Informacja o warunkach zatrudnienia – co powinna zawierać i kiedy ją przekazać?

Informacja o warunkach zatrudnienia to obowiązkowy dokument, który uzupełnia treść umowy o pracę. Większość wymaganych danych pracodawca przekazuje nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Informację dotyczącą zabezpieczenia społecznego należy natomiast przekazać w terminie 30 dni. Dokument może mieć postać papierową albo elektroniczną.

Gotowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia możesz pobrać w edytowalnym formacie. W tym artykule wyjaśniamy natomiast, jak prawidłowo zrealizować obowiązek poinformowania pracownika, jakie terminy obowiązują pracodawcę i kiedy dokument wymaga aktualizacji.

Informacja o warunkach zatrudnienia – najważniejsze zasady

Podstawą prawną obowiązku jest art. 29 § 3–3⁴ Kodeksu pracy. Informacja o warunkach zatrudnienia:

• jest odrębnym dokumentem i nie zastępuje umowy o pracę;
• powinna zostać dostosowana do sytuacji konkretnego pracownika;
• może zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej;
• obejmuje dane przekazywane w dwóch terminach – do 7 i do 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy;
• wymaga aktualizacji, gdy objęte nią warunki zmieniają się w czasie zatrudnienia, z wyjątkiem niektórych zmian wynikających bezpośrednio z przepisów wskazanych wcześniej w dokumencie.

Obowiązek dotyczy pracowników zatrudnionych na okres próbny, czas określony i czas nieokreślony, w pełnym albo niepełnym wymiarze czasu pracy. Przepisy stosuje się odpowiednio również do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę, między innymi na podstawie powołania, wyboru lub mianowania. Informacji nie przekazuje się natomiast osobie wykonującej pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło, ponieważ są to umowy cywilnoprawne.

Kiedy pracodawca przekazuje informację o warunkach zatrudnienia?

Podstawowy termin wynosi 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Nie należy liczyć go od dnia podpisania umowy, jeżeli umowa została zawarta wcześniej. Pracodawca może jednak przekazać dokument przed rozpoczęciem pracy, na przykład razem z umową.

Terminy wynikają z art. 29 § 3–3³, art. 29¹ oraz art. 67²¹ Kodeksu pracy.

Co powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia?

Zakres dokumentu wynika bezpośrednio z art. 29 § 3 Kodeksu pracy. W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca przekazuje co najmniej poniższe informacje.

Organizacja i czas wykonywania pracy

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna określać:

1. obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy;
2. obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy;
3. przysługujące pracownikowi przerwy w pracy;
4. przysługujący pracownikowi odpoczynek dobowy i odpoczynek tygodniowy;
5. zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
6. w przypadku pracy zmianowej – zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę;
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasady dotyczące przemieszczania się między tymi miejscami.

Norma i wymiar czasu pracy nie oznaczają tego samego. Norma określa ogólne granice wynikające z Kodeksu pracy albo przepisów szczególnych. Zgodnie z podstawową zasadą czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Możliwe są jednak inne systemy i szczególne normy.

Wymiar odnosi się natomiast do czasu, który dany pracownik ma przepracować zgodnie z jego etatem i obowiązującą organizacją pracy. Rozróżnienie to ma szczególne znaczenie przy zatrudnieniu na część etatu.

Wynagrodzenie, świadczenia, urlopy i zakończenie zatrudnienia

Dokument powinien zawierać również informacje o:

• innych niż uzgodnione w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych przysługujących pracownikowi;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego, albo – gdy jego określenie nie jest jeszcze możliwe – zasadach ustalania i przyznawania urlopu;
• zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia, sposobie ich ustalania oraz terminie odwołania się do sądu pracy;
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy i szkoleniach służących podnoszeniu kwalifikacji zawodowych;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty.

Jeżeli porozumienie zbiorowe zostało zawarte poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje, należy podać ich nazwę.

W części dotyczącej rozwiązania stosunku pracy warto podać informacje odnoszące się do sytuacji konkretnego pracownika. Kodeks pracy przewiduje co do zasady 21 dni na wniesienie odwołania do sądu pracy od wypowiedzenia umowy lub wystąpienie z żądaniem związanym z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia.

