Ekwiwalent za urlop – kiedy przysługuje i jak go obliczyć?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Wypłacany jest po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy. Pracownik nie może zrzec się tego świadczenia lub wnioskować o nie w trakcie zatrudnienia. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop następuje ostatniego dnia pracy, kiedy nie ma już możliwości wykorzystana zaległych i należnych dni wolnych.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop? W jaki sposób wyliczyć współczynnik ekwiwalentu? Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – czym jest?

Pracownikom zatrudnionym na umowę o pracęurlop wypoczynkowy gwarantuje Kodeks pracy. Wynosi on odpowiednio 20 i 26 dni, w zależności od stażu zatrudnienia. Pracownik nie może zrzec się urlopu wypoczynkowego czy przenieść go na kogoś innego. Nie może również otrzymać wynagrodzenia finansowego za niewykorzystany urlop. Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok kalendarzowy i wykorzystany powinien być do 30 września następnego roku.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu, w momencie wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy i posiadania niewykorzystanych dni wolnych. Pracodawca musi wtedy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Wygaśnięciem stosunku pracy jest również śmierć pracownika, pracodawcy lub nieobecność w pracy spowodowana aresztowaniem (powyżej 3 miesięcy).

Sposób obliczania i wypłacania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku, w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2)

Kiedy nie przysługuje ekwiwalent pieniężny?

Jedyną sytuacją, w której pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego, jest ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wtedy strony mogą postanowić o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy zgodnie z kolejną umową.

Wyliczenie wynagrodzenia za urlop zaległy – współczynnik ekwiwalentu 2024

Do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy niezbędny jest współczynnik urlopowy (współczynnik ekwiwalentu), który ustalany jest dla każdego roku kalendarzowego. Określa on przeciętną, miesięczną liczbę dni do przepracowania.

Jak obliczyć współczynnik ekwiwalentu?Od liczby dni w danym roku odejmujemy niedziele, święta i sumę wszystkich innych dni wolnych od pracy, które wypadają w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Wynik dzielimy przez 12.

  • w 2024 roku jest to: 366 dni w roku – (52 niedziele + 11 świąt + 52 dni wolne) = 251, następnie 251:12 = 20,92
  • dla pełnego etatu wskaźnik ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2024 roku wynosi 20,92
  • dla niepełnego wymiaru czasu pracy: dla 1/2 etatu wskaźnik wynosi 10,46, dla 1/4 etatu 5,23, dla 3/4 etatu 15,69

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

  1. W pierwszym kroku należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu. Do tego niezbędne jest wyliczenie przeciętnego wynagrodzenia pracownika i mogą być to:
    • stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej (wynagrodzenie zasadnicze) z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu
    • zmienne składniki wynagrodzenia, które wypłacone zostały w ostatnich 3 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc)
    • zmienne składniki wynagrodzenia, które wypłacone zostały w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu
    •  (składniki przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc)
  2. Następnie dzielimy podstawę ekwiwalentu (np. średnie miesięczne wynagrodzenie) przez współczynnik ekwiwalentu
  3. Otrzymaną wartość dzielimy przez dobową normę czasu pracy (np. 8 godzin) – w ten sposób otrzymujemy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu
  4. Wynik należy przemnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku, pracownikowi u dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do czasu, jaki przepracował)

Ważna informacja! Podczas ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, nie są uwzględniane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego:

  • premia kwartalna oraz premia uznaniowa – o ile wypłacane są niecyklicznie i jednorazowo, zależą od decyzji pracodawcy i nie wynikają z regulaminu wynagradzania
  • nagrody z zakładowego funduszu nagród, kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby
  • wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy
  • dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego

Nie ma również konieczności wyrównania ekwiwalentu za urlop do wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Przykład obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Pracownik zatrudniony był od 1 stycznia 2023 roku do 30 czerwca 2023 roku na podstawie umowy o pracę. Miesięcznie otrzymywał pensję w wysokości 6000 złotych, pracując w pełnym wymiarze czasu pracy, 5 dni w tygodniu, po 8 godzin. Pracownik posiada ponad 10-letni staż pracy, więc przysługuje mu 26 dni urlopu w skali roku kalendarzowego.

W momencie wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi należało się 13 dni urlopu wypoczynkowego, z czego wykorzystał 3 dni. Ile ekwiwalentu za niewykorzystane 10 dni urlopu wypoczynkowego należy się pracownikowi?

  • Podstawa wynagrodzenia (stałe wynagrodzenie pracownika) = 6000 zł.
  • Wymiar ekwiwalentu za 1 dzień urlopu 6000 zł: 20,83 = 288,05 zł
  • Wymiar ekwiwalentu za 1 godzinę 288,05: 8 = 36,01 zł
  • Ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu: 36,01zł * 80 godzin (10 dni * 8) = 2880,47
  • Pracownik powinien otrzymać 2880,47 zł ekwiwalentu

W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić pracownikowi w ostatnim dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Można przelać go na konto wskazane przez pracownika lub przekazać gotówkę, na podstawie wystawionego rachunku.

W jednej okoliczności pracodawca zwolniony jest z obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Dotyczy to przypadków, kiedy pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy – na podstawie nowej umowy o pracę, zawartej natychmiast po rozwiązaniu poprzedniej. Decyzja o wykorzystaniu urlopu podjęta być musi za porozumieniem obu stron (pracownika i pracodawcy).

Wypłata ekwiwalentu przez system HRappka

HRappka to kompleksowy system do rekrutacjiewidencji czasu pracylegalizacji pracy cudzoziemców oraz delegowania pracowników. Następnym ważnym modułem jest program kadrowy, dzięki którym pracodawca w intuicyjny sposób może dodać ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla pracownika, który kończy z firmą współpracę. Ekwiwalent nalicza się automatycznie, więc nie ma potrzeby sprawdzania, ile powinien wynosić. Informacja pojawia się w kalendarzu wraz ze wszystkimi najważniejszymi danymi (również, w jaki sposób ekwiwalent został naliczony).

jak obliczyć ekwiwalent za urlop

Widok dodanego ekwiwalentu na kalendarzu pracy w systemie HRappka

Zarządzanie procesami HR

  • Przejrzyste profile pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie pracowników
  • i wiele więcej!
TESTUJ BEZ OPŁAT

Urlop wypoczynkowy należy się każdego pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę. Po ustaniu stosunku pracy (w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy) następuje konieczność wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego. Do obliczenia ekwiwalentu do którego pracownik nabył prawo w danym roku musimy wziąć pod uwagę m.in współczynnik ekwiwalentu oraz stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Do obliczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego nie są uwzględniane premie za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Natomiast przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego znaczenie ma wynagrodzenie zasadnicze lub zmienne składniki wynagrodzenia (obliczane na podstawie ostatnich 3 miesięcy lub 12 miesięcy). Ekwiwalent pieniężny należy wypłacić w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Narzędziem, które może pomóc Ci w rozliczeniu ekwiwalentu pieniężnego na pracowniku jest system HRappka, który automatycznie nalicza ekwiwalent za urlop.