadrowo-płacowego
• nadasz pracownikom odpowiednie uprawnienia
• otrzymasz powiadomienia o terminie zbliżających się datach upływu zezwoleń legalizacyjnych
• ustawisz statusy, dzięki którym skategoryzujesz dane (np. dowiesz się, na jakim etapie rozmów/zatrudnienia jest pracownik)
• nadasz odpowiednie dostępy do wglądu w dokumentację dla różnych osób/działów
• dopasujesz elastycznie system do potrzeb Twojej organizacji
• zadbasz o ekologię

Proces wprowadzania dokumentacji, która do tej pory kompletowana była w formie papierowej, jest czasochłonny. Warto jednak zainwestować ten czas, aby potem móc cieszyć się pełną automatyzacją i sprawnym obiegiem dokumentów po całej organizacji. Ponadto nasz zespół oferuje wsparcie, nie tylko w momencie wdrożenia, ale również w toku całej współpracy.

Czytaj więcej:

• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje
• Akta osobowe 2023 – jak prowadzić kartotekę pracowniczą

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów
• Zarządzanie zezwoleniami
• Przypomnienia i powiadomienia
• E-teczki pracownicze
• Rozliczanie pracowników