Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Zmiany w 2021/2022 r.

W lutym 2018 r. podpisana została nowelizacja ustawy, która wprowadza zmiany w przepisach Kodeksu pracy, dotyczących elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Weszły one w życie 1 stycznia 2019 r. Co się zmieniło i jak elektroniczna dokumentacja pracownicza wpłynęła na działy HR?

Nowelizacja wprowadza możliwość całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną dokumentację kadrową. Dokumentacja w formie elektronicznej na razie jest opcją, być może w przyszłości będzie jedynym rozwiązaniem przechowywania akt osobowych. Zmiany na e-dokumentację można dokonać poprzez skanowanie dokumentów papierowych.

Jakie zmiany wprowadza ustawa dot. elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

Największą modyfikacją jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (był on jeden z dłuższych w Europie!). Według Kodeksu pracy okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Kolejnym dużym krokiem są elektroniczne akta osobowe. Firmy dostały możliwość prowadzenia jedynie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika.

Nowością jest także sposób przekazywania wynagrodzenia dla pracownika. Może zostać domyślnie przelewane na wskazane wcześniej konto.

Wprowadzanie zmian przechowywania dokumentacji pracowniczej

Aby zmiany przebiegały jak na najmniej problematycznie, zostaną wprowadzane stopniowo, w zależności od przedziałów czasowych, w których zatrudnieni byli pracownicy:

  • Pracownicy zatrudnieni przed 1.01.1999: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać według starych zasad – 50 lat.
  • Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 – 2018: Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracownika do 10 lat, jeżeli dobrowolnie złoży w ZUSie raporty informacyjne dot. rozliczania składek emerytalnych i rentowych wszystkich pracowników.
  • Pracownicy zatrudnieni po 2019: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. W tym wypadku należy dostarczać imienne raporty do ZUS, dotyczące wyliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki temu pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a co za tym idzie, pracodawcy nie będą już musieli wystawiać pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu, czy wynagrodzeniu.

Korzyści posiadania dokumentacji w postaci elektronicznej

Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej zabiera dużo czasu i zobowiązuje do przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Akta w formie elektronicznej usprawnią pracę działu HR i zmniejszą ilość niepotrzebnych teczek. Niewątpliwą zaletą jest również automatyzacja generowania dokumentów osobowych i pracowniczych. Szybciej i łatwiej można przeszukiwać akta pracownicze w celu uzyskania informacji np. o urlopach czy okresie obowiązywania umowy.

Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają większe bezpieczeństwo danych (zabezpieczenia stworzone przez działy IT). Akta pracownicze w formie online dużo szybciej i łatwiej można kopiować oraz udostępniać dla np. pracodawcy.

Według Głównego Inspektoratu Pracy jest jeszcze jedna możliwość: przechowywania części dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej i pozostałej części w formie elektronicznej.

Jak umieścić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej

Wszystkie akta pracownicze w formie papierowej powinny zostać zeskanowane oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przygotowane druki należy wprowadzić do programu, który dedykowany jest do przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej.

W przypadku podpisywania nowych dokumentów nie ma potrzeby tworzenia ich w formie papierowej, jeżeli pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. W takim wypadku w ogóle rezygnuje się z przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci fizycznej.

Inne ważne informacje dot. dokumentacji pracowniczej

  • Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową: Pracodawca ma taką możliwość. W takim wypadku powinien podpisać wszystkie wydrukowane dokumenty (lub osoba upoważniona do tego).
  • Dokumentacja pracownicza po okresie przechowywania: Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informacje o okresie przechowywania dokumentów i możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze – należy poinformować go o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Gdzie tworzyć teczki pracownicze?

Jednym z programów, w których warto rozpocząć tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest system HRappka. Jest to program do zarządzania wszystkimi procesami w firmie, zaczynając od procesu rekrutacji, zatrudnienia, aż po rozliczenia. Program kadrowo-płacowy to nie tylko akta osobowe i dokumentacja pracownicza w jednym miejscu. To przede wszystkim wygodne i proste rozliczenia, szybkie podpisywanie umów i listy płac.

E-dokumentacja pracownicza neutralizuje również możliwość zagubienia się w biurze dokumentów oraz minimalizuje czas potrzebny do wyszukania potrzebnych dokumentów. Digitalizacja teczek pracowników oznacza również zmniejszenie kosztów archiwizacji (utrzymania dokumentacji) oraz koszty eksploatacji maszyn biurowych i nadmiernego użycia papieru. Co więcej, elektroniczna dokumentacja pracownicza jest bardziej bezpieczna. Wypróbuj system HRappka, w którym możesz uporządkować wszystkie akta pracownicze i mieć do nich dostęp przez Internet, gdziekolwiek jesteś!

Podsumowanie

Nie ma wątpliwości, że nowa ustawa wprowadza pozytywne zmiany, które pozwolą unowocześnić proces zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Elektroniczna dokumentacja pozwala obniżyć koszty archiwizacji dokumentów oraz pozwala na lepszą, bardziej intuicyjną organizację. Co więcej, jest ona łatwo i szybko dostępna ze wszystkich miejsc, w których posiadasz dostęp do Internetu. Warto zatem zastanowić się nad całkowitą zmianą dokumentacji pracowniczej na tzw. e-teczki pracownicze. To oszczędność czasu, którą doceni każdy pracodawca.

Czytaj więcej:

Zautomatyzuj wszystkie procesy kadrowo – płacowe z systemem HRappka!

  • Przejrzyste profile pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie pracowników
  • i wiele więcej!

Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej) pracodawca może przechowywać akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej (ustawa z dnia 10 grudnia 2018 r.). W przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej dokumenty powinny zostać podpisane przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zmiany dotyczą także okresu przechowywania akt pracowniczych. Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą 10 lut 50 lat – w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony.