Jak wybrać system kadrowo płacowy? Top 10 funkcjonalności

Wybór odpowiedniego systemu HRM (z ang. Human Resource Management System) pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w Twojej organizacji. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na usprawnienie i automatyzację najważniejszych procesów w firmie. Na polskim rynku jest wiele programów kadrowo – płacowych (HR), które wspomagają prowadzenie kadr i płac. Przed wyborem oprogramowania usprawniającego kadry i płace warto zrobić audyt potrzeb w swojej firmie i wybrać system kadrowo -płacowy, który w 100% spełnia wszystkie oczekiwania.

System kadrowo-płacowy musi być dopasowany do potrzeb Twojej firmy

Dobrze dopasowany do specyfiki firmy program kadrowo płacowy jest w stanie kompleksowo obsłużyć najważniejsze potrzeby w firmie. Od momentu przyjęcia pracownika i procesu jego zatrudniania, poprzez sprawne zarządzanie dokumentami, ewidencję czasu pracy, wszelkie naliczanie wynagrodzeń, aż do momentu rozwiązania umowy o pracę i wyrejestrowania pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W dzisiejszych czasach od systemów kadrowo płacowych wymaga się znacznie więcej niż jedynie prowadzenie kartoteki pracowników i naliczanie nagrodzeń.

Dodatkowo ważnym aspektem jest łatwość obsługi i intuicyjny interfejs, który ułatwi prowadzenie kadr w Twojej firmie. Na co zatem warto, zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie kadrowo płacowe? Sprawdźmy!

10 najważniejszych funkcji systemu kadrowo- płacowego

E-dokumentacja pracownicza. Dostępna online, w chmurze, zawsze kiedy jej potrzebujesz

Ewidencja pracowników umożliwia tworzenie jasnej i przejrzystej e-dokumentacji pracowniczej oraz prowadzenie indywidualnych akt osobowych. Główne zalety takiego rozwiązania to łatwy dostęp online. Program działa chmurze na każdym urządzeniu bez konieczności instalacji. Również szybki dostęp z dowolnego miejsca do niezbędnych informacji ułatwia obsługę pracowników. Elektroniczna dokumentacja pracownicza eliminuje do minimum dokumentację papierową i usprawnia obsługę pracowników. Dzięki nowoczesnym narzędziom przechowywanie danych nigdy nie było łatwiejsze.

Badania lekarskie, Szkolenia BHP, czy Zezwolenia na pracę dla cudzoziemców to ważne kwestie, o których należy pamiętać przy zatrudnianiu nowych pracowników. Warto, by system kadrowo płacowy odpowiednio wspierał dział HR również w tym aspekcie.

Przypomnienia o terminach szkoleń BHP, mijających terminach badań lekarskich czy ważności dokumentów legalizacyjnych pozwalają na jeszcze łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Możliwość ustawienia przypomnień w określonych interwałach pozwala na uniknięcie przeoczenia terminów.

Generowanie umów i dokumentów

Dobry system kadrowo płacowy do zarządzania kadrami powinien umożliwiać generowanie umów dostosowanych do indywidualnych potrzeb firmy np. dzięki zastosowaniu własnych szablonów.

Generowanie dokumentów na podstawie danych z profilu pracownika pozwala generować odpowiednie dokumenty nawet w kilka sekund. W przypadku dużych firm, czy agencji pracy, ważne jest również masowe generowanie umów, czy dokumentów.

Przykładowo, generowanie wydruków w systemie HRappka pozwala nie tylko na sporządzanie umów w kilka sekund, ale również na sprawne tworzenie dokumentów z danymi pracowników (np. regulaminem wynagrodzenia, czy regulaminem pracy zdalnej). Oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość wysłania dokumentów do podpisu elektronicznego przez pracowników.

Co więcej, program kadrowo płacowy powinien obsługiwać wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych.

