Ewidencja czasu pracy pracownika – wszystko co musisz wiedzieć

Ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkiem każdego pracodawcy, jeżeli zatrudnia choćby jednego pracownika, na podstawie umowy o pracę. Wynika to z obowiązującego od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Poprzednio, tj. do końca 2018 r. pracodawca prowadził kartę ewidencji. Warto zauważyć, że aktualnie według Kodeksu pracy, karta ewidencji czasu pracy nie posiada konkretnego wzoru.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest równoznaczne z listą obecności pracowników – wielu pracodawców popełnia ten błąd (chociaż zawiera ona również godziny pracy pracownika). Należy prowadzić ją na bieżąco i dokonywać aktualizacji przed wypłatą wynagrodzenia.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracownika?

Warto zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy musi występować w formie imiennej karty. W ewidencji czasu pracy należy zawrzeć informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin, w tym godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • ilości przepracowanych godzin nadliczbowych
  • zestawieniu przepracowanych godzin w porze nocnej
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  • dniach wolnych od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)
  • wynikających z ustaw i kodeksu pracy zwolnień od pracy
  • usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy
  • czasie pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych

Sprawdź nasz system do ewidencji pracy HRappka, który zawiera kompleksowe narzędzia konieczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników.

Czy ewidencja czasu pracy jest korzystna dla pracownika?

Warto zaznaczyć, że nowelizacja przepisów i wprowadzenie zmian dotyczących wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin to krok w celu kontroli czy pracodawca przestrzega przepisów (np. przy ewidencji czasu pracy kierowcy busa). Ponadto, przepisy narzucają na pracodawcę obowiązek wskazania w ewidencji zwolnień od pracy wynikających z ustaw oraz wskazania czasu pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych. Wpłynie to na zmniejszenie wykorzystywania ich w pracach wzbronionych młodocianym.

Ewidencjonowanie czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy podlega sankcjom finansowym od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy podlega ograniczeniu przy pracownikach wymienionych w kodeksie pracy art. 149 § 2:

  •  objętych systemem zadaniowego czasu pracy
  •  zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe
  • otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej

Czy uproszczona ewidencja czasu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku z prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?

W przypadku wyżej wymienionych pracowników, uproszczenie ewidencji czasu pracy polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Niewątpliwie, jest to uproszczenie, ale godnym uwagi jednak jest fakt, że uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy ze wszystkich obowiązków.

Pracodawca nadal musi wykazywać:

  • dni wolne od pracy
  • zwolnienia od pracy
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy

Przechowywanie ewidencji czasu pracy pracownika

Ewidencję czasu pracy, razem z całą dokumentacją pracowniczą należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia i przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Przepisy odrębne przewidują w niektórych przypadkach dłuższy okres przechowywania. Kodeks pracy art. 94 pkt 9b. To zmiana, która pojawiła się po 1 stycznia 2019 roku i ujednoliciła czas przechowywania różnych dokumentów pracowniczych.

Forma ewidencjonowania czasu pracy

Istnieją dwie formy ewidencji czasu pracy. Papierowa oraz elektroniczna ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma dowolność w wyborze formy, musi jednak przestrzegać wymagań określonych w przepisach prawa. Jeżeli ewidencja czasu pracy przechowywana jest w postacie papierowej, powinna zostać zabezpieczona przed zniszczeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.

Stosunkowo nowym i bardzo wygodnym rozwiązaniem jest elektroniczna dokumentacja pracownicza. Pracodawca może przechowywać akta osobowepracowników w formie zdigitalizowanej, pod warunkiem opatrzenia ich elektronicznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Program do ewidencji czasu pracy pracownika pozwoli na tworzenie grafików pracy, planowanie kalendarza pracy, rejestrację czasu pracy pracowników oraz elektroniczne wnioski urlopowe.

Dowiedz się więcej:

Zautomatyzuj ewidencję czasu pracy z systemem HRappka!

  • Grafiki pracy
  • Rejestracja czasu pracy
  • Normowanie
  • Dostęp dla pracowników
  • System ATS & HR

Każdy pracodawca obowiązany jest aby prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Może robić to w tradycyjnej papierowej formie lub elektronicznej. Nie ma jednego wzoru karty ewidencji czasu pracy, każdy pracodawca może sam zdecydować, jak powinna wyglądać. Natomiast powinny znaleźć się w niej konkretne dane jak np. informacje o czasie pracy pracownika młodocianego. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy otrzymać może grzywnę finansową. Prowadzona ewidencja czasu pracy ma za zadanie ustalenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika oraz świadczeń związanych z pracą.