Ewidencja czasu pracy – omówienie i wzór karty ewidencji czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, jeżeli zatrudnia choćby jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. Wynika to z obowiązującego od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Warto zauważyć, że aktualnie według Kodeksu pracy, karta ewidencji czasu pracy nie posiada konkretnego wzoru – musi jednak zawierać konkretne dane.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest równoznaczne z listą obecności pracowników – wielu pracodawców popełnia ten błąd (chociaż zawiera ona również godziny pracy pracownika). Lista obecności jest nieobowiązkowa i nieregulowana przez Kodeks prasy. Przeciwnie ewidencja czasu pracy – ta jest regulowana przez KP, a karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać dane wskazane w Rozporządzeniu.  Należy prowadzić ją na bieżąco i dokonywać aktualizacji przed wypłatą wynagrodzenia.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Sprawdź nasz system do ewidencji pracy HRappka, który zawiera kompleksowe narzędzia konieczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Pomoże Ci też w tym przygotowana przez nas karta ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy pracownika?

Jak powinna wyglądać poprawnie prowadzona ewidencja czasu pracy? Warto zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy musi występować w formie imiennej karty. Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin, w tym godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • ilości przepracowanych godzin nadliczbowych
  • zestawieniu przepracowanych godzin w porze nocnej
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  • dniach wolnych od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)
  • wynikających z ustaw i kodeksu pracy zwolnień od pracy
  • liczbie usprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • czasie pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych

Przedział czasowy karty ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy może być np. dzienna, miesięczna, kwartalna, roczna.

Karta ewidencji czasu pracy roczna będzie przydatna jedynie u pracodawcy, który nie przewiduje godzin pracy nadliczbowych i posiada usystematyzowane zwolnienia od pracy.

Rozwiązanie to nie będzie wygodne w sytuacji, kiedy ewidencja czasu pracy dotyczy systemów zmianowych, a godziny pracy są zmienne w różnych miesiącach kalendarzowych.

Ewidencji podlegają pełne jak i niepełne godziny pracy

W ewidencji czasu pracy podstawową jednostką, którą należy się posługiwać jest godzina. Część pracodawców wpisuje jedynie pełne przepracowane przez pracownika godziny pracy. Jest to nieuczciwa praktyka. W ewidencji czasu pracy należy ująć ułamek godziny lub przepracowane minuty. Wynika to z faktu, że w przypadku niepełnych godzin pracy, pracownik nie otrzymuje adekwatnego do wykonanej pracy wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy wzór

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać konkretne dane, wyszczególnione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018r.

Skorzystaj z przygotowanego przez nas darmowego szablonu miesięcznej ewidencji czasu pracy. Wypełnij poniższy formularz, aby pobrać darmowy wzór.  

Karta ewidencji czasu pracy – wzór do pobrania

Na podany adres email wyślemy Ci wzór ewidencji czasu pracy w formie .pdf oraz edytowalnym .xlsx

Czy ewidencja czasu pracy jest korzystna dla pracownika?

Warto zaznaczyć, że nowelizacja przepisów i wprowadzenie zmian dotyczących wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin to krok w celu kontroli czy pracodawca przestrzega przepisów (np. przy ewidencji czasu pracy kierowcy busa). Ponadto, przepisy narzucają na pracodawcę obowiązek wskazania w ewidencji zwolnień od pracy wynikających z ustaw oraz wskazania czasu pracy młodocianego celem odbycia przygotowania zawodowego młodocianych. Wpłynie to na zmniejszenie wykorzystywania ich w pracach wzbronionych młodocianym.

Ewidencjonowanie czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy podlega sankcjom finansowym od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy podlega ograniczeniu przy pracownikach wymienionych w kodeksie pracy art. 149 § 2:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe
  • otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej

Czy uproszczona ewidencja czasu pracy zwalnia pracodawcę z obowiązku z prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?

W przypadku wyżej wymienionych pracowników, uproszczenie ewidencji czasu pracy polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Niewątpliwie, jest to uproszczenie, ale godnym uwagi jednak jest fakt, że uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy ze wszystkich obowiązków.

Pracodawca nadal musi wykazywać:

  • dni wolne od pracy
  • zwolnienia od pracy
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy

Przechowywanie ewidencji czasu pracy pracownika

Ewidencję czasu pracy, razem z całą dokumentacją pracowniczą należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika i przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Przepisy odrębne przewidują w niektórych przypadkach dłuższy okres przechowywania. Kodeks pracy art. 94 pkt 9b. To zmiana, która pojawiła się po 1 stycznia 2019 roku i ujednoliciła czas przechowywania różnych dokumentów pracowniczych.

Forma ewidencjonowania czasu pracy

Istnieją dwie formy ewidencji czasu pracy. Papierowa oraz elektroniczna ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma dowolność w wyborze formy, musi jednak przestrzegać wymagań określonych w przepisach prawa. Jeżeli ewidencja czasu pracy przechowywana jest w postacie papierowej, powinna zostać zabezpieczona przed zniszczeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.

Stosunkowo nowym i bardzo wygodnym rozwiązaniem jest elektroniczna dokumentacja pracownicza. Pracodawca może przechowywać akta osobowe pracowników w formie zdigitalizowanej, pod warunkiem opatrzenia ich elektronicznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Program do ewidencji czasu pracy pracownika pozwoli na tworzenie grafików pracy, planowanie kalendarza pracy, rejestrację czasu pracy pracowników oraz elektroniczne wnioski urlopowe.

Dowiedz się więcej:

Automatyzuj ewidencję czasu pracy

  • Grafiki pracy
  • Rejestracja czasu pracy
  • Portal pracowniczy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
TESTUJ BEZ OPŁAT

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Każdy pracodawca obowiązany jest aby prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Może robić to w tradycyjnej papierowej formie lub elektronicznej. Nie ma jednego wzoru karty ewidencji czasu pracy, każdy pracodawca może sam zdecydować, jak powinna wyglądać. Natomiast powinny znaleźć się w niej konkretne dane jak np. godzina rozpoczęcia i godzina zakończenia pracy, informacje o liczbie godzin nadliczbowych, czasie pracy pracownika młodocianego, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności oraz usprawiedliwionych nieobecnościach. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy otrzymać może grzywnę finansową. Prowadzona karta ewidencji czasu pracy ma za zadanie ustalenie liczby godzin pracy, a co za tym idzie ustalenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika oraz świadczeń związanych z pracą (wynikających ze stosunku pracy). Pracę związaną z prowadzeniem ewidencji czasu pracy pracownika może ułatwić dedykowany system HR.