Dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika 2023
Każdy pracodawca zatrudniający nowego pracownika powinien dopilnować, aby podpisał on, wypełnił lub otrzymał komplet niezbędnych dokumentów. Z jednej strony jest to ważne, ponieważ pracownik powinien posiadać np. umowę o pracę lub skierowanie na badania lekarskie, a z drugiej sam pracodawca zobowiązany jest do prowadzania dokumentacji pracowniczej – dla każdego pracownika. W aktach osobowych powinno się znaleźć wiele dokumentów (np. dokumenty dotyczące wykonywania pracy), a dziś skupimy się na tych, które związane są z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę. Przeczytaj, jakie są dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika 2023.
Pobierz paczkę dokumentów potrzebnych do zatrudnienia pracownika
Na podany adres email wyślemy Ci dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika w edytowalnym formacie .doc
Zagadnienia poruszane w artykule:
Kwestionariusz osobowy
W aktach osobowych powinien znaleźć się zarówno kwestionariusz osobowy kandydata, jak i nowego pracownika. Na etapie rekrutacji pracodawca może pytać edukację, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast wymagać podania bardziej szczegółowych danych, jak PESEL, dane osobowe lub numer konta.
Dopiero po zatrudnieniu pracownika niezbędne jest wypełnienie takiego formularza (np. w celu zgłoszenie pracownika do ZUS-u). W sumie kwestionariusz osobowe powinien zawierać dane wskazane w 22(1) artykule Kodeksu Pracy (m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta oraz niekiedy istotne jest podanie danych osobowych dzieci pracownika, jeżeli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia).
Pobierz wzór kwestionariusza osobowego kandydata i pracownika
Skierowanie na badania lekarskie
Z zasady, przed rozpoczęciem wykonywania pracy, każdy pracownik powinien przejść badania lekarskie, których rodzaj zależy od stanowiska i typu wykonywanej pracy. Badania lekarskie wykonuje się w placówkach medycyny pracy, gdzie lekarz decyduje, czy pracownik jest zdolny do podjęcia obowiązków zawodowych wynikających z umowy. Pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie z dopuszczeniem do pracy na określonym stanowisku, które jest zobowiązany przekazać pracodawcy.
Za badania medycyny pracy powinien zapłacić pracodawca, a skierowanie oraz orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika.
Ważna informacja! Zatrudnienie pracownika przed otrzymaniem dokumentu od lekarza medycyny pracy jest nielegalne.
Pobierz wzór skierowania na badania lekarskie
Umowa o pracę
Umowa o pracę to podstawa zatrudnienia pracownika. Podpisać ją należy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Na jej podstawie określane są prawa i obowiązki – zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień umowa o pracę powinna być podstawą rozstrzygania ich.
Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony i zawarta może zostać na czas próbny, określony lub nieokreślony. Więcej o umowie o pracę znajdziesz w artykule Umowa o pracę – omówienie i wzór 2023
Pobierz wzór umowy o pracę
Informacja o warunkach zatrudnienia
Informacja o warunkach zatrudnienia musi zostać przekazana pracownikowi do 7 dni od momentu podpisania umowy o pracę. Powinny się w niej znaleźć informacje o normie czasu pracy (dobowej i tygodniowej), wypłatach wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy.
W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje regulamin pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie ewidencjonowania czasu pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Czytaj więcej: Informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie i wzór 2023
Pobierz wzór informacji o warunkach zatrudnienia
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla nowego pracownika
Pracodawca może pozyskać zgodę już na etapie rekrutacji – poprzez uzupełnienie klauzuli informacyjnej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata. Jeżeli jednak tego nie zrobił, należy spełnić obowiązek informacyjny i uzupełnić dokument, ponieważ pracodawca staje się administratorem danych pracownika.
Pobierz wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych
Dokument o równym traktowaniu pracowników
Przedstawia on deklarację pracodawcy, że nie będzie on dyskryminował pracowników ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, stan zdrowia orientację seksualną, wyznanie czy rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy. Z zasady wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo, również w przypadku awansów lub dostępu do szkoleń, które mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Pobierz wzór dokumentu o równym traktowaniu pracowników
Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca powinien posiadać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji. Szkolenie BHP obejmować powinno:
- szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) – dla nowych pracowników
- oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz na takich, gdzie występuje ryzyko działania czynników szkodliwych dla zdrowia, uczniowie odbywający naukę zawodu
Czytaj więcej: Onboarding szkolenia BHP
Pobierz wzór potwierdzenia przeszkolenia z zakresu BHP
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Jeżeli pracownik wychowuje przynajmniej jedno dziecko do lat 14, przysługuje mu dodatkowy urlop w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni – w każdym roku kalendarzowym. Dni te nie przechodzą na następny rok, nie jest również wypłacany ekwiwalent za ten czas. Ten dodatkowy urlop przysługuje w sumie na dwóch rodziców.
