Lista obecności pracownika

– darmowy wzór do pobrania

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. W jej skład wchodzą informacje o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzin, pracy w święta i dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Czy lista obecności pracownika także jest obowiązkiem pracodawcy? Kto prowadzi listę obecności? W jaki sposób? Zapraszamy do lektury.

Ewidencja czasu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy (Art. 149), pracodawca prowadzić musi ewidencję czasu pracy, w skład której wchodzą, takie informacje jak:

  • liczba przepracowanych godzin oraz godzin nadliczbowych
  • godzin pracy w porze nocnej
  • dyżury
  • dni wolne od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)
  • zwolnienia od pracy (np. zwolnienia lekarskie)
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy
  • wnioski pracownika

Czytaj więcej: Ewidencja czasu pracy pracownika

Lista obecności pracowników

Lista obecności nie jest obowiązkowa, natomiast w wielu organizacjach stosowana jest jako podstawa do wyliczenia wynagrodzenia. Jest pomocnym narzędziem dla prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Lista obecności jest dokumentem, na który nanoszone są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki temu dużo łatwiej jest sporządzić zestawienie godzin pracy danego pracownika (szczególnie w przypadku różnych systemów czasu pracy – jak np. równoważnego czy przerywanego).

O wprowadzeniu listy obecności decyduje pracodawca lub przełożony w zakładzie pracy i nie podlega ona kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy czy akt osobowych pracownika). Informacja o sposobie rejestrowania czasu pracy pracowników ujęta powinna zostać w obowiązującym w firmie regulaminie pracy.

Jak prowadzić listę obecności obecności pracownika?

  • papierowo – pracownicy podpisują się po przybyciu do pracy i po zakończeniu pracy
  • elektronicznie – przy pomocy kart magnetycznych, kodu pracownika, poprzez portal pracownika, aplikację mobilną lub webową

Przedsiębiorstwa odchodzą już od papierowej formy list obecności. Ewidencjonowanie czasu pracy elektronicznie jest znacznie szybsze, efektywniejsze i zmniejsza ryzyko nadużyć. Przeczytaj więcej o nowoczesnych sposobach elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Co powinno znaleźć się na liście obecności?

Jako, że listy obecności nie są wymagane przez Kodeks pracy, nie istnieje jeden wzór. Natomiast przyjęło się, że na listę obecności należy wprowadzi takie dane jak:

  • imię i nazwisko pracownika
  • stanowisko
  • dane przełożonego, który zatwierdza listę
  • dzień, miesiąc, rok
  • godzinę rozpoczęcia pracy
  • godzinę zakończenia pracy
  • liczba przepracowanych godzin – w danym dniu oraz łącznie
  • podpis pracownika oraz przełożonego
  • ewentualne nieobecności pracownika (ale bez podawania przyczyny)

Do pobrania lista obecności pracownika

Na podany adres email wyślemy Ci wzór listy obecności pracownika w edytowalnym formacie

Przez jaki okres należy przechowywać listę obecności pracownika?

Kodeks pracy oczywiście nie określa czasu przez, jaki powinna być przechowywana lista obecności. Przyjmuje się jednak, że nie krócej niż 3 lata – po tym czasie pracownik traci prawo roszczeń wynikających ze stosunku pracy.

Rejestracja czasu pracy w systemie HRappka

W chmurowym systemie do ewidencji czasu pracy zautomatyzujesz i usprawnisz proces rejestracji czasu pracy pracowników. To nie tylko sprawne zatwierdzanie wejść i wyjść pracowników, ale również możliwość stworzenia ścieżek akceptacji wpisów grafikowych, planowanie czasu pracy dopasowane do potrzeb organizacji oraz elektroniczne wnioski urlopowe. Co więcej, generowanie listy obecności odbywa się automatycznie i sprawnie. 

Ewidencja czasu pracy

  • Planowanie czasu pracy
  • Elektroniczna rejestracja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie czasu pracy
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Normowane jest przez Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rejestrowanie obecności w pracy nie jest koniecznością, ale znacznie ułatwia prowadzenie ewidencji czasu pracy.