Karta ewidencji czasu pracy 2025 – wzór do pobrania
Data dodania: 4 października, 2021 | Ostatnia aktualizacja: 16 września, 2025
Autor
Kasia Bucior
Specjalista ds. marketingu w HRappka.pl
Opiekun merytoryczny
Anna Chyrchała
Starszy specjalista ds. kadr i płac w HRappka.pl
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, jeżeli zatrudnia choćby jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Wynika to z obowiązującego od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest równoznaczne z listą obecności pracowników – wielu pracodawców popełnia ten błąd (chociaż zawiera ona również godziny pracy pracownika). Lista obecności jest nieobowiązkowa i nieregulowana przez Kodeks prasy. Przeciwnie ewidencja czasu pracy – ta jest regulowana przez KP, a karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać dane wskazane w Rozporządzeniu. Należy prowadzić ją na bieżąco i dokonywać aktualizacji przed wypłatą wynagrodzenia.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.
Sprawdź nasz system do ewidencji pracy HRappka, który zawiera kompleksowe narzędzia konieczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Pomoże Ci też w tym przygotowana przez nas karta ewidencji czasu pracy.
Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy pracownika?
Jak powinna wyglądać poprawnie prowadzona ewidencja czasu pracy? Aktualnie, według Kodeksu pracy, karta ewidencji czasu pracy nie posiada konkretnego wzoru – musi jednak zawierać konkretne dane. Warto zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy musi występować w formie imiennej karty.
Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin, w tym godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
- ilości przepracowanych godzin nadliczbowych
- zestawieniu przepracowanych godzin w porze nocnej
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
- dniach wolnych od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)
- wynikających z ustaw i kodeksu pracy zwolnień od pracy
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
- czasie pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych
Przedział czasowy karty ewidencji czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy może być np. dzienna, miesięczna, kwartalna, roczna.
Karta ewidencji czasu pracy roczna będzie przydatna jedynie u pracodawcy, który nie przewiduje godzin pracy nadliczbowych i posiada usystematyzowane zwolnienia od pracy.
Rozwiązanie to nie będzie wygodne w sytuacji, kiedy ewidencja czasu pracy dotyczy systemów zmianowych, a godziny pracy są zmienne w różnych miesiącach kalendarzowych.
Ewidencji podlegają pełne, jak i niepełne godziny pracy
W ewidencji czasu pracy podstawową jednostką, którą należy się posługiwać jest godzina. Część pracodawców wpisuje jedynie pełne przepracowane przez pracownika godziny pracy. Jest to nieuczciwa praktyka. W ewidencji czasu pracy należy ująć ułamek godziny lub przepracowane minuty. Wynika to z faktu, że w przypadku niepełnych godzin pracy, pracownik nie otrzymuje adekwatnego do wykonanej pracy wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy wzór
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać konkretne dane, wyszczególnione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018r.
Skorzystaj z przygotowanego przez nas darmowego szablonu miesięcznej ewidencji czasu pracy. Wypełnij poniższy formularz, aby pobrać darmowy wzór.
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Warto zaznaczyć, że nowelizacja przepisów i wprowadzenie zmian dotyczących wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin to krok w celu kontroli czy pracodawca przestrzega przepisów (np. przy ewidencji czasu pracy kierowcy busa). Ponadto, przepisy narzucają na pracodawcę obowiązek wskazania w ewidencji zwolnień od pracy wynikających z ustaw oraz wskazania czasu pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych. Wpłynie to na zmniejszenie wykorzystywania ich w pracach wzbronionych młodocianym.
Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe, nawet jeśli zatrudniamy tylko jednego pracownika. Każda firma może zostać skontrolowana przez Państwową Inspekcję Pracy, a ewentualne kary za braki lub nieposiadanie ewidencji czasu pracy są dotkliwe.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy podlega sankcjom finansowym od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych.
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy podlega ograniczeniu przy pracownikach wymienionych w kodeksie pracy art. 149 § 2:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe
- otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej
Czy uproszczona ewidencja czasu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku z prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?
W przypadku wyżej wymienionych pracowników, uproszczenie ewidencji czasu pracy polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Niewątpliwie, jest to uproszczenie, ale godnym uwagi jednak jest fakt, że uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy ze wszystkich obowiązków.
Pracodawca nadal musi wykazywać:
- dni wolne od pracy
- zwolnienia od pracy
- usprawiedliwione nieobecności w pracy
Przechowywanie ewidencji czasu pracy pracownika
Ewidencję czasu pracy, razem z całą dokumentacją pracowniczą, należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika i przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Przepisy odrębne przewidują w niektórych przypadkach dłuższy okres przechowywania. Kodeks pracy art. 94 pkt 9b. To zmiana, która pojawiła się po 1 stycznia 2019 roku i ujednoliciła czas przechowywania różnych dokumentów pracowniczych.