Moduł ewidencji czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. System HR powinien umożliwiać rejestrowanie czasu pracy pracowników, zarówno poprzez wpisywanie przez pracowników kodu, jak i w formie prostego raportowania, czy też zintegrowania systemu z kartami pracowniczymi. Dzięki automatyzacji procesów rozliczania czasu pracy system kadrowy znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami w organizacji.

Dodatkowo idealnie jeśli pracownik dzięki wcześniej wspomnianemu portalowi pracowniczego ma dostęp do systemu kadrowego z ewidencją czasu pracy, dzięki czemu będzie mógł raportować swój czas pracy oraz nieobecności. Pracodawca natomiast powinien mieć możliwość automatycznego obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W ramach ewidencji nieobecności pracowników, warto również, aby program kadrowo płacowy obsługiwał automatyczny import zwolnień z ZUS PUE.

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat od momentu zakończenia współpracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas. W związku z tym, najefektywniejszym sposobem gromadzenia danych ewidencji czasu pracy będzie wyspecjalizowane oprogramowanie z serwerami w chmurze.

Dowiedz się więcej:Ewidencja czasu pracy w HRappkaElektroniczne wnioski urlopowe w HRappka

Naliczanie wynagrodzeń

Automatyzacja rozliczania czasu pracy w nowoczesnym oprogramowaniu znacznie przyspiesza pracę działu HR, zarówno w dużych firmach, jak i mniejszych organizacjach. Możliwość rozliczenia nawet kilkuset pracowników na raz czy rozliczenia umów (w tym rozliczanie umów cywilnoprawnych) w oparciu o grafik to konieczność w każdej firmie.

Tworzenie automatycznych list płac, rozliczanie umów cywilnoprawnych, automatyczne wyliczanie wynagrodzenia to niektóre z funkcjonalności, które ułatwią sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniami. Rozliczanie wynagrodzeń pracowników nigdy nie było prostsze.

Dodatkowym usprawnieniem dla działu kadr i płac jest łatwy import danych do rozliczeń oraz możliwość generowania przelewów bankowych automatycznie na podstawie list płac oraz rachunków. Ciekawym usprawnieniem jest także, nie tylko automatycznie tworzenie listy płac, ale też rachunków do UZ. Godna uwagi jest możliwość bezpośredniego importowania godzin pracy z grafiku pracownika do rozliczenia, czy opcja definiowania stawek np. stawek godzinowych, dziennych, czy np. miesięcznych netto.

W przypadku dodawania pracownikom potrąceń (np. za benefity pracownicze, czy zakwaterowanie ) lub zwrotów (np. za pranie odzieży), kluczowa jest możliwość dodawania pracownikowi potrąceń czy zwrotów. Kluczowe jest również dodawanie zaliczek oraz różnego rodzaju premii. Dzięki takim automatycznym opcjom, naliczanie wynagrodzenia nigdy nie było prostsze. Dobry program kadry i płace znacząco usprawnia naliczanie wynagrodzeń pracownikom.

Sprawdź jak wygląda nowy moduł płacowy w systemie HRappka:

Efektywna komunikacja z pracownikami (samoobsługa pracownicza)

Portal pracowniczy to nowoczesne narzędzie, pozwalające na znaczne skrócenie czasu poświęcanego na obsługę spraw administracyjnych w działach HR. Dzięki portalowi pracownik ma natychmiastowy wgląd w swoje dane, grafik, umowy, paski płacowe. Dodatkowo ma możliwość samodzielnego wprowadzenia urlopów (elektroniczne wnioski urlopowe), a także dostęp do wysyłania wniosków (np. o zaświadczenie o zarobkach). Dzięki temu, osoby zatrudnione w firmie mają wygodny dostęp do informacji, bez potrzeby angażowania działu kadrowego (HR).

Co więcej, portal pracowniczy pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnej i dynamicznej.

