Lista płac – wzór i omówienie

Jakie składniki powinna zawierać lista płac?

Nie ma jednego wzoru listy płac, a pracodawca może dodawać składniki, które według niego powinny znaleźć się na liście płac. Przykładowa indywidualna lista płac może zawierać takie informacje, jak:

• dane pracodawcy
• numer listy (ewentualnie jej nazwę)
• okres, za jaki została sporządzona
• data wypłaty wynagrodzenia
• imię i nazwisko pracownika
• wynagrodzenie zasadnicze brutto (za dany miesiąc)
• wynagrodzenie netto w danym miesiącu
• informacja o składnikach wynagrodzenia:
  • płaca podstawowa
  • zasiłki (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, świadczenia rehabilitacyjne)
  • dodatki (np. praca w nadgodzinach, w porze nocnej, za staż pracy)
  • premie, prowizje
  • ekwiwalent za urlop
  • odprawa
  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy
• podstawa wymiaru składki ZUS
• odliczenia od dochodu:
  • kwota składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (emerytalne, chorobowe, rentowe)
  • składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
• składki na ubezpieczenie zdrowotne
• podatek dochodowy:
  • podstawa naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych
  • kwota wolna od podatku
  • miesięczna zaliczka na podatek finansowana przez pracownika
  • należna zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego
• potrącenia i zwroty (np. za badania lekarskie, mieszkania, dodatki motywacyjne, potrącenia komornicze)
• PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) pracownika
• numery stron
• data
• podpisy osób sporządzających i akceptujących

Lista płac powinna zawierać przede wszystkim nazwę pracodawcy, okres którego dotyczy, datę wypłaty wynagrodzenia, podpisy, wszystkie składniki wynagrodzenia (np. naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, dane do podstawy wymiaru składek czy wysokości zaliczki na podatek).

Elektroniczna lista płac

W programie kadrowo-płacowym HRappka w kilka minut rozliczysz pracowników, wygenerujesz listę płac i paski wynagrodzeń. W kalkulatorze wynagrodzeń zobaczysz wszystkie jego składki: m.in. wynagrodzenie brutto i netto, sprawdzisz jaka jest podstawa obliczenia podatku dochodowego, czy suma składek ubezpieczeń społecznych.

Dashboard rozliczeń w systemie HRappka

Program kadrowy to ogromna pomoc z zakresu rozliczania wynagrodzeń – w każdym momencie możesz sprawdzić informacje o należnym podatku dochodowym, odprowadzonej kwocie na ubezpieczenie chorobowe oraz fakt, czy danemu pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy lub ulga podatkowa w wybranym okresie. Szybkie księgowanie listy płac pozwala na sprawne zestawienie kosztów całego przedsiębiorstwa.

W HRappce skorzystasz również z kalkulatora wynagrodzeń, w którym policzysz wysokość wynagrodzenia brutto i netto, dodasz dowolny typ umowy i składki na ubezpieczenia społeczne (np.emerytalna, chorobowa, czy składki na Fundusz Pracy).

Kalkulator wynagrodzeń w systemie HRappka

Nasz program kadrowy daje również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz obsługi elektronicznych wniosków urlopowych.

Często zadawane pytania

Czy lista płac jest obowiązkowa?

Nie, obecnie obowiązujące prawo nie nakazuje sporządzania listy płac. Jednak jej sporządzenie jest znacznym uproszczeniem rozliczenia między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (ZUS, US). Usprawnia poprawne obliczenie wszelkich składek, podatków i kwoty, którą należy wypłacić pracownikowi.

Kiedy sporządza się listę płac?

Listę płac sporządza się podczas naliczania wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, przed wypłaceniem pracownikom wynagrodzenia. Należy ją sporządzić na tyle wcześnie, aby pracownicy otrzymali wynagrodzenie na czas. Lista płac najczęściej sporządza się co miesiąc.

Kto sporządza listę płac?

Sporządzenie listy płac spoczywa na pracodawcy. Najczęściej lista płac sporządzana jest przez pracownika kadrowego po stronie pracodawcy.

Czy pracownik musi podpisać listę płac?

Nie, według obecnie obowiązującego prawa pracownik nie ma obowiązku podpisywania listy płac. Tworzenie listy spoczywa na pracodawcy i jest podstawą naliczenia wynagrodzenia pracownikom oraz wypłaty wynagrodzenia. Dobrze jednak, aby na liście płac widniał podpis osoby, która ją sporządziła.

