Zmiany BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe 2023 / 2024 — omówienie
17 listopada 2023 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367).
Co zmieniają nowe przepisy? Jakie wyposażenie będzie musiał zapewnić pracodawca? Czy rozporządzenie obejmuje też pracowników pracujących zdalnie? Odpowiadamy w artykule.
Zagadnienia poruszane w artykule:
Kiedy wchodzą w życie zmiany w przepisach BHP 2023?
Rozporządzenie weszło w życie 17 listopada 2023r. (14 dni od dnia opublikowania w Dzienniku Ustaw) i od tej pory pracodawcy mają pół roku na zweryfikowanie i dostosowania stanowisk pracy do nowych wymogów BHP. Zmiany mają być odpowiedzią na współczesne potrzeby i wymagania ergonomiczne.
Co powinno zawierać stanowisko pracy? Nowa definicja miejsca pracy
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia, stanowisko pracy to teraz przestrzeń pracy wraz z:
a) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
b) krzesłem i stołem,
c) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem,
Źródło: Dz.U. 2023 poz. 2367
Warto dodać, że krzesło stanowiące wyposażenie podstawowe, musi mieć wyprofilowane siedzisko i oparcie, podstawę z kółkami, możliwość obrotu i regulowane podłokietniki. Zgodnie z ustawą, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek.
Pracownicy korzystający z laptopa
Nowe przepisy wskazują, że pracownik, który korzysta z przenośnego systemu komputerowego (laptop) minimum przez połowę dobowego czasu pracy, musi mieć zapewniony stacjonarny monitor lub podstawkę do laptopa, która umożliwi ustawienie ekranu w taki sposób, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Pracodawca musi też zapewnić na danym stanowisku pracy dodatkową klawiaturę i myszkę.
Nowe przepisy BHP a praca zdalna
Choć zmiany w rozporządzeniu dotyczą nie tylko wyposażenia w zakładach pracy, ale również stanowiska pracy pracowników pracujących zdalnie, przepisy nie odpowiadają wprost, czy pracodawca musi zaopatrzyć pracownika zdalnego w stacjonarny monitor ekranowy. Ma jednak obowiązek poinformować go o nowych warunkach wykonywania pracy zdalnej i wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko oraz poprosić go o podpisanie oświadczenia, że jego miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania BHP (jeśli pracownik korzysta ze swojego sprzętu). Należy też pamiętać, że pracownikowi na pracy zdalnej za użytkowanie prywatnego sprzętu, w tym urządzeń technicznych w celach zawodowych, przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych
Zmiany w rozporządzeniu obejmują również kwestię okularów i szkieł kontaktowych refundowanych przez pracodawcę.
Obecne przepisy mówią o tym, że:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Jak będzie po zmianach? Nowe rozporządzenie rozszerza opcje o szkła kontaktowe, dzięki czemu pracownik będzie mógł poprosić o dofinansowanie zarówno do okularów korekcyjnych, jak i szkieł kontaktowych.
Nie ma jednak odgórnie ustalonych szczegółowych zasad dotyczących refundacji. Terminy, zakres refundacji i kwoty pracodawca powinien uregulować w wewnętrznym akcie, np. regulaminie.
Ważne! Zarówno obecne, jak i wchodzące niedługo w życie przepisy wskazują na obowiązek zapewnienia okularów (lub szkieł kontaktowych w nowych przepisach) pod warunkiem, że pracownik spędza przy monitorze co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a konieczność korzystania z okularów korekcyjnych bądź soczewek wykazały profilaktyczne lub okresowe badania lekarskie.
Czy dofinansowanie pracodawcy do okularów i soczewek podlega opodatkowaniu?
Nie. Zwrot, który pracownik dostanie za wykupione okulary bądź szkła kontaktowe nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Na podstawie:
- par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Organizacja szkoleń w systemie HRappka
HRappka to kompleksowy system automatyzujący procesy HR, w którym zrekrutujesz, zatrudnisz i rozliczysz wszystkich pracowników. Przeprowadzisz w nim również szkolenia online, w tym szkolenie BHP, co pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze. Twoi pracownicy mogą również zgłosić zapotrzebowanie na dowolne szkolenie z poziomu portalu pracowniczego. Już teraz za darmo przetestuj HRappkę!
Nowe regulacje i przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej i wprowadzenie kontroli trzeźwości to nie jedyne wprowadzone w ostatnich latach duże zmiany w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 17 listopada wchodzą w życie zmiany w rozporządzeniu dotyczące ergonomii i nowych narzędzi pracy dla pracowników, oraz finansowania okularów korekcyjnych i soczewek przez pracodawców.
Zarządzanie procesami HR
- Rekrutacja i onboarding
- Legalizacja cudzoziemców
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Kadry i płace
