Akta osobowe 2021 – Jak prowadzić kartotekę pracowniczą

Według Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek sporządzania dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz zawiera informacje na temat każdego pracownika. Prowadzona może być zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Dokumentacja pracownicza powinna składać się z dokumentacji osobowej (ewidencje np. czasu pracy, kartoteki, rejestry, wykazy) oraz dokumentacji płacowej (dotyczącej wypłaconych wynagrodzeń: imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą).

Z czego składają się akta osobowe?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Powinna być ona ułożona w porządku chronologicznym i uaktualniana na bieżąco. To tzw. teczka personalna, składającą się z trzech oddzielnych dokumentów zawierających:

  • dane związane z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych, badania lekarskie i orzeczenia),
  • informacje o  stosunku pracy (nawiązania i przebiegu zatrudnienia, informacje o przyznaniu pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, zawiadomienia o ukaraniu),
  • dane związane z ustaniem stosunku pracy (oświadczenie o wypowiedzeniu, potwierdzenie wydanego pracownikowi świadectwa pracy, ew. umowę o zakazie konkurencji).

W aktach osobowych pracownika powinny się znaleźć m.in.:

  • ewidencja czasu pracy,
  • ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację).

Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca winien tworzyć rejestr:

  • wypadków przy pracy,
  • przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
  • czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Wykaz prac i pracowników w dokumentacji pracowniczej

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się informacje:

  • o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
  • wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
  • o pracach w szczególnych warunkach
  • wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Wgląd w akta osobowe pracownika

Pracownik może w każdym momencie poprosić pracodawcę o wgląd w swoje oświadczenia lub dokumenty. Pracodawca ma na to nie więcej niż 30 dni od daty otrzymania wniosku. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy, przechowywane mogą być w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej formie należy ją wydać.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat (dla osób zatrudnionych wcześniej).

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Od stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która według Kodeksu pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Jest to zmiana, dzięki która pozwoli zneutralizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy.

Elektroniczną dokumentację pracowniczą można wprowadzić zarówno dla nowych pracowników, jak i zatrudnionych przed nowelizacją ustawy. O warunkach zmian przechowywania akt osobowych pracownika możesz przeczytać tutaj.

Ciekawym i bardzo oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ją dla każdego pracownika, natomiast przeniesienie tego do chmury oszczędza czas, pozawala na natychmiastową kontrolę czasu pracy pracowników oraz odciąża pracę działu kadr.

System HRappka to kompletny system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej i o wiele więcej! HRappka to również CRM, system do rekrutacji oraz system kadrowo-płacowy. Przenieś wszystkie swoje dokumenty do chmury i zarządzaj nimi, gdziekolwiek jesteś. Wypróbuj 14-dniowy okres próbny i zobacz jakie to proste!

Źródło: PIP

Dowiedz się więcej o prowadzeniu e-dokumentacji w naszym systemiekliknij tutaj, aby zamówić prezentację systemu.