Czy lista płac to dokument księgowy?

Tak, lista płac to nieobowiązkowy dokument księgowy i może stanowić podstawę do księgowania wynagrodzeń pracowniczych.

Jak udostępnić pracownikowi listę płac?

Pracodawca nie musi udostępniać pracownikom szczegółowych informacji o naliczonych mu wynagrodzeniach, jednak pracownicy mają prawo do wglądu do dokumentacji, na podstawie której pracodawca wyliczył kwotę do wypłaty.

Dobrą praktyką jest udostępnianie pracownikom tzn. pasków płacowych z naliczonych wynagrodzeń. W systemie HRappka, pasek płacowy może się pojawić na koncie pracownika automatycznie po wygenerowaniu listy płac (jeżeli wcześniej pracownikowi nadaliśmy odpowiednie uprawnienia).

Kiedy należy sporządzić korektę listy płac?

Korekta listy płac jest wymagana wtedy, gdy:

• pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia
• nieobecność pracownika spowodowana długotrwałą chorobą lub rekonwalescencją trwa dłużej niż 30 dni
• pracodawca błędnie naliczy wynagrodzenie pracownika
• nastąpi orzeczenie wypadku przy pracy już po wypłacie wynagrodzenia
• zostanie przekroczona roczna podstawa wymiaru składek ZUS

Kto powinien być wpisany do listy płac po śmierci pracownika?

Na liście płac po śmierci pracownika należy ująć osoby uprawnione do otrzymania jego wynagrodzenia i innych należności wynikających ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 63(1) Kodeksu pracy, środki te przysługują w pierwszej kolejności małżonkowi oraz innym członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej. W praktyce oznacza to, że na liście płac jako odbiorców wynagrodzenia można uwzględnić te osoby, a wypłata powinna być udokumentowana odpowiednimi decyzjami kadrowo-księgowymi. Jeśli brak jest uprawnionych członków rodziny, należności wchodzą do spadku, a ich wypłata następuje zgodnie z przepisami prawa spadkowego.

Uprawnione osoby należy dodać do listy pracowników wraz ze wskazaniem jednodniowego angażu/umowy/zaszeregowania, a następnie dodać je na listę płac ze wszystkimi pracownikami lub stworzyć osobną listę.

Lista płac a umowy cywilnoprawne

Generalnie, tak jak wspominaliśmy wyżej, na liście płac uwzględniamy świadczenia pracowników. Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia i dzieło rozliczamy na podstawie rachunków. Nie ma jednak prawnego zakazu uwzględniania wynagrodzenia osób zarabiających na podstawie umów cywilnoprawnych na liście płac.

Czym rożni się indywidualna lista płac od zbiorczej listy płac?

Lista płac może występować w dwóch formach: indywidualnej i zbiorczej.

Indywidualna lista płac dotyczy konkretnego pracownika i zawiera szczegółowe informacje o jego wynagrodzeniu, składnikach pensji, potrąceniach oraz należnych składkach i podatkach. Jest to dokument wykorzystywany m.in. do sporządzania pasków wynagrodzeń dla pracowników.

Zbiorcza lista płac obejmuje wszystkich lub określoną grupę pracowników w danym okresie rozliczeniowym, co pozwala na efektywne zarządzanie wynagrodzeniami w firmie. Taki dokument jest podstawą do przelewów na konta pracowników oraz rozliczeń z urzędami.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Indywidualna lista płac online

Systemy kadrowo płacowe pozwalają zautomatyzować proces naliczania wynagrodzeń i generowania listy płac. W HRappce, lista płac wygeneruje się automatycznie na podstawie rozliczenia pracownika. Taką listę sprawnie przekażesz mailowo do osób odpowiedzialnych za jej akceptację lub wydrukujesz. Przetestuj 14 dni bez opłat >>

Czytaj więcej:

• Kalkulator wynagrodzeń
• Elektroniczne paski wynagrodzeń
• Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
• Jak obliczyć pensję pracownika? Obliczanie wynagrodzenia 2024
• Umowa o pracę – omówienie i wzór
• Umowa o dzieło – wzór
• Karta ewidencji czasu pracy – wzór