Dodatkowe dane, gdy pracodawca nie ma regulaminu pracy

Jeżeli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, informacja o warunkach zatrudnienia musi dodatkowo określać:

• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia;
• porę nocną obowiązującą u danego pracodawcy;
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy;
• zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Tych danych nie należy łączyć z obowiązkami dotyczącymi pracy zdalnej ani zabezpieczenia społecznego. Są to odrębne elementy, których zastosowanie zależy od innych przesłanek i terminów.

Instytucja zabezpieczenia społecznego – termin 30 dni

Nie później niż 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca przekazuje informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy. Dokument powinien również zawierać informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę.

W typowej sytuacji instytucją, do której wpływają składki, będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek nie dotyczy przypadku, w którym pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Czy informacja może odsyłać do przepisów Kodeksu pracy?

Tak, ale nie w każdym punkcie. Zgodnie z art. 29 § 3¹ Kodeksu pracy pracodawca może poinformować pracownika przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych w zakresie dotyczącym:

• normy i wymiaru czasu pracy;
• przerw i odpoczynków;
• pracy w godzinach nadliczbowych i jej rekompensowania;
• zasad przechodzenia pomiędzy zmianami;
• dodatkowych składników wynagrodzenia i świadczeń;
• płatnego urlopu;
• rozwiązania stosunku pracy;
• prawa do szkoleń;
• zabezpieczenia społecznego.

Odesłanie powinno wskazywać konkretną jednostkę redakcyjną, na przykład artykuł i paragraf, a nie jedynie ogólnie „przepisy Kodeksu pracy”. Można również przytoczyć treść danego przepisu z uwzględnieniem sytuacji pracownika. Takie same zasady można stosować w odniesieniu do przepisów wewnątrzzakładowych.

Ustawodawca nie dopuścił takiego odesłania w odniesieniu do:

• zasad przemieszczania się między kilkoma miejscami wykonywania pracy;
• układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego;
• danych przekazywanych przez pracodawcę, który nie ustalił regulaminu pracy.

Te elementy trzeba opisać bezpośrednio. W praktyce najczytelniejsza jest zazwyczaj forma mieszana – część danych zostaje opisana indywidualnie, a przy pozostałych wskazuje się precyzyjne przepisy.

Papierowa czy elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

Obie postacie są dopuszczalne. Jeżeli pracodawca przekazuje dokument elektronicznie, pracownik musi mieć możliwość jego wydrukowania i przechowywania. Pracodawca powinien natomiast zachować dowód przekazania dokumentu lub jego otrzymania przez pracownika.

Dowodem może być na przykład:

• potwierdzenie odbioru w programie kadrowym;
• wiadomość zwrotna od pracownika;
• zapis w historii elektronicznego obiegu dokumentów;
• elektroniczne potwierdzenie zapoznania się z dokumentem.

Do samego przekazania informacji o warunkach zatrudnienia Kodeks pracy nie wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie wystarczy jednak umieścić dokumentu w miejscu, do którego pracownik nie ma trwałego dostępu, albo wysłać go w sposób, którego pracodawca nie potrafi później udokumentować.

Czy podpis pracownika jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie wskazuje podpisu pracownika jako obowiązkowego elementu treści dokumentu. Pracodawca musi jednak dysponować potwierdzeniem, że pracownik został poinformowany.

Przy dokumencie papierowym najprostszym rozwiązaniem jest podpis pracownika wraz z datą odbioru. W procesie elektronicznym tę funkcję może spełniać potwierdzenie odbioru albo zapis systemowy.

Potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i późniejszych zmianach przechowuje się w części B akt osobowych. Proces przekazania dokumentu powinien więc pozostawiać wiarygodny i możliwy do odtworzenia ślad.

Kiedy trzeba zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia?

Jeżeli zmienia się element objęty dokumentem, pracodawca powinien poinformować pracownika niezwłocznie, najpóźniej w dniu, w którym nowy warunek zaczyna mieć do niego zastosowanie. Dotyczy to również objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym.

Aktualizacja nie jest wymagana, gdy zmiana wynika wyłącznie ze zmiany przepisów prawa pracy albo prawa ubezpieczeń społecznych, a konkretne przepisy zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi. Jeżeli pracodawca opisał dany warunek własnymi słowami lub podał konkretną wartość, należy zweryfikować, czy przekazanie aktualizacji nie będzie konieczne.

Sama aktualizacja informacji nie zmienia umowy o pracę. Jeżeli modyfikacja dotyczy warunków uzgodnionych w umowie, na przykład rodzaju pracy, miejsca pracy, wynagrodzenia lub wymiaru etatu, konieczna jest odrębna zmiana warunków umowy zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy.