Forma ewidencjonowania czasu pracy
Istnieją dwie formy ewidencji czasu pracy – papierowa oraz elektroniczna. Pracodawca ma dowolność w wyborze formy, musi jednak przestrzegać wymagań określonych w przepisach prawa. Jeżeli ewidencja czasu pracy przechowywana jest w postaci papierowej, powinna zostać zabezpieczona przed zniszczeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.
Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Stosunkowo nowym i bardzo wygodnym rozwiązaniem jest elektroniczna dokumentacja pracownicza. Pracodawca może przechowywać akta osobowe pracowników w formie zdigitalizowanej, pod warunkiem opatrzenia ich podpisem kwalifikowanym.
Ewidencja czasu pracy prowadzona jest odrębnie dla każdego pracownika. Jednak dzięki programowi do elektronicznej ewidencji czasu pracy pracodawca ma podgląd w grafiki wszystkich pracowników, może sprawdzać listy obecności, liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest dopuszczalna przez prawo, pod warunkiem możliwości wydruku wybranych dokumentów. To jednak nie problem, bo prowadząc ewidencję czasu pracy online w HRappce, dostajemy możliwość generowania różnorakich raportów (np. miesięczna ewidencja obecności).
Program do ewidencji czasu pracy pracownika pozwoli na tworzenie grafików pracy, planowanie kalendarza pracy, rejestrację czasu pracy pracowników oraz elektroniczne wnioski urlopowe.
Dlaczego warto wybrać elektroniczną ewidencję czasu pracy?
Elektroniczne rejestrowanie czasu pracy to same zalety i ułatwienia. Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Najważniejsze z nich to:
- odciążenie działu kadr
- łatwość w sprawdzaniu obecności pracowników, szczególnie w przypadku pracy zdalnej
- kontrola czasu rozpoczęcia i kończenia pracy
- automatyzacja działań i obliczeń, za czym idzie zmniejszenie ryzyka błędów i pomyłek
- oszczędność czasu
- dostęp do danych z każdego miejsca na świecie
- łatwość generowania zrozumiałych i przejrzystych raportów
- tworzenie grafików i kalendarzy pracy
- prowadzenie grafików urlopów dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym
- ograniczenie możliwości fałszowania danych
- zgodność ze wszystkimi przepisami oraz RODO
System do rejestracji czasu pracy
HRappka to kompleksowy system kontroli czasu pracy, w którym wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze. Moduł ewidencji czasu pracy (ECP) zawiera system rejestracji czasu pracy (RCP), w którym pracownicy rejestrować czas pracy zarówno poprzez kartę magnetyczną, jak i wpisanie kodu pracownika. Co więcej, system umożliwia wdrożenie samoobsługi pracowniczej, w zakresie twardego i miękkiego HR (dostęp pracownika do jego danych i wysyłania wniosków).
Szczególnie ma to znaczenie w obecnych czasach, kiedy firmy często pracują zdalnie lub w systemie hybrydowym. Elektroniczny rejestr czasu pracy doskonale sprawdza się w takich sytuacjach. Pracodawca bez problemu sprawdzi obecność pracownika, przy pomocy modułu rejestracji czasu pracy. Pracownik natomiast może szybko zgłosić wniosek o urlop danego rodzaju. HRappka to oszczędność czasu oraz łatwość kontaktu na linii pracodawca/dział HR – pracownik w Twojej firmie.
Czytaj więcej:
TESTUJ 14 DNI BEZ OPŁAT
Zacznij automatyzować procesy kadrowe już dziś!
Sprawdź jak system HRappka usprawni procesy HR w Twojej firmie!
Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Każdy pracodawca obowiązany jest aby prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Może robić to w tradycyjnej papierowej formie lub elektronicznej. Nie ma jednego wzoru karty ewidencji czasu pracy, każdy pracodawca może sam zdecydować, jak powinna wyglądać. Natomiast powinny znaleźć się w niej konkretne dane jak np. godzina rozpoczęcia i godzina zakończenia pracy, informacje o liczbie godzin nadliczbowych, czasie pracy pracownika młodocianego, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności oraz usprawiedliwionych nieobecnościach. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy otrzymać może grzywnę finansową. Prowadzona karta ewidencji czasu pracy ma za zadanie ustalenie liczby godzin pracy, a co za tym idzie ustalenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika oraz świadczeń związanych z pracą (wynikających ze stosunku pracy). Pracę związaną z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracownika może ułatwić dedykowany system HR.