Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Wypłacany jest po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy. Pracownik nie może zrzec się tego świadczenia lub wnioskować o nie w trakcie zatrudnienia. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop następuje ostatniego dnia pracy, kiedy nie ma już możliwości wykorzystana zaległych i należnych dni wolnych.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop? W jaki sposób wyliczyć współczynnik ekwiwalentu? Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, urlop wypoczynkowy gwarantuje Kodeks pracy. Wynosi on odpowiednio 20 i 26 dni, w zależności od stażu zatrudnienia. Pracownik nie może zrzec się urlopu wypoczynkowego czy przenieść go na kogoś innego. Nie może również otrzymać wynagrodzenia finansowego za niewykorzystany urlop. Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok kalendarzowy i wykorzystany powinien być do 30 września następnego roku.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu, w momencie wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy i posiadania niewykorzystanych dni wolnych. Pracodawca musi wtedy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Wygaśnięciem stosunku pracy jest również śmierć pracownika, pracodawcy lub nieobecność w pracy spowodowana aresztowaniem (powyżej 3 miesięcy).

Sposób obliczania i wypłacania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku, w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2)

Wyliczenie wynagrodzenia za urlop zaległy

Do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy niezbędny jest współczynnik urlopowy, który ustalany jest dla każdego roku kalendarzowego. Określa on przeciętną, miesięczną liczbę dni do przepracowania. Jak obliczyć współczynnik ekwiwalentu?

Od liczby dni w danym roku odejmujemy niedziele, święta i sumę wszystkich innych dni wolnych od pracy, które wypadają w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Wynik dzielimy przez 12.

• w 2023 roku jest to: 365 dni w roku – (53 niedziele + 10 święta + 52 dni wolne) = 250, następnie 250:12 = 20,83

• dla pełnego etatu wskaźnik ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2023 roku wynosi 20,83

• dla niepełnego wymiaru czasu pracy: dla 1/2 etatu wskaźnik wynosi 10,42, dla 1/4 etatu 5,21, dla 3/4 etatu 15,62

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop? 

1. W pierwszym kroku należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Do tego niezbędne jest wyliczenie przeciętnego wynagrodzenia pracownika i mogą być to:

   • stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej (wynagrodzenie zasadnicze) z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu

   • zmienne składniki wynagrodzenia, które wypłacone zostały w ostatnich 3 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc)

   • zmienne składniki wynagrodzenia, które wypłacone zostały w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu

   •  (składniki przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc)

2. Następnie dzielimy podstawę ekwiwalentu (np. średnie miesięczne wynagrodzenie) przez współczynnik ekwiwalentu

3. Otrzymaną wartość dzielimy przez dobową normę czasu pracy (np. 8 godzin) – w ten sposób otrzymujemy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu

4. Wynik należy przemnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku, pracownikowi u dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do czasu, jaki przepracował)

Ważna informacja! Podczas ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, nie są uwzględniane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego:

• premia kwartalna oraz premia uznaniowa – o ile wypłacane są niecyklicznie i jednorazowo, zależą od decyzji pracodawcy i nie wynikają z regulaminu wynagradzania

• nagrody z zakładowego funduszu nagród, kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby

• wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy

• dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego

Nie ma również konieczności wyrównania ekwiwalentu za urlop do wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Przykład obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Pracownik zatrudniony był od 1 stycznia 2023 roku do 30 czerwca 2023 roku na podstawie umowy o pracę. Miesięcznie otrzymywał pensję w wysokości 6000 złotych, pracując w pełnym wymiarze czasu pracy, 5 dni w tygodniu, po 8 godzin. Pracownik posiada ponad 10-letni staż pracy, więc przysługuje mu 26 dni urlopu w skali roku kalendarzowego.

W momencie wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi należało się 13 dni urlopu wypoczynkowego, z czego wykorzystał 3 dni. Ile ekwiwalentu za niewykorzystane 10 dni urlopu wypoczynkowego należy się pracownikowi?

• Podstawa wynagrodzenia (stałe wynagrodzenie pracownika) = 6000 zł.

• Wymiar ekwiwalentu za 1 dzień urlopu 6000 zł: 20,83 = 288,05 zł

• Wymiar ekwiwalentu za 1 godzinę 288,05: 8 = 36,01 zł

• Ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu: 36,01zł * 80 godzin (10 dni * 8) = 2880,47

• Pracownik powinien otrzymać 2880,47 zł ekwiwalentu

W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy wypłacić pracownikowi w ostatnim dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Można przelać go na konto wskazane przez pracownika lub przekazać gotówkę, na podstawie wystawionego rachunku.

W jednej okoliczności pracodawca zwolniony jest z obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Dotyczy to przypadków, kiedy pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy – na podstawie nowej umowy o pracę, zawartej natychmiast po rozwiązaniu poprzedniej. Decyzja o wykorzystaniu urlopu podjęta być musi za porozumieniem obu stron (pracownika i pracodawcy).

Wypłata ekwiwalentu przez system HRappka

HRappka to kompleksowy system do rekrutacji, ewidencji czasu pracy, legalizacji pracy cudzoziemców oraz delegowania pracowników. Następnym ważnym modułem jest program kadrowy, dzięki którym pracodawca w intuicyjny sposób może dodać ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla pracownika, który kończy z firmą współpracę. Ekwiwalent nalicza się automatycznie, więc nie ma potrzeby sprawdzania, ile powinien wynosić. Informacja pojawia się w kalendarzu wraz ze wszystkimi najważniejszymi danymi (również, w jaki sposób ekwiwalent został naliczony).

Czytaj więcej:

• System kadrowo-płacowy – jak wybrać?
• Wynagrodzenie za nadgodziny – jak obliczyć?
• Wypowiedzenie umowy o pracę – wszystko, co musisz wiedzieć
• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje
• Zmiany w Kodeksie pracy 2023. Nowe urlopy

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!