Śmierć pracownika – wynagrodzenie, odprawa i obowiązki pracodawcy

Śmierć pracownika to trudna sytuacja zarówno dla jego bliskich, jak i dla pracodawcy. W przypadku odejścia zatrudnionej osoby konieczne jest dopełnienie szeregu formalności, w tym rozliczenie należnych świadczeń. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy? Komu należy się niewypłacone wynagrodzenie i inne świadczenia w przypadku śmierci pracownika? Te i inne zagadnienia omawiamy w artykule.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy

Po otrzymaniu informacji o śmierci pracownika, pracodawca powinien:

1. Zakończyć stosunek pracy – stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika (art. 63(1) § 1 Kodeksu Pracy) co oznacza, że nie ma potrzeby rozwiązywania umowy ani składania wypowiedzenia.
2. Przygotować świadectwo pracy – mimo że nie jest ono przekazywane zmarłemu pracownikowi, może być potrzebne rodzinie do celów formalnych. Pracodawca musi wydać świadectwo pracy na wniosek którejkolwiek z osób o których wspomina art. 63(1) Kodeksu Pracy, a w razie ich braku – którejkolwiek z osób uprawnionych do spadku po zmarłym.  Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pamiętajmy, że jeżeli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym pracowniku wystąpi z wnioskiem o przekazanie mu świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać taki dokument w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.

   Na świadectwie pracy jako powód rozwiązania stosunku pracy wykazuje się wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Kopię oraz oryginał (w przypadku, kiedy nie został wydany osobom uprawnionym) dokumentu dołączamy do części C akt osobowych pracownika.

3. Ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku – dodatkowo, prawo obliguje część pracodawców (zgodnie z art. 125 ust. 2 ustawy emerytalnej) do poinformowania o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.
4. Sporządzić dokumentację płacową – obejmuje to m.in. listę płac i rozliczenie niewypłaconych świadczeń takich jak wynagrodzenie, zasiłek chorobowy, ekwiwalent za urlop oraz inne należności ze stosunku pracy.
5. Wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń – zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej.
6. Wystawić deklarację PIT-11 – po zakończeniu roku podatkowego pracodawca jest zobowiązany do wystawienia PIT-11 za zmarłego pracownika oraz za osoby, którym wypłacono świadczenia po zmarłym pracowniku.

   Deklaracja PIT-11 zmarłego pracownika obejmuje należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy, należy je uwzględnić w części dotyczącej należności ze stosunku pracy. W przypadku uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku nieletnich dzieci, należności należy wypłacić opiekunowi prawnemu (w takim przypadku PIT 11 wystawiamy na dziecko).

   W deklaracji PIT-11 nie wykazuje się kwoty odprawy pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania.

7. Wypłacić odprawę pośmiertną – rodzinie zmarłego pracownika przysługuje od jego pracodawcy odprawa pośmiertna. Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od długości zatrudnienia.

Jak rozliczyć świadczenia po zmarłym pracowniku?

Świadczenia takie jak wynagrodzenie za przepracowane dni, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy premie i dodatki stają się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Art. 63(1) § 2 mówi o tym, że:

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Do uzyskania renty rodzinnej uprawnieni są następujący członkowie rodziny:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonek (wdowa i wdowiec);
• rodzice.

Osoby uprawnione powinny zgłosić się do pracodawcy z odpowiednimi dokumentami (np. akt zgonu, dokumenty potwierdzające prawo do dziedziczenia).

Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku a ZUS i podatek

Śmierć pracownika to trudna sytuacja, która wygasa stosunek pracy i nakłada na pracodawcę szereg obowiązków formalnych i rozliczeniowych wobec jego bliskich lub spadkobierców. Świadczenia po zmarłym pracowniku nie podlegają ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnym, ponieważ z chwilą śmierci tracą one charakter przychodu ze stosunku pracy, a przechodzą w przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wypłacone członkom rodziny świadczenia podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Świadczenia po śmierci pracownika należy rozliczyć zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT, czyli stosując odpowiednią zaliczkę na podatek  bez potrącania kosztów uzyskania przychodów oraz ulgi podatkowej.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli wynagrodzenie wchodzi do masy spadkowej, to podlega opodatkowaniu od spadku i darowizn. Nie mają wtedy zastosowania przepisy o PIT (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PDOF).

Odprawa pośmiertna

Komu przysługuje odprawa po zmarłym pracowniku?

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne, które wypłaca pracodawca osobom uprawnionym osobom.

Należy pamiętać, że odprawa przysługuje rodzinie pracownika, który zmarł w czasie trwania stosunku pracy lub podczas pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy. Jeżeli okaże się, że nie ma żadnej osoby uprawnionej do otrzymania należności po zmarłym pracowniku, wtedy pracodawca nie musi nikomu wypłacać odprawy pośmiertnej, nie stanowi ona też wtedy masy spadkowej.

Ile wynosi odprawa pośmiertna?

Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku pracowników zatrudnionych co najmniej 15 lat.

Wypłata odprawy pośmiertnej jest zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać odprawy pośmiertnej?

Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeżeli wcześniej ubezpieczył pracownika na życie z własnych środków, a wypłacone przez ubezpieczyciela odszkodowanie nie jest niższe niż należna odprawa. W sytuacji, kiedy odszkodowanie jest jednak niższe, pracodawca wypłaca rodzinie różnicę.

Śmierć pracownika – jak rozliczyć PIT?

Pracodawca powinien wystawić deklarację PIT-11 za zmarłego i przekazać ją osobom uprawnionym oraz urzędowi skarbowemu. Dodatkowo, osoby, którym wypłacono świadczenia pieniężne po zmarłym pracowniku należy rozliczyć na odrębnych formularzu PIT-11.

Podsumowanie

W przypadku śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Pracodawca jednak ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi w dniu śmierci. Warto pamiętać o terminowym wyrejestrowaniu pracownika z ZUS, rozliczeniu wynagrodzenia i świadczeń należnych rodzinie lub osobom uprawnionym do spadku oraz wystawieniu odpowiednich dokumentów podatkowych. Na pracodawcy spoczywa obowiązek wystawienia świadectwa pracy na wniosek osób uprawnionych. Przestrzeganie tych procedur pozwoli uniknąć błędów i problemów prawnych.

Czytaj więcej

• Czy można zwolnić pracownika przebywającego na L4?
• Wynagrodzenie przestojowe dla pracownika – ile wynosi i kiedy się należy?
• Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?