W dokumencie pracodawca może otrzymać zgodę na pracę powyżej 8 godzin na dobę (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej), pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w systemie przerywanego czasu pracy lub zgodę na delegowanie.
Pobierz wzór oświadczenia w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych
Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę zgłoszony jest do ZUS-u. Dodatkowo przysługuje mu prawo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych członków swojej rodziny (dziecko, dziecko na wychowaniu, małżonka, wstępnych żyjących w tym samym gospodarstwie domowym).
Pobierz wzór wniosku o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych
PIT-2
To oświadczenie pracownika, które pozwala pracodawcy na pomniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. PIT-2 składany jest w momencie podejmowania pracy, jednak nie ma przeszkód, aby PIT-2 złożyć w dowolnym momencie roku. Raz złożony PIT-2 zachowuje swoją ważność w kolejnych latach.
PIT-u-2 nie może złożyć pracownik, który jest emerytem, przedsiębiorcą lub wieloetatowcem (w tym przypadku można upoważnić tylko jednego pracodawcę do uwzględniania kwoty wolnej).
Pobierz PIT-2: www.gov.pl
Uwaga! Od 1 stycznia 2023 roku podatnik może wskazać, czy zaliczka na podatek dochodowy powinna być pomniejszona o:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł (w przypadku jednego pracodawcy)
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł (w przypadku dwóch pracodawców)
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 100 zł (w przypadku trzech pracodawców)
Czytaj więcej: Polski Ład 3.0. – zmiany od 1 stycznia 2023
Oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Pracownik może złożyć wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł, zamiast standardowych 250 zł), w przypadku, gdy mieszka poza miejscowością wykonywania pracy i ponosi koszty związane z transportem do pracy (i nie pobiera dodatku za rozłąkę).
Pobierz wzór oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych
Wraz z rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik automatycznie zostaje przypisany do PPK. Pracodawca zawiera umowę z PPK i co miesiąc przekazuje co najmniej 1,5% (a maksymalnie 4%) wynagrodzenia pracownika na prywatny numer PPK.
PPK to program, który ma wspomagać gromadzenie środków na zabezpieczenie, po zaprzestaniu aktywności zawodowej. Jeżeli ktoś nie chce korzystać z PPK, może w dowolnym momencie złożyć rezygnację.
Pobierz wzór rezygnacji z PPK
Dokumenty kadrowe w systemie HRappka
Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z dopełnieniem wielu formalności. Program kadrowo-płacowy HRappka to miejsce, w którym zgromadzisz w bezpieczny sposób akta osobowe wszystkich pracowników. Na ich podstawie program wyliczy limity urlopowe, rozliczy pracowników oraz wyśle paczki przelewów z wynagrodzeniem. W HRappce przeprowadzisz zatrudnienie pracownika w ramach każdej umowy (np. pracę, czy umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia i dzieło).
Dzięki elektronicznej dokumentacji pracowniczej masz dostęp do wszystkich dokumentów w dowolnym momencie. Niweluje to ryzyko zagubienia lub dostania się dokumentów w niepowołane ręce. Jako administrator programu decydujesz, kto ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. E-dokumentacja pracownicza (akta osobowe pracownika) w systemie kadrowo-płacowym, to pewność i brak stresu w przypadku Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.
Czytaj więcej:
- Polski Ład 3.0. – zmiany od 1 stycznia 2023 r.
- Akta osobowe 2023 – Jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
- Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy – Jak się przygotować?
- Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
- Elektroniczna dokumentacja pracownicza 2023
Automatyzuj kadry i płace z HRappką!
- Baza pracowników
- Prowadzenie akt pracowników
- Generowanie umów i dokumentów
- Naliczanie wynagrodzeń
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Portal pracownika
Autor:
Aleksandra Kozieł
Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl
Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.
W skład akt osobowych pracownika wchodzą: część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), część B (dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, np. umowy, potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, potwierdzenie z zapoznaniem się z treścią regulaminu pracy, szkolenie z BHP i potwierdzenie zapoznania się z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy), część C (dokumenty związane zostaniem zatrudnienia – np. oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy lub oświadczenia związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego czy kopia potwierdzenia zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym), część D (dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności oraz część E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika). Pobierz komplet dokumentów dla nowego pracownika 2023.
