Jak wybrać odpowiedni program dla agencji pracy?

Program dla agencji pracy to oprogramowanie, które wyróżnia się wyjątkową kompleksowością. Dzięki temu usprawnia wszystkie kluczowe procesy HR w agencji pracy tymczasowej oraz agencji pośrednictwa czasu pracy. Automatyzuje procesy rekrutacji pracowników, legalizację cudzoziemców, ewidencję czasu pracy, delegowanie pracowników, kadry i płace oraz rozliczanie Klientów. System HRappka został stworzony we współpracy z wiodącymi agencjami pracy tymczasowej, aby całkowicie zautomatyzować zarządzanie agencją pracy (zarówno pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy).

14 funkcji systemów dla agencji pracy w 2021 r.

Na rynku istnieje wiele systemów HRM (ang. Human Resource Management) i CRM dla agencji pracy tymczasowej (ang. Customer Relationship Management).

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania agencją zatrudnienia jest trudny, jednak oprogramowanie dopasowane do agencji pracy pomoże Ci oszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy. Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniej platformy?

1. Kompleksowość systemu dla APT

Agencja pracy tymczasowej ma szczególne potrzeby związane z masowymi procesami rekrutacji i zatrudnienia.  Prowadzenie nowoczesnej agencji pracy opiera się na automatyzacji. Oprogramowanie, odpowiednie dla agencji pracy tymczasowej powinno wspierać zarządzanie pracą agencji na każdym etapie:

  • rekrutację i bazę kandydatów (zgodnie z RODO),
  • bazę Klientów i pracowników,
  • e-dokumentację pracowniczą,
  • ewidencję czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe,
  • obsługę procesów zatrudniania,
  • tworzenie grafików i ewidencję czasu pracy,
  • legalizację zatrudnienia cudzoziemców,
  • delegowanie pracowników,
  • rozliczenia pracowników oraz Klientów,
  • obieg faktur,
  • eksport płatności do banku.

Ponieważ potrzeby agencji pracy tymczasowej są specyficzne to wybierając platformę dla agencji pracy upewnij się, czy łączy on funkcje:

Tak kompletny i zaawansowany system pozwoli Ci na sprane zarządzanie pracą agencji oraz poprawę efektywności pracy i procesów HR.

Zobacz więcej:

  1. Wsparcie technologiczne w efektywnym zarządzaniu pracownikami
  2. Zarządzanie pracownikami tymczasowymi
  3. Automatyzacja procesów w HR
  4. Jak wybrać system kadrowo – płacowy
  5. Automatyzacja zarządzania pracownikami

2. Masowe wykonywanie procesów

W agencji zatrudnienia zatrudniasz wielu pracowników. Warto zatem, by program dla agencji pracy tymczasowej posiadał m.in. masową możliwość generowania umów, moduł rozliczenia (kadry i płace, naliczanie wynagrodzeń, świadectwa pracownicze, generowanie list płac oraz faktur), czy masowe dodawanie czy pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto, znacznie pracę ułatwić może masowe wysyłanie e-maili czy SMSów do pracowników oraz Klientów.

3. Prosta obsługa systemu i wsparcie użytkownika

Nawet najbardziej zaawansowane i kompleksowe oprogramowanie dla agencji pracy nie będzie w stanie zwiększyć efektywności firmy, jeżeli jest trudne w obsłudze i niezrozumiałe. Dlatego wybierając system warto go wpierw przetestować (większość systemów oferuje bezpłatne okresy próbne), sprawdzić czy do systemu istnieją instrukcje, baza wiedzy, czy filmy instruktażowe. Ponadto, warto zwrócić uwagę na to, czy aplikacja posiada infolinię wsparcia (tzw. helpdesk) – wsparcie użytkownika, aby w razie potrzeby móc zasięgnąć porady u specjalisty.