Co z pracownikami zatrudnionymi przed 26 kwietnia 2023 roku?

Pracodawcy nie mieli obowiązku automatycznie przekazywać wszystkim takim pracownikom nowej, rozszerzonej informacji w ciągu trzech miesięcy od wejścia w życie nowelizacji.

W przypadku umów trwających 26 kwietnia 2023 roku obowiązek uzupełnienia dokumentu powstawał na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 3 miesiące na uzupełnienie informacji.

Jeżeli później nastąpi zmiana warunków objętych obowiązkiem informacyjnym, zastosowanie mają ogólne zasady aktualizacji.

Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika na część etatu

Pracownik niepełnoetatowy otrzymuje dokument na takich samych zasadach jak osoba zatrudniona na pełny etat. Informacja o warunkach zatrudnienia musi jednak uwzględniać jego indywidualny wymiar czasu pracy oraz proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego.

Samo zatrudnienie na 1/2 etatu nie oznacza, że pracownik zawsze wykonuje pracę po 4 godziny każdego dnia. Taki rozkład jest możliwy, lecz strony mogą przyjąć również inną organizację, na przykład pracę przez mniejszą liczbę dni w tygodniu. W dokumencie należy więc podać wymiar zgodny z rzeczywistymi ustaleniami i obowiązującym rozkładem, a nie automatycznie kopiować dane dotyczące innej osoby.

Urlop pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu, na podstawie 20 albo 26 dni. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, któremu przy pełnym etacie przysługiwałoby 26 dni urlopu, ma roczny wymiar 13 dni. Urlopu udziela się jednak w godzinach odpowiadających zaplanowanemu czasowi pracy w danym dniu.

Informacja o warunkach zatrudnienia a praca zdalna

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy, informacja o warunkach zatrudnienia powinna dodatkowo wskazywać:

• jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracownika;
• osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu jej wykonywania, na przykład bezpośredniego przełożonego.

Jeżeli pracę zdalną uzgodniono dopiero w trakcie zatrudnienia albo pracodawca polecił jej wykonywanie w przypadkach przewidzianych przez Kodeks pracy, wskazane dane trzeba przekazać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej.

Obowiązek ten istnieje niezależnie od tego, czy pracodawca ustalił regulamin pracy.

Praca lub zadanie służbowe za granicą

Przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje dodatkową informację. Powinna ona określać:

• państwo albo państwa wykonywania pracy;
• przewidywany czas trwania pracy lub zadania;
• walutę, w której będzie wypłacane wynagrodzenie;
• świadczenia pieniężne lub rzeczowe związane z wyjazdem;
• zapewnienie albo brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunki powrotu, jeżeli pracodawca go zapewnia.

Jest to obowiązek dodatkowy wobec standardowej informacji o warunkach zatrudnienia. Dokument należy przekazać przed wyjazdem pracownika.

Najczęstsze błędy pracodawców

Do najczęściej spotykanych błędów należą:

1. korzystanie ze starego dokumentu, który nie uwzględnia zakresu obowiązującego od 26 kwietnia 2023 roku;
2. liczenie terminu od podpisania umowy zamiast od dnia dopuszczenia pracownika do pracy;
3. pominięcie odrębnego, 30-dniowego terminu na podanie nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego;
4. ogólne odesłanie do przepisów bez wskazania konkretnych artykułów;
5. odesłanie do przepisów w punktach, które wymagają bezpośredniego opisu;
6. używanie jednego identycznego dokumentu dla wszystkich pracowników, bez uwzględnienia etatu, rozkładu, urlopu, okresu wypowiedzenia lub pracy zdalnej;
7. brak aktualizacji najpóźniej w dniu, w którym zmiana zaczyna dotyczyć pracownika;
8. przekazanie dokumentu elektronicznego bez możliwości jego zapisania i wydrukowania albo bez zachowania dowodu odbioru;
9. traktowanie informacji jako zamiennika aneksu do umowy o pracę;
10. przechowywanie dokumentu bez potwierdzenia, że został on faktycznie przekazany pracownikowi.

Kara za brak informacji o warunkach zatrudnienia

Rażące naruszenie terminów określonych w art. 29 § 3, 3² i 3³ Kodeksu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Według przepisów obowiązujących w sierpniu 2026 roku pracodawcy albo osobie działającej w jego imieniu grozi grzywna w wysokości od 2000 do 60 000 zł.

Nie oznacza to, że każda drobna omyłka automatycznie prowadzi do nałożenia kary. Przepis odnosi się do rażącego naruszenia obowiązku. Brak dokumentu, znaczne przekroczenie terminu albo systemowe nieprzekazywanie informacji zwiększa jednak ryzyko odpowiedzialności podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

FAQ – informacja o warunkach zatrudnienia

Czy informację trzeba przekazać przed rozpoczęciem pracy?

Można przekazać ją wcześniej, ale podstawowy ustawowy termin upływa 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Wyjątkiem są dodatkowe dane związane z wyjazdem za granicę na ponad 4 kolejne tygodnie, które trzeba przekazać przed wyjazdem.

Czy pracownik musi podpisać informację o warunkach zatrudnienia?

Podpis pracownika nie jest wskazany w Kodeksie pracy jako obowiązkowy element dokumentu. Pracodawca powinien jednak zachować potwierdzenie poinformowania pracownika. W przypadku papieru może być nim podpis z datą, a w procesie elektronicznym – potwierdzenie odbioru lub zapis systemowy.

Czy informację można wysłać e-mailem?

Tak, jeżeli pracownik może dokument wydrukować i przechowywać, a pracodawca zachowa dowód jego przekazania lub otrzymania. Samo wysłanie wiadomości na nieaktualny adres lub udostępnienie pliku bez możliwości późniejszego dostępu może nie zapewnić odpowiedniego potwierdzenia.

Czy po każdej zmianie Kodeksu pracy trzeba przekazywać nowy dokument?

Nie zawsze. Gdy zmiana wynika ze zmiany przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych, a właściwe przepisy zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi, pracodawca nie musi aktualizować dokumentu. W pozostałych przypadkach należy poinformować pracownika najpóźniej w dniu, w którym zmiana zaczyna go dotyczyć.

Czy informacja o warunkach zatrudnienia jest częścią umowy o pracę?

Nie. Jest odrębnym dokumentem informacyjnym. Jej przekazanie lub aktualizacja nie zastępuje aneksu ani wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli zmianie ulegają warunki zapisane w umowie.

Czy dla każdego pracownika można zastosować ten sam dokument?

Nie powinno się bezrefleksyjnie kopiować jednej wersji. Dokument musi odpowiadać sytuacji konkretnej osoby, między innymi jej wymiarowi etatu, organizacji pracy, uprawnieniu urlopowemu, okresowi wypowiedzenia, miejscu wykonywania pracy oraz ewentualnej pracy zdalnej.

Czy informację przekazuje się osobie zatrudnionej na umowę zlecenia?

Nie. Obowiązek wynikający z art. 29 Kodeksu pracy dotyczy stosunku pracy. Umowa zlecenia i umowa o dzieło są umowami cywilnoprawnymi, dlatego wykonawca nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy.

Jak usprawnić przekazywanie informacji pracownikom?

Przy większej liczbie zatrudnianych osób ręczne uzupełnianie dokumentów, kontrolowanie terminów i archiwizowanie potwierdzeń odbioru łatwo prowadzi do pomyłek. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala przygotować informację na podstawie danych pracownika, przekazać ją zdalnie i zachować historię odbioru w dokumentacji.

System HRappka wspiera proces zatrudnienia i prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu działy HR oraz kadr i płac mogą ograniczyć ręczne przepisywanie danych, a także sprawniej pilnować kompletności dokumentów i obowiązujących terminów.

Podsumowanie

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być kompletna, indywidualna i przekazana w odpowiednim terminie. Większość danych pracodawca przedstawia w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, a informacje o zabezpieczeniu społecznym – w ciągu 30 dni.

Dokument można przekazać papierowo lub elektronicznie, pod warunkiem zachowania dowodu jego przekazania lub odbioru. Najbezpieczniej korzystać z aktualnego wzoru informacji, precyzyjnie wskazywać przepisy tam, gdzie pozwala na to Kodeks pracy, oraz bezpośrednio opisywać elementy, których nie można zastąpić ogólnym odesłaniem.

Trzeba również pamiętać o aktualizowaniu dokumentu, dodatkowych informacjach dotyczących pracy zdalnej i wyjazdów zagranicznych oraz przechowywaniu potwierdzenia w części B akt osobowych.