Elektroniczne wnioski urlopowe w programie kadry i płace HRappka

Sprawdź, jak działa portal pracowniczy w HRappce:

 

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT

Legalizacja pracy cudzoziemców

Organizacje zajmujące się zatrudnianiem cudzoziemców potrzebują systemu, który zautomatyzuje kluczowe aspekty związane z legalizacją pracy. Od generowania oświadczeń i zezwoleń na pracę oraz ich automatyczną wysyłkę do urzędu, po przypomnienia o ważności dokumentów legalizacyjnych. Narzędzie pozwalające na gromadzenie informacji w jednym miejscu ułatwia legalizację zatrudnienia cudzoziemców.

Dowiedz się więcej: Legalizacja cudzoziemców w HRappka

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Odpowiednie przygotowanie do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych to wyzwanie. Przepisy związane z PPK wchodzą stopniowo, dlatego też każda firma ma odpowiednio czasu na wdrożenie odpowiednich procedur.

System kadrowy powinien zapewniać możliwość automatycznego generowania przystąpień pracowników do PPK oraz generowanie raportów przystąpień, rezygnacji, czy wznowień. Program kadrowy powinien posiadać również rejestr przystąpień i rezygnacji oraz raport zbiorczy składek. PPK odpowiednio wprowadzone do organizacji mogą stać się ciekawym benefitem dla pracowników.

Rozliczenia roczne z US (deklaracje PIT) i deklaracje ZUS w jednym miejscu

Dobry program kadrowo-płacowy musi pozwalać na sprawne generowanie deklaracji podatkowych firmy oraz pracowników. Masowe generowanie deklaracji (e deklaracje) do Urzędu Skarbowego oraz możliwość wysyłania deklaracji podatkowych do pracowników znacząco skraca czas pracy i ułatwia sporządzanie deklaracji.

Analogicznie powinno wyglądać generowanie deklaracji do ZUS. Nowoczesne systemy dla kadr i płac pozwalają tworzyć deklaracje rejestracji / wyrejestrowania pracowników oraz umożliwiają rejestrację członków rodziny pracownika do ZUS.

Ważna jest również integracja z programami księgowymi czy kadrowymi. Usprawnia to m.in. pracę biur rachunkowych, pozwala na eksportowanie deklaracji ZUS do programu Płatnik, czy importowanie nieobecności chorobowych pracowników z ZUS PUE (e-ZLA).

PIT 11 wysyłka

Dashboard deklaracji PIT

Integracja z innymi programami

Kompleksowy system kadrowy powinien umożliwiać integrację z aplikacjami zewnętrznymi oraz pozwalać m.in. na bezpośredni eksport dokumentów do programów kadrowych, czy programów księgowych z których korzysta Twoja firma. HRappka umożliwia eksport danych m.in do programu Płatnik, SYMFONIA FK, LEFTHAND, DGCS, Comarch ERP Optima Płace, Gratyfikant.

Efektywne zarządzanie infrastrukturą IT w firmie pozwala na pełną synchronizację wszystkich systemów. Warto o tym pomyśleć na etapie wyboru odpowiedniego systemu.

Gwarancja zgodności oprogramowania z obowiązującymi przepisami prawa pracy

Oprogramowanie kadrowo-płacowe musi być na bieżąco aktualizowane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Jest to podstawowe kryterium przy wyborze właściwego narzędzia do zarządzania pracownikami. Zmiany w prawie pracy oraz przepisach muszą znaleźć natychmiastowe odzwierciedlenie w procesach kadrowo płacowych każdej organizacji. Dobry program kadrowy uwzględnia wszystkie wymogi prawne.

Wybierając program kadrowy, należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Program kadrowo płacowy powinien być zabezpieczony na kilku płaszczyznach: fizycznie przed utratą danych oraz logicznie przed niepowołanym dostępem.

Wsparcie we wdrożeniu i obsłudze aplikacji

Samo wykupienie dostępu do odpowiedniego systemu to dopiero połowa systemu. Kluczowe jest również jego odpowiednie wdrożenie: przeanalizowanie dotychczasowych procesów i dopasowanie systemu do procesów HR obecnych w firmie. Kluczowa jest odpowiednia automatyzacja wybranych procesów oraz nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom kadrowym.