4. Program musi być dopasowany do obowiązującego prawa

Prawo cały czas ewoluuje i zmienia się, dlatego szczególnie ważne jest by system był cały czas dostosowywany do aktualnych wymogów prawnych. Niezgodny z prawem system kadrowy dla agencji pracy może przysporzyć więcej szkody niż pożytku. Należy o tym pamiętać. Aktualny i cały czas rozwijany system ERP dla agencji pracy tymczasowej zwykle można wykupić lub zapłacić za dostęp do niego w formie abonamentu (cyklicznie – rocznie bądź miesięcznie).

5. Dostosowanie systemu do zaawansowanych procesów kadrowych i rozliczeń

Jeżeli Twoja agencja pracy zatrudnia cudzoziemców czy deleguje pracowników to upewnij się czy system dla agencji pracy tymczasowej, który wybierzesz jest dopasowany do Twoich potrzeb. Szybkie generowanie zezwoleń na pracę, czy oświadczeń może znacznie usprawnić Twoją pracę. Tak samo jak pilnowanie czasu w delegacji, czy pracy cudzoziemca w Polsce.

Jeżeli zapewniasz pracownikom różnego rodzaju przedmioty, np.ubranie robocze, zakwaterowanie, transport, czy samochód służbowy upewnij się, czy program dla agencji umożliwia odpowiednie zarządzanie tymi elementami i ich rozliczanie. Warto również, aby miał możliwość dodawania zajęcia komorniczego, zaliczek czy premii.

Zwiększ efektywność procesów w agencji!

  • Rekrutacja
  • Kadry i płace
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Delegowanie pracowników

6. Zgodność oprogramowania z RODO

Od 25 maja w Polsce i innych krajach UE obowiązuje rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ze względu na ogromne kary, wynikające z niedostosowania firmy do Rozporządzenia, niezmiernie ważne jest, aby oprogramowanie dla agencji pracy posiadało odpowiednie funkcje do ochrony danych pracowników i Klientów. Więcej informacji o praktycznym stosowaniu RODO w agencji pracy dowiesz się tutaj. Sprawdź również nasz film na YouTube dotyczący zmian jakie wprowadziliśmy, aby dostosować HRappkę dla agencji pracy do RODO. Jest on dostępny tutaj.

Czytaj więcej:

  1. RODO w rekrutacji

7. Rekrutacja pracowników

Może okazać się, że jeżeli program nie posiada elementów systemu ATS, to będziesz musiał wykupić dostęp również do systemu do rekrutacji pracowników. Taki system umożliwia sprawne zarządzanie rekrutacjami zgodnie z RODO. Dlatego warto upewnić się, czy moduł rekrutacji znajduje się w rozważanym systemie dla Agencji. W tej kategorii ważna jest możliwość generowania formularzy oraz ankiet aplikacyjnych, synchronizacja z portalami pracy oraz tłumaczenie ofert pracy na inne języki. To ostatnie jest pomocne w sytuacji, gdy zatrudniasz pracowników z zagranicy (np. Ukraińców czy Białorusinów). O rekrutacji międzynarodowej więcej dowiesz się tutaj. Sprawdź moduł rekrutacji w HRappka.

Widget rekrutacyjny z systemu HRappka

Widget rekrutacyjny z systemu HRappka

Czytaj więcej:

  1. Jak program do rekrutacji może pomóc w przyciąganiu biernych kandydatów?
  2. Efektywna rekrutacja 2019/2020. Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny?
  3. Formularz aplikacyjny – początek candidate experience

8. Dostęp dla pracowników Agencji

Zarządzanie zasobami ludzkimi w przypadku dużej ilości pracowników bywa czasochłonne. Znacznym udogodnieniem jest dostęp do systemu Agencji dla pracowników tymczasowych (tzn. portale pracownicze). Pracownik powinien mieć dostęp do swojego grafiku, móc samodzielnie raportować czas pracy oraz nieobecności. Co więcej, powinien mieć wgląd w umowy czy danych kontaktowych. Co więcej, powinien móc zgłosić chęć wolnego (tzn. elektroniczne wnioski urlopowe), gotowość do pracy, czy zgłoszenia zmiany danych osobowych.

Portal pracowniczy

Portal pracowniczy w HRappka

Obieg wniosku urlopowego

Obieg wniosku urlopowego

9. Dostęp dla partnerów rekrutacyjnych

Dostęp do systemu z możliwością dodawania kandydatów to podstawa, jeżeli korzystasz z pomocy partnerów rekrutacyjnych. Mając odpowiedni dostęp do systemu (uprawnienia) mogą oni dodawać kolejne aplikacje, uzupełniać dane kandydatów oraz przypisywać aplikacje kandydatów do wolnych wakatów dostępnych w programie. Co więcej, warto również, aby do system miał dostęp Klient, u którego wykonują pracę użytkownicy. Umożliwia to wprowadzanie lub zatwierdzanie grafiku pracownika. Pozwala to kontrolować współpracę bez wysiłku.

10. Aplikacja mobilna dla Agencji Pracy

Dostęp do podstawowych funkcjonalności programu dla Agencji Pracy z poziomu telefonu oraz zapisywanie w aplikacji całej historii kontaktu pozwolą Ci mieć wszystko pod kontrolą gdziekolwiek jesteś. Mobilność i ogólnodostępność systemu dla Agencji Pracy to ogromna zaleta, dzięki której zarządzanie agencją jest łatwiejsze i wygodniejsze.

11. Bezpieczeństwo w Agencji Pracy

  • Bezpieczne serwery,
  • odpowiednie szyfrowanie danych,
  • dostęp do systemu tylko z wybranych adresów IP,
  • backup danych,
  • ograniczanie uprawnień użytkownikom.

to jedne z najważniejszych elementów, które pomogą Ci w utrzymaniu bezpieczeństwa danych w Twojej Agencji oraz zapewnią zgodność z przepisami prawa. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się jak system HRappka dba o bezpieczeństwo danych.

12. Pełna konfigurowalność systemu

Dla pracowników biurowych w agencji pracy ważny jest szybki i intuicyjny dostęp do informacji. Dzięki możliwości dopasowania widoku tabel, mogą one wyświetlać jedynie dane ważne dla działalności Twojej agencji. Niemniej istotna jest również parametryzacja dostępu użytkowników do systemu. Sam powinieneś określić do czego powinien mieć dostęp dany pracownik, a które elementy systemu powinny być dla niego zablokowane. Nie tylko zapewni to porządek pracy w firmie, ale także zabezpieczy określone obszary danych przed niepowołanymi do nich osobami.

13. Raporty dot. poszczególnych aspektów pracy w agencji

Raportowanie oraz analizowanie rentowności projektów agencji pracy niejednokrotnie pomaga podjąć decyzję o dalszej inwestycji w konkretne działania lub o ewentualnej rezygnacji lub renegocjacji stawek. Pomoże Ci jasno określić, które działania (np. współprace z klientami) są najbardziej opłacalne a które trzeba zrewidować pod kątem dochodowości.

14. Dostosowanie systemu do zatrudniania cudzoziemców

Coraz częściej brakuje w Polsce rąk do pracy. Agencje pracy starają się wypełnić tę lukę pracownikami ze wschodu. Zatrudnianie cudzoziemców wymaga spełnienia szeregu formalności i posiadania dokumentacji legalizującej pracownika. Warto zatem, aby program dla agencji pracy usprawniał generowanie dokumentów legalizacyjnych (oświadczeń, czy zezwoleń na pracę), oraz posiadał odpowiednie przypomnienia o kończących się dokumentach legalizujących pracę, czy pobyt obcokrajowca.

Czytaj więcej:

  1. Zatrudnianie obcokrajowców 2019 / 2020 – LEGALIZACJA PRACY
  2. Rekrutacja cudzoziemców do pracy w Polsce [2020] – jak ich przekonać?
  3. Jak zatrudnić studenta obcokrajowca?

Moduł legalizacji cudzoziemców w systemie:

Zainteresowany systemem dla Agencji?

Zostaw nam swój numer telefonu – oddzwonimy!