Informacja o warunkach zatrudnienia – wzór 2025

Czym jest informacja dot. warunków zatrudnienia i jak ją przekazać?

To dokument, który musi zostać podpisany przez pracodawcę i pracownika, do 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Zawiera m.in. informacje o normach i wymiarze czasu pracy, sposobie wypłaty wynagrodzenia, a także o pracy zdalnej, jeśli taka ma miejsce.

Pracodawca przekazuje informację o warunkach zatrudnienia w formie papierowej lub elektronicznej pod warunkiem, że pracownik będzie miał możliwość wydrukowania i przechowywania dokumentu, a pracodawca zachowa dowód przekazania lub otrzymania go przez pracownika.

Informację dot. warunków zatrudnienia można opracować w formie opisowej, w formie odwołania do konkretnych przepisów prawa lub w formie mieszanej, w której część punktów jest opisana, a część to wskazanie przepisów, do których się odwołujemy.

Jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, w informacji o warunkach zatrudniania powinny się znaleźć również informacje o porze nocnej, sposobie sprawdzania obecności pracowników i zgłaszania nieobecności.

26 kwietnia 2023 roku weszła w życie ustawa regulującą Dyrektywę UE w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, która nałożyła na pracodawcę obowiązek rozszerzenia informacji o warunkach zatrudniania. Należy przekazać ją pracownikom w formie informacji dodatkowej poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych oraz:

• zasad przemieszania się pomiędzy miejscami pracy (jeśli dotyczy)
• układu zbiorowego pracy (jeśli dotyczy)
• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy (jeśli nie został stworzony regulamin pracy)

Jakie dane powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia?

Znowelizowany Kodeks pracy wszedł w życie 26 kwietnia 2023 r. W związku z tym pracodawcy mieli trzy miesiące, aby wprowadzić zmiany w dokumencie przedstawiającym informacje o warunkach zatrudniania.

Co powinno znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w 2025 r?

• dobowa i tygodniowa norma czasu pracy
• dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
• przerwy przysługujące w pracy
• dobowy i tygodniowy odpoczynek
• zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty
• zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę (jeżeli dotyczy)
• zasady dotyczące przemieszczania się pomiędzy miejscami wykonywania pracy (w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy)
• inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe
• wymiar przysługującego płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego (jeżeli nie jest to możliwe, określenie w dacie przekazywania pracownikowi informacji o zasadach ustalania i przyznawania urlopu)
• zasady rozwiązania stosunku pracy (wymogi formalne, informacje o długości okresu wypowiedzenia umowy lub sposobu ustalania go, termin odwołania się do sądu pracy)
• prawo pracownika do szkoleń (jeżeli pracodawca zapewnia je)
• informacja o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym , którym pracownik jest objęty (w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje, należy podać ich nazwę)

A jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy:

• termin, miejsce, czas i cykliczność wypłacania wynagrodzenia za pracę
• pora nocna
• przyjęty sposób potwierdzania przybycia, obecności w pracy (np. poprzez listę obecności) i usprawiedliwiania nieobecności w pracy
• informacje dodatkowe w przypadku wykonywania pracy zdalnej (określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, określenie osób odpowiedzialnych za współpracę i kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej)
• informacja o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy
• informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to sytuacji, w której to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego)

Nowa informacja o warunkach zatrudnienia a trwające umowy o pracę

W przypadku trwających w momencie wejścia w życie nowelizacji umów o pracę, pracodawca nie jest zobowiązany przekazać pracownikowi nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudniania, chyba, że pracownik złoży wniosek o otrzymanie zaktualizowanej informacji. Wtedy pracodawca powinien uzupełnić informację w terminie 3 miesięcy od daty złożenia wniosku.

Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika niepełnoetatowego

Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przekazać każdemu pracownikowi niezależnie od rodzaju umowy
o pracę i wymiaru czasu pracy, w którym pracuje. Oznacza to, że osoby zatrudnione na część etatu również powinny otrzymać taki dokument.

Należy przy tym pamiętać, że informacja o warunkach zatrudnienia to dokument zindywidualizowany – dostosowany do każdego pracownika. Dlatego w przypadku części etatu będzie posiadał kilka istotnych modyfikacji.

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest mylenie pojęć „normy czasu pracy” i „wymiar czasu pracy”.  Pracowników niepełnoetatowych obowiązują takie same normy czasu pracy jak pracowników etatowych ( 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin w
tygodniu, określone w Kodeksie pracy). To wymiar czasu pracy jest inny i właśnie tę informację należy umieścić w informacji o warunkach zatrudnienia.

Przykładowy punkt może brzmieć następująco:

• Obowiązująca dobowa i tygodniowa norma czasu pracy: 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; ze względu na zatrudnienie na 1/2 etatu obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy wynosi 4 godziny na dobę i przeciętnie 20 godzin w tygodniu, w dniach pracy wynikających z rozkładu.

Drugą różnicą, która musi zostać zawarta w informacji, jest wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika niepełnoetatowego.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni (w zależności od stażu pracy pracownika). Tym samym, np. pracownik zatrudniony na ½ etatu i posiadający co najmniej 10-letni staż pracy, ma prawo do urlopu w wymiarze 13 dni (1/2 z 26).

Program kadrowy HRappka

Zatrudnienie pracownika wiąże się z dopilnowaniem wielu formalności. Dokumenty do zatrudnienia pracownika możesz sporządzić w wersji papierowej lub elektronicznej. Program kadrowy HRappka umożliwi Ci szybkie przygotowanie i podpisanie dokumentacji pracowniczej. Co więcej, będziesz ją przetrzymywać w bezpiecznym miejscu, zgodnie z prawem.

Czytaj więcej

• Elektroniczna dokumentacja pracownicza.
• Akta osobowe pracownika – jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
• Umowa o pracę – wzór wraz z omówieniem
• Aneks do umowy o pracę: wzór i omówienie
• Karta ewidencji czasu pracy – wzór
• Wypowiedzenie umowy o pracę – wszystko, co musisz wiedzieć