Ważne również, aby oprogramowanie dla HR posiadało bazę wiedzy, w której znajdują się instrukcje obsługi, czy filmy instruktażowe, dzięki czemu nie trzeba dzwonić na linię wsparcia, aby uzyskać informacje o działaniu systemu.

Jednak linia wsparcia (telefoniczna lub mailowa), również może się okazać nieoceniona, dlatego warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania oferuje takie wsparcie.

System kadrowo płacowy – podsumowanie

Aby zautomatyzować kadry i płace w firmie, wybierając system kadrowy do swojej firmy należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

  • Dogłębna analiza potrzeb kadrowo-płacowych na początkowym etapie wyboru oprogramowania. Pozwoli ona na dostosowanie narzędzia do potrzeb organizacji, a w późniejszym etapie znacząco usprawni jego wdrożenie. Warto zwrócić uwagę np. na metody zbierania danych w firmie – czy odbywa się to przy wykorzystaniu prostego Excela, czy narzędzia do rejestracji czasu pracy (RCP).
  • Oprogramowanie dla działu kadr i płac powinno maksymalnie usprawniać działanie działu. Obejmować powinno pomoc we wszystkich czynnościach począwszy od tworzenia listy płac, wypłacania wynagrodzeń, po zarządzenie czasem pracy, czy rozliczanie z US i ZUS.
  • Sprawdzenie kompatybilności narzędzia z innymi rozwiązaniami używanymi w firmie (eksport i import danych z/do systemu). Należy sprawdzić do jakich programów i w jakim formacie eksportowane są dane.
  • Z pewnością do wyboru odpowiedniego narzędzia np. na spotkania demonstracyjne warto zaangażować osoby z różnych działów firmy. Obok osób zajmującymi się kadrami warto zaprosić osoby odpowiedzialne za księgowość. Oraz przygotować obszerną listę pytań, które ułatwią nam wybór.
  • O co warto zapytać? O wersję DEMO produktu, po to by zapoznać się z interfejsem i możliwościami programu. Jak wygląda wdrożenie oraz wsparcie w jego trakcie oraz potem.

Sprawdź, jakie procesy HR automatyzuje HRappka:

Funkcje systemu HR HRappka
Funkcje systemu HR HRappka

Testuj 14 dni bez opłat!

Zautomatyzuj procesy kadrowo - płacowe i oszczędzaj czas z systemem HRappka!

Dobry program kadry i płace powinien umożliwić rozliczanie pracowników zatrudnionych na każdy rodzaj umowy (na podstawie umów cywilnoprawnych, czy umów o pracę). Powinien również zadbać o przypomnienia dotyczące elementów potrzebnych do zatrudnienia (np. szkoleń BHP, czy badań lekarskich). Najlepsze programy automatyzujące kadry i płace pozwalają kompleksowo zarządzać kluczowymi procesami zarządzania pracownikami i naliczania płac zatrudnionych pracowników.  Program kadry oraz program księgowy to nie tylko rozliczenia, ale również ewidencja pracowników (czas pracy, akta osobowe). Należy również pamiętać, aby sprawdzić czy system spełnia wymagania z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), lub czy wspiera w zakresie zarządzania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Holisytyczne podejście w ramach zarządzania zasobami ludzkimi pozwala oszczędzić czas oraz uniknąć luk informacyjnych. Oprogramowanie powinno być dostosowane do potrzeb firmy w zakresie kadr jak i naliczanie płac i zawierać obsługę takich elementów jak Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) oraz powinno pozwalać zachować zgodność z RODO. W przypadku zatrudniania cudzoziemców, ważne by system wspierał w legalizacji cudzoziemców. Z pewnością oprogramowanie zgodne z ustawą o e-dokumentacji, umożliwi przeniesie wszystkich akt osobowych do chmury i znaczne wpłynie na ograniczenie dokumentacji papierowej. Nasz program pozwala na pełną automatyzację kadr i płac w firmach z różnych branży (również w agencjach pracy, czy biurach rachunkowych). System dedykowany jest małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP).